手册范例房车展执行手册.docx

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手册范例房车展执行手册

主办：

南方都市报

协办媒体：

《南方日报》《南方周末》《21世纪经济报道》《生活无限》

承办单位：

南方都市报家天下·南海装饰城

时间：

2003年9月30日——10月3日

地点：

佛山市南海区佛平路75号南海装饰城

一、组织架构

委员会：

中共广东省委候补委员、南方日报报业集团社长：

南方日报报业集团副总编辑：

南方日报报业集团调研员：

南方都市报总编辑：

南方都市报经营委员会总经理：

南方都市报编辑委员会主编：

南方都市报行政总监：

南方都市报副主编：

统筹组：

执行组：

支持组：

区域新闻部、珠三角专刊部、广州营运中心、

东莞广告部、珠海广告部、珠三角推广部、英雄会

二、活动分组

在整体活动中分为两个阶段：

筹备阶段和现场执行阶段。

→筹备阶段分为五个组：

1、宣传推广组（）

2、招商组（）

3、会务组（）

4、项目筹备组（）

5、外联组（）

→现场执行阶段分为九个组：

1、现场统筹（）

2、项目执行组（）

3、场馆会务组（）

4、后勤物料组（）

5、礼仪接待组（）

6、新闻组（）

7、通联组（）

8、安防组（）

9、机调组（）

三、分工执行

1、宣传推广组（）

工作职责：

●整体策划方案（草案、正本）

●招商邀请函

●房地产汽车展位工程规划图

●参展协议书

●参展商手册（9.15之前）

●报纸广告排期

●电视台、广播电台广告排期表

●户外立柱广告发布、DM杂志广告发布

●佛山驾驶协会会刊（与张诚松协调）

●物料预算报批

●展览公司、礼仪公司招标、协议（9.12前）

●展会新闻支持排期建议及报批

●4P展会新闻宣传单张报批、规划、设计、发行、咨询电话统计。

●9.11佛山杂志加印4万份，随南方日报夹送。

9..9前规划好内容。

●展会所有物料的设计制作

●9.15房车展招商会

●新闻媒体嘉宾的邀请

报纸广告排期表

《南方都市报》

8.21

佛山杂志

整版

招

商

广

告

8.28

佛山杂志

整版

9.4

佛山杂志

整版

9.11

佛山杂志

整版

9.18

佛山杂志

整版

9.25

佛山杂志

整版

活动

省版

周一到周五如遇空版请在周一或周二安排A叠A3版或普通版，版面为1/2版或整版，每周两次，共12次。

《南方日报》

8.26

略

1/2版

9.2

略

1/2版

9.9

略

1/2版

9.16

略

1/2版

《南方周末》

《21世纪经济报道》

9.17/24

1/2版

9.16/26

1/2版

《南方都市报》省版新闻支持

9.1—10.3

A叠新闻

1/2版

10.10

A叠新闻

1/2版

10.11

营销周刊

整版

9.30

A叠新闻

头版导读

请尽量安排每周至少两次报道，共计8次。

其中每周其中一次安排在周一或周二，另一次根据版面容量来安排投放时间。

特申请省版新闻记者对本次展会进行全程新闻采写报道支持。

《南方都市报》佛山杂志常规新闻支持

9.11

佛山杂志

4个整版

9.18

佛山杂志

1/2版

9.25

佛山杂志

1/2版

10.9

佛山杂志

整版

本新闻需申请珠三角专刊记者对房车展进行全程采写、摄影等。

户外立柱广告及DM杂志

9.6

立柱广告

佛山佛陈大桥立柱

规格为：

18M×6M

9.10

《生活无限》DM杂志

免费提供4个整版，赠送二个展位

电视、广播广告（见附图）

广东电视台（插播翡翠、本港台广告）

佛山电视台（插播翡翠、本港台广告）

佛山广播电台（三个频道，平均每天3次）

招商会（见附件）

4P新闻宣传单张（见附件）

佛山驾驶协会会刊

2、招商一组（）

招商内容：

汽车、建材家居、家电、通信、金融保险及其它行业

人员构成：

1．组长

2．组员：

①汽车：

（汽车1组）

（汽车2组）

（汽车3组，顺德客户）

②（建材家居组）

③（运营商、手机、金融保险组）

④（家电组）

⑤行业部其他业务员（配合招商，协调客户可能参与的ROADSHOW）

工作内容：

a）常规招商：

（行业部招商工作由统筹，全员参与）

1提炼卖点，准备推介资料

②客户推介

③协议签订

④广告认刊及安排

⑤展位及活动登记、协调及统筹

⑥每日例会，沟通、交流及小结

⑦每日快讯，信息通报

b）招商会：

