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word教学

第一课利用Word制作一份通知

Word是什么

　　Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑软件。

使用它我们可以编排出精美的文档，方便地编辑和发送电子邮件，编辑和处理网页等等。

输入和修改文字

　　正文编辑区中有个一闪一闪的小竖线，那是光标，它所在的位置称为插入点，咱们输入的文字将会从那里显现。

此刻咱们来输入通知的内容：

按Ctrl+空格键打开中文输入法，敲入“通知”。

这两个字就在屏幕上显现了，而光标也到了这两个字的后面。

　　敲一下回车，光标移到了下一行。

　　敲回车是给文章分段。

咱们平经常使用笔在纸上写文章不都是一段一段的吗？

在纸上分段很简单，只要另起一行，空两格开始写就好了。

但在Word中，咱们就必需敲一下回车，告知它该新起一段了。

　　接着咱们输入通知的正文内容，再敲一下回车。

　　你能够看到，在输入正文时并无无敲回车，文字也另起一行了，这是因为Word会自动进行判定，若是一行写到了头，它就会将下面的文字移动到下一行中。

　　最后输入通知的落款和日期。

若是有输错的文字，比如那个地址的“速”字，应该是速度的“速”，而不是元素的“素”，该如何更改呢？

用鼠标在那个“素”字前面单击，将光标定位到那个字的前面，按一下Delete键，“素”字就被删掉了，输入“速”，如此就改完了。

简单的文档排版

　　下面对文档进行简单地排版。

　　在对文字或段落进行操作之前，先要将其“选中”。

选中是为了对一些特定的文字或段落进行操作而又不阻碍文章的其它部份时用的。

　　如何选中文字呢?

