行政部管理制度.docx

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行政部管理制度

行政部管理制度

行政部主任

一、工作概要

处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥行政部的协调、服务和管理功能。

协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司与外界之间的关系；负责公司行政部的日常工作；贯彻执行上级的指示决议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。

二、岗位职责

1．全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工作计划。

2．负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。

3．负责接转电话，做好电话记录。

4．负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。

要求收集齐全，装订规范、存放有序。

负责书籍、刊物资料借阅登记，及时督催促归还。

5．负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、准确、及时。

6．负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。

7．保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。

8．管理饮水，登记、发放水票。

9．负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备，保管保修卡、驱动程序等资料，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。

10.负责监督打卡和汇总考勤。

11.每月对公司物品、书籍刊盘进行一次盘点，将盘存情况以书面形式

12.负责制订公司的行政规章，经总经理签发后督促各部门贯彻执行，并注意收集执行情况，从公司的实际出发，不断完善公司的规章制度。

13.负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向总经理报告。

14.负责协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势。

15.负责安排、督导办公室各职能主管的工作，确保办公室各项功能的有效发挥。

16.负责审批各部门采购计划，组织安排人中同按计划实施物资采购。

17.根据总经理指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况，并及时编写公司的大事记。

18.负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。

19.指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。

20.负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划，编制行政开支预算。

21.严格管理和使用印章、介绍信，需经签字批准并进行登记后方可用印。

22.组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。

23.负责对外合同的审核盖章及对外事务协调，审查公司内部文件、记录及内刊。

24.管理公司车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办理车辆保险事务。

25.组织与安排公司活动。

办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。

26.管理环境卫生，负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。

27.对于管理上急需的物品，即需即购，确保供应，但采购手续要完备。

出解决的办法

认真做好采购记录，对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门、说明情况，提

28.严格执行财务报销制度。

采购后及时办理结帐手续，做到单据清、帐款清、手续清。

29.认真完成总经理交办的其它工作。

三、职权规定

1．有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。

2．有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。

3．有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。

4．有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。

5．有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。

6．有权安排、调度公车的使用。

7．对要求各部门主管参加的会议，有综合平衡或精简压缩的权力。

8.有权根据总经理的指示，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。

四、职责规定

1．对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。

2．对总经理办公室行文的差错，收集与整理资料失实而造成的后果负责。

3．对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失负责。

4．对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。

5．对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。

6．对下属工作质量造成的不良影响负责。

7．对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。

考勤管理制度

第一条本公司除各分部、各小区项目组外，其余部门均实行每天7小时、每周42小时，周一休息工作制。

作息时间：

夏季：

星期二至星期天8:

30——18:

00，午休12:

00—13:

30

冬季：

星期二至星期天9:

00——18:

00，午休12:

00—14:

00

小区项目组：

由分部经理安排休息时间，行政部定地抽查某个分部员工的在岗情况

第二条员工上下班时必须签到、签退。

统一在行政部签，遇公事外出迟到公司，提前向行政部经理或直属分部经理说明。

第三条员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。

迟到：

上班时间开始后1小时以内未到岗者。

如电话请假经分部经理批准后补办手续的，计半天事假；未请假者计旷工半天。

早退：

下班时间结束前1小时内提前离开公司者。

下班提前1小时以上离开、经分部经理批准的，按事假计；未请假者计旷工。

旷工：

上班时间开始后1小时以上未到公司者，下班时间结束提前1小时以上离开公司者；超过迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假的，记半天至一天旷工；以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班，经查不实的，假期届满未续假不到岗者；代人签到、签退或伪造出勤记录者，经查明双方均按旷工论处。