（负责，全员参与）

①酒店资源互换（）

②确定时间、地点（）

③会议计划、统筹（）

④会议实施：

（佛山广告部所有人员）

⑴酒店联络（）

⑵客户邀请（所有相关业务员）

⑶物资准备（行政部）

⑷推广资料及领导讲话稿准备（行政部）

⑸现场布置（）

⑹现场接待与资料、礼品发放（包括领导

接待）（）

⑺主持（行政部）

⑻议程安排（）

⑼会议停车（行政部）

工作进程：

a）常规招商：

每天进行；

汽车行业：

9月10日前完成40个展位任务

9月15日前80个展位任务

9月20日前120个展位任务

其它行业：

9月10日前完成10个展位任务

9月15日前完成30个展位任务

9月20日前完成45个展位任务

b）招商会：

略（见招商会执行手册）

3、招商二组（）

招商内容：

房地产

人员构成：

组长：

组员：

工作内容：

常规招商：

房产部招商工作由赖绍彬统筹，全员参与

①提炼卖点，准备推介资料

②客户推介

③协议签订

④广告认刊及安排

⑤展位及活动登记、协调及统筹

⑥每日例会，沟通、交流及小结

⑦每日快讯，信息通报

招商会：

（详细见招商会执行手册）

工作进程：

●常规招商：

每天进行；

●招商目标：

9月10日前完成60%

9月15日前完成80%

9月20日前完成100%

4、会务组（）

●9月20日全部完成报批、公安、城管、工商、消防、交通及相关部门（）

●A区G层9.15日完成交付（）

内粉刷、平整水泥地、辅地毯、空调、照明、（白天、晚上）音响，广播电源接线（与展览公司及家天下工程队协调，让家天下提供8-10名电工，展览公司

●外广场（）

标准、地块平整、部分加辅广场砖（9月15日前大部分铺好，部分可推至9月25日）、园林景观（要放置一些盆景和盆花），地下停车场，9月25日前展览公司提供外广场车位图

在汽车展区安排6—8个可口可乐或百事可乐的休息帐篷，形式可为赞助。

外广场加十二个射灯，夜晚可见到每个区域，另备供保安和椅子和夜宵。

●中庭园林（）

9月15日交付，标准：

平整地面及其他配套，铺地毯，线路布置（展览公司和家天下布线并提供图纸）

●B区3层多功能会议厅（）

9月15日交付，标准：

会议休息室，桌椅，沙发，灯光、空调、音响、演讲台、手提电脑准备（自备）、麦克风、投影仪，播放设备，背景板（由李静伦负责），礼仪（租请4名）、纸笔、饮水机茶水服务等配套设施。

●商务中心（一层首层）（）

9月15日交付，标准：

桌椅、打印机、传真机、复印机、充电器充电专区（六大排插供充电）

●A区E层接待室（2-4间）（）

9月15日交付，标准：

茶几，桌椅，沙发，烟灰缸，饮水机，空调等设备，地毯。

●A区E层咨询台（）

9月15日交付，标准：

桌椅，所有资料，水牌，通讯录

●临时医疗点（）

9月15日交付，标准：

医生，常用药物，桌椅

●用餐区（）

9月20日提供场地，标准：

用餐设施，场地布置，有1000个位，指示牌，秩序维持，工作人员用餐安排，烟灰缸

●地下停车场（）

9月15日交付，标准：

地面平整，导示牌，行人分流通道（出入口）

●临时洗手间（）

9月15日交付，标准：

数量为100个蹲位，4-6处，负责卫生清洁

●手提袋（）

都市报纸袋，领用2000个，发放安排仓库

●T恤

数量为300件，中码20%，大码40%，特大码30%，加加大码10%

●易拉宝（八个，摆放地点）

●抽奖箱，四个，房车楼梯间

●汽车、房展平面图/横幅/彩旗/灯旗（已完成）

●导示牌

车导示牌，提前100米导示（桂澜临时停车区，佛平路地下停车场），将车导入停车场（出入两块）；

人流导示牌（导入和导出）安排在不会造成堵塞的区域，安排地毯，抬板与工地隔阂；

场地功能区导示牌：

餐饮区，洗手间，休息室，多功能厅，医疗室，商务中心，签到处，咨询室，试车区，停车场

●禁烟标志（9月20日完成）

有空调，有地毯处（设置一些吸烟区）

●活动告示牌/高空气球/落地球

●形象礼仪门楼/舞台（背景板1个）

●标准拱门

●考察客人接待（）

●车辆，停车指示牌，保安

（负责，，协助）

周一开始提供一台捷达

车辆：

20台大巴，免费接送车，停车点：

大沥，南海，盐步，南庄，西樵，乐从，容桂，百花，同济等（周五前定下来）

让每个发展商提供一台，出车的单位，送空飘，拱门宣传标志

●停车场，出入通导

线路规划，人流指向，地下停车场，临时停车场，摩托车单车停车场

●工作用车安排（两辆）

●车队统筹（吕洋）

●饮水机位置

●接待室，贵宾室，多功能厅，医疗室。

]

