第一章商务信函写作概述.docx
《第一章商务信函写作概述.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第一章商务信函写作概述.docx（15页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
第一章商务信函写作概述
第一章商务信函写作概述
（AnOverviewofBusinessLetters）
随着当今国际贸易飞速发展，商务信函作为传递商业信息的主要手段发挥着重要的作用。
专业的商务信函就像公司形象大使，给对方留下良好的第一印象，有助于打造成功的公司形象，加速业务的拓展。
本章将针对商务信函的写作原则，写作技巧及正确格式加以详细阐述。
第一节商务信函的写作原则（CriteriaforBusinessLetters）
商务英语写作区别于其他类型的英文写作。
传统的英文写作格式灵活，写作者可以根据自己的喜好和写作习惯，选择复杂的句型结构和词语来表达自己的情感。
但商务英语写作中，作者与读者之间是商务伙伴的关系，彼此通信的目的是为了促使双方愉快顺利地交易，因此写作时需要考虑到双方关系，内容必须兼顾目的与效率。
成功的商务信函应该达到两个目的：
1）收信者正确全面地理解写信人的意图；2）达到写信人的目的。
为此，读者首先应了解商务英语写作必须遵循的“6C”原则，即：
完整（completeness），清楚（clarity）,具体（concreteness）,简洁（conciseness）,准确（correctness）和体谅（consideration），使文章符合商务交往的语言特色。
1.完整（Completeness）
完整性是指作者在写作过程中将对方所需的信息，资料等尽可能全面地提供给对方以期尽快得到对方的答复。
如有信息疏漏，则会浪费彼此的时间再次沟通，延误办事效率。
而且，有的信件如报价单实际上已是简单的成交合同，一经送达，对双方都有约束力。
如果信息不完整，就会拖延成交时间，增加工作负担，严重的甚至引起不必要的纠纷。
2.清楚（Clarity）
清楚性原则指读者在最短的时间内能够领会作者的意图，明确行事步骤。
因此，作者在进行商务写作时，要考虑到目标读者的阅读能力，遣词造句力求做到简单明了，太多的大词，长难句不易于清楚地表达意图。
清楚性在写作中体现在：
1）选词（WordChoice）
初学写作的人一般认为词越难越正式越好，殊不知一份晦涩难懂的信件只会浪费对方时间，甚至对方因为看不懂而搁置一边，失去合作机会。
因此商务写作中尽量采用短的，广为人知的单词代替生僻的词汇，例如：
Say
Don’tsay
Say
Don’tsay
gig
substantial
enough
sufficient
use
utilize
about
regarding
send
submit
buy
purchase
2）避免模糊表达（Avoidvagueexpression）
商务写作中模棱两可的表达会让读者产生误解，影响商务沟通。
因此，信函措辞应尽量选用具体词汇，指代清楚。
如：
Vague:
Doestheradioadvertisementhaveapositiveeffect
Clear:
Doestheradioadvertisementincreaseoursales
3）架构句群与段落（Sentenceandparagraphconstruction）
短句比长句更易于阅读，因此，商务写作中不要大量使用复杂的从句及过长的段落。
请比较：
修改前:
Wearesendingyouourpricelistandcatalogueforthenewseason,andyouwillfindplentytoattractyouinitandwillnoticethateveryproductofoursismadefrom100%naturalingredients.
修改后:
Wearesendingyouourpricelistandcatalogueforthenewseason.Youwillfindplentyattractiveonesinitforeveryproductofoursaremadefrom100%naturalingredients.
