董事长秘书岗位规划03解析.docx

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董事长秘书岗位规划03解析

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目录表

章节号

标题或内容

页次

1

岗位自画像

2

岗位职责

3

职能实现评估

4

职能改善计划

5

2015年度改善计划

6

岗位素质模型

7

岗位素质测评

8

个人成长计划

第一节

岗位自画像

一、组织关系定位

二、职能定位

1、主要职能：

维护总经理形象，规范总经理行为，为总经理提供完备的秘书服务。

2、需要接受的监督和指导

日常工作需要接受主管总经办的执行副总的监督和指导，原则上要求做到过程有记录、定期有总结。

第二节

总经理秘书岗位职责

□岗位名称：

董事长兼总经理秘书

□直接上级：

执行副总

□直接下级：

无

□发展方向：

行政管理类部门经理如客服经理、资源管理经理、行政部经理、总经理助理等

□岗位任务

是总经理手和眼睛的延伸，维护总经理形象，规范总经理行为，为总经理提供完备的秘书服务。

□岗位职责

1、总经理办公室环境维护

建立管理标准和流程，时刻保持总经理办公环境的赏心悦目和井然有序。

2、总经理客人来访接待

根据客人的类别、性质，建立来访接待基本礼仪和接待流程，确保来访接的有序性，提高客户满意度

3、需要总经理签署审阅的报表、文件的收集整理、送审、传递、归档。

3.1、根据总经理授权，会同相关部门确定需要总经理签署的流程性文件的送审和审批标准收集、复核、整理文件，并根据轻重缓急安排送审，确保总经理工作的有序性

3.2、逐步完善需要总经理审阅的职能报表体系，为总经理进行经营决策及时获取全面的内部信息。

3.3、收集整理各种行业政策、信息，期刊杂志，并定期整理成简报，为总经理提供决策提供全面的外部信息。

4、总经理办公会议管理及会议决议跟进

参与总经理办公会和其他需要总经理参与的会议，做好记录并跟踪会议决议执行。

5、公司公章及总经理印信管理

建立公章和总经理印信使用审批制度，并做好日常使用登记，确保安全、有序使用。

6、总经理个人行程安排

根据事情的轻重缓急和日常工作的需要，合理安排总经理个人行程，确保工作的有序性。

7、总经理或执行副总安排的其他事物。

按要求做好总经理或其他上级主管安排的其他事务。

第三节

职能实现评估

职能落地评估

管理责任

改善策略

规划

管理

督导

执行

1、总经理办公室环境维护

建立管理标准和流程，时刻保持总经理办公环境的赏心悦目和井然有序。

●

●

●

1、建立管理标准

2、根据标准建立管理措施

2、总经理客人来访接待

根据客人的类别、性质，建立来访接待基本礼仪和接待流程，确保来访接的有序性，提高客户满意度

●

●

●

1、建立接待标准

2、接待流程

3、需要总经理签署审阅的报表、文件的收集整理、送审、传递、归档。

3.1、根据总经理授权，会同相关部门确定需要总经理签署的流程性文件的送审和审批标准收集、复核、整理文件，并根据轻重缓急安排送审，确保总经理工作的有序性

●

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●

1、总经理权限表

2、流程文件送审要求和审批标准

3、文件送审管理要求

3.2、逐步完善需要总经理审阅的职能报表体系，为总经理进行经营决策及时获取全面的内部信息。

●

●

1、根据各部门规划职能报表名录

2、确定报表格式，及申报时效

3.3、收集整理各种行业政策、信息，期刊杂志，并定期整理成简报，为总经理提供决策提供全面的外部信息。

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1、外部文控管理

2、总经理简报制作说明

4、总经理办公会议管理及会议决议跟进

参与总经理办公会和其他需要总经理参与的会议，做好记录并跟踪会议决议执行。

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1、总经办公会会议管理办法

2、需要总经理参会的管理流程

3、会议决议执行记录，及扣分标准（管理层季度考核分）

5、公司公章及总经理印信管理

建立公章和总经理印信使用审批制度，并做好日常使用登记，确保安全、有序使用。

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1、行政及执行副总确定管理及考核标准

6、总经理个人行程安排

根据事情的轻重缓急和日常工作的需要，合理安排总经理个人行程，确保工作的有序性。

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●

1、总经理行程安排说明及安排原则

2、各项目详细说明

及具体管理措施

7、总经理安排的其他事物。

按要求做好总经理安排的其他事务。

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●

第四节

职能改善计划

1、改善规划

2、不重复：

根据岗位定位，做好董事长秘书工作需要的岗位支持

职能落地评估

管理责任

职能支持

规划

管理

督导

