文秘管理制度.docx
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文秘管理制度
文秘管理制度
1.目的
为了提高管理水平和工作效率，使文秘工作有章可循，照章办事，特制定本制度。
2.职责
2.1负责公司信息对外发布，并经总经理认可。
2.2负责公司未公开重大信息保密工作。
2.3对办公室的文件管理负责分类、归档、整理。
2.4做好会议纪要，工作检查纪要，现场办公纪要等工作，会议纪要在会后次日整理完毕。
2.5协助办公室主任做好各类公文的登记、下发、上报等工作。
2.6协助办公室主任做好节假日的排班、值班工作。
2.7负责总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作。
2.8对文件要求的事项跟踪、查办
2.9及时完成总经理和办公室主任交办的各项工作。
2.10做好各部门的服务工作，保证公司内部信息的及时传递到位。
2.11做好文书工作。
2.12内部制发文件流传，由各部门自行登记、收文、立卷、存档
2.13公司的文件由办公室负责起草，由总经理审核并签发；公司内部各部门的文件由各个部门负责起草办公室审核，经总经理签发。
2.14需多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。
2.15各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
2.16文件收文后，再依据《收文处理单》内所制定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件传送办公室。
2.17涉及公司总体协调或应由总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理做最终审核、批示，并下发相关部门予以执行。
2.18经办理归档后的文件应立档管理，行政文件由办公室建立归档管理。
2.19文件的借阅，必须经办公室主任签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。
借阅后及时归还。
2.20文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁。
3．工作内容及要求
3.1文秘（助理）在办公室主任指导下，负责本公司的公文处理、通信文印、调查研究、接待会晤的日常行政工作。
3.2认真执行贯彻国家各项方针、政策、法规、法令及本公司制定的各种各种工作、管理标准、准确及时的完成公司领导交办的各项工作。
3.3具体负责草拟文件和会议纪要的核稿，文字力求做到言简意赅，结构严谨，政策性强。
3.4负责公司召开会议的组织安排、记录、议定事项的催办工作。
3.5负责上级和有关单位的来文登记、分办、批办、承办、催办和归档工作。
各种行政文电传递处理做到及时、迅速、准确、不丢失、不失密。
3.6经授权可负责公司介绍信、公章的管理和使用。
3.7负责公司行政文书档案的保管、整理、归档、销毁等工作。
严格执行有关保密规3.8确保档案的完整与安全。
3.9负责公司领导和办公室主任布置的有关工作，随交随办，提高工作效率。
4.责任和权限
4.1对公司总经理和办公室主任交办的各项任务及时完成。
4.2对文秘工作规定的工作内容和各类标准严格执行。
4.3对文稿质量不合格，会议记录不全及文书档案混乱负责。
4.4对文件积压、丢失及承办不及时造成贻误负责。
4.5对机密文件丢失负责。
4.6有权对公司领导的各种会议所决定的各种事项的督促、检查和催办。
4.7有权对办公室主任分办事项的联系协调和催办。
5.流程描述
5.1撰写综合性文字材料
5.2撰写会议纪要
6.罚责
6.1总经理和办公室主任交代的公司事项未及时处理的扣除当月绩效的10%。
6.2文秘档案不对外借阅，重要文件必须经总经理批准，方可借阅，否则按公司纪律处分；对于重要机密文件泄密的承担法律责任。
6.3公司内部信息传递失误或传递不到位，扣除当月绩效的10%。
6.4文件积压、丢失或承办不及时造成贻误的扣除当月绩效的10%。