●住宿、用餐安排（）

●会务接待布置装修（）

5、项目筹备组（）

●开幕式筹备（负责：

）

1、T型舞

2、背景板

3、标准气拱门

4、专业司仪：

南方电视台：

博阳

5、剪彩嘉宾

6、礼仪小姐

7、威风锣鼓队

8、军乐队

9、舞狮队表演队（利是费用）

10、皇家礼炮

11、专业音响（备多个话筒）

12、手提袋/休闲帽/T恤（物料组提供）

13、新闻媒体邀请

14、贵宾签到处，安排2礼仪小姐

15、空中舞星

16、放飞小气球

17、放飞和平鸽

18、全程摄影（摄影记）

19、祝贺花篮

20、嘉宾桌/椅，休息室

21、参展证

22、布展证

23、记者证

24、嘉宾胸花

25、工作证

26、嘉宾签到簿/签到笔

27、主席台

28、剪彩花球

29、剪彩用具（剪刀）

30、当日报纸、资料：

31、报社领导讲话提纲：

32、政府领导讲话提纲：

33、坐位指示牌

34、听众椅（几百张）

35、矿泉水（嘉宾讲话用）

36、防雨蓬（关注天气预报

37、节目单

●新车试驾：

（负责：

）

1、场地布置（车道）

2、5-6个太阳伞

3、20-30张椅

4、排队指示牌

5、人员出入路径

6、导驾人员（车商提供）（证件）

7、顺序安排

8、5-6位安排维护人员（保安）

9、油料

10、故障应急

11、宣传彩旗

12、工作证

13、饮水机/水杯

14、车商报名、新车安排、保险登记

参加试驾报名，证件登记，

●房车拍卖（负责：

）

1、拍卖标的的确定

2、拍卖行的确定

3、竞拍人登记

●人体彩绘（负责：

）

1、模特

2、彩绘师

3、颜料准备

4、休息室/化妆室

5、工作椅/工作台

6、雨伞（遮阳伞）

7、安排在便于观看、不容易围堵的较高地点

8、彩绘地点

9、彩绘创意

●抽奖（负责：

）

1、抽奖箱：

2个小箱、一个大抽奖箱

2、抽奖嘉宾

3、印花设置/收集

4、投票箱（应设4-5个）

5、奖品设置

6、奖品公布

7、奖品颁发

8、气质制造

9、抽奖时间、流程安排

●香车宝贝SHOW（负责：

）

1、模特（人数）

2、车辆选定

3、表演

4、摄影

5、道具及布置

6、现场保安

7、休息室/化妆室人员：

5-8人

8、表演时间，表演车辆、表演人员安排

●香车美女摄影大赛（负责：

）

1、比赛规则公布

2、奖品设置

3、现场导示

4、作品收集及评选（评委）

5、公布结果及颁奖（在大会以后进行）

6、作品展览（佛山杂志刊出）

7、版面的安排

●最喜爱的楼盘车评选（负责：

）

1、评选规则

2、评选方法（表格填写）

3、抽奖（时间安排）

4、公布结果

5、纪念品发放，人员：

3人

●其它参展单位现场表演（负责：

）

1、按大会组委会制定规则安排场地及演出时间

2、现场协助，安全维护

3、摄影

4、公告，指示牌

5、多功能区的协调

6、通联组（）

●与家天下的协调

1、工作层的联络（个指定专人）

2、高层协调

3、生活设施/物料用品

4、展位布置的大小要件

5、报批手续及安防

6、政府官员的邀请

7、30个安装展位的协调

●与各项目负责人的联络：

1、每日进度通报

2、各部门所遇到的问题及时上报解决

3、每项工作尽最大努力，不留尾巴，不推诿

4、注意分管事项的每一个细节，随时提醒

5、与新闻部门的协调

●与各组之间的联络

1、小分工大合作的原则

2、每日工作进度通报

3、发现问题及时解决

4、各小组工作衔接

●突发事件

1、确定突发事件的处理责任

2、设置机动组（5人）随时应变

3、不管何种事件，需立即立即平息事件，确保展会正常进行

4、突发事件处理程序：

当事人（所有报社同仁均有职责）各小组负责各项目负责人总负责人

●整体协调：

1、与家天下的协调

2、与新闻部的协调

3、各组之间协调

4、与报社总部协调

5、与媒体政府主管部门的协调

7、后勤组：

（负责：

）

1、车辆安排

2、物料保管

3、现金准备/收发

4、礼品发放

5、奖品发放（评奖活动）

6、餐饮（工作人员）安排

7、夜班人员的夜宵、板凳、电筒、电棒等

四、备忘录

统筹组

执行组