笔试第2次课讲义.docx
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笔试第2次课讲义
第2章数据库和表
历年笔试所占百分比
2009年9月
2010年3月
2010年9月
2011年3月
平均值
12%
8%
8%
8%
9%
知识要点
一、创建数据库
在使用Access实际地建立构成数据库的表、窗体和其他对象之前，设计数据库是很重要的。
无论是使用Access数据库或是Access项目，合理的设计是创建数据库的基础。
只有合理的设计，数据库才能有效地、准确地、及时地完成所需的功能。
1、数据库设计的步骤
数据库设计一般要经过：
确定创建数据库的目的、确定数据库中需要的表、确定该表中需要的字段、确定主关键字和确定表之间的关系等步骤，如图2-1所示。
A.确定创建数据库的目的
设计数据库的第一个步骤是确定数据库的目的及如何使用。
用户需要明确希望从数据库得到什么信息，由此可以确定需要什么主题来保存有关事件（表）和需要什么事件来保存每一个主题（表中的字段）。
与将使用数据库的人员进行交流。
集体讨论需要数据库解决的问题，并描述需要数据库生成的报表；同时收集当前用于记录数据的表格，然后参考某个设计得很好且与当前要设计的数据库相似的数据库。
B.确定该数据库中需要的表
确定表可能是数据库设计过程中最难处理的步骤。
因为从数据库要获得的结果、要打印的报表、要使用的格式和要解决的问题中不一定能够提供用于生成表的结构线索。
不必使用Access来设计表。
实际上，先在纸上草拟并润色设计可能是较好的方法。
在设计表时，应该按以下设计原则对信息进行分类。
（1）表不应包含备份信息，表间不应有重复信息。
因此，关系数据库中的表与常规文件应用程序中的表（例如，电子表格）有所不同。
（2）如果每条信息只保存在一个表中，只需在一处进行更新，这样效率更高，同时也消除了包含不同信息的重复项的可能性。
例如，要在一个表中只保存一次每一个客户的地址和电话号码。
（3）每个表应该只包含关于一个主题的信息。
（4）如果每个表只包含关于一个主题的事件，则可以独立于其他主题维护每个主题的信息。
例如，将客户的地址与客户订单存在不同表中，这样就可以删除某个订单但仍然保留客户的信息。
C.确定表中需要的字段
每个表中都包含关于同一主题的信息，并且表中的每个字段包含关于该主题的各个事件。
例如，客户表可以包含公司的名称、地址、城市、省和电话号码的字段。
在草拟每个表的字段时，请注意下列提示：
（1）每个字段直接与表的主题相关。
（2）不包含推导或计算的数据（表达式的计算结果）。
（3）包含所需的所有信息。
（4）以最小的逻辑部分保存信息（例如，名字和姓氏而不是姓名）。
D.确定主关键字
Access为了连接保存在不同表中的信息，例如将某个客户与该客户的所有订单相连接，数据库中的每个表必须包含表中唯一确定每个记录的字段或字段集。
这种字段或字段集称作主键（主关键字）。
E.确定表之间的关系
因为已经将信息分配到各个表中，并且已定义了主键字段，所以需要通过某种方式告知Access如何以有意义的方法将相关信息重新结合到一起。
如果进行上述操作，必须定义Access数据库中的表之间的关系。
F.优化设计
在设计完需要的表、字段和关系后，就应该检查该设计并找出任何可能存在的不足。
因为在现在改变数据库的设计要比更改已经填满数据的表容易得多。
用Access创建表，指定表之间的关系，并且在每个表中输入充足的示例数据，以验证设计。
可创建查询，以是否得到所需结果来验证数据库中的关系。
创建窗体和报表的草稿，检查显示数据是否是所期望的。
最后查找不需要的重复数据，并将其删除。
如发现问题，修改该设计。
G.输入数据并创建其他数据库对象
如果认为表的结构已达到了设计规则，就应该继续进行并且在表中添加所有已有的数据，然后就可以创建所需的任何查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。
2、数据库的创建
创建数据库有两种方法，第一种是先建立一个空的数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象；第二种是使用"数据库向导"，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型，并创建所需要的表、窗体和报表。
第一种方法比较灵活，但是用户必须分别定义数据库的每一个对象；第二种方法仅一次操作就可以创建所需要的表、窗体和报表，这是创建数据库最简单的方法。
A．创建空数据库
（1）在第一次启动Access时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。
如果此对话框显示，请单击"空Access数据库"选项，然后单击"确定"按钮。
如果已经打开了数据库或当Access打开时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的"新建数据库"按钮
