0414 会议管理及事务管理.docx

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0414会议管理及事务管理

第一章会议管理

第一节会前筹备

一、会议筹备方案的拟订

（一）相关知识

1、会议筹备方案的内容

（1）确定会议的主题与议题

（2）确定会议的名称

（3）确定会议的议程

（4）确定会议的时间和地点

（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作

（7）确定会议与会代表的组成

（8）确定会议经费预算

（9）确定会议住宿和餐饮安排

（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工

2、会议筹备方案的作用

（1）确保会议的周密组织

（2）确保会议服务质量和沟通协调到位

（3）确保领导的意图得以贯彻执行

3、电话会议及视频会议的知识

（1）电话会议

A、电话会议交流信息的特点：

方便灵活，准备时间短，回复迅速，花费少

缺少身体语言，难以进行互动交流

可以搭配其他通信方式（如传真、电子邮件）

适用于分公司不远、规模不大的企业

B、电话会议信息工作的要求：

准确发出开会信息

认真分发会议书面信息材料

合理安排会场信息传输设备

按时接通电话

互相通报出席情况

做好会议纪录

（2）视频会议

A、视频会议的特点

实现了声音和图像同时传递

打破了空间的限制

节省时间、费用。

交流效果较好

局限：

准备时间较长，初始投入成本较高。

B、视频会议信息工作的要求

发出开会信息

分发文件信息资料

布置会场

设置与检查会场信息传输设备

做好会议信息准备

采用先集中后分散的形式

汇总情况信息

4、远程会议筹备方案的特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点

（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：

会议日期、会议起止时间、参加会议人数、与会人员的电话号码、主持人姓名等。

（3）会议程序、议程及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论

（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求

5、会务机构分工的要求

（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍

（2）会务机构要分工明确、责任到人。

（3）加强协调，定期沟通。

（二）工作程序

组建会议筹备委员会——分成筹备小组——形成筹备方案——领导审核方案

1、组建会议筹备委员会

2、划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人

3、与领导沟通，确定会议的主题与议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、文件的范围、与会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮安排

