办公室管理制度.docx

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办公室管理制度

**********大学

****************学院团委学生会

办公室

管

理

体

系

撰写者：

******************

修订者：

**********学生会主席团

目录

***学生会办公室部门制度体系5

第一章：

办公室日常工作制度5

一、财务工作5

二、物品管理工作7

三、学生会档案整理入档工作8

四、通知下达及文件下发、回收工作9

五、学生会会议记录、纪要工作9

六、举办活动工作条例10

第二章：

办公室内部管理办法10

一、办公室干事绩效评优考核条例10

1、工作绩效（70）10

2、会议考勤（20）11

3、学习成绩（10）11

二、办公室部长推选条例11

三、办公室干事培训条例11

四、其他管理思路方法12

1、工作总结制12

2、轮值助理制12

3、活动承办制12

第三章：

办公室内部后勤工作制度12

一、内部财务工作条例12

二、办公室管理条例13

****学生会办公室部门制度体系

第一章：

办公室日常工作制度

一、财务工作

总则：

财务工作由主任负责组织安排，办公室干事执行，受学生会全体成员监督。

1、财务工作条例：

账目上报

1）每半个月由办公室主任组织、安排干事进行一次学生会报账工作，并将工作上报于主任审核；

2）每次大型活动之后组织一次学生会特别报账工作，与月报账工作分开；

3）每位干事在办公室主任的组织安排下，分别于自己负责的部门进行报账工作；

4）由办公室主任负责上交或安排人员上交到学生会辅导老师处；

5）由办公室主任在每个月第一周的部长例会上，向主席团以及全体部长汇报学生会上月账目情况。

经费下发

1）每次下发经费后，由主任负责组织带领干事按照学生会总账本分配资金；

2）干事通知各自负责部门部长前往指定地点领取下发资金，每位部长领钱并签名；

3）在已下发账目后注明“已下发”；

2、财物工作流程：

1）每月末（每月最后一个星期星期五晚之前）每位干事将各自负责收部门的账本并上交到办公室主任处；

2）由办公室主任负责或安排干事将各部门账本中本月未报账目登记到学生会总账本上。

加以核实后，将账目做成电子版多份保存；

3）在已上报账目后注明“已上报”；

4）办公室主任于临近的学生户部长例会上向全体与会人员汇报财务工作。

3、各学期账目整理及汇总条例

1）在每个学期末由办公室主任领头、组织干事将本学期账目进行汇总整理；

2）由办公室主任组织安排制作出一本“***学期机电学院团委学生会账目”；

3）由办公室主任上交至主席团、学生会指导老师、团委老师处审核；

4）于学生会自办刊物上公布本学期学生会账目受全体学生会成员监督，审核。

附件1

“学生会总账本”格式

附件2

“各部门分账本”格式

附件3

“***学期**学院团委学生会账目”格式

附件4

学生会报账制度

二、物品管理工作

1、物品外借工作条例

1）办公室物品管理工作主要由副主任领头，女生干事具体负责；

2）办公室设立一本物品外借本，用于详细记录一切外借物品相关信息；

3）办公室定期对办公室物品进行清点，列出办公室物品清单。

4）每次外借物品之前必须由办公室成员接手并外借物品，并且严格填写物品外借登记表

2、物品流向明细工作条例

1）各部门于报账同时根据部门账目填写“部门购置物品流向明细单”并上交办公室。

需写明账目中涉及的一切购置物品流向。

2）办公室将“部门购置物品流向明细单”收集、整理，并与账目中的物品栏进行核对，总账目物品栏中有的物品，是否都已列入“部门购置物品流向明细单”。

3）“部门购置物品流向明细单”接受老师的定期检查。

避免物资浪费；使物资流向有据可寻。

4）由办公室统一根据“部门购置物品流向明细单”中记录“尚可使用”或“尚有剩余”的物品进行统一管理、统一分配，避免重复购买、物资浪费。

5）为了工作方便灵活，各部门可以根据自身情况设立部门物品处（要申请）。

将一些部门常用物品下放于各部门内部。

物品的损坏丢失由该部门负责。

办公室定期或者学期末对下放到部门的物品进行回收。

附件1：

部门购置物品流向明细单”

