政协常委会会议文件管理系统数字会议系统用户需求书.docx
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政协常委会会议文件管理系统数字会议系统用户需求书
第二部分 用户需求书
1.项目描述
东海市政协常委会会议文件管理系统，将充分利用信息技术和信息网络手段，实现电子化应用，确保会议通知及有关文件材料按常委会议事规则规定的时间及时送达参加会议人员手中，便于与会人员在参会前阅读有关文件及作相关调研，有利于提高会议审议质量与效率；同时，也减少会议文件纸质材料的印发，适应绿色环保的要求，使办公更加方便、快捷。
系统的网络架构如下：
2.系统建设目标
东海市政协常委会会议文件管理系统的建设目标为：
将常委会会议文件管理，从现在的以管理纸质文件为主，过渡到以管理电子文件为主，本项目完成后，将达到以下目标：
1）文件数字化会议文件原则上都要利用该系统实现数字化，尽量减少纸质文件的使用。
2）传送网络化直接利用该系统和电子政务专网传输会议文件，不再使用纸质传输渠道。
3）签收自动化常委通过专用终端（平板电脑），自动接收会议文件，打开阅读即自动签收。
4）阅读电子化常委直接利用专配平板电脑阅读会议文件，并可手写修改，提交修改意见，实现广域网条件下的同步阅读等功能。
5）交流即时化通过专配平板电脑，常委之间可不受时间、地点的限制，实时在线交流。
3.建设内容
东海市政协常委会会议文件管理系统，整个项目建设内容包括：
1）系统运行所需要的服务器、服务器软件及相关网络设备。
2）东海市政协常委会会议文件管理系统软件，包括服务器端、管理客户端、常委专用客户端及相关辅助模块等。
3）常委专用平板电脑，并内置4G无线网卡。
4.功能需求
系统功能要求从系统及整体功能需求、会议文件管理功能需求和常委专用客户端功能需求三个方面分别描述。
1）系统及整体功能需求
序号
功能
功能描述
1
服务器端
MSWindowsServer2003/8/12、IIS6.5以上。
MSSQLServer2005/8/12。
支持数据库服务器、Web服务器和文件服务器分离。
支持整个网络-服务器-数据库框架的大型分布式应用，在同一操作界面上，统一处理不同服务器、不同数据库上的会议文件。
2
系统开放性
文档接收：
提供数据接收接口，在数据库服务器端即可直接接收其他系统的文件信息。
文档转出：
可将会议文件信息按分类架构转存到硬盘，亦可按市档案局的格式要求移交文件与档案。
文件利用：
提供专门的搜索接口，其它系统亦可依权限搜索会议文件信息。
3
文件存储
提供两种会议文件内容存储方式，即数据库方式和文件服务器方式，两种方式可根据需要转换。
数据库方式支持分区表以实现分区存储，文件服务器方式则采用自主开发的分区存储技术，可将会议文件保存到多个磁盘分区中，实现分布式存储。
4
安装部署
B/S结构，管理客户端不需安装任何软件，使用IE即可直接登录访问以操作各项功能。
但也同时提供管理客户端的专用桌面工具，可简化操作和加强客户端功能，专用管理客户端并可自动更新。
常委专用客户端采用安卓系统，并可自动更新。
5
系统安全可靠
支持SSL加密传输。
支持对数字证书和电子印章加密文档的管理。
支持各种病毒防御系统。
支持密码登录和密码修改时的高强度密码提示。
可设置密码有效期限，到期强制提醒修改。
支持USBKey安全认证登录。
可根据用户终端机器指纹进行登录限制（每个用户最多可使用三台终端登录系统）。
支持备用路径访问，当系统主路径无法连接时，可自动转移到备用路径，以提高系统的可靠性。
支持数据库自动备份。
6
用户管理
可实现用户组织架构的层级管理，即可根据常委会的实际组织架构和层次，创建会议文件管理系统中的组织架构和用户。
组织架构的层级数量不受限制，并且，用户属于编制部门的同时，可在其他部门兼职，如秘书长兼任常委会办公室主任等。
可根据实际的组织关系变动，实现人员编制的转移，兼职或免除兼职等。