执行

1、总经理办公室环境维护

●

●

●

1、执行副总协助建立管理标准

2、清洁工及办公室助理，前台文员协助做好执行工作

2、总经理客人来访接待

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●

3.1、根据总经理授权，会同相关部门确定需要总经理签署的流程性文件的送审和审批标准

●

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●

1、行政总监拟定总经理权限表

2、执行副总建立需要总经理审批的文件的送审标准和审批标准

3、执行副总组织人力，财务部门确定各部门职能报表内容及格式要求

3.2、逐步完善需要总经理审阅的职能报表体系，为总经理进行经营决策及时获取全面的内部信息。

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●

3.3、收集整理各种行业政策、信息，期刊杂志，并定期整理成简报，为总经理提供决策提供全面的外部信息。

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1、执行副总提出具体要求

4、总经理办公会议管理及会议决议跟进

参与总经理办公会和其他需要总经理参与的会议，做好记录并跟踪会议决议执行。

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●

1、会议决议需经执行副总审核后发布

2、

5、公司公章及总经理印信管理

建立公章和总经理印信使用审批制度，并做好日常使用登记，确保安全、有序使用。

●

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●

1、行政及执行副总确定管理及考核标准

6、总经理个人行程安排

根据事情的轻重缓急和日常工作的需要，合理安排总经理个人行程，确保工作的有序性。

●

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1、执行副总协助确定总经理工作项目列举，轻重缓急标准，及安排原则

2、每天行程表需经执行副总签字

3、瓶颈疏导

瓶颈事项

现状说明

改善措施

时间不够

1、流程性工作可要求办公室助理协助执行

2、接待及信息收集工作可委托前台协助

能力瓶颈

1、执行副总会同行政副总根据岗位素质模型，拟定个人成长计划

4、聚集改善—嘿嘿，这就是你今年的年度计划！

第五节

2015年职能改善计划

编制单位：

总经理秘书编制时间：

2015年03月21日审批：

审核：

确认：

制表：

总经办

序号

项目

项目/目标

序号

措施

责任人

协助人

1季度

2季度

3季度

4季度

备注

1

流程文件送审标准及审批标准

总经理权限表

1

确定总经理人事，财务，经营权限表及说明

行政总监

执行副总

权限执行盘点

2

根据权限表，盘点权限行使情况

执行副总

行政总监

3

授权形式改善计划及落实

4

委托执行权限稽核

流程文件送审标准及审批标准

5

需要总经理审批的流程文件送审标准和管理流程

执行副总

相关部门

6

总经理审批时效，及审批注意事项

流程文件初步把关

7

根据送审标准和审批标准进行，复核，整理文件和总经理行程安排

总经理秘书

执行副总

2

职能报表

职能报表规划

1

根据各部门职能和管理现状确定各部门需要申报的职能报表

执行副总

财务经理

2

表格设计，编号，归档，及申报责任人，申报时效

执行副总

相关部门

报表收集

3

根据管理要求跟踪报表申报，并对不按时或不按格式提交的记录好作为考核依据

董秘

办公室助理

整理归档

4

建立历史报表档案（纸质和电子档案）

3

总经理行程安排

安排原则

1

按日周月盘点需要总经理处理的各种事项，

执行副总

董秘

2

明确各事项做处置原则和时效说明，并与总经理达成一致

3

根据轻重缓急对各种事项进行排序，提炼出排序原则

疏通沟通管道

4

建立总经理与各层面员工的沟通管道

董秘

执行副总

行程安排

5

每周进行一次行程安排表，并提交执行副总审批后执行。

异常情况处置

6

如因临时情况，行程安排有变，及时通知相关部门

4

总经理简报

简报编制计划

1

确定基本内容，格式，形式

董秘

办公室助理

信息资料收集

2

明确各类信息收集的相关管理要求和安排

简报编制要求

3

确定简报报出时间，信息反馈等

第六节

岗位胜任素质模型

—仅供参考，请根据实际情况调整

第七节

岗位胜任力测评

---请陈总根据案例和其岗位说明书拟定

1、胜任力测评流程

步骤1：

确定素质模型

用绩效评价委员会的方式来选定素质项目，和胜任及晋升得分标准

步骤2：

确定明细项目

用岗位说明书的建立来判定需要什么样的资格来做，并确定任职资格得分底线，确定晋升分数标准

步骤3：

个人素质测评

行政总监，直接主管，间接主管，人力资源经理，不少于5人进行用要素计点法来评定得分，取平均值

2、案例列举

第八节

个人成长计划—请颜总陈总根据评估结果拟定

待改善项目

现状

改善措施

时间

完成本岗工作需要提升的能力

晋升或转岗需要提升的能力