前句涵盖信息比较多，句子长，不便于读者理解。
通过修改后变成两句，后一句对前句进行补充说明，读者一目了然。
除此之外，句子之间应当用合适的关联词进行衔接，合适的信号语如“however”,“forexample”将会帮助读者理解句群关系，置于段首的中心句也有助于读者快速把握段落大意。
4）运用数据、事例及其他视觉手段（Useofdates,examples,andvisualaids）
信函中可以引入表格数据、实例、图片等说明观点，突出写作目的。
同时，在文章布局上可以使用醒目的标题，小标题，子弹点，下划线等视觉辅助手段突出要点。
3.具体（Concreteness）
具体原则要求信函内容具体、确定而不是笼统抽象，要言之有物，尤其是写信人要求对方回应咨询、解决纠纷或是提供帮助时。
请比较：
例1：
Ourfruitsareexcellent.
Ourfruitsarejuicy,freshandsweet.（Concrete）
例2：
SmithtonCompanyisourbigbuyer.
SmithtonCompanydidmorethanfivemillionUSDworthofbusinesswithusin2009.（Concrete）
以上两例前一句都比较笼统，后一句则更加具体形象，让人印象深刻。
4.简洁（Conciseness）
商务工作者往往工作繁忙，每天要处理大量的文件信函，因此通俗易懂，言简意赅的信函往往会提高彼此的工作效率。
但简洁不等于简单，不能为了简洁对重要信息一笔带过。
简洁性在信函写作中体现为：
1）使用简洁的词汇，例如：
Use
Don’tuse
Use
Don’tuse
if
intheeventthat
now
atthistime
during
duringthetimeof
later
atalaterdate
myopinion
mypersonalopinion
soon
inthenearfuture
2）少用陈词滥调，例如：
（修改前）Iaminreceiptofyourletterofrecentdataconcerningournewprojector.IwishtostatethatIaminapositionofdeliveringtherequiredbatchatyourearliestconvenience.
（修改后）ThankyouforyourletterofJuly26.YoursetsofprojectoroflatestmodelwereshippedtodaybyYTexpress.
3）避免冗长的表达和不必要的重复。
例如：
（修改前）Werequirefurniturewhichisofthenewtype.
（修改后）Werequirenew-typefurniture.
（修改前）Asamatteroffact,theX-210copierisnotreallythekindofmachinethecompanyneeds,sincetheX-200hasthecapabilityofmeetingallofourneeds.
（修改后）WedonotneedX-210copiersinceX-200hasmetallofourneeds.
5.准确（Correctness）
这里准确原则不仅要求写作者使用正确的语法、标点符号等，对商务写作而言，准确性还包含使用正确的语言风格和恰当的表达方式。
1）语言的正式度
正式的语言往往比较长，一般用于学术、法律及官方文件中。
而现代商务交往中提倡自然而真诚地交流，写作中则大多采用非正式或中性的语言。
例如：
Formal
Informal
Formal
Informal
Approximately
Inquire
Ascertain
Obtain
Assist
About
Ask
Findout
Receive
Help
Participate
Construct
Purchase
Contribute
Sufficient
Share
Build
Buy
Give
Enough
2）恰当的表达方式
根据写作内容和与目标读者的关系，写作者应选择合适的方式来表达信息。
例如：
对对方有利的消息和日常事务一般选择直接告知的方式（directapproach）；不利于对方的信息或是坏消息则采取间接方式先解释说明最后告知的方法（indirectapproach）。
6.体谅（Consideration）
有经验的商务工作者会预见到客户的需求、疑问，往往站在对方的角度换位思考，通过礼貌措词来建立良好的客户关系。
在商务信函写作中，礼貌和体谅原则不仅仅体现在是用“please”，“thankyou”等字眼，它更多地体现在写作者的措辞以及对已收到信件的及时回复之上，从字里行间体现出对对方的尊重与体谅。
在写作过程中，我们应注意如下两个方面：
1）以对方为主的写作态度（You-attitude）
写作中应用“You-attitude”取代“we-attitude”，让对方感到备受尊重。
试比较：
“You-attitude”
“we-attitude”
Congratulationstoyouonyour…
Youwillreceiveyourorderon.
Toprovideyouwithclearrecords,wearechangingourbillingsystem.
Iwanttosendmycongratulations…
WeareshippingyourorderonFriday.