若是要选中“通知”两个字，就把鼠标箭头移到“通”字的前面，按下鼠标左键，向右拖动鼠标到“知”字的后面松开左键，这两个字就变成黑底白字了，表示处于选中状

态。

　　选中这两个字后，单击“字号”下拉列表框旁的下拉箭头，从里面选择“初号”，“通知”两个字就变大了。

　　单击工具栏中的“字体”下拉列表框，弹出的下拉列表中列出了电脑中所装的字体，而且每种字体长得什么样也都一目了然。

从当选择“黑体”，“通知”两个字就变成了黑体字了。

　　一样，咱们能够选中正文文字，将字体大小设置为“二号”。

　　下面再设置一下段落的对齐方式。

先用鼠标在“通知”这一行里单击，把光标移到这一行，单击工具栏上的“居中”按钮，题目文字就居中对齐了。

　　一样，咱们将光标别离定位在落款和日期所在行，单击工具栏上的“右对齐”按钮，使其右对齐。

　　还有那里没有调好呢？

咱们平常写文章都喜爱每段前空两个格，此刻咱们就调整中间这些段落。

把光标定位到这一段中，向右拖动标尺上边的小三角，它的下面会显现一条虚线，当虚线到第三个字的前面时，松开左键后，段落的开始就空出了两格。

　　那个小三角是首行缩进标记，它表示段落中第一行文字的开始位置。

咱们适才把它拖到了第三个字的前面，确实是表示想让那个段落中的第一行文字从第三个

字的位置开始。

　　最后咱们增大“通知”两个字和下面的正文之间的距离。

用鼠标在“知”字后面单击，把光标移到那个地址，然后按两下回车键，距离就大了。

　　一样，能够把落款和上面的文字之间的距离也变大一些。

改变显示比例

　　单击“显示比例”列表框旁的箭头，选择50%，整个通知的内容全都能看见了，然后单击工具栏上的“打印”按钮

，就能够够把通知打印出来了。

存盘和退出

　　讲到那个地址，要告知你的是万万不要忘了存盘。

有时一个文档可能要写很长时刻，中间万一碰到停电什么的，若是没有存盘，咱们以前所做的工作就会被丢掉，如此就不能不从头来。

而存盘是把咱们的工作功效保留在硬盘或软盘上，如此即便停电，咱们也能够把以前保留的东西拿出来继续干，就可不能有太多的损失了。

保留文件还有一个益处，若是以后一旦又要再打印一份一样的文档，咱们就没必要从头输入和编排一次，只需要把以前保留的文档打开，直接打印就好了。

　　要保留文件，能够单击工具栏上的“保留”按钮，弹出“保留”对话框，默许的文件名是“通知.doc”，咱们把它改成“公司通知.doc”：

用鼠标在“通”字前面单击，输入“公司”两个字，注意文档保留的位置是“我的文档”文件夹，单击“保留”按钮，文档就保留好了。

　　这时你会发觉，此刻Word的题目栏变成了“公司通知.doc-MicrosoftWord”。

　　只有第一次保留时才显现适才的对话框，若是咱们已经保留过文档，以后再保留时Word就会自动把修改的结果保留到原先的文档中，因此可不能再显现对话框了。

　　下面咱们就来看看怎么退出Word。

　　你可能要问，什么缘故要退出Word呢？

让它开着用起来多方便呀！

　　是如此的，咱们用运算机并非是只干一件事，而每让运算机做一件不同的事都要打开一个程序，每打开一个程序都会占用一部份的系统资源；而运算机的资源是有限的，若是打开的每一个程序都不关闭的话，系统资源专门快就会耗尽，这时Windows就会由于系统资源耗尽而死机，咱们就不能不从头启动运算机了。

死机之前没有保留的工作功效都会丢失，若是真的因为这种缘故致使工作丢失的话，是很不合算的。

因此咱们在用完某个程序以后，必然要退出，也确实是关闭那个程序，如此就会把它所占用的系统资源交回给Windows，Windows就能够有更多的资源来给其它的程序利用。

跟其它的大多数程序一样，单击题目栏上的“关闭”按钮，就退出了Word。

打开文档

　　若是你还想打开适才保留的文档继续编辑，能够双击桌面上“我的文档”图标，在“我的文档”文件夹中的文件列表中找到“公司通知.doc”文件，双击它，

Windows会自动启动Word，而且打开那个文档。

简单的表格功能

　　若是想在文档中加入一个表格，也是很方便的。

　　先把光标定位到正文内容的后面，落款的前面，单击工具栏上的“插入表格”按钮，弹出一个表格样子的面板，将鼠标移动到面板上，能够看到咱们要插入的表格的行列数；在面板上移动鼠标，当显示为2×5时单击，文档中就插入了一个2×5的表格。

　　接下来在表格里填上内容，此刻光标已经位于第一个单元格中了，输入“姓名”，按一下向右的方向键，把光标移动到右边那个格里。

　　然后输入其他内容。

若是感觉字太大了，能够将其改小。

选中表格中的文字，将字号设置为小二，此刻字的大小就适合多了。

若是还有放不下的字，能够调整一下单元格的宽度：

在编辑区中单击取消选择状态；把鼠标放在“姓名”和“性别”两个单元格中间的竖线上，鼠标变成了左右双箭头形状，按下左键，在鼠标所在的位置就显现了一条虚线，拖动鼠标就能够够改变单元格的宽度了；调整好第一列单元格的宽度；一样把其它的单元格也调整一下，那个表格就设置好了。

打印预览和打印

　　这时咱们发觉下面的日期没有了，看来是适才咱们插入表格时把下面的日期挤到了第二页。

把“通知”后面的空行删除一个，如此就好多了。

　　咱们预览一下，看看实际打印出来是什么样子：

单击工具栏上的“打印预览”按钮，这能够看到预览的成效了。

在预览状态下能够直接打印。

单击工具栏上的“打印”按钮，就能够够打印出来。

第二课基本操作

新建文档

　　我们讲了Word第一课后，有位朋友和我说用起来太麻烦了，问他怎么个麻烦法，他说，有时要打印几份文件，每打印一份就要退出一次Word重来，所以特别麻烦。

其实根本用不着退出Word。

你可以在Word里面关掉已经打印出来的文件，然后新建一个文档或者打开另外的文档，同时打开几个文件也可以。

　　怎么做呢？

很简单的，先看新建文档。

我们打开Word。

Word启动之后自动建立了一个新文档，注意现在标题栏上的文档名称是“文档”，单击工具栏上的"新建空白文档"按钮，现在我们就又新建了一个空白的文档，它的名字叫做“文档”。

