北京12330分中心工作站信息管理系统建设需求.docx
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北京12330分中心工作站信息管理系统建设需求
北京12330分中心工作站信息管理系统建设需求
一、工作概述
1.1建设目标
信息管理系统建设目标为：
1.建设一套完整的分中心工作站工作平台，将分中心工作站的工作融入信息管理系统内；
2.分中心工作站通过信息管理系统的使用，不断增强分中心工作站工作人员对知识产权及中心网站的关注度。
1.2建设原则
根据信息管理系统需要实现的功能和平台总体构架，结合机构特性和业务需求，系统满足：
1.简单易用
针对分中心工作站工作人员建设和内容设计，完全基于Web的操作，所见即所得。
通用的系统设计，方便安装和对操作人员水平要求低，容易实施和使用，只要会操作浏览器就可以使用信息管理系统。
2.文件信息长期保存
对于分中心工作站一段时间内已经结束的工作，将工作记录、文件归档保存，归档内容无法删除与修改。
3.多种格式保存
信息管理系统提供多种类型文件的上传与发送，同时提供部分内容以在线填写形式保存。
4.信息传送及时、准确
在信息管理系统内传送信息、文件，由于不涉及外部邮箱等其他因素，因此信息传送要求即传即到。
5.历史记录可查询
对长期保存的文件、信息可进行查询，并进行简单统计，对文件资料可随时进行下载查看。
二、系统功能设计
2.1通知公告
此功能初期只开放北京12330向分中心工作站发布通知的功能，后期分中心工作站提出需求，也可以开放分中心工作站发布通知的功能。
通知类型分为：
会议、培训、宣传、计划、总结、其他等，每个通知必须选择一个类型。
发布通知需填写主题（如：
关于XXXX工作的通知）、摘要、工作要求，同是上传通知的电子文件。
通知正文以PDF、Word、Excel和图片格式上传，一个通知可包含1个正文和多个附件。
发布通知时默认向全部分中心工作站发送提醒信息，也可自由选择向部分分中心工作站发送提醒信息，北京12330可以看到分中心工作站的查收情况。
设计模型如下：
通知公告
发布通知
通知类型：
会议、培训、宣传、计划、总结、其他
保存信息：
主题、类型、通知说明、发布人（用户姓名）、发布时间、附件、分中心工作站阅读状态；
查看通知
2.2报送文件
北京12330及分中心工作站均可访问此功能，只开放北京12330与分中心工作站之间相互传送文件，不开放分中心工作站之间相互传送。
报送文件类型分为：
企业知识产权台账、咨询和走访记录、工作总结、网站信息等。
各类型文件按举报投诉部具体要求提示按月/季度或即时上报。
报送文件类型可以在台后设置手动添加，同时定义报送周期和模板。
以咨询记录为例进行说明，咨询记录按要求应每月以Excel形式上传一次。
咨询记录首页上半部提供咨询记录表模板的下载链接，显示从当月起，前12个月的上传状态突出显示已上传的月份；下半部显示各月上传文件的查看链接。
咨询记录上传页面中需填写主题内容、文件所属月份、文件说明（选填）、附件文件、提醒信息等。
其他类型功能与上述内容基本相同。
设计模型如下：
报送文件浏览
分中心工作站报送文件
报送周期
工作总结
每半年，按通知时间
企业知识产权台账
每半年，按通知时间
咨询和走访记录
每月
月工作情况
每月
文件类型：
工作总结、企业知识产权台账、咨询和走访记录、月工作情况
保存信息：
主题、文件类型、文件所属月份、说明、附件、报送人、所属分中心工作站、报送时间、提醒信息（含说明）
报送文件
企业台账、月工作情况等基本相同
对于总结等非周期报送的文件，可不显示报送情况。
2.3工作记录
此功能主要由分中心工作站进行操作，北京12330可随时查看已完成和正在进行的工作。