Toreduceourcosts,wearechangingthebillingsystem.
2）措辞得体（Appropriatewording）
商务交往中难免会出现双方意见相左或是合作出现问题的时候，此时写作者在给对方的信件中会提及负面效应甚至相互指责，即便是这样，信函中的措辞还是要有礼有节（Tactful），既要表明立场又不失礼貌。
请比较：
Tactful
Blunt
Wefailedtoreceive…
Thecenterisopenuntilfouro’clock.
PleaserefertomyJune10thletter.
IfIhadknownyourneedsbeforeMay20,IcouldhaveshippedModelA-3immediately.However,thespringsaledrainedourstock.
Youdidnotsend…
Thecenterisclosedafterfouro’clock.
Youdidnotreadmyrecentletter.
Becauseyoudelayedsolonginyourresponse,ModelA-3isoffstock.
以上6“C”商务英语写作原则贯穿商务英语写作全过程。
了解它们有助于写作者在撰写商务信函、报告时合理组织文章结构，遣词造句，使所写文章更专业，更具商务特色。
第二节商务信函的写作技巧（TipsforBusinessLetters）
1.开门见山谈目的（Identifyingthewritingpurposeinthebeginning）
任何写作都有一个中心议题，这个议题就是写作目的，作者可以根据行文需要将目的置于文章的合适部分。
但在商务信函写作中，写作者应首先明确信函目的，如：
合作意向达成后，可能需要向对方提出咨询请求；合作遇到冲突时，也许需要在信中向对方解释致歉等等。
写作议题应明确地置于首段，开门见山说明写作意图，然后进行解释说明或是加以论证。
一般来说，商务信函开头不宜过长，一两句话说明写作事宜即可。
以下是常见商务信函的开头：
Letterofenquiry:
WereadaboutyouradvertisementinthelocalnewspaperandwouldliketohavemoreinformationaboutMaplelandIndustrialPark.
Letteroforder:
Wewouldliketoorderthefollowinggoods:
Letterofinvitation:
WearepleasedtoinviteyoutothelaunchofEnglishTomorrow,theexcitingnewprogramforbusinessEnglishlearners.
Letterofthanks:
Iamwritingtothankyouforthehospitalityyouextendedonourvisittoyourcompany.
Letterofcomplaint:
IamwritingtocomplainaboutyourhandlingoftheorderNo.B13andsayhowdisappointedwearewithhowthisorderhasbeendealtwith.
Letterofapology:
Thankyouforyourletterdated25June.Firstofall,Iwouldliketoapologisefortheunsatisfactoryhandlingofyourorder.
Letterofreply:
Thankyouforyourenquiryof23May,inwhichyouexpressedaninterestinourGracesilkblouses.
2.基于事实论观点（Basingyouropiniononfacts）
商务写作目的大致可分为提供信息（inform）和劝说对方（persuade）两类。
前者要求所给信息准确无误，便于对方判断决策；后者则要分清观点与事实，观点需要事实依据来支撑，才能有说服力。
例如：
“Thecustomersherehavealwaysbeensatisfiedwithyourproducts.However,someEuropeanmanufactureshaverecentlylaunchednewmodelswhicharecatchingonveryfast.Thereforewewonderwhetheryoucanimproveyourpresentdesigns.”
此段中，前两句是事实，阐述了产品市场现状，最后一句话是观点，针对目前局势提出看法。
事实和观点相互印证，仅有事实无观点则导致缺乏行动决策，劳而无功；仅有观点无事实依据，则缺乏说服力和可行性。
3.分段（Usingsmallparagraphs）
为使收信人一目了然，信函写作者应该根据写作目的确定行文框架结构，将所设计的话题分成小段，必要时加上小标题，便于读者快速查阅。
相反，如果将所有话题罗列在一大段中，毫无层次，读者往往望而生畏，这不符合商界交往快节奏的要求。
试比较：
Poorparagraphing:
DearMr.Miller,
I’vejustreceivedyourfaxandaftersearchingfordifferentpossibilities,thisiswhatIcanofferyou:
10%discountonthetotalprizeifyoubookourofficesfor18months,coulditbeinterestingforyouYouaskedusfor4officesinRiversideTowerandweonlyhave4leftbutplacedindifferentfloorsandtherearenoparkingspacesleft.WouldyoumindifIsearchwhatyouneedinOceanPalaceOceanPalaceisabigTowerwith300parkingspaces,ithaswonderfulviewstoTulipParkandthepublictransportconnectionsarereallygood.I’vejustcheckedifwehave4officesleftinOceanPalaceandforyourinformationwehavethemnow!
