招采部部门职责与工作流程.docx
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招采部部门职责与工作流程
招采部部门职责及工作流程
一、总则
1.1目的和意义
（1）为了促进项目总体目标的实现、合理控制工程成本、优化资源配置，特制定本工作职责及流程。
（2）通过本流程明确采购部的内部职责和范围，以求提高工作效率。
1.2适用范围
（1）本流程适用的项目管理阶段是：
从“获得土地使用权益”起，到“工程竣工决算完成”止，项目的全过程管理。
（2）管理范围：
公司所有开发项目所涉及的工程招标、工程服务招标（工程监理、工程检测、工程咨询等）、工程物资（材料、设备、设施）的采购、工程造价管理与成本控制。
1.3工作内容
1.3.1计划管理工作
按照需求部门要求，编制招标采购实施计划，并纳入“项目总控进度计划”范畴。
1.3.2招标、采购及合同管理工作
（1）组织进行资格审查，负责组织本地区建筑材料设备价格信息的市场调研，建立、完善和维护资料信息库；
（2）主持编制招标文件；
（3）统一发布招标信息和招标文件发放；
（4）主持答疑会议、组织现场踏勘；
（5）组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据项目公司提出招标要求，推荐选择入围投标单位；
（6）组织和参与评标、评审和合同谈判；
（7）组织商签合同；
（8）编制合同台帐，建立采购部招标采购档案。
1.3.3工程造价管理及成本控制工作
（1）负责工程方案的造价对比分析；
（2）负责设计变更、签证的造价管理；
（3）负责工程项目的预算、结算工作；
（4）编制付款台帐，并定期与财务核对。
二、工作职责
2.1招标、采购及合同管理
（1）按照需求部门提供的工程实施进度计划和需求部门的招标要求，主持编制招标文件，组织招标、评标、定标工作；
（2）发布招标信息和招标文件的发放；
（3）主持发标、答疑会议，审核投标单位资质；
（4）组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据需求部门提出招标要求，推荐选择入围投标单位报总经理批准；
（5）组织和参与评标、评审；
（6）组织签署《评标报告审批表》报总经理批准，以最终确定中标人；
（7）组织和参与合同谈判，进行合同分析和合同交底；
（8）组织和参与样板封存；
（9）组织商签合同和发中标通知书；
（10）负责收集归档有效招标资料；
（11）负责编制合同台帐；
（12）组织收取和退回投标保证金；
（13）在通用合同范本的基础上规范工程合同条款；
（14）参与工程“甲供”物资的到货验收工作。
2.2工程造价管理
（1）项目成本测算，制定目标成本；
（2）工程标底的编制与审核，编制施工图预算，进行工程进度的支付审核，工程变更及签证，工程结算的造价管理；
（3）参与施工现场的实测实量工作；
（4）审核工程竣工结算；
（5）建立工程造价档案，进行工程造价分析；
（6）编制工程款支付台帐，并定期与财务核对。
三、组织机构
招采部组织机构图
四、工作方法和程序
4.1工程招标及合同管理
4.1.1工程招标工作
严格按照公司《招标管理规定》（试行）执行：
（1）根据需求部门的需求计划，编制招标采购工作计划。
（2）组建招标小组。
（3）编制招标文件，组织招标文件在招标小组中进行会签。
（4）组织和参与资格审查，推荐符合要求的投标人报总经理批准。
（5）发放招标文件，并组织收取招标文件费、图纸押金以及投标保证金。
（6）组织和参与开标、评标及定标。
（7）组织和参与样板封存。
（8）组织和参与商签合同和发中标通知书。
（9）进行资料归档。
（10）招标过程中涉及的表格包括：
招标文件审批表
投标人资格预审情况汇总表
考察报告及考察情况会签表
评标报告审批表（中标候选单位推荐表）
中标通知书
合同审批表
（11）需求部门和管理部应在以下时间对下列文件资料完成签认（超过以下时间未进行书面确认，应视为默认，相关资料文件自行生效）：
资格审查文件：
收到后48小时内；
招标文件：
收到后48小时内；