，然后双击"常用"选项卡上的空数据库图标。
（2）指定数据库的名称及位置，并单击"创建"按钮。
创建空白数据库之后，必须执行其他的步骤来定义组成数据库的对象。
B.用“数据库向导”创建数据库
（1）在第一次启动Access时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。
如果此对话框显示，请单击"Access数据库向导、数据页和项目"，然后单击"确定"按钮。
如果已经打开了数据库或在Access启动时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的"新建"按钮
。
（2）在"数据库"选项卡上，双击要创建的数据库类型的图标。
（3）指定数据库的名称和位置。
（4）单击"创建"按钮启动新建的数据库。
3、数据库的简单操作
A.打开数据库
打开数据库的方法有两种：
一是在启动Access时使用"MicrosoftAccess"对话框打开；二是通过"打开"命令打开。
通过"打开"命令打开数据库的步骤如下：
（1）单击"文件"菜单中的"打开"命令。
（2）单击位置栏中的快捷方式，或在"查找范围"下拉列表框中，单击包含所需Access数据库的驱动器或文件夹。
（3）在文件夹列表中双击相应的文件夹，直到打开包含所需数据库的文件夹。
如果找不到要打开的数据库，单击"工具"按钮，然后单击"查找"
选项。
在"查找"对话框中，键入其他搜索条件。
（4）请执行下列操作之一：
如果要在多用户环境下以共享方式打开数据库，以便对数据库进行读写操作，可单击"打开"。
若要以独占方式打开数据库，单击"打开"按钮旁的箭头，并单击"以独占方式打开"。
若要以只读访问方式打开数据库，以便可对其查看而不能对其编辑，单击"打开"按钮旁的箭头，并单击"以只读方式打开"。
如果要以只读访问方式打开数据库，并且防止其他用户打开，可单击"打开"按钮旁的箭头，并单击"以独占只读方式打开"。
B．关闭数据库
当完成了数据库的操作之后，需要将它关闭。
关闭数据库的方法有如下几种：
（1）单击"数据库"窗口右上角的"关闭"按钮。
（2）双击"数据库"窗口左上角的"控制"菜单图标
。
（3）单击"数据库"窗口左上角的"控制"菜单图标
，从弹出的菜单中选择"关闭"命令。
（1）Access数据库的结构层次是
A）数据库管理系统→应用程序→表
B）数据库→数据表→记录→字段
C）数据表→记录→数据项→数据
D）数据表→记录→字段
（2）在关系数据库中，能够惟一地标识一个记录的属性或属性的组合，称为
A）关键字
B）属性
C）关系
D）域
（3）假设一个书店用（书号，书名，作者，出版社，出版日期，库存数量……）一组属性来描述图书，可以作为"关键字"的是
A）书号B）书名
C）作者D）出版社
二、建立表
1、Access数据类型
Access常用的数据类型有：
文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。
Access数据类型见表2-1。
表2-1Access数据类型
数据类型
用法
大小
"文本"
文本或文本与数字的组合，例如地址；也可以是不需要计算的数字，例如电话号码、零件编号或邮编
最多255个字符MicrosoftAccess只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。
设置"字段大小"属性可控制可以输入字段的最大字符数
"备注"
长文本及数字，例如备注或说明
最多64000个字符
"数字"
可用来进行算术计算的数字数据，涉及货币的计算除外（使用货币类型）。
设置"字段大小"属性定义一个特定的数字类型
1、2、4或8个字节。
16个字节仅用于"同步复制ID"（GUID）
"日期/时间"
日期和时间
8个字节
"货币"
货币值。
使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入。
精确到小数点左方15位数及右方4位数
8个字节
"自动编号"
在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增1）或随机编号
4个字节。
16个字节仅用于"同步复制ID"（GUID）
"是/否"
字段只包含两个值中的一个，例如"是/否"、"真/假"、"开/关"
1位
"OLE对象"
在其他程序中使用OLE协议创建的对象（例如MicrosoftWord文档、MicrosoftExcel电子表格、图像、声音或其他二进制数据），可以将这些对象链接或嵌入到MicrosoftAccess表中。
必须在窗体或报表中使用绑定对象框来显示OLE对象
最大可为1GB（受磁盘空间限制）
"超级链接"
存储超级链接的字段。
超级链接可以是UNC路径或URL
最多64000个字符
"查阅向导"