病假：

提前以口头或书面形式通知行政部（视病情严重程度决定请假形式），设计师病假在两天以内由分部经理批准，登记考勤表，两天以上报总经理批准。

病假结束后需到行政部进行销假，销假时必须出具有关证明、否则按事假处理。

事假：

两天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理批准后方可休假，报行政部备案；特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内向分部经理请假，并在上班后补办请假单；事假两天以上者，需提前由本人填写请假单，分部经理签字报总经理批准后方可按事假处理；未按上规定办理的，均按旷工处理；年度内累积事假超过15天的，本年度若再休事假按双倍扣发工资；年度内累积休假超过30天的，予以辞退。

第四条违反纪律规定：

1．迟到、早退：

次数

第一次

第二次

第三次

第四次

第五次

罚款

10元

20元

30元

按旷工一天计

辞退

旷工：

1旷工一天以内的，扣除当天工资。

2旷工两天或以上的扣除当天工资并口头警告（情节严重者另行处理）

2．事假：

1当月事假累计不超过三天：

扣除假期工资。

2当月事假累计为四天或以上：

扣除假期工资。

本月不在允许任何假期。

3．病假：

1当月病假累计不超过三天：

扣除假期工资。

2当月病假累计为四天或以上：

扣除假期工资。

本月不在允许任何假期。

（具情况而定）

4．自动离职：

自动离职的，视同放弃所有未结款项。

会议管理制度

会议是公司议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。

会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。

过多的会议必然导致形式主义、官僚主义，既耽误工作时间，影响工作效率，又增加行政管理费用。

因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量，讲求质量，提高会议效率，为此，特制定本制度。

第一条会议构成

公司会议由总经理会、各部门主管构成。

第二条会议内容

1、总经理会议：

每月至少召开一次。

会议内容：

1讨论、制定公司一定时期经营策略。

并就一定时期工作事项做出研究、决策、部署和安排。

2研究、分析公司在近期在经营发展中出现的重大情况和重要问题，并制定解决措施与方案。

3研究制定总业务目标、长期、近期规划及执行计划。

4评估各部门的工作表现，检查及修正各经理及其所属人员的委任。

5部署各部门工作，并予以支持引导。

2.公司例会：

每周召开一次，每周二下午5点举行，由总经理主持，参加人员为公司各部门经理。

会议内容：

①总经理传达任务，落实做出的决议、安排。

②部门经理汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。

③各部门经理概述下周工作计划，具体实施步骤与完成日期。

④由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。

3.会议：

每周至少举行两次。

由部门负责人主持。

市场部会议：

每周五下午5点行，

会议内容：

参会人员为市场部主管（设计部、工程部、市场部联合会议根据需要另行确定）

①汇报本周工作进展情况，分析、解决本周工作中出现的问题。

②提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题。

由部门经理对本周各部门工作进行讲评，提出下周工作要点，进行布置和安排。

4、设计师工作会议

主旨：

设计师与各部门的沟通了解，提高设计师的签单力度。

时间：

每周五上午9:

30举行，主持人为分部经理。

1与会人员：

设计总监、设计师。

会议内容：

2总结近期设计的工作情况，针对设计师出现的问题，提出公司的处理意见。

3听取设计师对公司工作的意见和建议，并给予相应答复。

办公室规范管理制度

为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次，特制定如下管理制度。

第一条仪表规范

1、总体要求：

得体、协调、整洁、大方。

2、员工上班必须穿公司定制的工服，佩戴公司胸牌，胸牌应佩戴在左胸前适当位置处。

3、头发干净，梳理整齐，男员工头发不过耳；女员工头发整洁，整披肩或捆扎起，不得做奇异发型。

4、服饰熨烫平整、挺括、干净整洁，领带正挺。

5、皮鞋亮净。

6、女员工上班提倡化妆，饰物佩戴得当。

第二条办公室规范

1、办公桌：

桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外，不允许放其他物品。

2、辅桌：

放文件夹、少量工具书、工作记录本。

3、坐椅：

靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；

4、垃圾篓：

罩塑料袋，置于办公桌下右前角。

5、报刊：

必须放上报架，或阅毕后放入办公桌内；

6、饮水机：

放指定地点，不得随意移动。

第三条语言规范

1、交往语言：

您好，早上好，再见，请问，请您，劳驾您，麻烦您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；

2、电话语言：

电话铃响三声内接起，先报“您好！

祥和园装饰”。

请问，谢谢，再见。

3、接待语言：

您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，打扰您，好的，行。

第四条行为规范

1、坚守工作岗位，不能串岗、脱岗；

2、上班时间不能看报纸、玩游戏、吃零食或做与工作无关的事情；

3、接待来访和业务洽谈，在接待处或会议室进行。

4、不利用公司的电脑上网聊天，打游戏，做与公司无关的事，发现一次，罚款20元。

5、吸烟请在吸烟区，不得在办公区域内吸烟。

发现一次，罚款20元。

6、根据《清洁值日轮流表》，值日人员必须按要求打扫办公室清洁卫生。

7、纸杯是为客户提供的，故公司员工不得使用公司纸杯，饮水者自带水杯。

8、严守考勤制度，不得代人签到、签退。

9、节约用水、用电，最后一个离开公司者检查水、电、气是否彻底关闭。

10、不将公司的烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。

11、爱护公司花草树木，不得人为损坏。

合同管理制度

为规范合同管理工作，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规规定，结合本公司实际情况，制定本制度。

第一条：

公司合同包括

1.公司与客户签订的装饰、施工工程合同。

2.公司与材料供应商、物品供应商、印刷制作商、合伙合同。

第二条：

合同的起草　

1．由项目负责人负责起草，凡有国家印制的专业规范合同，应优先采用。

2．语言应严谨、简练、准确，意思表示清楚，不模棱两可，令人产生歧义。

3．合同文本应当正式打印或印刷制成。

合同文字除标准用二号黑体外，其余文字内容统一用小二号宋体。

4．合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。

5．同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。

第三条：

合同签定的形式

1．除即时清结者外，一律采用书面形

2．合同一式两份，公司与另一方各保存一份。

第四条：

合同的保管

1．与客户签定的装饰施工合同，合同当事人签定后，交行政部统一分类登记编号，行政部登记后，交财务部会计统一保管。

2．与合作单位签定的材料采购、合作合同，合同当事人签定后，交行政部统一分类登记编号，行政部登记后，交财务部会计统一保管。

3．公司与员工签定的合同，行政部统一登记编号，并负责保管。

第五条：

合同的借阅

1．合同当事人或与履行合同相关的公司人员，需借阅合同者，在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。

2．凡与合同无关，因工作需要借阅合同者，除在具体保管合同的部门履行签字手续外，还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。

物品领用管理制度

第一条物品类别

1．办公用品：

包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹等公司出资购买的办公用品。

2．公用物品：

包括订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀下车等物品。

3．电脑耗材：

包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸，其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。

第二条领用原则

1．办公用品：

1实行个人领取，自行保管，遗失自负，浪费惩罚的原则。

2本人根据工作需要，提出申请，经部门经理同意，到行政部库管处领取。

2．公用物品：

1每个部门（分部）领取一套作为公用。

由部门（分部）经理统一领取，并负责保管。

2部门经理督促本部门员工合理使用，不得浪费，不得带回家或从事私人业务。

行政部不定期进行抽查盘点，违反者将予以重处。

3．电脑耗材：

1实行个人领取，自行保管，遗失自负，浪费重处的原则。

2各分部根据当月情况，预测下月工作量，于每月26日——30日向行政部提交下月采购申请。

3拟出下月采购清单，交行政部经理签字审批。

4行政部经理签字审批后，将进行采购。

5每月初第一周，各部门（主要为设计部）员工到行政部领取当月所需电脑耗材，并按领料程序签字。

6部门经理督促本部门员工合理使用，不得浪费，不得从事私人业务。

行政部不定期进行抽查盘点，违反者将予以重处。

第三条领用程序

1．员工领用物品时，填写《领料单》，经部门经理签字后，向行政部领取。

2．部门经理领用材料时，填写《领料单》，经行政部经理同意后，向行政部领取。

3．行政部接到《领料单》，在《材料领用登记表》填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途，领料人签字后，方可发放物品。