用户离职删除时，只是打上删除标记，不删除其具体信息，系统管理员可进行相应操作来恢复该用户信息和查找其操作痕迹。
7
权限管理
可根据文件分类架构进行授权，对部份关键元数据可独立授权。
可限定能访问的文件最高密级，文件的秘密等级划分可由系统管理员自主设置。
可基于用户、用户组、部门和职务（岗位）进行授权。
权限可继承，即下位类继承上位类的权限。
可根据组织管理原则和组织架构来进行权限的设定与调整。
可对本人和他人创建的文件区别授权。
提供用户权限统计表和类型（文件夹）权限统计表。
8
回收站与回收中心
每个用户都有一个回收站，删除文件与信息时，并不真正删除，只是将其放入回收站，只有删除回收站中的文件与信息，才是真正彻底的删除。
系统管理员可限制用户删除回收站中的文件与信息，即系统管理员可将回收站中的文件与信息，收集到回收中心，再进行统一审查与清理。
9
短信平台
提供短信平台模块，可与短信猫或短信网关连接，进行短信提醒、短信通知和群发短信等，也可接收常委回复的短信内容。
群发短信时，可根据常委会的组织架构，选择向全部、部门或个人发送短信。
10
操作日志（黑匣子）
详细记录用户的重要操作痕迹，并提供查询、统计。
11
统计报表
提供用户行为分析报表，如用户新建、修改、借阅、查阅文件的情况等。
提供各种文件管理表格的设计与打印功能，如文件登记表、文件传阅登记表、文件签收登记表等。
提供各种档案管理表格的设计与打印功能，如档案目录、卷内文件目录、案卷封面、背脊、备考表等。
表格设计采用通用的Excel，以方便文件管理员学习掌握。
12
模板管理
提供属性模板、正文模板、分类模板、流程模板、表单模板、回执模板以及表格模板的设计与管理功能。
各种模板可供需要时直接套用。
13
用户登录目的与使用效果调查
系统管理员可根据需要，是否开启用户登录目的与使用效果调查，为软件系统的升级改造提供有力参考。
当开启时，登录后可询问和记录用户的登录目的，退出时，可调查使用效果。
提供用户登录目的与使用效果的调查统计报表，并可根据自定义统计条件进行统计分析。
调查的项目与内容可由系统管理员根据需要自主设置。
14
文件批量更新
提供专门工具，以实现文件正文与附件的批量更新，即可将存储在硬盘上的文件正文与附件，按一定规则，批量对应上传到会议文件管理系统。
15
文件管理者的个人工作台
提供常委会各部门及用户个人的文件信息管理功能，分门别类独立管理部门或个人文件。
部门或个人亦可将其形成和管理的部门或个人文件，通过一定程序，上升为常委会统一管理的文件。
系统管理员和常委会的文件管理人员，如果有需要，也可将部门或个人的有关文件，收集为统一管理的文件。
16
日程管理
能够设置工作与会议日程，日程表为周表，包括整个常委会通用的日程表，各部门的日程表和个人的日程表，并且，个人的日程表处于最优先。
可设置和保存各种日程事项，如会议、活动、出差等。
可根据设定的日程表进行网络签到、签出（考勤）。
提供网络考勤情况的查询与统计。
17
在线交流
提供在线交流的管理功能，用户之间，即可进行一对一的双向交流，也可在预先设定的虚拟会议室内，进行会议式的交流。
虚拟会议室由管理员设定，可公开、限定会议人数或保密进行。
交流时，除了发送文字信息和表情外，还可传送图片与文件。
18
微博
提供微博的发表、转发和评论，以及关注和检索等功能。
19
最新公告
提供最新公告的发布与查阅功能。
20
提醒
除可在文件处理过程中应用提醒功能外，还可对常委会相关经常性、周期性的工作设置定期提醒，提醒周期可按日、周、月或年进行。
21
系统设置
提供完善的系统设置与管理功能，至少应包括但不限于：
密码修改并提示密码强度。
密码的有效期设定，超过密码有效期限时，自动提示用户修改密码。
能够提示新文件和新的待办事宜，提示信息包括内部邮件和短信等。
能够设置自动形成文件编号的方式，如根据文件字和年度自动编制文号等。
2）会议文件管理功能需求