再单击这个按钮，就出现了“文档3”。

这是我们新建一个文档最常用的方法。

打开文档

　　怎么在Word里打开以前存盘的文档呢？

我的朋友说他一直都是先退出Word，然后去双击要打开的文件，Word就会自动启动并打开那个文件。

　　其实打开和新建一样，不用退出Word也可以打开文件，单击工具栏上的“打开”按钮

，就可以打开一个“打开文件”对话框。

　保存文档

　　现在我们来看看保存文档。

这次我们讲一点新东西：

　　打开“另存为”对话框；这里有一个“新建文件夹”按钮

，它可是很有用的：

我们平时的文件都是分类存放的，而有时要保存编辑的稿件，觉得放到哪里都不合适，这时我们就可以新建一个文件夹把文件放到里面。

单击这个“新建文件夹”按钮，在打开的对话框中输入文件夹的名字“稿件”，

　　单击“确定”按钮，回到“另存为”对话框；输入文档的名字，单击“保存”按钮，我们就可以把文档保存在新建的文件夹中了。

多文档切换

　不过现在就有另一个问题了，现在我们打开了几

个文档，而不是像以前那样只打开一个文档，如果我

们想从现在这个文档切换到另外的一个文档中，该怎

么办呢？

一般的办法是使用窗口菜单来切换当前编辑

的文档。

　　打开窗口菜单，菜单的最下面列出了我们打开的

所有文档，带有对号的是当前编辑的文档，单击“文

档”，就切换到了“文档”。

当然你也

可以按下ALT+TAB键来切换，这是Word2000新增的

切换功能。

关闭文档和退出Word

现在我们打开了多个文档，假如我们现在要关闭

这个“文档”，单击标题栏上的这个“关闭”按

钮

就可以了。

你可能要问，这个按钮不是退出Word

时用的吗？

是这样，在只打开了一个文档时是点这个

按钮会退出Word，但在同时打开了几个文档时，它

的作用就只是关闭当前编辑的文档了。

现在我们只有

一个打开的文档，在刚才的关闭按钮的下面，也就是菜

单栏的最右端，又出现了一个关闭按钮。

现在标题栏上

的“关闭”按钮的作用是关闭当前编辑的文件并且退出

Word，而菜单栏上的“关闭”按钮就只是关闭当前文档，

而不退出Word了。

第三课文档的编辑

第一节　光标的定位

　　1.启用即点即输

　　Word2000为我们提供了一种叫做即点即输的功能。

即用鼠标在文档的中间位置双击时，就可以将光标定位到鼠标双击的位置。

我们在选项中可以设置这个功能是否打开：

打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，这里有“即点即输”一栏，选取“启用即点即输”复选框的选择，单击“确定”按钮，现在在文档中的空白处双击就有了即点即输的效果

　　键+光标键

　　用键盘上的几个光标键配合Ctrl键进行定位，前面我们已经知道了Ctrl+Home键和Ctrl+End键的作用，而事实上使用Ctrl加任意一个方向键有另一种效果：

按Ctrl+左方向键，光标向左移动了一个词的距离；再按一下Ctrl+右方向键，光标向右移动了一个词的距离。

现在按Ctrl+上方向键，光标到了段落的开始位置，再按一下，光标到了上一个段落的开始；现在按Ctrl+下方向键，光标到了下一个段落的首行首字前面。

　　键+翻页键

　　使用Ctrl键配合PageUp和PageDown键的作用是浏览。

　　按Ctrl+PageUp键，光标到了整个页面的首行首字前面，再按一下，光标到了前一页的首行首字前面。

按Ctrl+PageDown键，光标到了下一页的首行首字前面。

　　第二节　文字的选取

　　1.用鼠标选取

　　在要选定文字的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置松开；或者按住Shift键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。

