U8吴正大项目内部评审报告.doc

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北京用友软件股份有限公司咨询服务部

西安正大制药项目内部评审报告

建立日期:

2006-4-10

修改日期:

2007-10-10

文控编号:

UF_U8_XX（项目名称）-07（阶段序号）_XXX（流水号）

项目经理：

杨东虎、吴昉

日期：

2006-04-10

项目组成员：

李帧、张健

日期：

2006-4-10

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目录

______项目内部评审报告 1

文档说明 4

一、项目实施综述 5

二、企业背景描述 5

三、企业行业经营管理特点分析 6

企业经营模式 6

四、企业关键业务需求处理 15

关键业务需求描述 15

关键业务处理流程 16

关键业务流程的U8ERP配置方案 17

关键业务流程改进评价 17

流程关键控制点改进评价：

18

企业整体优化分析 19

五、实施评价 21

实施经验与总结 21

实施及方案改进建议 22

文档说明

本评审报告由用友公司顾问编写，以作为公司内部知识成果存档。

1.本报告是依据实施企业的行业及实施特点分析整理加工而成，其中内容如果涉及多个实施角色，可由相关人员共同商讨完成。

2.本报告模板列出行业资料收集、实施业务原型、行业分析的思路和框架，各位顾问可按照此框架开展工作，也可在此基础上做针对行业特点的局部结构调整。

3.本报告模板供大家不断积累行业资料使用，增添内容者可将相关资料贴到本文件中，也可在相关位置注明可查到相关资料的网址、书目页码等信息。

4.此报告做为评价其实施工作的重要依据，需要实施顾问和项目经理双方署名确认，如果需要更改或添加内容，则必须由双方共同协商同意后才可。

一、项目实施综述

2005年11月开始启动ERP-U861项目，系统包括财务、供应链、生产制造、二次开发等共计16个模块，实现了全员应用，替换原有软件。

截至2006年1月全面上线，2006年4月做一期项目阶段总结。

2007年将进行ERP-U861纯销管理的实施，并可能进行生产制造及质量管理软件的实施

二、企业背景描述

西安正大制药有限公司（以下简称“西安正大”）是由正大集团与陕西省医药总公司合资兴办的以中成药生产为主的综合性制药企业。

西安正大的商誉、品牌、知名度、技术水平、生产能力、产品质量、市场占有率在全国医药行业中名列前茅。

正大目前生产胶囊剂、片剂、丸剂、颗粒剂、口服液等十几个剂型，140余种中西药产品，其中绝大多数已被收入了《国家基本药物目录》及《国家基本医疗保险药品目录》。

主要产品包括平消胶囊、平消片、补脑丸、培坤丸、郁金银屑片、碧云砂乙肝灵冲剂、正心降脂片等。

作为支柱产品的平消胶囊、平消片是我国正式批准生产的第一个中药抗肿瘤药物，平消胶囊已被列为《国家基本医疗保险药品目录》甲类之中唯一的中药抗肿瘤药。

从1992年起被中国抗癌协会列为监制产品，推荐给广大患者使用。

西安正大始终以“奉献爱心、促进健康”为企业宗旨，坚持“利国家、利民众、利公司、利员工”的价值取向，着力于完善管理体系，优化生产条件，创制一流产品，为弘扬民族传统医药文化，开拓未来！

1995年-2005年，以财务部应用为主的财务软件（润嘉财务软件），实现财电算化。

1995年-2005年，软件应用扩展到购销存等业务环节，在原有财务软件的基础上自行进行二次开发形成独立的供应链及成本核算系统。

2005年11月开始启动ERP-U861系统。

三、企业行业经营管理特点分析

企业经营模式

正大公司致力于吸收现代科学技术，弘扬民族医药精华，借助正大集团在国内外的良好商誉、品牌优势，结合名牌中药生产企业多年积累的技术优势，进行了企业的全方位优化，产品结构日趋合理，产品质量不断提高，形成了“平消”系列龙头产品，并带动了其它特色产品的发展。

优良的品质，确切的疗效，适中的价格无一不体现了我公司"奉献正大爱心，促进人类健康"的经营理念。

行销系统负责公司现有产品的销售推广及新产品的市场开发工作，拥有一支高素质、专业化的行销队伍，业务遍及全国各地，建立了强大的销售网络，具有完善的售后服务体系及快捷的信息反溃系统。

