文件归档与整理实施细则整理.docx

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文件归档与整理实施细则整理

档案业务培训资料

1.文件材料归档范围与保管期限表

2.湖北省归档文件整理实施细那么（试行）

3.武汉理工大学档案著录授权码

武汉理工大学档案馆

2005年6月

一、文件材料归档范围与保管期限表………………………………………………

（1）

党群………………………………………………………………………………

（1）

行政……………………………………………………………………………（5）

教学…………………………………………………………………………………（10）

科学研究……………………………………………………………………………（13）

产品生产与科技开发………………………………………………………………（15）

基建…………………………………………………………………………………（16）

仪器设备……………………………………………………………………………（19）

出版………………………………………………………………………………（20）

外事…………………………………………………………………………………（20）

财会…………………………………………………………………………………（22）

声像…………………………………………………………………………………（23）

人物…………………………………………………………………………………（25）

实物………………………………………………………………………………（25）

二、湖北省归档文件整理实施细那么〔试行〕………………………………………（26）

三、武汉理工大学档案著录授权码…………………………………………………（30）

一、文件材料归档范围与保管期限表

〔一〕党群

党务综合

序号类目名称保管期限

l上级党组织关于党的建设的指示、决定、决议、

通报、通知、条例、规定、方法等文件材料长期

（如文件是针对本校的，那么永久保存）

2上级机关召开的会议的文件材料

（1）本校领导人在会上的重要发言永久

（2）会议的报告、总结、决议等长期

（3）简报、参考资料短期

3校党委向上级机关的请示、报告及上级机关的批复、批示永久

4校党代会文件材料

（1）大会方案、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、

领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；

候选人登记表和情况介绍；大会选举方法，选举结果和上级批复等永久

（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、

小组会议记录等长期

（3）参考文件，工作人员名单，工作证、代表证、列席证及选票式样短期

5校党委会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会、书记办公会、书记校长碰头会、总支书记会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久

6校党委召开的全校性大会、党员干部会和党员大

会的讲话稿、会议记录长期

7以党委名义召开的工作会议材料永久8本校参加各级党代会的代表名单、登记表及有关材料永久9校党委工作方案、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久10校党委在贯彻中央重大方针政策中形成的文件材料长期

ll校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久

12校党委公布的决定、条例、规定、方法、指示、批转、通报和通知永久

13校党委工作简报、情况反映永久

14校党委大事记永久15党群系统启用印章的文件和印模永久

16党群系统重要统计材料永久17党委各部、委、各分党委、总支、直属支部给党委的报告、请示

及批复、批示长期

18党委关于保密、秘书工作的文件长期

19重要的群众来信来访及处理材料长期20党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期

21分党委、总支、直属支部工作方案、总结、重要报告、经验介绍、

调查材料、会议记录和统计表长期

22分党委、总支、直属支部党建工作及有关材料长期

23分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料长期

纪检

序号类目名称保管期限

1上级纪委关于纪检工作的指示、决定、规定、通知长期2校纪委工作规章制度长期3校纪委工作方案、报告、总结、调查材料及重要统计永久4关于校纪委工作的请示、报告及批复、批示