这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。

　　2.行的选取

　　把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头，单击，就可以选中这一行了。

或者把光标定位在要选定文字的开始位置，按住Shift键按End键（或Home键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。

你可以试试用Shift键配合其它的光标键进行选取，挺好吧！

　　在文档中按下左键上下进行拖动可以选定多行文字；配合Shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住Shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。

　　3．句的选取

　　按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。

　　选中多句：

按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开Ctrl键，拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键，就可以选中多句。

配合Shift键的用法就是按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开Ctrl键，按下Shift键，单击最后一个句子的任意位置。

　　4．段的选取

　　在第一段中的任意位置三击鼠标左键，选定整个一段。

　　选中多段：

在左边的选定区双击选中第一个段落，然后按住Shift键，在最后一个段落中任意位置单击，一样可以选中多个段落。

　　5．矩形选取

　　按住Alt键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。

配合Shift键：

先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住Shift键和Alt键，鼠标单击要选定区域的结束位置，同样可以选择一个矩形区域（如图2）。

图2

　　6．全文选取

　　使用快捷键Ctrl+A可以选中全文；或先将光标定位到文档的开始位置，再按Shift+Ctrl+End键选取全文；按住Ctrl键在左边的选定区中单击，同样可以可以选取全文。

　　7．扩展选取

　　此外，Word还有一种扩展的选取状态，按下F8键，状态栏上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按一下F8键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，就成了一段了；再按一下，就成全文了；再按，没反应了，按一下Esc键，状态栏的扩展两字变成了灰色的，表明现在退出了扩展状态。

这就是扩展状态的选取。

用鼠标在“扩展”两个字上双击也可以切换扩展状态。

　　扩展状态也可以同其它的选择方式结合起来使用，进入扩展状态，然后按住Alt键单击，可以选定一个矩形区域的范围。

选取文字的目的是为了对它进行复制、删除、拖动、加格式等操作。

 第三节　复制和粘贴

对重复输入的文字，利用复制和粘贴功能比较方便，方法是：

先选定要重复输入的文字，使用“编辑”菜单中的“复制”命令或右键菜单中的“复制”命令或快捷键Ctrl+C命令对文字进行复制；然后在要输入的地方插入光标，使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令或右键菜单中的“粘贴”命令或快捷键Ctrl+V可以实现粘贴，这样可以免去很多输入的麻烦。

第四节　移动和剪切

　　先说移动：

先选中要移动的文字，然后在选中的文字上按下鼠标左键拖动鼠标，一直拖动到要插入的地方松开，那儿的文字就跑到这儿了，这常用于字句位置的调换。

　　你也可以这样做：

先选定要移动的文字，按F2键，光标变成了虚短线，现在用键盘把光标定位到要插入文字的位置，按一下回车键，文字就移动过来了。

剪切跟复制差不多，所不同的只是复制只将选定的部分拷贝到剪贴板中，而剪切在拷贝到剪贴板的同时将原来的选中部分也从原位置删除了。

第五节　文字的删除

　　文字的删除

　　Delete键通常只是在删除数目不多的文字时使用，如果你要删除的文字很多，那就很麻烦了。

　　当我们删除一整段的内容时，先选中这个段落，然后按一下Delete键或使用“编辑”菜单中的“清除”命令，就可以把选中的这个段落全部删除了，很快吧！

删除文字还可以使用Backspace键，它的作用是删除光标前面的字符。

对于输入错误的字可以用它来直接删除。

第六节　其他输入技巧

　　如果在选定文字的状态下输入文字的话，那么输入的文字就替代掉了选定的文字。

Word还有一种改写的输入方式。

按一下Insert键，状态栏上灰色的“改写”两个字变成了黑色。

输入文字，那么光标右边的文字就被输入的文字代替了；再按一下Insert键，就可以退出改写状态了。

　　把改写也可以变成Word默认的输入方式：

打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，选中改写模式，单击“确定”按钮，我们就把文档的默认输入方式改为了改写方式。

