管理文秘.docx

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管理文秘

管理文秘

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秘书的定义:

1.秘书是一种广泛的社会职业和必须具备一定专业能力的专业职务。

2.秘书工作的业务范围是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”。

3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。

4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理。

管理文秘的内涵:

1.管理文秘体现了秘书学与管理学的紧密联系。

秘书学与管理学的交叉关联主要体现在以下几个方面：

（1）秘书工作的主要实施范围是围绕着组织和决策的管理展开的，秘书工作的定位、目标以及绩效的考评都与管理学密切相关，现代秘书工作愈来愈能够体现出管理科学的基本内涵。

（2）秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践又在实际操作中升华了管理科学的理论、实现了管理方法的探究，对培养和塑造新型的专业管理人才起着重要作用。

正因为如此，从事秘书工作的很多人，经过多年的磨砺，最终走向了领导和管理的岗位。

（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也体现了秘书与管理科学紧密的关联性。

（4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。

管理文秘:

即管理秘书学中的秘书内涵可以这样定位：

现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。

中国的秘书职业化的步伐还显得过于缓慢。

这种局面的造成主要在于以下几个方面:

（1）传统对于秘书职业认知偏见的影响持续存在

（2）秘书职业不稳定，职业化发展缓慢

（3）秘书从业机制亟待转型

（4）传统的秘书教育理论与实践脱节，难以培养出与国际接轨的新型复合型、创新型的综合秘书和涉外秘书人才，秘书职业教育模式亟待改革。

中国管理秘书的职业发展趋向：

1.进行秘书职业的全新角色定位，实现秘书职业应有的功能价值。

2.改革人才培养模式，强化创新型思维意识，切实培养符合国际秘书职业需求的高级秘书人才

3.严格秘书职业准入制度，提高秘书整体从业素质，加强秘书职业化建设

4.更新秘书从业人员的知识结构，增加国际文化、国际经济政治和外语的强化学习和训练，并提高办公自动化的技能，向着专业化和智能化的方向发展。

当前管理秘书的主要类型

按照秘书的来源与服务对象可以分为公务秘书和私人秘书。

按照秘书的工作性质划分，可分为党政秘书，企业秘书、商务秘书等。

按照秘书的业务内容可以分为各级领导的行政秘书、法律、教育、医学等各类专业秘书、文书处理和保管的机要秘书、负责总务后勤工作的事务秘书还有负责来信来访工作的信访秘书、从事口头或者书面外文翻译工作的外文秘书、负责各级各类会议的承办、组织和协调的会议秘书等。

依据管理秘书在工作中的角色定位，具体工作中所承担的工作实务主要有以下几个部分：

（一）日常事务管理：

（二）接待事务，

（三）会议管理

（四）行政事务管理

（五）文件管理，

（六）公关管理

根据管理秘书学的研究对象的不断发展，具体研究内容也发生了变化，概括来看，主要有以下七个方面：

（一）更加注重了管理科学在秘书学中的应用和发展研究。

（二）更加关注秘书学实践中的经验对管理科学的推动和完善作用的研究。

（三）更加关注管理秘书学较传统秘书学的新发展研究。

（四）更加注重在现代市场经济体制下管理秘书学新特色的研究。

（五）更加关注并研究在全球化视野下管理秘书行业标准及职业化的国际发展新趋势。

（六）更加关注管理秘书各项具体实务的精细化、标准化、规范化发展研究。

（七）更加关注新形势下管理秘书人才模式培养机制的创新研究。

秘书机构:

就是通常我们所说的秘书工作部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者辅助管理、处理综合事务的综合办公机构，是党、政领导机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。

