归档文件整理细则.docx

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归档文件整理细则

归档文件整理细则

1.总则

1.1为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》，结合我市实际情况，制定《朝阳市归档文件整理细则》（以下简称《细则》）。

1.2本《细则》适用于全市各级机关、团体和其他社会组织。

1.3本《细则》所指的归档文件，是立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的、具有保存价值应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2.整理原则及质量要求

2.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系,区分不同价值，便于保管和利用。

2.2归档文件应齐全、完整、准确。

已破损的文件应予修复,字迹模糊或褪变的文件应予复制。

2.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3.整理方法

3.1归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。

下列文件在实体装订时可作为一件：

3.1.1文件正本与定稿为一件；

3.1.2正文与附件原则上为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；

3.1.3原文与复制件或手抄件为一件；

3.1.4转发文与被转发文为一件；

3.1.5文件处理单与文件为一件；

3.1.6来文与复文为一件。

下级机关向本级机关的请示与本机关的批复为一件；本级机关向同级或上级机关的请示与这些机关的复文可各为一件；

3.1.7重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件；

3.1.8一次会议上的若干份文件各为一件；

3.1.9各种会议记录每一次为一件；

3.1.10报表、名册、图册等按其本来的装订方式，一册（本）作为一件；

3.1.11归档文件的中文文本与外文文本为一件。

3.2归档文件分类，是指全宗内归档文件的实体分类。

即将归档文件按其来源、时间、内容和形成等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

我市归档文件采用“保管期限—年度—机构（问题）”或“保管期限—年度”等复式分类法进行分类。

3.2.1按保管期限分类，是指根据文件的价值划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

各单位划分保管期限时，应参照《国家档案局关于文书档案保管期限表的规定》和本单位档案保管期限表的规定执行。

3.2.2按年度分类，是指根据文件形成和处理的年度对归档文件进行分类。

3.2.2.1文件有多个时间特征时，一般应以文件签发日期为准（即落款日期）；

3.2.2.2机关单位的某些具体职能活动，可能会跨年度形成文件。

这样的文件往往统一在办结年度归档；

3.2.2.3几份文件作为一件时，判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。

即正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准；

3.2.2.4文件没有标注日期的，要通过对照等手段来考证和推断文件的准确或近似日期，并据以按年度合理归类；

3.2.2.5有专门年度的按专门年度分类。

3.2.3按机构分类，是指根据文件处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。

采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。

各类的次序可按照本机关序列表的规定或习惯上的顺序来排列。

采用机构分类法时不能同时采用问题分类法。

采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。

有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定：

有主办者的一般归入主办机构，归档文件要齐全，不能缺失任何一件；以机关名义发文的文件，则归入有关机构类中；业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草的机构中，否则归入负责发文的综合机构内。

机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。

有的临时机构是与立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入该内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。

3.2.4按问题分类法，是指按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。

采用问题分类法，要求各类特点明确，不能互相包含。

采用问题分类法，可以避免或减少同类文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。

特别是由于设类可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。

在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等。

按问题分类时要注意按照机关单位的基本职能来设置类别，类目体系力求简明合乎逻辑。

文件归类应按其重要内容有规律地进行，并保持连续性。

3.3归档文件的装订

3.3.1归档文件装订前，去除原装订文件用的金属物和易变脆的塑料物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外）；对大于Ａ４纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照Ａ４纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处。

3.3.2以“件”作为保管单位的各文种和稿本的归档文件应按件为单位装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，报请文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；收文处理单放在来文前面。

3.3.3归档文件按“件”装订。

采用无酸纸套袋装（短期保管的档案材料各单位根据本单位的实际情况可不装袋）。

3.4归档文件的排列

3.4.1归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

最低一级类目，是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，如按“保管期限—年度—机构”分类的，机构即为最低一级类目。

会议材料、统计报表、非诉讼档案、刊物等成套性文件可集中排列。

同一事由的关系密切的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。

3.4.2同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要排列。

3.4.3不同事由的归档文件排列，可按不同事由形成的时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，还可按事由的具体的共同属性排列。

3.4.4对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在当年最低类目的最后，在归档文件目录备注栏中注明“此件与Ｘ件为同一事由”。

3.5归档文件编号

3.5.1归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识号。

归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容，归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。