（1）重要的永久

（2）一般的长期

5校纪委会议记录、纪要、决定长期

6关于党员违纪案件调查处理的材料长期

7对党员申诉的复查材料、结论、撤销处分决定长期

8群众来信来访及处理意见短期9参加上级召开的纪检工作会议所带回的重要文件材料长期

组织

序号类目名称保管期限

l上级关于组织工作的指示、决定、规定、通知长期

2本校组织工作方案、总结、决定、报告、调查材料永久

3校组织工作会议记录、纪要、决定永久4本校组织工作条例、规章制度永久

5本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久

6关于本校干部任免的报告、决定、批复、通知永久

7科以上干部名册永久

8科以上干部考核材料长期

9分党委、总支、直属支部改选报告、审批材料永久

10分党委、总支、直属支部委员名册永久

11党员名册、开展新党员、预备党员转正名册长期

12关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的报告、

决定、批复、通知书等材料长期

13党员转移组织关系介绍信、介绍信存根长期

14党员、组织机构统计年报表永久15党费收缴与开支情况统计长期16表彰优秀党员和先进集体的通知、决定及典型事迹材料

（1）省、部级以上的永久

（2）其他的长期

17干部离休报告及审批材料长期

18落实政策的有关材料永久

19关于党校工作的请示、报告、批复、批示长期

20党校工作方案、总结长期

21党课教育方案长期

22党校学员名单长期

23参加上级召开的组织工作会议所带回的重要文件材料长期

宣传教育

序号类目名称保管期限

1上级关于宣传工作的指示、意见、通知长期

2本校宣传工作方案、决定、报告、通知和总结永久

3宣传教育工作会议记录、纪要长期

4反映学校重要会议、重大活动的剪报、图表及有关文件材料永久5教职工政治思想工作动态及调查材料长期

6理论学习的决定、通知、方案、总结长期

7上级有关学生思想政治工作的指示、意见、通知长期

8本校关于学生思想政治工作的决定、通知、条例永久

9学生思想政治工作方案、报告、总结永久

10学生思想政治工作典型调查材料和统计长期

11关于学生政治工作队伍建设的文件材料长期

12学生政治工作人员名单长期

13参加上级召开的宣传工作会议所带回的重要文件材料长期

统战

序号类目名称保管期限

1上级关于统战工作的指示、意见、规定、通知长期

2本校统战工作方案、决定、报告、总结永久

3统战工作重要会议记录长期

4关于本校统战工作重要问题的请示与批复长期

5统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久

6本校各民主党派、著名党外人士及其他统战对象情况登记表、名册永久

7本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料永久

8台、港、澳和侨务工作形成的文件材料长期

9本校统战工作情况简报长期

工会

序号类目名称保管期限

1上级关于工会工作的指示、意见、通知等长期

2工会工作方案、报告、决定、重要通知、总结永久

3会员代表大会的通知、名单、工作报告、决议选举结果、领导讲话、

大会发言、讨论通过的文件、向上级组织的报告及批复等材料永久

4关于工会工作的重要请示与批复长期5工会委员会会议记录、纪要长期

6基层工会干部名册长期

7会员名册长期

8会员转移关系介绍信、介绍信存根短期9表彰工会先进集体、个人的材料、名单

（1）省、部级以上的永久

（2）校级长期10处分会员的有关材料长期

11开展文体活动、宣传工作、福利工作的文件材料短期

12关于校工会工作的规章制度长期

13关于本校妇女工作的文件材料短期

团委

序号类目名称保管期限

1上级关于团的工作的指示、意见、通知长期

2校团代会、学代会通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、

大会发言、讨论通过的文件、向上级组织的报告及批复永久

3团委工作方案、报告、总结永久

4关于本校团的工作的请示及批复长期

5团委会会议记录长期

6本校团的工作的规章制度长期

7批准入团、离团材料及名单长期

8团干部、团员名册长期

9团员转移关系介绍信、介绍信存根长期

10团组织统计报表永久永久

11表彰先进团支部、优秀团员的材料

（1）省、部级以上的永久

（2）校级的长期

12对团员的处分、取消处分的决定及材料长期

13学生会文件材料长期

14本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期

15各分团委、团总支的有关材料长期

16研究生会的有关材料长期

17团委牵头进行的重大活动的有关材料长期

18社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料长期

〔二〕行政

综合

序号类目名称保管期限

1上级关于高校行政管理的综合性指示、意见、决定、条例、规定、

方法等文件材料长期

2校务委员会、校长办公室、校长书记碰头会决定、会议记录、

纪要及讨论通过的文件永久

3全校性的工作会议，座谈会文件长期

4校领导在全校性大会上的讲话稿和会议记录长期