创建允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值列表中的值的字段。
在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义
与主键字段的长度相同，且该字段也是"查阅"字段；通常为4个字节
注意：
"数字"、"日期/时间"、"货币"以及"是/否"，这些数据类型提供预先定义好的显示格式。
可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置"格式"属性。
也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但"OLE对象"数据类型除外。
2、字段属性的设置
表中每个字段都有一系列的属性描述。
字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，"设计"视图下部的"字段属性"区就会依次显示出该字段的相应属性。
A.字段大小
通过"字段大小"属性，可以控制字段使用的空间大小。
该属性只适用于数据类型为"文本"或"数字"的字段。
对于一个"文本"类型的字段，其字段大小的取值范围是0～255，默认为50，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个"数字"型的字段，可以单击"字段大小"属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。
B.格式
"格式"属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。
不同数据类型的字段，其格式选择有所不同。
C.默认值
"默认值"是一个十分有用的属性。
在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。
例如：
性别字段只有"男"和"女"两种，这种情况就可以设置一个默认值。
D.有效性规则
"有效性规则"是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。
有效性规则的形式及设置目的随字段的数据类型不同而不同。
对"文本"类型字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对"数字"类型字段，可以让Access只接受一定范围内的数据；对"日期/时间"类型的字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。
E.输入掩码
在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的"输入掩码向导"来设置一个输入掩码。
对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码。
定义输入掩码属性所使用的字符见表2-2。
表2-2输入掩码属性所使用字符的含义
字符
说明
0
数字（0到9，必选项；不允许使用加号〔+〕和减号〔-〕）
9
数字或空格（非必选项；不允许使用加号和减号）
#
数字或空格（非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号和减号）
L
字母（A到Z，必选项）
?
字母（A到Z，可选项）
A
字母或数字（必选项）
a
字母或数字（可选项）
&
任一字符或空格（必选项）
C
任一字符或空格（可选项）
.,:
;-/
十进制占位符和千位、日期和时间分隔符（实际使用的字符取决于Windows"控制面板"的"区域设置"中指定的区域设置）
<
使其后所有的字符转换为小写
>
使其后所有的字符转换为大写
!
输入掩码从右到左显示，输入至掩码的字符一般都是从左向右的。
可以在输入掩码的任意位置包含叹号
＼
使其后的字符显示为原义字符。
可用于将该表中的任何字符显示为原义字符（例如，＼A显示为A）
密码
将"输入掩码"属性设置为"密码"，以创建密码输入项文本框。
文本框中键入的任何字符都按原字符保存，但显示为星号（*）
F.默认值
"默认值"是一个十分有用的属性。
在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。
例如：
性别字段只有"男"和"女"两种，这种情况就可以设置一个默认值。
3、使用“数据表”视图
（1）如果还没有切换到"数据库"窗口，可以按［F11］键从其他窗口切换到数据库窗口。
（2）请单击"对象"下的"表"，然后单击"数据库"窗口工具栏上的"新建"按钮。
（3）双击"数据表视图"选项，将显示一个空数据表。
（4）重新命名要使用的每一列：
请双击列名，键入列的名称，命名方式必须符合Access的对象命名规则，然后再按Enter键。
（5）随时可以插入新的列：
