科宇GSP管理系统养护说明书.docx

科宇GSP管理系统养护说明书.docx

《科宇GSP管理系统养护说明书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《科宇GSP管理系统养护说明书.docx（16页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

科宇GSP管理系统养护说明书

系统安装

把安装光盘放入光驱中，双击光盘中的

GSP安装程序，弹出安装向导：

初次安装用户，根据默认设置安装即可（向导中需要设置安装路径、安装选项等），点击向导中的下一步按钮，完成安装。

生成账套

系统成功安装后，在电脑桌面生成程序图标，双击桌面上图标，系统弹出账套管理对话框，

依次点击对话框右方的“连接服务器”“账套管理”“创建账套”“选择账套”完成账套创建。

◆连接服务器：

通过输入服务器地址，用户名，密码，成功登录数据库。

◆账套管理：

输入默认密码fjky,可以创建财务多账套，这个过程实际上是一个授权过程，若输入密码错误，将无法启用创建账套功能。

◆创建账套：

创建账套，实际上就是创建数据库。

◆选择账套：

进入该账套。

登录账套

在账套管理页面中，选择要登录的账套，点击“选择账套”弹出系统登录对话框，

输入正确登录信息登入，否则登录框上提示“登录失败，密码错误”信息

◆登录账套：

显示登录的账套名称

◆登录科室：

用户名所在的部门名称

◆用户名：

登录账户（默认gly）

◆密码：

登录密码（默认gly）

◆财务日期：

业务单据默认日期，默认为服务器日期

●登录：

输完以上登录信息后，点击登录按钮进入系统

●取消：

退出系统

注意：

用户名和密码有区分大小写

用户名是唯一的

主页

登录系统后，进入首页（如图），初次使用需要配置基本信息

【蓝色字体为必需配置项，公司信息】

编辑：

点击右边的编辑按钮，可以修改门店（分公司）名称，成功输入门店名称后，单击右边保存按钮。

保存：

保存修改门店（分公司）名称后的信息。

更新对应往来单位资料：

通过该功能，可以在供应商列表中自动添加本门店记录。

【蓝色字体为必需配置项，部门信息】

编辑：

点击右边的编辑按钮，可以修改部门名称，成功输入部门名称后，单击右边保存按钮。

保存：

保存修改部门后的信息。

【蓝色字体为必需配置项，商品字典信息】

“商品字典”：

定义了商品的基本资料信息，包括基本信息，价格信息，还有辅助信息，以及各仓库对应的默认仓位。

◆商品编号：

由系统自动产生，标志着商品的唯一编号，不允许修改。

◆商品编码：

内部人员自定义的商品编码，建议同品种同规格同剂型但是不同生产厂商的品种使用相同的商品编码。

◆条形码：

商品包装盒上的条形码，在零售开单中可以利用扫描抢扫描出该条形码，有利于零售开单。

◆助记码：

一般我们以商品名称中文拼音的开头一个字母合起来定义的，方便用户记忆.如葡萄糖为PTT

◆商品名称：

商品包装盒上的名称，如实填写。

◆通用名：

指商品的化学成分。

◆别名：

药品的通俗名称。

◆规格：

指品种的规格，如一盒藿香正气丸里面有30粒药丸，则可以输入30s。

◆类型名称：

指商品的类型，是取商品类型设置里面的类型名称。

◆包装规格：

一般是指品种的整件的包装规格，如长*宽*高。

◆件数比例：

指商品的件数比，如果这边有输入件数比的话，在购进，购退中会根据你所输入的数量自动换算为件数。

◆允许拆零：

指的是在零售开单过程忠，该品种是否允许拆零销售，如果这边没有打勾，则该品种就不允许拆零，如果有打勾，则就允许拆零销售，同时在拆零销售的数量跟拆零比例有关系。

◆默认拆零：

是指在零售销售过程中，默认是拆零销售。

◆拆零比例：

指的是拆零之后的数量，也就是1整盒跟拆零的数量的比值。

◆折扣下限：