5上级机关召开的会议的文件材料

（1）本校领导在会上的重要发言材料永久

（2）会议的报告、总结、决议长期

6教职工代表大会的文件材料永久

7本校教育事业规划、方案及上级批复永久

8学校年度、学期工作方案、报告、总结永久

9全校性的规章制度永久

10学校评估材料永久

11本校向上级的请示、报告及批复、批示永久或长期

12本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期

13有关全校性工作的调查材料和经验总结永久

14上级或有关部门对本校工作检查形成的文件材料永久或长期

15启用和废止印章的文件及印模永久

16学年报表及综合统计永久

17校庆活动形成的文件材料

（1）重要的报告、讲话、总结、纪念册、校友名单、会议记录永久

（2）重要贺电、贺信、礼品清单等长期

18学校大事记、历史沿革、情况介绍、情况简报、信息动态等永久

19校史工作材料永久

20校友工作材料长期

21本校重大活动形成的文件材料、剪报永久

22重要的群众来信来访材料长期

23普选工作材料短期

24上级关于本校院、所、中心等的来文长期

25院、系、所会议记录、纪要、简报长期

26院、系、所工作方案、总结、报告长期

27院、系、所开展学术活动的文件长期

28院、系、所与国内单位协作的材料长期

29院、系、所统计年报及重要资料长期

30校办制定的岗位责任制及目标管理责任制长期

人事

序号类目名称保管期限

1上级关于人事工作的指示、规定、通知长期

2本校关于人事工作的请示、报告及批复、批示

（1）重要的永久

（2）一般的长期或短期

3本校人事工作的规章制度长期

4人事工作会议记录、纪要永久

5人事工作方案、报告、总结、调查材料永久

6本校机构、编制规划、方案报告及上级批复永久

7关于校内机构设置、变化的文件材料永久

8表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料

（I）省、部级以上的永久

（2）校级的长期

9处分教职工和复查、撤销处分的文件材料长期

10学校人事统计报表永久

11教职工名册（分单位的总册、分类名册）、登记表永久

12教研室、研究室正副主任名册长期

13教职工的录用、聘用材料长期

14教职工转正、定级材料长期

15教职工的起薪、停薪材料长期

16教职工调进、调出转移行政、工资关系介绍信、介绍信存根、

报到证、商调函长期

17教职工退职、离职和出国的有关材料长期

18关于离休、退休工作的请示及上级批复长期

19教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期

20离休、退休人员情况登记表、名册长期

21教职工援外和支援遥远地区材料短期

22教职工动态月报长期

23参加上级召开的人事工作会议带回的重要文件材料长期

24教职工评定、聘任专业技术职务材料及上级批

复（按类立卷，要求附审批表）长期

25校职称评定委员会工作形成的文件材料长期

26教职工工资调整材料及名册长期

27关于教职工劳保、困难补助及其它福利工作的材料长期

28处理教职工伤残、死亡、抚恤等材料长期

29关于使用临时工的材料长期

30临时工名册长期

31师资培养方案、总结永久

32师资培养、管理工作规定长期

33教师进修方案、安排、总结长期

34教师工作量的规定及执行情况长期

35教师业务考核材料长期

36重要的来信来访材料长期

37本校人事工作简报长期

监察、审计

序号类目名称保管期限

1上级关于监察、审计工作的意见、规定、通知长期

2本校关于监察、审计工作的规章制度长期

3监察、审计工作方案、总结永久

4关于本校监察、审计工作的请示、报告及批复、批示

（I）重要的永久

（2）一般的长期或短期

5关于违纪案件的结论、处理决定及有关材料

（1）问题严重的永久或长期

（2）一般的短期

6关于监察、审计对象的申诉材料、复查材料及结论

（1）影响大的永久或长期

（2）一般的短期

7监察、审计工作统计年报及其它重要报表永久

8参加上级召开监察、审计重要工作会议带回的文件材料长期

武装、保卫

序号类目名称保管期限

1上级有关武装、人防、民兵、军训工作的意见、规定、通知长期

2关于本校武装、人防、民兵、军训工作的请示及上级批复长期或短期

3武装部工作方案、总结、调查报告长期

4武装部职责范围内的规章制度长期

5武装部工作统计年报及重要报表长期

6复员、转业、退伍军人、军烈属名册及登记表长期

7学生军训工作方案、总结长期

8上级有关公安、保卫工作的规定、意见、通知等长期

9本校关于治安、保卫工作的请示及上级批复永久或长期

10本校治安、保卫工作方案、总结永久

11本校治安、保卫工作条例、规章制度长期

12专题调查报告与经验总结材料长期

13师生员工案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批复、判决书长期

14师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复长期

15要害部门的保卫、消防工作材料长期

16本校保卫工作情况反映、简报长期

17保卫工作情况统计报表永久

后勤（总务）

序号类目名称保管期限