秘书机构设置的原则

1.效能最大化原则

坚持效能最大化原则，应该做到：

（1）科学分工

（2）层次合理（3）优化结构（4）配置合理

2.适应工作需求的原则

3.分级管理、职、权、责分明统一原则

4.机构统一、相对稳定的原则

秘书机构的分类

1.按工作时间分为常设性的秘书机构和临时性的秘书机构

2.按社会性质分为公务秘书机构和私人秘书机构

3.按服务对象来分为群体服务的秘书机构和为个人服务的秘书机构

管理文秘机构的性质

（一）辅助性

（二）综合性（三）中枢性（四）机要性

（五）服务性（六）封闭性

管理文秘机构的职能：

（一）参谋助手

（二）后勤保障（三）文书办理

（四）信息管理（五）协调公关

文秘管理机构的结构模式

（一）因人分设、单一制模式结构

　因人分设、单一制模式结构，主要是按照主要领导者和分管领导者的分工而设置的秘书机构，工作任务通常对应的秘书工作部门承担，即该领导的各类工作的辅助均由一个秘书部门负责。

有利于领导分工工作的需要，其不足之处在于增加了管理层次，同时文秘人员业务繁杂，难以专精，有时因临时工作多而产生忙乱现象。

（二）因事分设制

因事分设制，即根据秘书工作的业务范围而分设相应的秘书机构，即通过各自的业务活动，辅助领导工作和机关工作。

如各办公部门中的秘书处（科）、文书处（科）、信息处（科）、督查处（科）、信访处（科）、调研处（科）等秘书机构，就分别负责文字工作、文书工作、信息工作、督查工作、信访工作、调研工作等秘书业务。