企业生产供应模式

有严格的供应商准入制度，供应商评估体系，生产车间和仓库供应的模式采取物料配送制。

企业产品结构

断阶不是很多，但存在bom经常随着材料的质量和产地发生变化，所以，损耗率不是很好的能考虑。

企业财务管理模式

财务管理中对资金和个人借款、各类销售费用等管理非常精细。

资金预算控制也非常严格，在整个公司管理中，财务管理高于其他一切管理。

五、企业关键业务需求处理

1、个人借款按真实用途进行明细记录，（凭证上不能反映，大部分为暗扣）

█应用点描述：

个人借款科目（113301）按真实用途进行明细记录，不能在凭证上不能反映，因为大部分为暗扣

█管理诉求：

个人借款科目（113301）按正常做账方式生成凭证，但同时要按真实的60种用途进行明细记录，做到专款专用，并便于查询方便，但又不能被查出。

█系统实现方式：

以科目备查账方式实现，并以二次开发辅助进行方向及金额控制

2、个人借款报销时按真实用途进行明细冲销，对方费用科目计入合法费用列支

█应用点描述：

个人借款报销时按专款专用的原则冲抵借款，对方科目计入其他日常费用（假的）。

█管理诉求：

掩盖真正的药品行业回扣。

█系统实现方式：

以科目备查账方式实现，并以二次开发辅助进行方向及金额控制。

3、费用还原表

█应用点描述：

对于虚假费用进行还原，统计真正的正常费用及药品回扣的原貌。

█管理诉求：

统计分析企业日常管理费用及药品回扣

█系统实现方式：

进行报表二次开发实现。

4、个人借款逐笔勾对

█应用点描述：

实现个人借款及报销后按应收账款模式进行核消操作

█管理诉求：

实现专款专用的管理目标，勾对的基础为60项明细费用。

█系统实现方式：

进行二次开发实现。

5、供应商的认证审核

█　应用点描述：

要求系统对供应商做认证审核，内容包括：

第一次采购的供应商；过了有效期限的供应商。

█　管理诉求：

按照GMP要求，制药企业对于其第一次采购供应商有一个审核过程，并对于审核过程要做备档，同时，有些老供应商过了其资质有效期，企业需要对其做重新审核。

供应商要求具备三证一照资质。

█　系统实现方式：

可能实现的方式有两种：

１、流程式的实现，即在软件中以不同的模块来实现，目前医药行业版本不支持该方式；

２、系统提供一张审核记录单，但是支持工作流方式，可以记录不同的岗位的人的对于供应商的审核意见。

6、供应商的资信评价

█　应用点描述：

用户需要对供应商进行多指标的综合评价。

█　管理诉求：

制药企业对于供应商要求很严格，希望对其做多方位的评价，评价指标一般包括：

一次合格率，交货是否及时，交货的质量、结果、价格，退货率等。

企业通过对于这些指标的评判，可以确定对于不同的供应商采取不同的策略。

█　系统实现方式：

系统可以查询到一些基本的信息，但是不能根据这些信息去自动评比供应商。

7、限额领料管理目标

1、实现限额领料单分单简单化，由于企业实际情况，投料时按照生产批号投料，分单时需要按照材料物资根据生产批号统一分单，同时按照投料序号确定物料分单，实现材料出库单按照限额领料单成批生成。

2、实现材料出库单出库时按照先进先出的方式自动进行批次匹配，如果批次数量不够的情况下还要对材料出库单进行批分；

3、实现材料出库单打印时按照生产批号/产品进行分单打印。

4、分单时确认分单数量，如果存货定义为限额存货，则分解数量不允许超过定额数量，如果为非限额存货，则分解数量允许超过定额数量；

详细需求

（1）生产部工艺岗根据生产指令及【物料清单】中的BOM设置录入并展开生成“限额领料单”，指定生产批号（进行部门权限控制，某一车间只能操作本车间限额领料单），而且每一产品的同一个生产批号只能使用一次，一经展开生成“限额领料单”系统即将此生产批号删除，不能再使用；

（2）分次投料时，由用料车间根据实际生产需要对限额领料单进行分单处理，可按产品＋多个批号＋投料序号的方式过滤限额领料单，选料时，一次选择或放弃某一原辅包料（存活编码确认）的所有批次，车间分单时需要填写要求送料时间。

（3）库房根据分单结果进行查询及汇总打印出来，如有批号（入库序号）或数量的变化，可在材料出库单审核后由库管进行修改，并反写限额领料单。

部分辅料、内包材有最小领用单位，或不能分割领用，领用时多领，可以反写回限额领料单实际领用数量，通过差额记录车间将退回数量，批号生产结束，退回剩余部分，退料操作过程与分单过程相同，填写负数，形成红字材料出库但，指定人员对退料批号（入库序号）进行确认。