序号
功能
功能描述
1
文件分类
能够根据需要，自主创建会议文件分类架构。
可根据部门或个人的工作职能和工作需要，按分类设置会议文件的管理与利用权限。
可根据需要，自主设置文件分类的元数据项目，并且，每个分类都可以有不同的元数据项目。
可根据需要，自主设置会议文件类型的显示样式，并且，每一类型的显示样式可以不同。
可套用分类模板，以简化分类设置。
2
文件属性
可自定义文件属性（元数据）项目，并且，每一份文件都可以有不同的文件属性项目内容。
文件属性项目名称可自定义修改。
支持自主设置属性模板，供需要时套用。
3
文件属性显示方式
可设定文件属性的显示项目内容、顺序及实际显示名称等。
可设定必须输入的属性项目，在新建或修改时强制输入。
4
文件新建
文件新建时，可选择新建文件的格式，包括但不限于Office文件格式、网页格式、图片格式等。
可根据选定的文件格式，自动调用相应的文件编辑软件来新建文件。
扫描新建时，可利用自带的扫描及图片管理程序，进行扫描、图片编辑处理等，自带的扫描及图片管理程序支持多页tif文件。
可直接引入已有的电子文档新建文件。
5
文件格式
支持各种Office文件格式、PDF、各种图片等。
6
在线编辑
内嵌Office组件，支持在线编辑，并依权限控制编辑、修改与删除。
7
防扩散处理
利用Office组件，只有阅读权时，可禁止拷贝与打印。
扫描图片文件，包括多页tif文件，阅读时，可显示水印，打印时，还可添加二次水印，用于限制打印件的用途等。
8
文件编号
可根据文件字和年度，自动编制文号，即可按年度总流水，也可按文件字和年度分别流水编号。
9
批量修改
可根据查找出的文件列表，批量修改文件的属性内容。
可根据预先设定的规则，批量上传与更换系统中的文件正文与附件。
10
批量上传新建
可一次上传选定的多个文件，并自动新建文件条目。
可将硬盘目录，甚至整张光盘，一次批量上传，并依目录架构，自动创建文件分类架构，并依分类架构上传文件。
11
文件流转
可根据文件管理需要，将文件提交流转，包括会议文件的起草审批流程、传阅过程流转等。
可套用流程模板，流程模板包括流程步骤和阅批表单，以简化流程管理，同时，提交人可对流程及流程表单进行编辑修改。
流程表单，可嵌入文件属性，文件列表，审批意见、自动签名等控件，并提供在线编辑与修改功能。
流程可附加流程回执，回执名称与内容都可自由设置，如会议通知回执、意见征询回执、参加学习班报名回执等。
文件流转阅读时，可设定阅读时效，超过阅读时效自动收回。
文件流转时，对于待办事宜，或未按时处理的文件，可进行提醒或督办，方式为内部邮件或短信。
12
文件发放、借阅与归还（含档案）
提供文件文件借阅、归还与发放功能，可对一式多份文件进行分别处理，可邮件或短信提示即将到期的借阅文件及时归还。
提供常用的文件电子阅读、发放、借阅与归还的统计报表功能，包括但不限于文件利用与电子阅读类统计、文件发放与借阅类登记与统计等。
13
文件归档
处理完毕的文件，可在处理流程中设置归档步骤，直接归档。
提供专门的归档操作平台，以方便档案管理人员在一个操作界面上，即可完成所有的文件归档操作，包括未归档文件查找、形成案卷，以及各种档案目录的打印等。
所有文件的操作痕迹，均跟随文件一同归档，并提供查询。
14
档案分类
可根据国家标准和常委会办公室的相关制度，自主创建会议文件档案分类架构，类型属性亦可自定义。
可依常委会组织架构进行档案管理与利用授权，依职责和权限管理利用会议文件档案。
纸质档案与数字化档案可集中统一管理。
15
档案数字化
已有电子文件，可直接导入归档。
纸质档案数字化，可实现流程化管理，全程记录数字化过程与痕迹。
16
自动标引
可自动标引主题词与分类号。
17
借阅申请
有权限阅读的文件和档案，可直接阅读，没有权限阅读的可申请阅读，系统提供专用的借阅申请流程管理功能。
18
档案处理与利用情况查询
可方便的查阅档案的处理情况和利用情况。