招标答疑会会议纪要：
收到后24小时内；
对投标人考察报告：
收到后24小时内；
招标文件的补充通知：
收到后24小时内。
（12）由于需求部门的需求计划提交迟于“工程招标采购需要时间表”，而影响了工程实施，责任由需求部门自行承担。
4.1.2合同管理工作
（1）合同谈判
①负责起草合同，组织招标小组成员参加合同谈判。
②负责招标文件实质性条款和投标人承诺在合同签订中的落实情况。
③对合同谈判过程、内容进行详细记录，并作为合同交底的依据。
（2）合同签订
采购部根据总经理批准签字，办理公司内部手续，合同正式签订。
（3）合同管理
①签订后的正式合同原件（一式贰份），由采购部交管理部及财务部保存。
②合同复印件业务部门存档留用。
4.2材料、设备采购管理
4.2.1材料、设备招标采购管理
（1）组织确定招标备选供应商的范围。
（2）编制招标文件，会签通过后发出招标文件。
（3）组织和参与开标、评标及定标。
（4）组织合同授予，确定供应商并签订合同的同时，对供应商提供的产品样品进行封样备查。
封样两份，封样时要由合同双方签字并注明合同编号，产品编号。
（5）对于不便于封样的产品如设备等，采取由供应商提供详细技术参数表、图纸、彩页、照片等备查。
（6）招采部参与材料设备进场的验收工作。
4.2.2材料、设备认价管理
（1）材料、设备认价工作由采购部组织实施。
（2）需要认价的材料、设备由需求部门提出认价申请，报需求部门部长及招采部部长签字认可后进入认价程序。
认价申请中包含：
材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间要求及主体承包方推荐的合格供应商详细联系方式。
（3）招采部负责进行材料、设备供应商（含主体承包单位推荐的供应商）的初选工作；对工程关键部位、关键工序的材料、设备认价时，采购部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定；如需要考察，由采购部组织工程部、设计部、管理部共同参与，进行实地考察。
（4）原则上材料、设备的认价需要货比三家，需要提供三家以上供货信息资料。
原则上材料、设备的价格满足两家以上供应商可以采购到。
（5）招采部接到认价申请后要在后附“工程招标采购需要时间表”中规定的时间内认价完毕。
（6）招采部参与材料设备进场的验收工作。
（7）材料、设备认价工作的成果以工作联系单的形式统一呈现，统一参照后附页格式，统一编号、统一管理，需要签批的部门分别为：
主体承包方、招采部、设计部及工程部。
4.2.3材料、设备询价采购管理
（1）材料、设备询价采购工作由招采部组织实施。
（2）工程需要询价采购的材料、设备由需求部门提出询价采购申请，报需求部门部长及招采部部长签字认可后进入询价采购程序。
询价采购申请中包含：
材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间要求。
（3）招采部负责进行材料、设备供应商（含主体承包单位推荐的供应商）的初选工作；对工程关键部位、关键工序的材料、设备询价采购时，招采部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定；如需要考察，由招采部组织工程部、设计部共同参与，进行实地考察。
（4）原则上材料设备的询价采购需要货比三家。
（5）招采部接到询价采购申请后要在后附“工程招标采购需要时间表”中规定的时间内签订采购合同，确保材料、设备及时进场，保证工程进度需要。
（6）招采部参与材料设备进场的验收工作。
4.3工程造价管理
4.3.1工程标底审核
（1）工程标底的编制
工程标底的编制方式公司根据工程情况、招标要求和招标文件确定等，工程标底预算的编制的组织与实施由招采部完成。
（2）工程标底的审核
招采部负责工程标底预算的审核。
招采部根据招标进度，安排工程标底预算的编制。
在正式招标前根据工程规模、安排预算工程师及相关人员对标底进行分析审核，严格做好保密工作。
（3）工程标底成果归档
招采部对工程标底的成果文件进行整理存档保管；对借阅实行严格的登记制度，避免成果文件丢失。