因事分设制便于秘书机构的科学化管理，有利于秘书工作的规范化建设，有助于秘书工作质量的提高，其不足之处在于，不便于直接为领导工作服务。

容易发生协调不当、工作失调的局面。

（三）混合分设制

混合分设制，即因人分设制和因事分设制二者兼之的组织模式通常有综合制二层结构模式，业务繁多的组织有的还设置为综合制三层结构模式。

如某些办公部门中，同时设有秘书一处（科）、秘书二处（科）、秘书三处（科）……综合处（科）、信息处（科）、信访处（科）、调研处（科）、接待处（科）……。

混合分设制既便于为领导工作服务，又便于为机关工作服务。

其不足之处在于辅助服务的重点不突出，工作内容易于相互交叉和重复。

文秘管理机构之间的关系

（一）平行独立

（二）业务合作

（三）规范指导

管理文秘的素质

一、政治素质

政治素质是文秘人员素质体系的核心，是文秘人员为人处世的根基。

包括道德修养和职业修养两大部分。

二、知识素质

（一）基础知识。

基础知识是指作为一个文秘所必须具备的最基本的知识。

基础知识越扎实、丰富，文秘的潜力发挥就越大。

文秘的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

（二）专业知识

文秘人员的专业知识同样可分为两大部分。

一是文秘专业的基础知识，二是文秘人员所在行业的专业知识。

（三）完备的辅助知识

辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。

它对文秘人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。

文秘人员需掌握的辅助知识主要包括：

1.管理学知识。

2.公共关系学知识。

3.心理学知识。

4.经济学知识。

5.人际关系学知识。

三、心理素质

心理素质是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。

健康的心理素质是指个体能在各种环境中都能保持一种良好的心理状态。

心理健康的目标就是能够随环境变化而及时调节心理结构，对社会做出积极的反应，达到同外界的平衡，从而培养符合需要的健全的人格。

四、健康素质

健康素质不仅包括没有疾病或不虚弱的传统意识，而且内含身体的、精神的健康和社会幸福的完美状态。

它既是一种人的自然属性，更是一种社会属性，是一个囊括躯体健康、心理健康、社会适应良好和道德健康的统一指标体系。

这四个方面相辅相成，不可分割，互相影响，互相促进。

管理文秘的能力

一、善于与领导相处的能力

二、洞察力

三、统筹能力

四、应变能力

五、社交公关能力

六、工作本身所要求的各种必备能力

（一）口头表达能力.1.说话要有真实性。

2.说话要有实用性。

3.说话要有针对性。

5.说话要有规范性。

6.说话要有艺术性。

（二）文字表达能力

（三）辅助决策的能力

（四）实用技术操作能力

处理好文秘与领导关系应遵守以下原则：

1.服从而不盲从的原则。

服从于领导这一原则应该大力提倡，善于服从，巧于服从更不应忽视。

这就需要掌握服从的技巧和艺术：

第一，对有明显缺陷的领导，积极配合其工作是上策。

但服从不是盲从，有不同的看法和意见要善于提出，供领导参考。

第二，当领导交代的任务确实有难度，其他同事畏手畏脚时，要有勇气出来承担，显示你的胆略，勇气及能力。

第三，主动争取领导的领导，很多领导并不希望通过单纯的发号施令来推动下属开展工作。

2.尊重而不庸俗的原则。

3.主动工作而不“越位”的原则。

4.多做实事，少露锋芒的原则。

学会与各种性格类型的领导相处:

1.与自信型性格的领导相处。

自信型性格的领导对自己充满信心，凡事都认为字迹能做好，相信自己的能力。

这样的人做事有胆量、有冲劲，不拍失败，具有不屈不挠的精神。

文秘与自信型性格的领导相处，必须完成领导计划和布置好的工作，这样才能获得领导的满意。

如果领导刚愎自用，文秘人员则应尽快调整心态，以努力与其适应，否则，应立即放弃这份工作。

2.与优柔寡断型性格的领导相处。

优柔寡断性格的领导，认为凡事得三思而后行，对事情的前因后果以及成败得失希望能考虑周全，做到万无一失。

遇到这样的领导，文秘有两种选择：

一是适应其性格特征，二是影响其性格特征，帮助其下决心，果断决策。

文秘人员应将具体工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、风险回报汇报清楚，并备好各种可选方案，这样既帮助了领导，也成就了自己。

3.与细心稳重型性格的领导相处。

细心稳重型性格的领导通常注意细节，看重过程又看重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。

同样，细心稳重型的领导对待下属也很细致体贴，他不喜欢下属冒险，喜欢沉稳性格的下属。

面对细心稳重型性格的领导，文秘人员应表现出其沉稳老练的一面，凡事要形成成熟的方案后再向领导汇报，切忌不成熟的建议。

4.与粗犷型性格的领导相处。

粗犷型性格的领导办事果断豪爽，不拘于小节。

粗犷型性格的领导对朋友和下属讲究缘分，看重义气，做事雷厉风行。

面对粗犷型性格的领导，文秘人员不要有太多的书生气，你必须尽力使自己向领导的处事作风看起，依照领导吩咐的意思办事。

5.与实干型性格的领导相处。

实干型性格的领导相信工作是做出来的，因此，他认为必须建立最适当的工作程序来保证工作效率。

这样的领导必然是重制度、重考核、重业绩、重奖励的人。

面对实干型性格的领导，文秘人员在工作中必须脚踏实地、一丝不苟，同时要掌握各种工作技能并充分利用各种机会彰显自身实力。

在实干型领导看来，成功就是成功，失败就是失败，将事情办糟了就是你的无能。

在社交时应遵循以下原则：

一是互酬原则。

二是开放原则。

三是真诚原则.最后是互利性的原则。

应变能力:

是指人在外界事物发生改变时，所做出的反应，可能是本能的，也可能是经过深入思考过程后，所做出的决策。

统筹能力:

是指洞察事物、工作谋划、整合协调和创造性思维等方面的能力。

素质:

是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能等方面经过长期锻炼和学习所形成的，在日常工作和生活中经常起作用的基本条件或内在因素。

人的素质具有较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响作用。

心理素质:

是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。

个人形象:

仪态:

社交礼仪:

馈赠:

复议思考题

1．个人形象主要包括哪几方面内容？

2．着装时一般遵循哪些原则？

3.社交礼仪的内容主要包括哪几方面？

4．请简述社交礼仪的原则。