19
档案目录与表格打印
提供管理与利用过程中的各种档案目录与表格打印功能，包括案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、备考表，文件汇编目录，各种档案数量、利用情况的统计表格等。
所要打印的表格格式，可自主设计成表格模板，供需要打印时套用。
20
文件与档案移交
可将会议文件或会议文件档案，转入常委会办公室的档案系统，也可直接按市档案局规定的格式移交给市档案局。
可将文件与档案（包括正文与附件），按系统中的分类架构，转换为磁盘上的目录架构，批量发送转存到磁盘。
3）常委专用客户端功能需求
序号
功能
功能描述
1
操作系统
操作系统采用安卓4.0以上版本。
2
屏幕规格适应性
可运行于各种尺寸和分辨率的安卓平板电脑，也可在5吋以上安卓智能手机上运行。
横竖屏操作适应性
能适应横竖屏操作，尽可能满足操作者的不同使用习惯。
2
最新公告
查看和阅读最新公告，最新公告按日期倒排，以方便查阅。
3
当前会议
最新文件
当前会议是指正在召开或即将召开的会议，系统可接收、自动签收和阅读当前会议文件，包括会议通知等。
最新文件是指需要接收者阅读了解或提出修改意见的新文件。
会议文件界面，除可看到会议文件列表外，还应直观显示会议简介或会议通知等内容。
可处理随文件清单附带的回执，如会议通知回执、意见征询回执、参加学习班报名回执等。
4
自动接收与自动签收
常委专用客户端软件可自动接收当前会议文件和最新文件，点击打开即进行自动签收。
签收信息将自动及时反馈到后台服务器中，管理人员可根据会议文件签收表直接查看文件签收情况，并可进行督办处理。
签收督办可采用系统内部提醒或短信提示签收等方法。
5
手写痕迹修改
可对PDF格式的当前会议和最新文件，进行手写痕迹修改，并可将修改稿发送到常委会办公室的意见收集箱。
在未发送之前，可将修改稿保存为草稿，以供下次修改，草稿还可自动上传到为每个常委准备的草稿箱，以方便常委更换终端或重装系统时，还可保存修改过的草稿。
6
同步阅读
提供PDF文件的同步阅读功能，其操作类似于会议室桌面的话筒，任何与会者都可发起同步，其他人可响应同步，跟随发起者同步翻页阅读。
发起者和系统管理员可随时终止同步进程。
同步阅读不但适用于会议室的局域网环境，也适用于互联网环境，即使连线者不在同一地点，亦可响应参与同步阅读。
7
历次会议
支持以往各次会议的会议文件或相关文件的查阅。
8
日程管理
支持查阅工作与会议日程，并可设置常委自己的日程安排。
9
在线交流
可实现一对一的双向交流，并可进入虚拟会议室进行会议式多人即时交流。
虚拟会议室的设置，可公开，也可限定人员并保密进行。
交谈时，不但可发送文字信息，也可传送表情，上传图片和文件，点击其他常委的头像，还可与其通电话、发送短信等。
10
微博
提供微博的发表、转发和评论，以及关注和检索等功能，同样，点击其他常委的头像，可与其通电话、发送短信等。
11
咨询台
咨询台的功能，类似于XX知道，当某一常委提出问题时，其他知道该答案的常委或常委会办公室工作人员，可不受时间、地点的限制，回答该常委的提问，并且，可多人参与回答，提问的常委还可将其中的一个答案设为最佳答案。
比如说，如果某常委想知道“我国第一届政协主席是谁？
”，那么，他就可以点击提问按钮，提交该问题，知道答案的常委则可回答该问题。
咨询台的功能包括提问、回答问题、设为最佳答案，以及显示未答提问、未设最佳提问、我的提问、我的回答、我的最佳等，是组织内部非常轻便，且非常实用的知识交流与共享工具。
12
会议文件搜索
输入关键词，即可查找和阅读所需的会议文件。
会议文件搜索结果受权限控制。
13
小部件
提供常委客户端的专用安卓小部件，以美化操作界面和方便操作。
14
自动登录
提供自动登录选项，当选择自动登录时，点击桌面图标或小部件，即可自动登录进入系统。
15
新文件提示
