ERP系统下购货与付款业务的内部控制设计Word格式.doc

ERP系统下购货与付款业务的内部控制设计Word格式.doc

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来源：

财务与会计 

作者：

陈林峰　　编辑：

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　　ERP环境下的购货与付款业务是以仓管人员提出购货请求为出发点，经过主管人员的批准，按照ERP系统设定的请货价格录入请购单并生成订购单，然后，分送采购部门、验收部门、财务部门和编制请购单的部门。

购货与付款业务流程中的主要凭证和会计记录包括请购单、订购单、验收单、卖方发票、付款凭单、转账记账凭证、付款记账凭证、应付账款明细账、现金及银行存款日记账和卖方对账单等。

本文拟以采购业务流程为线索，探讨ERP环境下购货与付款业务流程的内部控制设计。

　　一、请购商品

　　该业务流程是：

由仓库管理部门提出订货要求—根据其要求编制请购单—对请购单进行审批。

审核过程是对该笔请购交易的认可过程，也是对该笔请购交易的控制过程。

为了验证该业务中库存商品的种类、规格的正确性以及请购商品数量的可接受性，ERP系统通常设有库存管理模块，对库存商品进行管理和控制。

例如，决定进货项目、初步选择供应单位、决定进货时间和进货批量。

决定进货项目和选择供应单位是销售部门、采购部门和生产部门的职责，决定进货时间和进货批量是财务部门的职责。

　　请购单是进入购货管理系统的第一张单据，一般由仓库管理部门针对所需的已列入存货清单的项目填写，在特殊情况下，也可由其他部门对所需购买的未列入存货清单的项目编制请购单。

企业通常对正常经营所需的物资的购买做一般授权，例如，在存款管理模块中预设有本企业仓库最低存货量，只要现有库存达到再订购点就可以提出采购申请。

其他部门也可为正常维修工作和类似工作直接申请采购有关物资。

但对资本性支出，企业应要求做特别授权，只允许指定人员提出请购。

　　为确保内部控制程序的有效实施，在ERP系统中，应统筹考虑符合内部控制要求的职责分工；

请购权限的设定、请购项目的范围、请购商品价格的预先设定和请购单的编制权限，应由具有相应授权的独立部门和人员分别执行，采购项目主管应有特别处理权；

ERP系统内的价格制定和调整、经济进货量和最低存货采购量的修改和增加必须附有相关批准文件。

　　在ERP环境下，系统应内置严格的请购业务批准程序，并且这种程序可以在ERP系统定制。

应内置的批准程序包括符合企业请购政策的业务批准程序和不符合企业请购政策的业务的特殊批准权限授权。

符合企业请购政策的业务批准程序包括采购量的审批和采购价格政策预前审批。

在审核请购商品的品种、规格和数量时，应充分利用ERP的集成性，调用生产制造和进销存等模块的信息，设置不合格品种、规格和数量短缺报警机制，避免给企业造成经济损失。

　　二、编制订购单据

　　采购部门在收到请购单后，对经过批准的请购单发出订购单。

对每张订购单采购部门应确定最佳的供应来源。

对一些大额、重要采购项目，应采用竞价方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。

订购单的内容应当包括：

商品的品名、数量、价格、厂商名称和地址。

ERP采购系统虽是一个有效的采购平台，但即使如此，供应商的评估、选择、谈判、合同的签订等各个过程也需要用制度加以规范。

ERP系统内供应商的资信、到货率直接影响到对供应商的评估，所以供应商信息资料需要专人维护。

评估程序的不当或资料的不准确容易造成选择供应商的不恰当，由此形成的供货不能便是这一环节所面临的风险。

　　在ERP环境下，系统应内置严格的审核程序，确保订购单所列内容的完整性和可接受性，该程序的使用应由企业预先制定的最佳信息提供支持，该模块应当具备及时更新的内容。

例如，某种商品近期的市场价格（或可接受价格的高低范围）、规格、型号以及供应商的距离、信誉等。

为确保信息更新的准确与及时，同样信息的更新必须由特别授权的人员进行修改并附相应的文件。

在ERP系统中，在接收到已批准的请购单之后，系统会自动生成订货单并连续编号，经系统连续编号的订货单在经授权的采购人员确认之后，会自动分别传送至验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。

在程序的内部审核机制上，应严格单据完整性检查，审核项目不完整的请购单将不能流转到下一步骤。

三、验收商品

　　验收部门接受有效的订单代表企业接收供应商发运来的商品，验收应当逐一比较所收商品与订购单的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后盘点商品并检查商品是否符合质量要求。

　　验收是采购业务的重要控制环节，ERP系统中应当控制所收商品与订单所列内容相一致。

验货入库后相关的采购单在ERP内部也会进行自动检查，当差异超过了预先设置的界限时将会被拒收。

只要实现了收货员、验货员与记账员的不相容职责分离，这一环节的风险是较小的。

　　为了防止验收部门无法验证某些特殊商品（例如化工产品）是否符合质量标准，ERP系统中规定特殊商品的验收必须经授权的人员检验方可确认验收。

验收之后，验收部门在ERP系统中应对已收货的每张订购单点击确认，并由此生成连续的验收单，作为验收和检验商品的依据（特殊商品还需授权人员确认），之后传输给仓库部门或其他请购部门，并由其点击确认以确立其对所采购资产应负的保管责任。

与此同时，系统还会将生成的验收单传输至应付凭单部门，以备付款。

　　四、储存已验收的商品

　　本环节理想的控制程序是：

单独设立存放商品的存储区，确保实物资产的安全与完整。

实行资产的保管与采购的其他职责相分离，减少未经授权的采购和盗用商品的风险。

在ERP系统中预设定期盘点提醒模块，对已经到期的商品的盘点工作，应由不同的部门来履行。

　　五、编制付款凭单

　　记录采购交易前，应付凭单部门应编制付款凭单，ERP系统的这项功能所针对的问题包括：

①确认供应商发票的内容与传输过来的验收单、订购单是否一致、完整，供应商发票金额计算是否正确；

②生成付款凭单计算的金额是否正确，是否有被授权人在凭单上确认付款和延期办理付款的日期。

所有未付凭单应保存在未付凭单部门的未付凭单档案中，以待日后付款。

　　为了降低编制付款凭单过程中出现的遗漏、重复、错误计价或其他差错风险，付款凭单应由系统根据传输过来的验收单、订购单和请购单自动生成。

系统中的付款凭单应记录验收单号和订购单号，以便于体现购货发票与两者之间的勾稽关系。

开具付款凭单前系统内部程序应能自动核查验收单、订购单的完整性。

在职责划分上，开具付款单业务与存货保管业务、存货验收业务和编制订购单业务是不相容职务，不能由同一人执行。

　　六、发票过账

　　为确认购货的真实性、确保购货记录的完整性、保证业务估价与分摊的正确性，ERP系统应具备单据追踪能力，在购货系统生成总账所需凭证时，应能联查验收单、订购单等，保证记录购货程序的完整性。

　　七、付款

　　为防止审批手续不全、账户信息错误带来的不应有损失，财务部门授权的人员应审核已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额是否一致。

此环节在确保系统形成的金额下付款，支付风险应当较小。

　　综上所述，ERP系统的网络应用结构，可以方便地实现各个不同业务模块之间信息的即时传递，可以使企业的内控体系实时反映运营状况。

但网络环境自身的安全性也同样脆弱，任何对企业内部网络系统的破坏都可能会给企业的运作带来严重后果。

因此，根据企业实际状况，将科学的管理思想与先进的信息技术以及完善的管理制度结合在一起，才是企业实现内控的有效途径。