附件2：

物品外借登记表

三、学生会档案整理入档工作

档案工作由办公室全体干事共同收集，由办公室主任建立档案库

1、档案的建立

1）建立人事档案

办公室为学生会全体成员建立人事档案，档案内容由各部门根据组织部的要求提供，务必求实。

对于经当任主席团认定的无故自行退出者或工作中出现重大错误者，不予建档。

对于由于成绩不合格辞退者，一般不予建档。

建档时间是在现任届满前两个月，在主席团的监督下，由组织部具体负责，各部门积极配合，本着求实、认真、负责的原则来完成。

2）建立工作资料档案

组织部的工作资料档案形式包括书面、图片和电子档案等形式。

其内容包括会议记录、人事材料、外来函件、各种出版物及印成品、部门活动（包括实施方案、海报底稿等）相关资料、日常评议、奖惩情况等内容。

2、档案的管理

1）档案保存整理

对于人事档案，按照届别进行存放。

对于工作资料，按照部门届别存放。

存档的各种材料要按时整理，定期审查，保证档案完整、无损、条理。

2）工作资料的利用

学生会所有工作人员都有权从档案中获得有利于开展工作的各种信息，但利用档案必须经组织部负责人同意后才能调用，同时作一定记录并能够及时归还（三天内）。

如有特殊情况，需另行申请，否则不再给予借用档案机会。

3）人事档案的提取

严禁私自翻阅前任档案。

一般干部如须提取个人档案，应事先向组织部部长说明情况，并经主席同意后方可提取。

提取之后，由组织部作详细提取记录并进行备案。

4）档案的交接

组织部换届后，在统一协调下，负责同学应向下一任负责人说明档案的详细结构和内容，切实保证其连续性，为校学生会文化的延续的发展负责。

3、档案工作流程

1）招新初，由组织部想每个部门发人事档案表并交于办公室存档

2）办公室干事定期向各自负责的部门收部门工作档案，并上交到主任处存档

四、通知下达及文件下发、回收工作

1、通知下发及文件下发、回收工作由办公室主任领头，办公室干事具体实施

2、对于学生会重要事件办公室应该以通知、公示等正式公文形式下达。

3、通知一定要做到准确、到位。

还必须明确收信方是否确实收到通知。

五、学生会会议记录、纪要工作

1、会议记录主要由副主任领头，女生干事主要负责

2、对于重大会议会前应该做好会议策划，会中应该做好会议纪要，会后应该做好会议总结

3、对于重大会议由办公室主任负责主持

六、活动工作条例

1、对于办公室举办的一些活动，主要由办公室主任领头；

2、办公室举办的活动的出发点主要是促进院会内部和谐、团结，从而促进院会提高工作效能；促进院会与各学院、各学校学生会交流、合作，从而促进院会在各学院的影响力；

3、对于上学期活动策划、组织、总结，以办公室主任制定为主，干事参与为辅；

4、对于下学期活动策划、组织、总结，以干事承包制定为主，主任指导为辅。

第二章：

办公室内部管理办法

一、办公室干事绩效评优考核条例

工作绩效考核将会根据不同的工作类型、不同的工作分配方法实行不同的考核。

力求公、公正、全面、可行。

1、工作绩效（70）

1）工作绩效考核主要从干事工作数量、工作质量、工作态度、工作能力四大方面来考察干事整体工作绩效；

2）具体考核办法：

对于工作数量主要由部长自己在工作分配时做到合理、公平、公正，本届将不纳入考核范围。

工作态度、工作质量、工作能力则对每一位干事制定一份工作考核表，对于工作任务完成拖沓、延时、敷衍的干事着重进行记录；

3）工作考核表主要从以下几点针对每一个干事记录：

工作是否按时完成、工作是否符合标准、工作是否出现失误三大方进行考核；

4）工作未按时完成扣2分；工作不符合标准者扣2分；工作出现失误者扣4分

2、会议考勤（20）

1）本部门干事参加所规定的相关会议迟到或早退一次扣1分，无故未到一次扣2分。

2）请假满5次者按无故未到一次处理。

3）学期出勤率低于50%者部门有权利要求其退会。

3、学习成绩（10）

1）学期末考试有一门或一门以上挂科者，强制要求其退会

2）学期平均成绩在80分以上者10分，学期平均成绩在70分以上80分以下者5分，平均成绩在60分以上70分一下3分。

不及格者0分

二、办公室部长推选条例

1、部长推选以100分制为基础，按分数高低从高到低排列，推选前3名干事进行主席团部长面试，由主席团任命部长。

2、100分考核分安排主要如下：

工作绩效考评分占40%，部长评价占40%干事互评占20%

3、工作考核分参照工作绩效考核分

三、办公室干事培训条例

1、干事培训主要分为三个阶段；

2、第一阶段为招新初期，主要从日常工作、学生会工作制度、干事素质要求三个方面对干事进行培训；

3、第二阶段为第一学期结束，主要针对干事容易松懈的心理情况对干事进行工作动员与工作能力深入培养；

4、第三阶段主要针对几个工作表现优异的，有可能留任的干事进行部门管理能力的培训。

四、其他管理思路方法

1、工作总结制

1）每位干事每半个月进行一次工作总结

2）工作总结主要内容应该包括：

一，日常工作总结（大致介绍日常工作的情况、对工作方法的思考、对工作方法流程的更优改进的）；二，对学生会存在问题的思考；三，其他一些想法

3）每次大型活动之后进行一次工作总结：

主要针对本人负责的活动工作的总结，

2、轮值助理制

1）在第二个学期，在每位干事都对本部门工作有一定熟悉与认识之后执行该制度；

2）以一男一女为一组，以周为单位轮流做轮值助理；

3）助理作为本周工作的主要分配、执行者，配合主任完成一周工作任务。

3、活动承办制

1）在新干事入部后的第二个学期实行活动承办制。

2）每举行活动前可有一名或几名干事一起来承办活动。

如有多人竞争则根据各组的策划及平常表现来决定那组承办。

3）活动承办小组主要负责该次活动的策划及安排工作，其他干事全力配合完成该次活动。

第三章：

办公室内部后勤工作制度

一、内部财务工作条例

1、本部门内部账目由副主任负责；

2、根据学生会报账制度来进行报账活动。

二、办公室管理条例

1、团委学生会办公室为我机电与信息工程学院所有，并由团委学生会使用，其他任何个人或者团体未经团委学生会主席和办公室主任允许，不得入内。

2、团委学生会**楼**1办公室由学生会办公室负责管理，其中财物、物品摆放以及办公室全部内设由办公室负责。

3、任何**学院团委学生会的个人和团体进入办公室需通知办公室后方可进入。

4、**楼办公室的钥匙由团委老师、学生会主席和办公室各持一把。

5、任何部门使用办公室的同时有义务和责任对办公室内的财务和办公室卫生进行维护和清理，各个部门在每次使用办公室后应对办公室进行清扫和整理。

6、任何部门人员进入办公室要遵循爱惜学院财产的原则，不得在办公室内嬉戏打闹。

7、学院团委老师和学生会主席团有责任监督学生会人员在办公室内的活动情况，并且不定期进行抽查，如果发现学生会人员在办公室内打闹嬉戏，并对此作出严重处理。

**院学生会办公室

2009年7月