6.5造成多重失误的累加扣除当月绩效。
6.6会议纪要在会议后次日整理完毕，如果延迟一天处罚50元。
6.7文稿质量不合格、纪要不全和文稿混乱的一处错误处罚20元。
5S管理制度
第一条目的：
为了提升工作效率及员工整体素质，促进5S管理，特制订本制度。
第二条适用范围：
公司的所有区域。
第三条适用对象：
公司所有员工。
第四条为了推进5S的管理，公司成立“5S管理委员会”，由公司总经理、副总经理、中高层干部、基层管理者、一线人员组成，负责推行、检查、考核公司的5S现场管理工作。
第五条5S管理委员会的职责：
落实公司5S推进的各项工作及政策，全面提升工作现场的美观和整洁，达到高质、高效的工作效果。
第六条5S的定义及目的，5S是指整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE），因其日语的罗马拼音均以“S”开头，因此简称为“5S”。
1.整理（Seiri）：
区分要用和不用的物品，不用的物品从现场彻底清除掉。
2.整顿（Seiton）：
需用物品按规定定位、定量摆放整齐，并标识清楚。
3.清扫（Seiso）：
清除责任区域的杂物、脏污，并防止污染的发生。
4.清洁（Seiketsu）：
将前3S（整理、整顿、清扫）的实施做到彻底化、制度化、规范化，并维持成果。
5.素养（Shitsuke）：
努力提高人员技能及修养，养成按制度、流程办事的工作作风。
第七条5S要求
（一）整理
1.按要用和不用区别物品，按使用频率和预期使用周期，区别有用物品。
2.无用、不用、超过3个月才用的物品，坚决从工作现场清除。
公司和部门根据实际情况，确定被清除物品的处理和存放方式。
3.定期、随时整理，保证所属工作区域内无不用的物品。
（二）整顿
1.生产区域：
物料应有明确的放置位置，并按规定整齐摆放。
a）车间对所属各区域、工序、工位的物料，按来料、出料方向，待检品、合格品、不良品分类，结合现场分区线对具体位置进行分区规划，集中放置。
并将规划方案报经5S委员会领导批准和备案。
b）33610834A荊313777A91窑A|318247C50籐2272558C5壅
c）
d）车间对各操作工位所使用的货架、推车、物料筐、工具、工装、量具、刀具、辅料等的放置位置进行合理规划，力求做到同一方向、同一工序的各工位协调一致。
e）所有物料应有合适的容器盛放，不得直接摆放在地面上。
物料的盛放应区分规格，明确标识，排列整齐，不得混放。
各种作业记录、随货文件均按规定定位或随货配放。
f）生产现场的图纸、工艺文件、作业指导书均应有编号、标识，不得出现无效版本。
由车间统一管理，使用时配发到对应工位，并指定其在各工位的具体放置位置。
2.办公区域：
办公设施设备、办公用品用具、文件资料等，均应按规定整齐摆放，并明确标识。
a）同一区域内的办公桌椅排列整齐，电脑、文件（资料）架、、文具等放置位置及方向均应一致。
b）桌面上的文件资料（包括文件、标准、图纸、报表、记录等）均按规定分类识别，整齐放置，且为最新有效版本。
文件资料、文具等的摆放应做到常用的近，不常用的远，便于取用。
c）信件、报纸等有专区、专人保管，不得随意摆放。
3.库房：
各类物料按库、区、架、层、位的顺序定位，分规格整齐放置，明确标识。
a）合理分区，货架（或容器）编号，定位置定顺序，并有明确标识。
b）货架、物料排列整齐有序，按型号、规格、材质、进货批次或时间先后分类放置，并统一格式进行标识，标识的方向应尽量一致，并便于取放。
c）已进库物料必须有合适的货架或容器盛放，不得直接裸放在地面上。
d）不合格品、待退供方物料应隔离存放，并有显著标识，防止被误用。
e）油料、化学品、危险品、易燃易爆品应有明确标识，并注意安全防护。
4.各区域必须保持通道畅通，均不得压线放置。
5.工具柜、资料柜内的物品摆放整齐，有明确分类，便于查找取放。
6.各区域的辅助用品（如风扇、扫帚、拖把、抹布、桶、垃圾箱、肥皂盒、消防栓、灭火器等），必须定位、整齐放置。
7.私人物品不得出现在生产办公现场的可见位置上。
同一区域内的饮水机、饮水杯应尽量集中定位。
（三）清扫
1.I={226645888墈2070950E5僥
2.