单击要在其右边插入新列的列，然后单击"插入"菜单中的"列"命令。
按步骤4中的说明重新命名列的名称。
（6）在数据表中输入数据。
将每种数据输入到相应的列中（在Access中，每一列称作一个字段）。
例如，如果正在输入姓名，将名输入在名的字段中，而将姓输入在另一个不同的字段中。
如果输入的是日期、时间或数字，请输入一致的格式，这样Access能为字段创建适当的数据类型及显示格式。
在保存数据表时，将删除任何空字段。
（7）在已经将数据输入到所有要使用的列后，单击工具栏上的"保存"按钮来保存数据表。
（8）在保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。
如果还没有输入能唯一标识表中每一行的数据，如零件编号或ID编号，它将建议选择"是"。
如果已经输入能唯一标识每一行的数据，可以指定此字段为主键。
注意：
除了重新命名及插入列外，在保存新建数据表之前或之后，也可以随时删除列或重新排序列的顺序。
4、使用“设计”视图
（1）双击"设计器创建表"，打开表"设计"视图。
（2）在"字段名称"中输入需要的字段名，在"字段类型"中选择适当的数据类型。
（3）定义完全部字段后，设置一个字段为主键。
（4）单击工具栏上的"保存"按钮，这时出现"另存为"对话框。
（5）在"另存为"对话框中的"表名称"中输入表的名称。
（6）单击"确定"按钮。
5、表间关系的概念
在Access中，每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。
表之间有3种关系，分别为：
一对多关系、多对多关系和一对一关系。
（1）一对多关系是最普通的一种关系。
在这种关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。
（2）在多对多关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。
要创建这种关系，需要定义第三个表，称为结合表，它的主键由A表和B表的外部键组成。
（3）在一对一关系中，A表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。
如果相关列都是主键或都具有唯一约束，则可以创建一对一关系。
A.参照完整性
参照完整性是一个规则系统，能确保相关表行之间关系的有效性，并且确保不会在无意之中删除或更改相关数据。
当实施参照完整性时，必须遵守以下规则：
（1）如果在相关表的主键中没有某个值，则不能在相关表的外部键列中输入该值。
但是，可以在外部键列中输入一个Null值。
（2）如果某行在相关表中存在相匹配的行，则不能从一个主键表中删除该行。
（3）如果主键表的行具有相关性，则不能更改主键表中的某个键的值。
当符合下列所有条件时，才可以设置参照完整性：
（1）主表中的匹配列是一个主键或者具有唯一约束。
（2）相关列具有相同的数据类型和大小。
（3）两个表属于相同的数据库。
B.建立表间的关系
当想让两个表共享数据时，可以创建两个表之间的关系。
可以在一个表中存储数据，但让两个表都能使用这些数据；也可以创建关系，在相关表之间实施参照完整性。
在创建关系之前，必须先在至少一个表中定义一个主键或唯一约束。
然后使主键列与另一个表中的匹配列相关。
创建了关系之后，那些匹配列变为相关表的外部键。
创建表之间的关系步骤如下：
（1）在数据库图表中，对于想要与另一个表中的相应列相关的数据库列或列组合，单击行选择器
。
（2）把鼠标指针放在行选择器上，将指针拖动到相关表上。
若要使选定的列与相关表的主键相关，可将指针拖动到相关表的标题栏上。
（3）释放鼠标按键。
这时会显示"创建关系"对话框，并且会尝试让选定的列与相关表中具有相同名称和数据类型的列相关。
（4）在"创建关系"对话框中，确保想要关联的列显示在"主键表"和"外部键表"列表中。
（5）选择"确定"以创建关系。
关系的主键一方表示为钥匙符号
。
在一对一关系中，初始化关系的表确定了主键一方。
对于一对一关系，关系的外部键一方表示为钥匙符号
；对于一对多关系，关系的外部键一方表示为无限符号
。
（1）如果字段内容为声音文件，则该字段的数据类型应定义为
A）文本B）备注
C）超级链接D）OLE对象
（2）如果在创建表中建立字段"性别"并要求用汉字表示，其数据类型应当是
A）是/否
B）数字
C）文本
D）备注
（3）下列选项中，不属于Access数据类型的是
A）数字
B）文本
C）报表
D）时间/日期
（4）下列关于0LE对象的叙述中，正确的是
A）用于输入文本数据
B）用于处理超级链接数据
C）用于生成自动编号数据
D）用于链接或内嵌Windows支持的对象
（5）下列关于货币数据类型的叙述中，错误的是
A）货币型字段在数据表中占8个字节的存储空间
B）货币型字段可以与数字型数据混合计算，结果为货币型
C）向货币型字段输入数据时，系统自动将其设置为4位小数