指限制该品种在零售开单中允许打折的最低下限。

◆标准进价：

正常情况下进货的价格，只供参考。

◆国家零价：

国家建议的零售价。

◆标准零价：

正常情况下的标准零售下，该价格也就是在零售开单中显示出来的零售价。

◆拆零价：

指拆零之后的单个价格，一般换算为标准零价/拆零比例。

◆税率：

记录该品种的税率，由这个税率，系统会算出含税成本跟未税成本价。

◆国家批价：

国家建议的批发价格，供参考价格。

◆国家零价：

国家建议的零售价格。

供参考价格

◆标准进价：

正常情况下购进的价格，供参考价格。

◆标准批价：

正常情况下的批发价格，供参考价格。

◆最低批价：

允许批发的最低价格，供参考价格。

◆保护价：

厂家要求的最低售价。

◆市标价：

该药品市级中标的价格。

◆省标价：

该药品省级中标的价格。

◆售价一，售价二，售价三：

公司内部自定义的售价情况。

◆供应价：

指该品种供应给往来客户（一般指批发企业或者零售门店）的价格。

◆调拨价：

公司内部之间，公司与分公司之间互相调拨的价格。

◆最高售价：

公司内部自定义的最高售价级别。

◆会员价：

零售门店中针对到内部会员的价格。

◆内部要货价：

公司内部仓库与仓库之间互相调货的价格。

◆整件仓位：

记录该品种的末次入库的整件仓位。

◆零散仓位：

记录该品种的末次入库的零散仓位。

◆药品级别：

根据药品的属性将药品分成不同的级别，控制销售人员及其往来单位的销售和采购

◆器械级别：

根据器械品种的属性将器械品种分成不同的级别，控制销售人员及其往来单位的销售和采购

◆质量标准：

验收人员用于判断该药品质量是否合格的依据，通常是依照中华药典里面的判定标准，如：

中国药典2000版

◆检验类别：

一般注射剂需要澄清度检测，而中药和重要饮片则需要做重量装量差异检测，用户可以根据实际进行选择，这里选择可以控制到该品种在购进是生成相应的检验记录。

◆进口药：

标志该品种是否为进口药，如果是进口药的必须填写进口药品注册证，同时在验收的时候需要填写通关检验报告书。

◆医保药：

标志该品种是否属于药品药。

◆滞销比：

业务库存与销售量的比值。

◆脱销比：

销售量与业务库存的比值。

◆预警天数：

指在药品到有效期之前多少天提醒用户进行对该药品进行处理，防止药品过期了还不知道，保证药品的质量。

◆存放条件：

该品种所要求存放的条件，如：

阴凉，避光等。

◆贵重级别：

内部自定义品种的贵重级别，如果是贵重品种的话，在验收，入库，出库的时候要求双人双验，双人双核。

◆需建档：

定义在验收的时候是否需要建立质量档案。

◆最高售量：

定义该品种一次性只能销售的最高销售数量。

◆特殊药：

定义该品种是否是特殊药品。

◆允许负库存：

定义该品种是否允许负库存，如果允许的话，在零售单中可以不控制库存，

◆处方药：

定义该品种的药品是否为处方药。

◆重点养护：

定义该品种是否为重点养护品种，如果是重点养护品种的话一个月需养护一次。

◆是否弃用：

定义了该品种是否为弃用品种，表示公司不再经营此品种。

为弃用品种的话不允许再次购进，但是目前的库存却可以继续销售出去。

◆专柜药：

定义该是否为专柜药，为专柜药的品种不涉及到库存，同时在零售开单的时候，在输入商品编码之前必须加“/”，表示为专柜药品。

◆gmp认证：

定义该品种是否已经通过gmp认证。

◆统计大类：

根据财务的核算可以分为如：

中药、中成药、西药

◆是否中标：

定义该品种是否为中标药，如果为中标药品的话还需填写中标序列号。

◆复制：

复制当前选中的一条记录。

◆合并重复：

合并商品资料中重复的记录。

如：

同一个品种却在商品资料里面输入了多次，导致库存品种没有合在一起，那么执行了合并重复的操作后，会把多余的一条记录给删除掉，同时该品种的相关的记录将被合并掉，包括购进，销售，购退，零售，盘点等单据。