4．应急需领用物品，其《领料单》由行政部经理或副总经理签字，并用单据注明，方可领用。

5．物品属自然磨损者，则以旧换新；凡属遗失或被盗者，及时报行政部备补，并按原价赔偿。

清洁卫生管理制度

第一条办公区域是公司职员进行日常工作的区域，清洁卫生的好坏，直接影响到公司形象和职员工作情绪，为此，特制定此制度。

第二条本公司清洁范围包括：

设计部、行政部、卫生间及办公区域内所有角落。

清洁内容：

办公桌、椅、沙发、地面、墙面、窗户、阳台、灯具、文件柜、电脑、传真机、打印机等所有置于办公区域内的物件。

第三条本公司清洁卫生由各部门人员分区域轮流值日打扫，每日轮流值日、详见《清洁值日轮流表》，值日人员须按如下标准进行清扫：

地面：

无纸屑碎末，无油渍，无污痕，整洁通透。

桌面：

无明显灰尘，无油渍污痕，桌上物件分类整齐摆放，物见本色。

椅、沙发：

无明显灰尘，无污垢，摆放端正整齐。

玻璃窗：

光洁锃亮，无水渍、无污痕和灰尘，做到窗明几净。

电脑、打印机等固定设备设施：

无灰尘，无污垢，使用专用清洁剂清扫，物见本色。

卫生间：

地面无水渍污痕，无杂物及明显污痕，洗手台整洁干净，台面无污物水渍，物件摆放整齐，通风透气。

第四条公司盆景、花木植物由行政部统一管理，值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。

第五条行政部不定期对办公区域的卫生进行检查，并在例会上公布检查结果。

检查结果作为个人绩效考核的依据。

对三次以上检查不合格者，惩以罚款10元。

奖惩制度

一、奖励

奖励分为四种：

嘉奖、记功、记大功、奖金。

1、嘉奖

（1）出色完成公司领导指派的重要任务者；

（2）圆满完成重大项目未出差错者；

（3）对操作技术或管理制度建议改进，经采纳施行，著有成效者。

（4）为公司节约成本，合理利用电脑耗材、办公用品，充分利用废弃品，成绩显著者；

（5）检举违规或损害公司利益者；

（6）全心全意服务，有具体事迹者；

（7）遇有困难，勇于负责，处理得当者。

（8）其它突出事迹应予奖励者。

2、记功

（1）节约物料或对废品利用，著有成效者。

（2）发现职责外问题，予以报告或妥为防止损害足为嘉许者。

3、记大功

（1）遇有意外事件或灾害，奋不顾身、不避危难，因而减少损害者。

（2）维护公司重大利益，避免重大损失者。

（3）有其他重大功绩者。

4、奖金

（1）对公司有特殊贡献，足为全公司同仁表率者，奖现金200元。

（2）一年内记在功二次者，奖现金300元。

（3）服务年满三年，成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者，奖现金500元。

5、职员惩罚分下列五种：

（1）警告：

每次减发奖金二十元，并于年终奖金时一并减发。

（2）记过：

每次减发奖金三十元，并于年终奖金时一并减发。

（3）记大过：

每次减发奖金五十元，并于年终奖金时一并减发。

二、开除、解雇

1、有下列情形之一者，予以警告：

（1）违反公司管理规定，情节轻微者；

（2）着装不整或不佩戴规定标志、员工牌；

（3）不能按时完成工作任务者；

（4）因过失导致工作失误，情节轻微者；

（5）不服从上级合理指示，情节轻微者；

（6）浪费公物，情节轻微者；

（7）上班时间、躺卧休息，擅离职守，怠忽工作者；

（8）破坏环境者；

（9）说长道短，影响团结者。

2、记过

（1）违反公司管理规定，不听劝阻者；

（2）在工作场所喧哗、嘻戏、吵闹、妨碍他人工作而不听劝告者；

（3）对同仁恶意攻击或诬害，伪证，制造事端者；

（4）投机取巧，谋取非法利益者；

（5）因疏忽或过失使公司遭受损害或伤及他人者；

（6）未经许可携带外地人入公司闲谈。