D）向货币型字段输入数据时，不必输入人民币符号和千位分隔符
（6）下列可以建立索引的数据类型是
A）文本B）超级链接C）备注D）OLE对象
（7）下列对数据输入无法起到约束作用的是
A）输入掩码B）有效性规则C）字段名称D）数据类型
（8）在数据表视图中，不能进行的操作是
A）删除一条记录B）修改字段的类型
C）删除一个字段D）修改字段的名称
（9）在数据库中，建立索引的主要作用是
A）节省存储空间
B）提高查询速度
C）便于管理
D）防止数据丢失
（10）定义字段默认值的含义是
A）不得使该字段为空
B）不允许字段的值超出某个范围
C）在未输入数据之前系统自动提供的数值
D）系统自动把小写字母转换为大写字母
（11）下列关于字段属性的叙述中，正确的是
A）可对任意类型的字段设置"默认值"属性
B）定义字段默认值的含义是该字段值不允许为空
C）只有"文本"型数据能够使用"输入掩码向导"
D）"有效性规则"属性只允许定义一个条件表达式
（12）邮政编码是由6位数字组成的字符串，为邮政编码设置输入掩码，正确的是
A）000000B）999999
C）CCCCCCD）LLLLLL
（13）如果输入掩码设置为"L"，则在输入数据的时候，该位置上可以接受的合法输入是
A）必须输入字母或数字
B）可以输入字母、数字或空格
C）必须输入字母A～Z
D）任意符号
（14）若设置字段的输入掩码为"####－######"，该字段正确的输入数据是
A）0755－123456
B）0755－abcdef
C）abcd－123456
D）####－######
（15）在定义表中字段属性时，对要求输入相对固定格式的数椐，例如电话号码010－65971234，应该定义该字段的
A）格式B）默认值
C）输入掩码D）有效性规则
（16）在设计表时，若输入掩码属性设置为"LLLL"，则能够接收的输入是
A）abcd
B）1234
C）AB＋C
D）ABa9
（17）输入掩码字符"＆"的含义是
A）必须输入字母或数字
B）可以选择输入字母或数字
C）必须输入一个任意的字符或一个空格
D）可以选择输入任意的字符或一个空格
（18）若将文本型字段的输入掩码设置为"####－######"，则正确的输入数据是
A）0755－abcdefB）077－12345
C）acd－123456D）####－######
（19）"教学管理"数据库中有学生表、课程表和选课表，为了有效地反映这三张表中数据之间的联系，在创建数据库时应设置
A）默认值B）有效性规则C）索引D）表之间的关系
（20）要求主表中没有相关记录时就不能将记录添加到相关表中，则应该在表关系中设置
A）参照完整性B）有效性规则C）输入掩码D）级联更新相关字段
（21）Access数据库中，为了保持表之间的关系，要求在子表（从表）中添加记录时，如果主表中没有与之相关的记录，则不能在子表（从表）中添加该记录。
为此需要定义的关系是
A）输入掩码B）有效性规则C）默认值D）参照完整性
（22）Access数据库中，为了保持表之间的关系，要求在主表中修改相关记录时，子表相关记录随之更改。
为此需要定义参照完整性关系的
A）级联更新相关字段
B）级联删除相关字段
C）级联修改相关字段
D）级联插入相关字段
（23）在Access中，参照完整性规则不包括
A）更新规则
B）查询规则
C）删除规则
D）插入规则
（24）在关系窗口中，双击两个表之间的连接线，会出现
A）数据表分析向导
B）数据关系图窗口
C）连接线粗细变化
D）编辑关系对话框
（25）在向数据表中输入数据时，若要求所输入的字符必须是字母，则应该设置的输入掩码是【8】。
三、维护表
1、删除记录
删除表中出现的不需要的记录。
2、调整表的外观
调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。
调整表外观的操作包括：
改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、设置数据表格式、改变字体显示等。
（1）在Access的数据表中删除一条记录，被删除的记录
A）可以恢复到原来位置
B）被恢复为最后一条记录
C）被恢复为第一条记录
D）不能恢复
（2）在Access中,如果不想显示数据表中的某些字段,可以使用的命令是
A）隐藏B）删除C）冻结D）筛选
四、操作表
1、查找数据
在Access中，查找或替换所需数据的方法有很多，不论是查找特定的数值、一条记录，还是一组记录，可以通过滚动数据表或窗体，也可以在记录编号框中键入记录编号来查找记录。
使用"查找"对话框，可以寻找特定记录或查找字段中的某些值。
在Access找到要查找的项目时，可以在找到的各条记录间浏览。
在"查找和替换"对话框中，可以使用通配符，见表2-4。
表2-4通配符的用法
字符
用法
示例
*
与任何个数的字符匹配，
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