3.各区域的生产检测设备器具、办公设施用品等表面无污垢、积油积尘。
各工位附近不应有散落地面的物料、小零件。
4.地面、墙面及天花板干净，不胡乱涂贴，无不必要的悬挂。
5.门扇、窗户及玻璃清洁明亮，窗台上无杂物。
6.通道及公共区域定期整理清扫。
7.每天下班前进行本工位（或办公桌）清洁，工量具、资料、文具进柜进架，不得摆放在桌面或工位上。
办公桌、校验桌离人半小时以上时，椅子归位。
8.每周至少进行一次区域大扫除。
（四）清洁
1.发现地面上的成片积水积油、照明或辅助设施故障应及时报告，查找原因予以排除。
消防器材、出入口、疏散口、配电箱前不得放置有碍操作的物品。
2.物料箱应避免堆码，发货箱在现场的堆码不得超过三层，并防止被挂碰后歪倒跌落。
3.随时注意保持整理、整顿、清扫成果，保证工位现场符合规定要求。
4.设备标识明确，非正常、检测状态应有明显标识。
5.生产现场多余的桌椅一律交放会议室。
6.各类现场记录规范、准确无遗漏。
7.收/发货物暂时放置于露天场所的，不能在外过夜。
（五）素养
1.全体员工必须养成良好习惯，自觉按规定推行5S现场管理。
2.公司及各部门，定期开展生产、安全、业务、质量、5S等培训。
坚持周会、月会、班前会。
3.坚持遵守公司规章制度、按工作流程办事。
4.407179F0D鼍2221756C9囉'207935139儹323187E3E績=`26682683A栺
5.
6.上班穿工作服，着装得体，注意仪容。
待人有礼貌，言语得体。
说话、打接避免声音过大影响他人。
7.工作时间不得睡觉、打瞌睡。
不看与工作无关的书报以及佩戴耳塞。
不聚众喧嚷打闹、大声谈笑，不长时间讨论与工作无关的事情影响他人。
8.定点吸烟、不乱扔烟头、垃圾等杂物。
9.不擅自串岗、离岗。
第八条公司成立“5S管理委员会”，由公司总经理、副总经理、中高层干部、基层管理者、一线人员组成，负责推行、检查、考核公司的5S现场管理工作。
第九条全公司分为瑞马、国华、镀锌、后勤、办公楼五个考核单位。
各考核单位的责任分区如下：
1.瑞马区：
瑞马所有车间以及机修室、仓库、货场、生产部办公室；
2.国华区：
国华所有车间以及机修室、仓库、货场、生产部办公室；
3.镀锌区：
镀锌所有车间以及机修室、仓库、货场、生产部办公室
4.后勤区：
国华卫生间、浴室；瑞马卫生间、宿舍、浴室、食堂。
5.办公楼区：
瑞马行政楼一至三层、国华行政楼物控室、档案室、营销部、技术部。
第十条各考核单位内部根据实际情况，按工序、区域或工位划分责任到个人。
1.瑞马区单位：
下料、铆焊、焊接、机加工、护栏板、机修。
2.国华区单位：
下料、成型、小件、铆焊、焊接、拼装、机修。
3.镀锌区单位：
酸洗、锅台、后处理、煤气炉、水处理、镀锌货场、机修。
4.库房：
国华螺栓库、国华辅材库、瑞马辅材库、镀锌辅材库。
5.后勤区：
门卫室、员工宿舍、国华浴室卫生间、瑞马浴室卫生间、食堂。
6.办公区：
镀锌市场部、PMC、瑞马品保部、售后服务部、设备部、财务部、瑞马技术部、采购部、行政部、瑞马市场部、国华生产部办公室、国华物化实验室、物控室、档案室、国华营销部、国华技术部、瑞马生产部办公室、瑞马仓库办公室、镀锌生产部办公室、沃联
第十一条239195D6F嵯395469A7A驺X364218E45蹅c231105A46婆
第十二条
第十三条考核细则
1.每周五下午由5S监督小组、5S推行办公室及各区组长、副组长对所有考核单位进行集体检查。
2.监督小组检查时，必须对检查点及不合格事项进行说明，交会务小组。
必要时还可以对不合格或特别优秀检查点拍照存档。
第十四条考核评比及公布
1.宣传小组在合适位置设置“5S”宣传管理看板，张贴5S宣传资料，并按周将各部门考核结果进行公示。
2.宣传小组于每周初根据上周考核结果，对单项次扣分达2分的，向对应部门下达“5S通知单”，明确不合格情况、建议整改措施、要求完成日期。
通知单一式三份（会务小组、监督小组，宣传小组各一份）。
已按要求完成的，关闭整改项；未完成的，加强督促整改，并将结果报会务小组，同时罚款50元，直到完成整改为止。
迟完成一天罚款50元/天，罚金作为“5S管理活动基金”。
3.会务小组制作流动红旗，每周将流动红旗授予上周考核得分最高部门，将流动黄旗授予上周考核得分最低部门，并按规定悬挂于指定的明显位置，生产区与库房及后勤区选出第一名与最后一名，其中办公区将选出前三名与后三名，分别奖励为第一名：