对分中心工作站组织的持续一段时间的工作进记录，以培训为例，记录内容可包括：
培训方案、培训通知、培训名单等。
一项工作创建以后，可能多次添加、修改内容，工作结束后提交全部文档，已提交的内容不能再进行修改。
设计模型如下:
工作记录
操作流程：
浏览-创建-填写基本信息-上传必要文档-工作完成提交
工作类型：
培训、座谈、宣传、其他
保存信息：
主题、类型、分中心工作站联系人、所属分中心工作站、北京12330联系人、日期、内容、邀请嘉宾、参与人员、附件
新建工作记录
增加文件
2.4文件查询
北京12330及分中心工作站都提供此功能，北京12330在查询功能中比分中心工作站增加一项分中心工作站的筛选选项。
不同类型的报送文件在各自报送功能的首页中进行设计，如：
咨询记录的查询功能在咨询记录首页中进行设计。
单独设计文件综合查询功能，对各类报送文件、工作记录中的文件进行查询，查询条件包括：
时间、关键词、文件名称等。
对通知文件的查询结果中显示对应的通知类型（会议、培训等），报送文件的查询结果中显示对应的文件类型（咨询记录、企业台账等）。
报送文件模块中新增的文件类型应具备相应的查询功能，综合查询功能中也应支持对新增文件类型的查询。
设计模型如下：
对报送文件的查询功能嵌入到相应功能中，不设计单独页面。
文件综合查询
2.5待办工作提醒
北京12330及分中心工作站都提供此功能。
待办工作包括：
未查收的信息或文件、未完成的工作记录（如工作站组织的培训等）、按周期报送但未报送的文件等。
收件人的信息或文件查收状态可反馈给发件人（系统自动）。
待办工作提醒位置：
一级导航栏目后面（实时）、登录后的首页。
待办工作提醒功能首页中显示全部未查收、未完成的内容。
未查收提醒只显示未查收的内容（通知提醒等），已收到信息中显示全部收到的信息，突出显示未查收的内容（与邮箱的显示方式相似）。
未完成工作显示工作记录模块中尚未完成的工作提醒信息，通过提醒信息可直接链接到对应的工作记录中，工作完成后不再提示。
未报送信息显示报送文件模块中需按周期报送但未及时报送文件的提醒信息，通过提醒信息可直接链接到对应的文件报送功能中，文件报送完成后不再提示。
设计模型如下：
待办工作提醒
查看提醒信息
2.6政策法规查询
汇总知识产权相关法律法规，为分中心工作站工作人员日常工作提供帮助。
以知识产权类型作为分类标准，显示方式为文字显示试，可提供附件下载。
2.7工作互动
为北京12330及分中心工作站用户提供工作沟通、问题讨论、心得交流等的互动功能，功能形式可借鉴网络聊天室的形式。
2.8后台管理
后台管理中可添加新分中心工作站、分配新用户，考虑到信息的完整性，已分配的用户不再使用系统后，只能关闭不能删除，对于已关闭的用户将无法再登录。
对上报文件的类型，可以动态增加，并支持报送周期、模板文档等设置功能。
对已填写或报送的信息，无法进行更改，出现严重错误时需由北京12330用户进行删除，删除后的内容进入回收站，而不彻底删除。
设计模型如下：
后台管理
北京12330及系统管理都可访问工作站、人员管理、上报文件类型功能；数据库备份、回收站只有系统管理能访问。
上报文件类型
2.9用户及登录
信息系统中的用户统一由系统管理用户进行手工分配，在用户登录使用过程中记录用户的登录记录、在线状态等。
用户需保存以下信息：
1.北京12330用户：
用户名、密码、姓名、电话、邮箱、在职状态、备注；
2.分中心工作站用户：
用户名、密码、姓名、电话、邮箱、所属分中心工作站、在职状态、备注；
3.系统管理用户：
用户名、密码、登录时间、登录IP。
设计模型如下：
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