　　还可以重复输入同样的文字：

输入一个“晓宇”，按一下F4键，在文档中就又出现一个“晓宇”，这对我们要在多个地方输入相同的内容时特别有用。

第七节　插入符号

　　打开“插入”菜单，单击“特殊字符”命令，打开“插入特殊符号”对话框，在这个对话框中有六个选项卡，分别列出了六类不同的特殊符号；从列表中选择要插入的特殊字符，单击“确定”按钮，选中的字符就插入到了文档中。

　　打开“插入”菜单，单击“符号”命令，打开“符号”对话框c，单击“特殊字符”选项卡，双击“商标符”，单击对话框标题栏上的“关闭”按钮，关闭这个对话框，可以看到文档中已经插入了一个商标符。

再打开刚才的对话框，单击“符号”命令，从这里可以插入所有在Word中能辨认的字符。

现在插入一个欧元符号：

注意到左边的“字体”下拉列表框中是“西文字体”，从右边的“子集”下拉列表框中选择“货币符号”，在下面的符号列表框中找到欧元符号并选中它，单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮，关闭对话框，欧元符号已经出现在这里了。

　　从这里还可以插入一些特殊的图形符号。

打开刚才的对话框，选择字体为Wingdings，下面的符号列表中出现了一些图形样子的字符，选择一个飞机样子的字符双击，移动一下对话框，可以看到文档中就插入了这样一个字符。

在Word中还为插入符号专门设计了一个符号栏；在工具栏上单击右键，选择快捷菜单中的“符号栏”命令，在文档中就显示出了“符号栏”工具栏，单击该工具栏上的按钮，就可以将相应的符号插入到文档中了。

　　第八节　插入日期和时间

　　打开“插入”菜单，选择“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，使用默认的格式，在“语言”下拉列表框中选择“中文”，单击“确定”按钮，在文档中就出现了Windows系统的中文日期。

　　如果在“语言”下拉列表框中选择“英文”，可以看到左边的列表框中日期和时间的格式就都变成了英文的了，还是使用它默认的格式，单击“确定”按钮，文档中就插入了一个这种格式的“英文”日期和时间。

　　不过用这种方法加到文档中的日期和时间是根据Windows系统中的时间来确定的，如果系统时间不正确的话，插入的时间和日期也不正确。

　　使用插入域的方法也可以用来插入日期和时间：

打开“插入”菜单，单击“域”命令，打开“域”对话框，在左边的“类别”列表中选择“日期和时间”项，右边的“域名”列表中选择Date，单击“选项”按钮，打开“域选项”对话框，从“日期/时间”列表中选择一种日期格式，单击“添加到域”按钮，给要插入的日期和时间设置一个固定的格式；单击“确定”按钮，回到“域”对话框，单击“确定”按钮，我们在文档中就添加了一个日期。

　　还可以使插入的日期和时间自动更新：

打开“日期和时间”对话框，选中“自动更新”复选框，单击“确定”按钮。

实际上它的作用是当你的系统日期改变时，插入的这个日期和时间会跟着改变，这样在你需要用几天时间编辑一个文档时，里面的日期和时间就不用再一一手动去改了。

第九节　插入数字　　

一般的数字当然不需要插入，但使用插入可以插入一些比较特殊的数字：

打开“插入”菜单，单击“数字”命令，打开“数字”对话框，从“数字类型”列表中选择“甲，已，丙...”项，然后在“数字”输入框中输入“10”，单击“确定”按钮，就可以在文档中插入一个“癸”字