500元；第二名：
300元；第三名200元；倒数一名：
处罚50元；倒数二名；30元；倒数三名20元。
同一考核单位连续三周被罚流动黄旗的，进行处罚500元，罚金作为“5S管理活动基金”。
（分数均达到80分不作处罚）
第十五条奖惩会务小组将当月的全部考核评分结果按考核单位汇总，编制“5S考核奖惩通知单”，由总经理签字审核。
每月的“5S奖惩通知单”还必须分发到各考核单位负责人。
第十六条本制度自下发之日起执行。
第十七条附表
《车间5S现场考核检查表》
《办公室5S现场考核检查表》
《库房5S现场考核检查表》
《5S整改通知单》
《5S奖惩通知单》
车间5S现场管理考核检查表
考核单位：
考核人：
考核时间：
年月日
项目
280226D76浶359748C86貆3374283CE菎3455086F6蛶251746256扖3856996A9隩'
项次
检查内容
分值
扣分
扣分事项简述
整理
1
生产现场无不用或长期无用的物品
6
2
切屑、废料当班清理
5
3
工位、办公桌无废料、废资料、废纸
3
整顿
4
通道畅通，物料分区定位，无压线出线
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6
5
物料、工具、转运车放置整齐合理，生产物料不裸放地面
6
6
标识统一、美观、规范、明确，不合格品隔离存放并有明确标识
5
7
图纸工艺文件、随货单、记录规范到位
3
8
工具柜、资料柜内分类明确，便于查找
3
9
清洁用具、消防辅助用品定置，整齐
3
10
现场无可见私人物品，水杯统一定位
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3
清扫
11
设备设施器具清洁无积垢积尘
6
12
地面、墙面及天花板干净，无积油积水
5
13
门扇、窗户及玻璃清洁明亮，窗台无杂物
5
14
下班进行工位清洁整理
3
15
每周一次大扫除
5
清洁
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16
随时注意保持整理、整顿、清扫
5
17
设施完好可用，非正常状态有明显标识，
无灯不亮
3
18
消防器材、通道口、配电箱前畅通
3
19
物料箱堆码规范，无歪倒跌落
3
素养
20
坚持利用周会、月会等进行5S培训
5
21
2168654B6咶O202624F26伦D408019F61齡h261516627昧
注重安全，无违纪违章，遵守规定流程
3
22
着装得体，注意礼仪，不睡觉，不打闹，不串岗，不影响他人
5
23
节约用水用电，有节约成本意识
3
24
定点吸烟
3
扣罚
25
未按规定完成整改扣10分（由办公室考核）
0
26
连续三周流动黄旗扣10分（由办公室考核）
0
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总分
100
办公室5S现场管理考核检查表
考核单位：
考核人：
考核时间：
年月日
项目
项次
检查内容
分值
扣分
扣分事项
整理
1
现场无不用或长期无用的物品
6
2
办公桌椅、文件夹无冗余，维持最低限度
5
3
274916B63正354438A73詳2H399939C39鰹2324877EE7继9
无废资料、废纸
3
整顿
4
桌椅摆放整齐合理，通道畅通
6
5
各种文件资料按类别定位放置，标识明确
6
6
抽查应无失效版本，需要的文件能马上取出
5
7
柜、架、报纸、信件有管理责任人
3
8
抽屉、文件柜内部分类明确，便于查找
3
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9
清洁用具、消防辅助用品定置，整齐
3
10
无可见私人物品
3
清扫
11
办公设施用品清洁无积垢积尘
5
12
地面、墙面及天花板干净，无积油积水
5
13
门扇、窗户及玻璃清洁明亮，窗台无杂物
5
14
人走半小时椅凳归位，下班进行清洁整理
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3
15
每周一次大扫除
5
清洁
16
区域及桌面美观，不杂乱
5
17
随时注意保持整理、整顿、清扫
