证管理制度.docx
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证管理制度
证章管理制度
一、目的:
为加强公司的证章管理工作,避免因管理不当造成损失,特制订本制度。
二、范围:
适用于公司的所有文件、证照和印章的管理。
三、职责:
1、人事行政中心负责印章的刻制、保管,检查各部门证章的保管和使用情况。
2、各相关部门及指定人员负责使用保管证章,并及时填写《印章发放(备案)登记薄》。
四、文件、证照、印章的定义:
文件及证照
公司的营业执照、组织机构代码证、资质证书等证照;
公司合同、评估报告、章程、法人身份证明及文件;
与公司有关的政府部门专门文件;
公司其它重要文件;
公司印章
指以公司名义刻制的具有法律效力的印章。
包括公章、私章、部门章、专用章等。
公章
指对外唯一代表公司形象的印章,代表企业权力、凭信和职责,是企业法人的象征。
法人章
公司法定代表人、总经理私人印章。
部门章
刻有公司部门名称的印章。
专用章
财务专用章、发票专用章、合同专用章等。
其他印章
质量章、收货专用章、业务章、出库专用章等。
印鉴
将印章盖于纸上后而形成的书面印章样板。
五、文件及证照管理
(一)文件及证照应统一存放于人事行政中心,实行专人管理,保证文件及证照的安全与完整。
(二)各部门负责办理的公司文件及证照,在办理完毕后,应及时将原件交人事行政中心保存,并做好登记手续。
(三)对文件及证照,人事行政中心需进行全程监管,对公司的重要文件及证照进行收集、归档。
各部门应配合,将留存在本部门的重要文件和证照定期移交人事行政中心,相关证照年审工作交由人事行政中心负责。
(四)借出文件和证照时,须在《文件、证照借出登记表》上注明用途,并经总经理或委托人签批后执行。
(五)各部门因公借用公司文件或证照,在办完相关事务后应及时归还。
如该部门仍需该文件或证照办理其它事务,应先退还人事行政中心登记后续借,避免在部门积压,同时让人事行政中心的保管人员了解档案或证照去向。
(六)必须爱护所借用文件或证照,不得擅自转借,不能损坏或丢失。
交还时必须当面交接清楚,保管人员如发现缺失或损坏,应及时报告有关领导。
(七)对于因使用不当或损坏、遗失等造成的损失,全部由借用人员承担,公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任,相关人员也要承担一定的连带责任。
六、印章的管理
(一)、指导思想:
公司实行严格的印章管理制度,加盖印章应填写《印章使用申请表》,报总经理或授权人批准后方可加盖印章;
(二)、印章使用范围
1、以公司名义发出的文件应加盖公司公章。
2、公司设立银行账户、与银行业务往来及开列支票,加盖公司公章、财务专用章及法人章。
3、以公司名义签订的合同,在每页中缝加盖骑缝章,有校对的地方加盖校对章,落款处加盖公司公章,视其内容加盖法人章。
严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性质的协议、备忘录、纪要等。
(三)、刻制、更换印章流程
凡需要刻制或更换印章的部门,由申请部门填写《刻制印章申请表》,经分管领导审批后,向人事行政中心提出申请,最终经总经理审批后,方可刻制或更换。
(四)、公司印章的登记保管责任
印章类别
保管责任人
保管和发放登记程序
所有
印章
指定专人
1、公司印章刻制好后,统一由人事行政中心制作印鉴;
2、印章领取人在《印章发放(备案)登记簿》签字领用,存档备查;
3、将印鉴归档保存。
(五)、公司印章使用审批规定:
印章类别
审批流程
公章
合同专用章
凡需使用公章、法人章、合同专用章,申请人必须填写《印章使用申请表》,随待批文件交总经理或委托人审批。
财务专用章发票专用章法人章
凡需使用财务专用章、发票专用章,需财务经理审批,由财务部自行保管及使用。
部门章
质量管理部印章,由部门经理审批使用。
其他印章
由公司指定人员负责保管使用,部门经理监管。
例如:
收货专用章、业务章、出库专用章、退货专用章、银行收讫章、现金收讫章等。
1、所有需盖印章的文件,均须按规定审批,不得凭私人感情、讲情面使用印章。
2、所有不属实文件均不得盖印章。
3、所有合同在盖章前,均必须交总经理或授权人审批,否则不得盖印章。
4、印章保管者外出或请假时,应将印章交部门经理或公司指定的代理人,以便他人使用。