4.3.2工程进度款的支付审核
（1）对工程进度款申请资料审核
①工程进度款申请资料必须有自审合格，经监理单位、甲方工程部签字（并盖章）完备的支付证书。
②所有工程进度款申请资料必须附有相应的预算书支持，预算书要有详细的编制说明、计算底稿（图形算量、手算底稿等），否则视为申请付款手续不全不予审核。
③工程进度款申请资料须附有合同复印件（加盖红章）。
④变更签证工程进度款申请资料须附有变更签证原件（或复印件加盖红章）。
⑤工程进度款申请资料须附有水电费及甲供材料清单，附当期进度款扣除说明。
⑥工程形象进度说明（三方认可）。
（2）合格工程量、工程进度款数量的审核：
①严格按照合同约定的工程款支付方式进行合格工程量审核。
②根据合同约定、工程实际进度、进行造价审核，并报上级领导最终审核。
③根据合同约定的工程款支付方式对变更工程进行工程量、变更工程费用审核。
4.3.3工程变更工程量、工程费用审核
（1）对工程变更资料审核及工程现场核对：
①工程变更、签证资料必须有自审合格，经监理单位、甲方签字（并盖章）完备的变更单。
②工程变更、签证单描述需清晰，变更部位（轴线、尺寸）准确，否则不予核算。
③有较大工程变更，需求部门应报计划到招采部，由招采部对工程变更进行造价分析对比，对变更方案提出意见建议。
④较大隐蔽工程变更，招采部工作人员到现场实收。
⑤承包人、其他部门应给招采部工作人员现场核对、核实、测量提供便利。
⑥所有工程变更、签证资料必须附有相应的预算书，预算书要有详细的编制说明、计算底稿（图形算量、手算底稿等）。
⑦工程变更、签证导致相关工程量减少的需附有说明，否则增加工程量不予核对。
（2）合格变更、签证单工程量、工程费用的审核：
①严格按照《河南省建设工程工程量清单综合单价》（2008）及《河南省建设工程工程量清单综合单价综合解释》（2008）工程量计算规则进行审核。
②根据合同约定、工程实际进度、进行审核，并报上级领导最终审核。
4.3.4竣工结算审核
（1）工程竣工验收合格，公司取得竣工验收备案表、《工程保修书》、《工程使用说明书》和完整的竣工资料后开始进入竣工结算程序。
（2）工程竣工结算开始前，招采部要针对工程合同执行情况、施工过程情况编制结算计划。
结算计划要明确结算范围、结算时间进度、合同不明确内容、变更签证月结汇总、施工单位提供结算的时间、提供完整资料的时间、特殊问题的处理。
（3）结算前收集完整的结算资料、结算编制依据包括以下资料原件：
工程施工合同
工程施工补充协议
招标文件
投标文件
图纸会审纪要
工程技术核定单
工程变更单
工程签证单
工作联系单
工程会议纪要
施工组织设计
施工方案
发包方供应材料情况一览表（包括：
名称、规格、数量<含项目部数量和汇总数量>、单价、合价）
发包方定厂定价材料、设备一览表（包括：
名称、规格、数量、单价、合价）
4.3.5造价管理流程
工程标底审核流程图
工程进度款支付审核流程图
施工单位自审合格
签证审核流程图
施工单位自审合格
变更审核流程图
需求部门出具变更审批单
竣工结算审核流程图
施工单位自审合格
4.4考察工作
考察包括市场的广泛考察和对供方的针对性考察，对市场的广泛考察属于招采部内部工作。
对供方的针对性考察要求如下：
（1）对供方的针对性考察工作主要指，对投标人情况的考察，对材料、设备和设施供应商或经销商的考察。
（2）此类考察由招采部组织，招标小组人员（需求部门、管理部门、招采部门）及专业工程师参加。
（3）考察人员应对被考察单位的情况独立写出评价意见，招采部汇总后以定性或定量方式出具总体评价结果并会签。
五、工程招标采购需要时间表
为了保证招标采购工作的工作质量，使招标采购工作有条不紊地开展，确保招标采购工作的科学、公正、公平，各方面工作准确到位。
工程、物资采购、技术服务等工作必须有足够的招标工作时间（包括准备时间、招标时间、合同谈判时间、签约时间等）。
因此，需求部门提出的招标采购工作计划应在下列工作时间前提出：
序号
类别
工作时间（天）
备注
一
工程类招标
1.“工作时间”是从明确招标要求和明确采购要求之日起，不含需求部门只提出采购意向但需要采购部配合调查、询价或提供相应样品、参数等才能完善明确招标或采购要求而所需的时间。