3
18
空调、电脑、、饮水机保持清洁
3
19
垃圾桶定期清理，无过度盛装
3
素养
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20
坚持利用周会、月会等进行5S培训，
节约用水、用电、用纸
5
21
无违纪违章，工作遵守按规定流程
5
22
着装得体，注意礼仪，不睡觉，不打闹，不串岗，不影响他人
4
23
礼貌接待，注意对外维护企业形象
3
24
不流动吸烟，不乱扔烟头
3
扣罚
25
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未按规定完成整改扣10分（由会务小组考核）
0
26
连续三周流动黄旗扣10分（由会务小组考核）
0
总分
100
库房5S现场管理考核检查表
考核单位：
考核人：
考核时间：
年月日
项目
项次
检查内容
分值
扣分
扣分事项
整理
1
办公现场无不用或长期无用的物品
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6
2
办公桌椅、文件夹无冗余，维持最低限度
5
3
无废资料、废纸，无废容器
3
整顿
4
通道畅通，物料分区定位，无压线出线
5
5
分区合理，区架有标识，无跨区混区
3
6
物料、货架整齐合理，物料不裸放地面
3
7
269606950楐2712969F9槹394629A26騦275756BB7殷]3937799D1駑
标识统一、美观、规范、明确
5
8
无标识错误、混规格、混材质、混批
5
9
不合格品、待退供方物料隔离存放，并有显著标识，不误发误用隔离物料
6
10
化学品、危险品有隔离标识，防护得当
3
11
清洁用具、消防、办公用品定置，整齐
3
12
无可见私人物品
3
清扫
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30254762E瘮
13
物料、货架容器清洁无积垢积尘
6
14
地面、墙面及天花板干净，无积油积水
5
15
门窗清洁，下班进行清洁整理
3
16
升降机保持清洁，使用规范
3
17
每周一次大扫除
5
清洁
18
随时注意保持整理、整顿、清扫
407179F0D鼍2221756C9囉'207935139儹323187E3E績=`26682683A栺
5
19
消防器材、疏散口、配电箱前畅通
3
20
物料箱堆码规范，无歪倒跌落
3
21
物料不放置于露天场所，不在外过夜
3
素养
22
坚持学习培训，提升素养
5
23
注重安全无违纪违章，遵守规定流程
5
24
239195D6F嵯395469A7A驺X364218E45蹅c231105A46婆
着装得体，注意礼仪，不睡觉，不打闹，不串岗，不影响他人
5
扣罚
25
未按规定完成整改扣10分（由会务小组考核）
0
26
连续三周流动黄旗扣10分（由会务小组考核）
0
总分
100
5S整改通知单
单号
考核日期
考核领导
整改单位
序号
项次
扣分值
不合格事实简述
建议整改措施
要求
完成日期
验证情况
验证人
1
2
3
制单日期：
年月日
5S奖惩通知单
考核时段
奖惩执行日期
本月名次
考核单位
考核得分
奖惩
负责人签名
1
2
3
4
总分
平均分
1
每人奖励20元，
合计元
2
3
4
5
备注
制单日期：
年月日
质量管理
工程质量管理办法
1.1为认真贯彻执行基本建设“百年大计，质量第一”的方针，根据国家及行业有关规定，结合项目工程的具体情况，搞好质量管理，确保工程优质、高速、低耗，特制定本办法。
1.2认真贯彻执行公司管理方针“管理科学，技术先进，施工精心，产品优质，以人为本，环境文明，持续改进，顾客满意”。
对参加本工程建设的各施工单位，必须把创优质工程的目标作为施工管理的指导思想。
1.3项目经理主管质量工作，分管施工的领导和技术总负责人对工程质量管理各负其责，把质量放在首位来抓，经常分析、研究、检查和总结质量工作。
各级领导都要支持质量工作和检查人员的工作，听取他们的意见，采取有效措施，保证和搞好工程质量。
1.4严格遵守基本建设程序和施工程序，必须做到：
没做好施工准备不准开工；
没有施工方案和质量
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