可设置定期提示要签收的新接收到的会议文件，提示时间间隔可自由设定，并可选声音和振动。
点击进入系统即提示新文件，然后，再根据设置的时间间隔定期提示签收新文件。
16
备用路径选项
为提高系统的可靠性，提供备用路径选项，当主路径无法连接登录时，自动转换到备用路径。
（本项目暂未考虑配置备用服务器，但提供的软件系统应支持该功能）
17
清除缓存设置
用户可根据习惯与需要，设置定期自动删除保存在客户端本地的缓存文件信息，或直接操作立即删除缓存信息。
比如说，当设置自动删除30天前的缓存信息时，系统在每次退出时，都会自动检查是否存在已保存超过30天的缓存文件信息，若有，则自动删除。
18
自动更新
可自动监测新版本，并提示下载安装。
5.技术要求
5.1系统设计原则
1）安全性
容许采用现在流行的各种安全策略与方法，如SSL网络加密传输、数字证书与电子印章以及USBKey登录验证等。
软件系统应采用严密的安全管理措施，有非常完善的权限控制，可根据用户的工作岗位职能和工作需要来设定权限，用户的任何操作，都受权限的严格控制，并且，系统将自动保留操作痕迹。
2）先进性
软件系统可运行在WindowsServer2003/8/12网络操作系统和MSSQLServer2005/8/12数据库管理系统，所采用的技术均具有国际上最新和最先进的技术水平。
3）规范性
系统开发，符合国家、省市以及行业的相关管理法规、规范、标准和习惯，并已经用户运行检验与验证。
4）完整性
系统所提供的功能，涉及会议文件起草、传送与阅读管理以及会议文件的归档与利用的各个方面，除满足国家、省、市及行业的相关规范要求外，还应满足会议文件管理过程中的实际需要。
5）可扩充性
能满足会议文件管理不断改善、深入与发展的要求，具有良好的可调节性、可扩充性和可升级性。
系统可根据实际需求，自由设定会议文件的种类与类型，并且，可根据工作需要扩充和调整。
6）协同性
能满足两方面的协同要求，即不同系统之间的协同和系统内部各种资源之间的协同。
不同系统之间的协同：
多个相同会议文件系统之间可实现数据交换与共享，并且，提供接口，以实现与其他系统之间的协同，如与市档案局档案系统之间的协同等。
系统内部的协同：
系统内嵌的协同工具，使得参与会议文件管理的人员，不受时间、地点的限制，通过正式或非正式的各种协同方式，进行会议文件的集中统一管理和协作共享利用。
7）方便性
B/S结构，WEB界面，与访问一般网站无异，操作简单、方便、快捷，能真正做到任何时候，任何地点，可与任何人沟通、协作和共享会议文件资源信息。
8）稳定性
软件系统应已经用户的实践使用验证，稳定性得到检验与保证。
5.2系统运行环境
服务器端：
硬件：
服务器（四核至强CPU，32GBRAM,5TB磁盘阵列等）
软件：
网络操作系统：
MSWindowsServer2008/12标准版或企业版。
数据库系统：
MSSQLServer2005/8/12/14标准版。
客户端：
管理客户端：
硬件：
Inteli3/5/7CPU，4GB以上内存。
软件：
Windows7/8，IE8/9/10.
阅读客户端（移动版，常委专用客户端）：
安卓：
8-12吋ARM平板电脑，5吋以上智能手机，Android4.0以上。
6.培训及售后服务要求
6.1培训要求
1）本项目的培训，是指对东海市政协常委会使用和维护本系统的人员进行培训。
2）培训由中标供应商负责师资及教材，由采购方提供场地和培训设备并负责受训人员召集，组织实施。
中标供应商必须派出采购方认可的具有相关专业资格和实际工作经验的教师及辅导人员进行培训。
3）中标供应商应详细制定人员培训方案，包括培训目的、培训时间安排、人数、次数、内容及培训组织方式等。
6.2售后服务要求
1）中标供应商必须提供具体的技术支持和服务方案。
2）自软件系统最终验收合格之日起，中标供应商必须提供一年内免费的软件系统错误及维护性修改现场服务，服务响应时间不超过1个工作日，特殊情况应及时响应。
升级会员 