3、记大过

（1）擅离职守，致公司蒙受重大损失者；

（2）违反公司管理规定，顶撞、污辱管理人员者；

（3）泄露公司重要机密者；

（4）遗失经营的和重要文件、机件和其它物品；

（5）一个月内旷工达五日者；

（6）电脑等具技术性设备，非经使用人员及主管同意，擅自操作并造成损害者。

（7）拒绝听从主管人员合理指挥监督，经劝告仍不听从者；

（8）其他重大违规行为者。

4、开除（不发资遣费）

（1）对同仁暴力、恐吓，严重妨碍工作者；

（2）在公司内殴打他人或相互殴打者；

（3）故意损坏设备或财物者；

（4）张贴、散发煽动性文字，图画破坏劳资感情者；

（5）偷盗同仁或公司财物者；

（6）侵占、贪污公司财物者；

（7）无故损毁公司财物，损失重大或第二次损毁、涂改重大文件或公物者；

（8）未经许可兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者；

（9）在公司服务期间受刑事处分者；

（10）一年内记大过满二次，功过无法平衡抵消者；

（11）无故连续旷工三日或全月累积旷工六日或一年内旷工达十二日者；

（12）伪造、编造或盗用公司印信者；

（13）在工作场所内制作私人业务或唤使他人制作业务者；

（14）故意泄露公司技术，营业上的机密致使公司蒙受重大损失者；

（15）其他违反法令或劳动法或本制度规定情节重大者。

档案保密制度

1、档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理，所有档案分为三类：

一般档案、保密档案、绝密档案。

一般档案各部门经理均有权查阅；保密档案各部门经理如要查阅的，必须由行政部经理签字才能查阅；绝密档案一般不准任何人查阅（注：

总经理除外），如有特殊情况需要查阅的部门经理，必须要总经理签字同意，且必须在行政部所指定的地点进行查阅，公司档案不准任何人带出公司。

2、除本部门工作人员外，未经许可，任何人不得私自进入其他办公场所，未经许可，不得使用其它部门人员电脑，不得查看U盘、光盘及软盘中的文件资料，更不能翻阅、抄录其他部门资料。

3、在打印、复印文件或资料中，应树立保密意识，不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员，打印、复印错误的重要文件应及时销毁，不得乱丢乱放。

4、负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识，不得向任何人有意无意泄露公司的机密。

公司员工应做到“不该说的话不说”，“不该问的事不问”。

废旧文件不得随意丢弃，经公司认定作废的文件应定期销毁。

5、公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。

6、财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料，不得将公司机密泄露给予任何人。

7、合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则，各种资料应妥善保存，更不能泄露给其他人。

8、凡重要文件，未经上级允许，不得复制、抄录。

9、员工的薪金、奖金公司予以保密，严禁任何人互相打听、攀比。

10、不得向无关人员泄露商品进价和公司的重要数据资料，做好保密工作。

11、员工应尽忠尽职、努力工作，珍惜公司信誉，工作中不得泄露公司商业秘密或资料。

以上各条，公司员工应倍加注意，若有违犯，视情节给予警告、扣分、记过、记大过，或处以50元以上的罚款。

情节严重者给予辞退或开除处理，如给公司造成直接经济损失，公司保留依法追究刑事责任之权力。

盛世装饰行政部

2011年12月18日