2.招标要求和采购要求如产生实质性变化（如招标范围、招标方式、结构形式、品种、规格等变化），“工作时间”应自实质性变化明确后重新计算。
1
多层建筑
40
2
高层建筑
50
3
装饰装修工程
50
4
地质勘探工程
20
5
桩基工程
30
6
基坑支护工程
30
7
场区内道路及污水工程
30
8
供配电工程
30
9
路灯工程
30
10
智能化工程
30
11
消防工程
30
12
空调工程
30
13
配套工程
20
14
景观工程
40
二
工程物质类
1
大型设备
90
2
材料
40
3
半成品、成品
50
4
门窗
60
三
服务类
25
六、常用工作表格
招标文件审批表
项目名称
编号
项目类别
□工程施工□材料设备□工程服务
□营销策划□其它
采购方式
□招标□商签
主要内容
小组意见
成员签名：
保留意见：
总经理
批准
备注及附件
资格审查表（通用格式）
项目名称
投标人
企业性质
法人代表
控股单位
企业性质
法人代表
投标人地址
联系人
联系电话
资质状况
实地考查记录
基本状况（人员、占地、
厂房等）
财务状况
研发和技术
工艺、设备和产能
产品性能和质量
产品市场状况
产品服务状况
评价和结论
审查人员签名：
资格审查表（工程单位）
项目名称
投标人
企业性质
法定代表人
控股单位
企业性质
法定代表人
投标人地址
联系人
联系电话
资质状况
营业执照
资质证书
其他
实地考查记录
基本状况（人员、办公场地等）
财务状况
设备状况
近年来主要工程状况
目前在建工程状况
本项目拟定负责人和技术人员状况
资格审查
评价和结论
审查人员签名：
招标/商签预审入围审批表
项目名称
编号
项目类别
□工程施工□材料设备□工程服务
□营销策划□其它
采购方式
□招标□商签
入围单位名单
小组意见
成员签名：
保留意见：
总经理
批准
备注及附件
定标审批表
项目名称
编号
项目类别
□营销策划□规划设计□工程建设
□工程采购□其它
采购方式
□招标□商签
评审情况综述
综合评分排序
评审拟定结果
中标人/商签供应商：
中标候选人/商签备选供应商：
小组意见
成员签名：
保留意见：
批准
（总经理）
备注及附件
中标通知书
:
非常感谢贵公司对我公司项目的投标。
经过招标小组评标，贵公司获得了该项目的中标权，中标总价为，工期为：
。
请贵公司速到我公司商谈合同有关事宜。
谢谢合作！
招标人:
年月日
合同审批表
合同名称
合同编号
合同类别
□ 招标□商签□非招标
申报部门
经办人
申报时间
签约单位
甲方
乙方
主要技术条款
主要商务条款
经办部门
负责人：
职能审核
（成本）
负责人：
职能审核
（法务）
负责人：
审定
（经办部门
分管领导）
批准
（总经理）
备注及附件
工程合同付款审批表
合同名称
编号
收款单位
付款依据
工程
完成状况
标段主管：
工程部负责人：
乙方申请金额
元（大写）：
监理审核金额
元（大写）：
采购部
审定金额
审定金额：
元（大写）：
预算人员：
部门负责人：
工程部意见
应扣款项：
1、水费：
2、电费：
3、罚款：
4、其他：
应扣款项合计：
本次应支付金额：
本次付款后累计已付款：
标段主管：
部门负责人：
管理部意见
付款审核：
部门负责人：
运控副总
总经理
工程变更审批单
工程名称：
变更单编号：
所属项目名称：
变更提出单位：
施工单位：
费用承担单位：
变更原因：
变
更
申
请
申请部门经办人（工程部或设计部）：
申请部门负责人（工程部或设计部）:
预
算
审
核
采购部专业工程师：
采购部负责人：
审定
批准
工程结算审批单
工程名称：
指令编号
/变更单编号：
施工单位：
费用承担单位：
施工时间：
自年月日至年月日，共计日
工程
总造价
具体见附件：
工程结算单
已付款
第1次付款:
元
付款编号：
第2次付款:
元
付款编号：
第3次付款:
元
付款编号：
工程部
审核
标段工程师：
部门负责人：
时间：
采购部
审核
造价工程师：
部门负责人：
时间：
审定
批准
招采部
年月日
升级会员 