5、特殊情况需带印章外出时,需填写《文件、证照借出登记表》提出申请,部门经理审核,总经理或授权人批准后再到印章保管人处领取。
要明确归还时间,到期后,公章保管人必须催促借用者及时归还。
6、不得私自动用印章,不得在空白信纸、信封或空白介绍信上盖章。
如对文件、资料错盖印章或多盖印章,应立即销毁。
7、公章应盖在文件正面,重要文件和所有合同应盖骑缝章。
(六)、公司印章保管的要求:
1、印章应专人保管专柜存放,使用后应及时放回原位,确保安全,保管人在《印章使用申请表》用印时签字,并妥善按月进行保管。
2、保管人员应对印章经常检查,经常清洁,以保证印章字体和图案清晰。
3、盖印位置应恰当。
若有固定或指定盖印处时,应在规定处盖印。
4、盖印图案应清晰、字迹应端正。
若文件需盖多个印章的,各印章不能交叉重叠,不能压住正文,也不能盖出纸边。
5、印章保管人员离职或工作调整,应及时移交印章,并填写《印章、证照移交记录表》。
(由部门领导和人事行政监督落实)
(七)、印章外借的规定:
1、除特许情况(如办理证件,社会保险、银行业务等)外,原则上公章、财务专用章、发票专业章不予外借。
2、如遇特殊情况需外借时,需填写《印章使用申请表》提出申请,部门经理审核,总经理或授权人批准后再到印章保管人处领取。
要明确归还时间,到期后,公章保管人必须催促借用者及时归还。
3、公司证件如营业执照、税务登记证、机构代码证等证件的管理同印章的使用管理制度相同。
(八)、除公章外的公司印章的停用和废止(公章则遵照有关法规规定)
1、公司印章获准停用后,印章保管人应及时报告上级领导。
2、按公司的规定和指示,做好公司印章的上缴、清退、存档或销毁工作。
3、换新章时应发出书面通知,并做好印鉴预留工作。
4、除特殊情况外,废止的公司印章统一交由人事行政部保存三年,然后在征得有关负责人的意见后再行处理。
5、公司印章停用后,应由人事行政做好登记工作,要登记清楚停用时间、原因等情况,并留档以备核查。
(九)、公司印章的遗失、损毁、被盗
1、公司印章遗失、损毁、被盗时,保管人应及时向上级领导报告,特殊情况需交说明原因的报告书。
2、对于因使用不当或损坏、遗失等造成的损失,全部由借用人员承担,公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任,相关人员也要承担一定的连带责任。
3、印章损坏后,应将旧章交人事行政确认处理后,方可申请刻制新章。
4、印章遗失、被盗后,应及时发出旧章作废通知,并改刻新章。
事后发现旧章时,应及时将其交上级确认并作废处理。
5、公章则遵照有关法规处理。
七、本文件解释权归公司人事行政中心。
八、本规定自发文之日起施行。
九、附件:
附件一:
《刻制印章申请表》
附件二:
《印章、证照移交记录表》
附件三:
《印章使用申请表》
附件四:
《印章发放(备案)登记簿》
附件五:
《文件、证照借出登记表》
附件一:
刻制印章申请表
申请人
时间
申请部门
印章名称
材质
形状
刻制理由
印章文字
使用范围
印章管理人
部门意见:
签字:
年月日
人事行政部意见:
签字:
年月日
总经理(授权人)意见:
签字:
年月日
移交项目名称
移交原因
(使用/停用)
移交印模(内容)
移交人签字
接收人签字
保管人签字
监交人签字:
移交时间
接受时间
附件二:
印章、证照移交记录表
附件三:
公司印章使用申请表
年月日
申请部门
经办人
是否带出
□是□否
部门领导审核
用印类别
□公章□合同专用章
用印数量
式份
申请事由
审核部门
领导审批
备注:
1、凡使用公司印章须填写此表;
2、申请事由一栏应将用印的文本名称及文本内容填写清楚;如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。
公司印章使用申请表
年月日
申请部门
经办人
是否带出
□是□否
部门领导审核
用印类别
□公章□合同专用章
用印数量
式份
申请事由
审核部门
领导审批
备注:
1、凡使用公司印章须填写此表;
2、申请事由一栏应将用印的文本名称及文本内容填写清楚;如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。
附件四:
印章发放(备案)登记簿
序号
日期
印章字样
领取部门
领取人
备注