!
Atthesamefloorandoneis10㎡andthelastoneis20㎡asyourequired.
Pleaseletmeknowifyouareinterestedinthispossibility.
Yourssincerely,
WilliamCruise
Betterparagraphing
DearMr.Miller,
Thankyouforyourorderbyfax.I’dliketomentionthatIcanofferyou10%discountifyouarebookingfor18-monthperiod.
Wehave4officesleftinRiversideTowerasyourequiredbuttheyareondifferentfloors.AlsothereisnoparkingspaceavailableatthemomentinRiversideTower.However,IcanofferyouaveryinterestingalternativeinOceanPalaceBuilding:
•4officesasyourequiredonsamefloor
•300parkingspacesandgoodpublictransportconnectionsforyouremployees
•Wonderfulviews.
PleasethinkaboutthisalternativeandthediscountImentionedbefore.IlookforwardtohearingfromyousoonsoIcanmakethebooking.
Yourssincerely,
WilliamCruise
点评：
以上两篇文章内容一样，但前者布局太密，内容杂乱，给人印象模糊。
后者内容分成若干小段，利弊分开，并恰到好处地使用了子弹点，重点突出，使人过目难忘。
4.使用恰当的语气（Usingappropriatetone）
现代商务写作提倡自然流畅的语言，合适身份的语气。
这种写作的优势在于使读者见信如见其人，写信人使用的语言，语气拿捏得当，会给对方留下相当专业的商务形象。
写作者动笔之前，要有明确的定位。
如话题内容，收信人与写信人的关系，职务级别等，然后决定行文的措辞，是正式还是非正式，语气是委婉还是直接。
一般来说，对于严肃的话题例如新规定的发布执行，上级对下级采用正式的语言，直接的语气；下级对上级则应采用正式的语言，委婉的语气。
如果话题比较轻松如周末餐会，则措辞可以采用非正式的语言。
请比较下面两则email：
上级对下级，话题为卫生检查，语气直接。
Dearall,
TherewillbeavisitfromhealthandsafetyinspectorsonMonday,April1stfrom9a.m.to15.Astheinspectionisnecessaryforourqualitymanagement
certificate,pleasebepreparedfortheinspectionbytellingthestafftotidyuptheirworkplace.
SamPowell
GeneralManager
下级对上级，话题为请假，语气委婉。
DearMr.Johnson,
Iwouldliketoattendaseminaron3April.Itisaboutpresentationskills.SinceIhavetomakemanypresentationtoourclients,thisseminarwillbeveryuseful.
Couldyoutellmeifitispossibletotaketimeoffworktoattendtheseminar
Thanks
Angela
5.多使用主动语态（Usingactivevoicemore）
商务写作中，使用主动语态能够更自然和准确地表达写信人的本意，使信件风格直接有力，语言风格简洁明了。
试比较以下例子：
Passive
Active
Itwassuggestedtocutthebudget.
Wesuggestingcuttingthebudget.
Yourearlyreplywouldbeappreciated.
Welookforwardtohearingfromyou.
PleasebeadvisedthattheaboveordershouldhavebeenreceivedbeforeChristmas.
WeshouldhavereceivedtheaboveorderbeforeChristmas.
点评：
通过比较可以看出，主动语态显得更加亲切
升级会员 