 第十节　自动图文集

　　自动图文集是一些文字或图形的集合，在里面可以存储一些需要重复使用的文本或图形，如公司的名称、公司的徽标或带格式的表格以及寄信人的地址、各种称呼和结束语等。

在需要输入这些图形或文字时直接从自动图文集中选择就可以了。

　　新建自动图文集的方法是：

在工具栏上单击右键，从快捷菜单中选择“自动图文集”，界面中就显示出“自动图文集”的专用工具栏。

使用工具栏新建自动图文集词条：

选中文档中要新建为词条的内容，单击“自动图文集”工具栏上的“新建”按钮或按快捷键Alt+F3，弹出“创建‘自动图文集’”对话框，输入要创建的词条名称，单击“确定”按钮，一个词条就创建好了。

　　另外一个方法是：

选中这些文字，打开“插入”菜单，再打开“自动图文集”子菜单，单击“新建”命令，出现创建“自动图文集”对话框，这里可以给词条起一个名字，缺省的是自动图文集的内容，单击“确定”按钮，就在自动图文集中加入了一个词条。

也可以打开“自动图文集”对话框，在输入框中输入词条的内容，单击“添加”按钮，就在自动图文集中添加了一个词条，用这种方法添加的词条的名称和内容是相同的。

　　使用自动图文集的方法是：

单击工具栏上的“所有词条”按钮，从弹出的菜单中选择词条，在文档中插入相应的内容。

或者打开“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单，选择“正文”项，单击词条名称输入词条内容。

词条删除：

打开“插入”菜单的“自动图文集”子菜单，选择“自动图文集”命令，打开“自动更正”对话框，从图文集词条的列表中选择需要删除的词条，单击“删除”按钮，就可以删除这个词条了。

第十一节　查找和替换

　　如果想把稿件中所有的“编排”要替换成“排版”，我们不必一个一个去替换。

可以使用替换来做：

打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，就出现这样一个“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要替换的内容“编排”，在下面输入要替换成的内容“排版”，单击“查找下一处”按钮，Word就自动在文档中找到下一处使用这个词的地方，这时单击“替换”按钮，Word会把选中的词替换掉并自动选中下一个词。

如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉，那就直接单击“全部替换”按钮，完成后Word会告诉替换的结果。

　　如果不是想替换什么，而只是想查找的话，可以使用“查找”项。

单击“查找”选项卡，在“查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，就可以找到文档中下一处使用这个字的位置了。

　　这里这个“区分全/半角”是表示在查找时应该区分全/半角，单击“高级”按钮，在下面就出现了查找的高级选项，看这个区分全/半角前面的复选框已经被选中了。

我们的汉字系统对标点、数字以及一些符号的处理有全角和半角的分别，在输入法中对这些都是有设置的。

当然有些标点是只有在全角状态下才有的。

这是两个逗号，其中一个是全角，另一个是半角，全角这个字符占的位置要比这个半角的大一些（如图17）。

图17

　　从前面我们注意到查找、替换和定位其实是在同一个对话框中的三个选项卡，在Word中对应着三个功能都有其各自的快捷键：

查找是Ctrl+F；替换是Ctrl+H；定位是Ctrl+G。

　　打开这个对话框还可以这样做：

单击垂直滚动条上的这个按钮，单击面板中的望远镜图标，就打开了查找和替换对话框。

 第十二节　撤销和恢复 

　　撤消和恢复是相对应的，撤消是取消上一步的操作，而恢复就是把撤消操作再重复回来。

例如在文档中输入“晓宇”，结果一不小心输成了“小于”，单击“撤消”按钮，可以撤消这一步操作，再用鼠标单击“恢复”按钮，刚才输入的文字又出现了（如图18）。

图18

　　另外还可以一次撤消多次的操作。

单击“撤消”按钮上的向下小箭头，会弹出一个列表框，这个列表框中列出了目前你能撤消的所有操作，从中选择多步操作来撤消。

但是这里不允许任意选择一个以前的操作来撤消，而只能连续撤消一些操作。

“编辑”菜单中的“撤消”和“恢复”命令也可以实现撤消和恢复操作；其相对应的快捷键是：

撤消：

Ctrl+Z键，恢复：

Alt+Shift+Backspace键。

第四课　基础排版知识

第一节　文字的格式