◆新生产厂商：

打开厂商字典，可以新增加新的新生产厂商资料。

◆更新助记码：

填补空的助记码信息。

【蓝色字体为必需配置项，往来单位信息】

往来单位字典”：

定义了公司往来业务单位的基本信息，方便以后的业务流程和汇总报表。

包括该往来单位的基本资料，辅助信息，往来单位对应的业务员。

◆单位编码：

由公司对该客户的自定义的一个编码，编码唯一，不可重复。

◆经销商级别：

自定了该往来单位的经销商级别。

◆对应业务员，定义了本公司负责该往来单位业务的人员。

◆售价级别：

即以后销售开单时，对该往来单位以这个销售级别来默认销售价。

◆打印票据：

定义了在销售开单中，该往来单位默认打印的票据类型。

◆信用额度：

定义了允许该往来单位可以最大数量的拖欠金额。

◆客户性质，客户类型和业务类型：

定义了该往来单位对本公司而言的性质。

◆信用期限：

定义了允许该往来单位可以拖欠金额的最高期限。

◆信用检查类型：

定义了该往来单位的信用检查类型。

复合检查：

即有对信用额度进行控制，也有对信用期限控制，只要有一个条件达到最大限度，则就不允许再销售品种给该往来单位；信用期限检查：

只对信用期限进行限制，不考虑信用额度；信用额度检查：

与信用期限相反，只控制到信用额度进行检查。

◆单位别名：

当检查窗口中打勾，且系统处于检查状态的情况下，该往来单位的名称将被该别名替换，相关的单据的单位名称也会被替换掉。

◆是否现金客户：

定义该往来单位对本公司而言，是否是现金，在财务收款中有提示

◆附件：

指上传相应的文件，如该往来单位的营业执照，或者是GSP认证证书等。

◆合并重复：

与商品字典中的【合并重复】按钮一样，合并相同的往来单位，并把重复的往来单位的相关记录用原来的进行替换。

◆更新助记码：

指的是由系统自动生成助记码，主要是针对那些助记码为空的往来单位。

：

◆查找：

指查找出该业务员所负责的往来单位。

注意　配置信息是开始应用系统的准备工作，为了保证以后更加简单，准确的使用系统，请详细准确录入基础资料；

除蓝色字体配置选项外，其他配置依个人所需而定，如仓库片区等；

药品养护

药品养护，顾名思义，就是对仓库内的药品或柜台在售药品进行养护，保证药品质量合格。

药品养护根据药品属性分为重点药品养护和普通药品养护：

A.重点药品养护：

是对重点养护的品种进行确认，重点养护的品种需要每个月都要至少进行一次养护。

B.普通药品养护：

是对普通药品养护所做的记录，跟“重点药品养护检查记录”是一样的

哪类药品应该设置成重点养护品种呢？

一般来说，对于容易发生质量问题的和曾经发生过质量问题的药品应设置成重点养护，GSP管理系统中，以下几个途径会自动将药品设置为重点养护品种

●普通药品养护，检查出不合格药品，暂停发货品种

●采购进货，验收入库，不合格药品品种

●销售退货，验收入库，不合格药品品种

在开始讲药品养护之前，先看一下仓库温湿度养护，仓库温湿度养护就是对仓库温湿度进行跟踪记录。

点击“库房温湿度记录单”菜单进入该功能，如图：

库房温湿度是以天为单位的，每天记录两次，早上一次，下午一次，最大限度保证药品储存环境达到要求。

打开窗口，上面是记录仓库的库区，已经月份，同时记录该库区标准的温湿度的记录。

之后在下面明细中，记录每天的温湿度，一天两次，分上午跟下午两次，如果有超标的话，那么就要记录相应的采取措施，如开空调等，最后点击保存即可。

如果需要打印的话，那么就点击打印按钮。

注意：

温湿度记录数据可以传给药监，供药监部门实时查看。

接下来看一下怎么设置成药品养护重点还是普通，可以通过以下图示功能进行操作，如

重点养护品种确认是对重点养护的品种进行确认，重点养护的品种需要每个月都要至少进行一次养护，同样该菜单也可以取消品种为非重点养护品种

各功能按钮标识：

◆打印：

打印出重点养护品种确认表。

◆增加：

重新增加一条记录。

◆复制：

复制当前所选的记录，已经确认的记录是不允许复制的。

◆保存：

保存当前的数据。

◆确定：

对所选的记录进行确定，使之该品种为重点养护品种，同时商品资料的是否重点养护也会随之改变。

◆取消：

对所选的记录进行取消，使之该品种为非重点养护品种，同时商品资料的是否重点养护也会随之改变。

重点药品养护和普通药品养护，在这里可以进行切换，具体操作：

选择药品信息，使用药品行为灰色底纹，再点右边“确定”或“取消”按钮

注意：

若组织架构更大时，该环节中增加与确认权限可以分开，增加单据为仓库基层人员，审核单据为仓库部门主管，从而权限细分，保证数据准备性，做到错误数据能及时被发现及更正

重点药品养护：

是对重点养护品种的养护所做的记录，包括养护的数量，养护的质量情况和养护措施跟处理意见。

点击以下菜单进入重点养护品种检查记录

打开窗口，点击“编辑”，“增加”按钮，会弹出“选择本月份重点养护的品种”，如图所示，

选择这次要养护的品种，在前面的框框中打勾，然后点击“确定”，

然后根据实际情况，填写品种的质量状况和处理意见，如果是有质量疑问的话，则处理意见就选择“暂停发货”，选择“暂停发货”时，复核结构后会产生一条“药品停售通知单”和一条“药品质量复检通知单”，同时将停售品种。

重点养护品种又细分以下三种：

A重点养护品种

B近效期养护：

根据药品字典设置有效期预警天数，反推，如果在预警范围内，则提示，默认90天

C拆零养护：

药品拆分后即可生成养护

三种养护互相交叉，只需要选择一种进行养护。

注意：

一般来说，药品养护是半个月做一次，养护合格，在养护列表中标识，不合格标识为“暂停发货”,如果属于连锁企业，应通知各门店禁止出售。

普通药品养护检查记录：

是对普通药品养护所做的记录，跟“重点药品养护检查记录”是一样的。

具体操作可参考“重点药品养护检查记录”

中药饮片养护记录用于记录中药饮片的养护记录，记录中记录了中药饮片的养护日期、进货日期、生产企业、供应商、养护方法、养护设备或材料及养护员.具体操作方法可参考“重点药品养护检查记录”

药品养护相关报表：

1.近效期催销表：

“近效期催销表”：

用于做近效期药品的催销记录，由仓管员按月进行催销管理，系统根据购进时所填写的有效期及在商品资料中所填写的预警天数（由企业自行确定）来进行计算是否要催销，比如有效期为2008-01-31，预警天数为90天，那么在离有效期还有90天的时候系统会报警该药品的有效期快到了，那么催销记录就可以做了

界面如下：