完全通过二次开发完成。

六、实施评价

实施经验与总结

项目管理中好的方面：

1、在整个项目实施过程中，解决了很多以中草药为原料的中成药的特殊解决方案。

2、客户方项目组关键成员的培训和能力转移比较好，关键成员都发挥了很好的作用。

3、3、企业管理在物流经过BPR的流程的优化，整个企业的管理水平比较高。

项目实施中的不好方面：

1、项目控制不够：

造成一期项目经历18个月都迟迟不能验收，在运行维护阶段失去验收的最佳时期。

2、多项开发需求承诺过渡，没有将客户所要的需求分析透彻，导致部分开发的产品并不能彻底解决客户的问题。

3、客户方高层的变化，也给整个项目的进度带来了一定的损失。

4、公司的人员变化、组织结构太大，多次变更人员，没有能够从项目管理的角度为客户考虑。

实施及方案改进建议

在客户运用了一年半之后，由于项目控制作的不到位，同时公司机构发生了变化，原项目经理调离到GBU工作，所以该项目成为一个没有了解的烂尾项目。

客户在运行一年的过程中，出现了很多的运行维护的为问题，同时也验证了当初的开发方案存在一些问题；

客户反馈并要求从根本上处理：

从2005年11月开始使用陕西分公司自行二次开发的限额料单――生产领料分单――材料出库单的相关程序，通过一年多的应用，程序非常不稳定，经常出现以下问题：

1.定额领料程序出现在材料出库单审核时，明明有余额的批次却不能自动带出，只能手工修改后，才能发货的问题；

2.限额领料单分单、审核不能完全正确处理数据库中数量的小数尾数问题；

3.库存的现存量有时不准确的问题；

4.限额领料单展开保存后并分单，如取消分单，并修改限额领料单，则会造成重新分单时所分单的数量不对；

5.执行定额领料程序中的出库单审核时，当材料的一个批号只有少量时（如5kg），则系统会连续出多条与这个量相同的记录，该问题经常出现。

经过对各个开发程序的分析，主要的问题：

生产领料分单即生成材料出库单不合医药行业（中成药）特点：

在以用植物做原辅材料的生产企业（例如：

中草药、芦苇造纸）中，都会存在植物原辅材料因存放环境的影响（例：

回潮、干燥原因），造成原材料入库时的重量和使用时的重量不一，从账面显示为账面数量和实际数量不符，所以从管理的角度上需要考虑在生产部门提出领用时必须再进行称重，从而再以盘点的形式对多出和减少的数量进行盘赢盘亏的处理，达到调整账面的数据。

在ERP系统插件处理时是由车间人员提出生产领料分单后，由车间人员自动或手工指定仓库的材料批号，系统自动直接生单成材料出库单；仓库管理人员处理材料出库单上业务时，不能进行批号和实发数量的修改，那么上面的那种盘赢盘亏的数据现象必须不断的通过电话来回沟通，车间再多次的返回进行重新分单或恢复分单，因为所有的原辅料在一个批次用完后必须进行盘点业务，所以两个部门无法开展正常领料业务，造成企业每天沟通成本和管理成本增加。

另外，中草药中有部分专用材料，但有些原料虽然专用于某个产品，但在材料紧缺时专用进行转为通用，原则是材料高含量能给低含量用，所以灵活度非常高，需要经常调整。

从以上两个方面都说明以中药为原辅料的医药行业的批号需要库房人员进行调整并确认，而不是由车间人员来确定物料的批号。

建议ERP系统插件的解决方案：

1、限额领料生单的改进

1）、考虑将插件中生产领料分单后进行生单时生成一张车间的生产请领单，此单据不是直接生成的材料出库单，库房人员可以核对并修改请领单实际的批号和填写实际备料的数量后，对请领单进行签字确认，再生成材料出库单。

2）、在库存模块中考虑材料出库单可以根据请领单关联生成材料出库单，材料出库单的批号可以修改，同时材料出库单上应显示请领数量和实际发出数量。

2、生产领料生单权限限制：

目前的插件权限是人员档案中的部门权限，只有本车间的人员才可以进行本车间的领料分单，帐套主管都不能分单；但如果人员请假，或者一个负责几个车间的分单的话，都不可以进行生产领料生单业务的操作。

建议插件修改点：

生产领料生单权限不要按人员档案中的部门权限来设置，应该按基础信息平台上的数据权限统一来控制。

3、生产领料分单时如果是生产请领单据，是否可以考虑车间请领的数量与库房的实务现存量管理没有直接关系，现存量控制生单是否可以考虑客户根据管理需要进行选择。

4、生产领料分单时可允许部分材料超限额分单，因为在医药行业中的部分材料如一些辅料的最小包装量不一定等于领料量，还有就是部分不可分割的材料领用时需要先超定额领料，生产结束之后再按差额退回库房。

运输天数的困扰也是需要考虑的；

正大制药的销售政策都很活，管理得也很规范，尤其是对货龄、应收账龄、回款账龄、信用期的管理已到按天进行计算，所以由于送货所用的天数对这些分析管理的影响已引起用户的重视，即“运输期”

所以，建议在系统的发运方式中加入运输天数的记录，需要减掉运输天数的业务有：

·货龄减掉运输天数

·应收款账龄减掉运输天数

·回款账龄减掉运输天数

·客户＋存货信用期管理中减掉运输天数

·促销费及返利计算中减掉运输天数

目前还没有解决方案，希望提交集团需求考虑解决。

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