1上级关于总务、后勤、医疗卫生、方案生育等工作的规定、通知长期

2本校关于总务、后勤、医疗卫生、方案生育等工作的请示、

报告及上级的批复、批示

（1）重要的永久或长期

（2）一般的短期

3本校后勤（总务）工作规章制度长期

4后勤（总务）工作方案、总结长期

5校分房委员会工作形成的文件材料

（1）重要的长期

（2）一般的短期

6房屋管理、调配、使用、转移等的规定、方案、总结长期

7爱国卫生、三废治理工作形成的文件材料长期

8伙食、水电、车辆和校园绿化工作形成的文件材料短期

9后勤（总务）工作情况统计报表永久

10公费医疗、保健工作方案、总结、规定长期

11师生员工健康状况调查材料永久

12医疗、保健工作情况统计报表永久

13校方案生育委员会工作形成的文件材料

（1）重要的长期

（2）一般的短期

14领取独生子女证名册

档案、文博

序号类目名称保管期限

1上级有关文档文博工作的文件长期

2档案文博工作方案、总结永久

3档案文博工作规章制度永久

4档案文博工作统计报表永久

5档案编研成果永久

6档案立卷说明、移交目录、利用情况登记材料长期

7与校外交流的有关材料长期

图书情报

序号类目名称保管期限

1上级有关图书、情报工作的规定、通知长期

2本校关于图书、情报工作的请示及上级批复长期

3图书、情报工作规章制度长期

4图书、情报工作方案、总结长期

5图书、情报概况、开展规划、藏品目录、统计及统计年报永久

6图书与校外交流的有关材料长期

〔三〕教学

综合

序号类目名称保管期限

1上级有关教学工作的规定及指令性、指导性文件长期

2本校关于教学工作的请示、报告及批复、批示

（1）重要的永久

（2）一般的长期或短期

3学校开展规划、实施方案、教学工作方案、总结及论证材料永久

4有关教学的规章制度、方法、条例、规定永久

5教学改革方案、改革经验、总结及改革成果验收材料永久

6教学工作会议记录、纪要永久

7有关教学工作的调研报告、教学情况简报永久

8教学检查评估和各级优秀教学质量评奖材料长期

9非学历教育的培训班，进修班材料长期

10教学情况统计报表永久

11学生运动会材料长期

学科与实验室建设

序号类目名称保管期限

1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期

2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久

3学科、专业、实验室设置与调整材料永久

4重点学科、专业、实验室建设材料永久

5学科、专业、实验室建设方案、总结长期

6学科、专业、实验室建设统计报表永久

招生

序号类目名称保管期限

1上级有关招生工作的文件材料长期

2招生工作方案、规定、生源方案长期

3上级下达的招生方案、方案及学校上报的招生方案、方案长期

4本校关于招生工作的请示、报告及上级的批复、批示

（1）重要的长期

（2）一般的短期

5新生录取材料及新生名册长期

6招生宣传〔招生简章、专业介绍〕、招生工作总结短期

7委培、代培、自费生方案、合同及名单长期

8研究生入学试题及指导教师名册长期

学籍管理

序号类目名称保管期限

1

新生入学登记表永久

2学生学籍卡片永久

3学生成绩册永久

4在校学生名册永久

5学生学籍变更材料〔升级、留级、休学、复学、转学、退学〕长期

6学生的奖励决定及有关材料

（1）省、部级以上的永久

（2）校级的长期

7学生的处分、撤销处分决定及有关材料长期

课堂教学与教学实践

课序号类目名称保管期限

1各专业教学方案、教学大纲永久

2课程建设要求及安排、校历表、课表长期

3课程设置与调整长期

4教师任课安排（教学任务通知书、实践教学任务通知）长期

5各系各专业课程考试试题、题库长期

6典型教案、重要备课记录长期

7教学实习、生产实习方案、总结及有关材料短期

8社会调查、社会实践方案、总结及有关材料短期

学位

序号类目名称保管期限

1上级关于学位工作的文件材料长期

2本校建立硕士、博士点等的申报材料及上级的批复永久

3本校学位评定条例、方法及实施细那么长期

4学位评定工作方案、总结长期

5学位委员会会议记录、纪要、决定长期

6授予各层次学位清册永久

7颁发学位证书存根长期

8评为校级以上的本科生优秀学士学位论文长期

9博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期

毕业生

序号类目名称保管期限

1上级有关毕业分配的文件材料长期

2本校有关毕业分配的规定长期

3毕业生工作方案、总结长期

4上级下达的毕业生分配方案、方案长期

5本校有关毕业分配工作的请示、报告及批复、批示

（1）重要的永久或长期

〔2）一般的短期

6毕业生供需统计、方案、合同长期

7毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久

8毕业证、派遣证存根及领取签收册长期

9毕业生质量跟踪调查和信息反响材料长期

教材

序号类目名称保管期限

1

自编、主编教材的正本长欺

2各专业使用教材目录长期

3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期

4有保存价值的自编参考