3.5.2件号为文件的排列顺序号。

件号又分室编件号和馆编件号两种。

室编件号的编制方法为：

在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“１”开始标注，逐件流水编号。

类目与类目之间件号不连编。

馆编件号进档案馆时按档案馆要求编写，档案室暂不填写。

3.5.3归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号、页数等项目（见图１）。

全宗号：

是指同级档案馆给立档单位编制的代号。

年　度：

是指文件形成年度，以４位阿拉伯数字标注公元纪年，如“２０００”。

保管期限：

是指归档文件保管期限的简称，直接标“永久”、“长期”、“短期”。

机构（问题）：

是指分类方案类目的机构（问题）名称或规范的简称。

不分机构（问题）的立档单位此项不用填写。

件　号：

见３.５.２项。

页　数：

是指此“件”归档文件的有效页数。

3.5.4归档章的格式为长60mm，宽32mm。

归档章设置的项目有全宗号、年度、室编件号、页数、机构（问题）、保管期限、馆编件号等项。

在填写这些项目时应按归档章内容项目刻成印章，直接加盖在归档项目栏内，杜绝手写。

各项在归档章中的位置不得打乱，以适应标准化的需要，便于档案的管理和利用。

4.归档文件的编目

4.1归档文件的编目是指编制归档文件的目录，归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目（见图2）。

具体录入要求如下：

件号：

录入室编件号。

责任者：

是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

责任者一般应按文件照录，可写通用简称，不能使用“本局”、“本部”等简称。

文号：

是指文件制发机关的发文字号。

文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成，录入文号要照实抄录，不能省略。

题名：

即文件标题，录入目录中的题名应照实抄录。

文件没有题名或标题不规范、含义不清，不能全面反映文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟写或补充题名之外加“[]”号。

重要的会议记录重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。

对于以个人名义形成的领导人讲话、经验介绍等材料应在题名后加“（）”号，注明有关人员姓名。

日期:

是指文件的形成时间，具体录入日期应用4位阿拉伯数字写明年度，用2位数字分别填写月、日；对没有落款的文件材料，应根据文件内容加以考证后填写。

填写年月日的格式为：

20030808；也可将月、日的数字回行填写：

20030808页数：

页数项录入一件文件的总页数。

计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。

大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。

几份文件作为一件时，应将构成该件的文件编写页码作为该件的页数。

备注：

备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。

4.2归档文件目录用纸幅面采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm），全市原则上采用竖式归档文件目录，要求是微机打印的。

盒内文件目录置于盒内文件前面，对盒内文件逐件登记。

4.3归档文件目录应单独装订成册。

各机关单位，可按不同保管期限装订三本目录，每本目录中通过在目录表格的左、右肩分别标注“保管期限”、“机构（问题）”名称来区分。

4.4归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，采取“保管期限—年度”分类法的单位可不设置机构（问题）项（见图3）。

5．装

5.1装盒包括将归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

5.1.1装盒时，应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。

注意不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）时，不同机构（问题）形成的归档文件不能放入同一档案盒。

5.1.2档案盒封面、脊背的填写，应统一标准，杜绝手写。

档案盒按照摆放方式的不同可分为竖式和横式两种。

同一机关档案部门，两种格式只能选用一种。

档盒的封面应在双横线上标明全宗名称（即立档单位名称，见图4）。

盒脊各项目填写要求，以全宗号为98的某局党群类2004年形成的一盒永久档案为例（见图5）。

全宗号：

使用阿拉伯数字。

年度：

使用四位阿拉伯数字。

保管期限：

一般以汉字全称表示，如“永久”、“长期”、“短期”。

机构（问题）：

按分类方案中的类名填写，可用通用简称。

起止件号：

填写盒内排列最前面和排列最后的归档文件的件号，其间用“/”连接。

档案室只填写室遍件号。

盒号：

指档案盒的排列顺序号，在档案移交进档案馆时按档案馆要求编制，档案室暂不填写。

5.1.3备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图6）。

归档文件在机关档案部门保存阶段如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明。

盒内文件情况说明：

填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件的齐全完整程度，文件本身的状况等。

整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。

进行归档文件整理工作时，如某份文件需说明内容较复杂，目录备注项中加“*”号标示后，在此加以说明。

整理人：

填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：

填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日期：

填写该盒归档文件整理完毕的日期。

本实施细则从发布之日起施行。

本实施细则解释权属朝阳市档案局。

过去与本实施细则不一致的规定和办法同时废止。

附件：

1、文书档案归档范围及保管期限

2、归档文件目录

3、备考表

4、档案盒封面及脊背