4、方案拟出后要交上司审核，再行具体安排与部署。

（三）注意事项

1、电话会议语言使用的注意事项

2、安排座位的注意事项

3、提前准备工作的基本要求：

充分、周密、安全

（四）相关链接

1、会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系

2、会议座位安排的方法

（1）较大型会场的座次安排

（2）中小型会议的座次安排

二）工作程序

1、开会检查的程序

2、现场检查的程序

（三）注意事项

1、会务筹备情况检查的汇报材料

2、对检查所发现问题的纠正

三、审核会议文件

（一）相关知识

1、会议文件的类型

（1）有关会议立项方面的文件

（2）有关会议筹备工作的文件

（3）有关会议内容的文件

（4）有关会议宣传报道的文件

（5）有关会议管理与服务方面的文件

（6）不同载体的信息材料

（7）各种形式的文件材料

2、会议文件审核的内容

（1）审核会议文件的准确性和完整性

（2）审核会议文件的具体内容

3、会议文件审核的方法

（1）对校法

（2）折校法

（3）读校法

（二）工作程序

（1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。

（2）由主管秘书进行会议文件的初审。

（3）如会议文件的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。

（4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导或主管领导进行终审。

四、与领导沟通会议的有关事宜

（一）相关知识

1、与领导沟通会议有关事宜的意义

2、与领导沟通会议有关事宜的原则

（1）时间性原则

（2及时性原则

（3）全面性原则

3、与领导沟通会议有关事宜的方法

（1）定期向领导提交书面报告

（2）由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况

（3）领导亲自参加有关会议

（4）其他途径

4、与领导沟通会议有关事宜的时机

（1）会议筹备阶段

（2）会中阶段

（3）会后阶段

（二）工作程序

1、明确会议的目标

2、明确沟通会议有关事宜的方法或途径

3、确定沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员

4、检查沟通过程中所需要的各类文件、音像等资料。

5、向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。

6、听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录。

7、将记录通过某种方式送给领导。

（三）注意事项

（四）相关链接

1、分配会议组织与服务工作应考虑的因素

2、会议协调

五、拟订会议的应急方案

（一）相关知识

1、会议应急方案的内容

（1）会议举行过程中可能出现的问题

（2）出现问题时负责解决的会议工作人员

2、会议应急方案的作用

3、处理会议突发事件的方法

（1）处理人员问题

（2）处理场地问题

（3）处理设备问题

（4）处理资料问题

（5）处理健康与安全问题

（6）处理行为问题

（二）工作程序

预测情况——准备应对备选方案——讨论会议紧急情况——确定会议应急方案

（三）注意事项

1、住宿安排要妥善

2、餐饮服务要周到

3、医疗卫生工作要有备无患

4、交通保障应落实到位

5、会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速

6、在娱乐生活上需丰富多彩

7、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位

（五）相关链接

1、会议应急方案特点

有的放矢；预防为主；留有余地

2、会议应急方案实施的原则

（1）思想上充分重视

（2）在人、财、物方面要措施到位

3）在实施的过程中要坚持定期检查。

第二节会中服务

一、提示会议按计划进行

（一）相关知识

1、推进会议进程应遵循的原则

2、提示会议按计划进行的意义

（二）工作程序

了解议题和议程——准时宣布开会——有效引导议题

（三）注意事项

二、监督会议经费的使用

（一）相关知识

1、会议经费的类型

（1）与会人员交费

（2）参展商交费

（3）联合主办者交费

（4）广告、赞助和捐助

（5）公司分配

（6）其他收入项目

2、会议经费使用的主要方面

（1）文件资料费

（2）邮电通讯费用

（3）会议设备和用品费

（4）会议场所租用费

（5）会议办公费

（6）会议宣传交际费

（7）会议住宿补贴费

（8）会议伙食补贴

（9）会议交通费

（10）其他开支

3、会议经费使用的监督方法

（1）报告和会议

（2）授权与自我控制

（3）质量

（4）损益平衡表

（5）比率分析

（6）审核时要逐项细审

（二）工作程序

申请经费——主管领导审批——财务部审批——财务人员提取现金或填写支票——经费支出——审核会议经费支出

（三）注意事项

1、会议经费使用中的各种票据管理。

2、会议经费预算的制定是控制会议成本、提高会议效率、节省时间和资金的重要手段。

3、一些费用的名称要具体规范。

（3）一些费用的名称要具体规范

（4）购买会议用品要充分考虑各种用品、耗材的价格比，力求价廉物美

（5）遵守公司零用现金、消费价格和用品报销的各种财务制度和规定。

（6）有些会议用品或纪念品要在预算后附录详细的物品报价表。

（五）相关链接

1、网络新闻发布宣传的经费预算

2、会议收款的方法和时机

三、处理会中突发事件

（一）相关知识

1、会中突发事件的类型

（1）人员问题

（2）健康与安全问题

（3行为问题

2、会议应急方案实施的原则

3、处理会中突发事件的方法

（1）处理人员问题

（2处理健康与安全问题

（3处理行为问题

（二）工作程序

向领导报告——启动会议应急方案——实施应急方案——必要时向公共应急机构请求支援——善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）

（三）注意事项

1、处理会议突发事件的责任分工

2、突发事件与规章制度

第三节会后落实

一、会议总结工作的内容和要求

（一）相关知识

1、会议总结的目的

2、会议总结的内容

3、会议总结的方法与要求

（1）会议总结的方法

有座谈会、表彰会和书面总结

（2）会议总结的要求

（二）工作程序

对会议征询意见，拟就工作总结稿——向领导报告会议结论——

（2）影响会议效率的主要因素

2、会议评估的标准

（1）目标

（2）会议时间评估

（3）与会人员参与会议的状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议

（4）会议服务评估

（5）会议实际费用支出、会议成本评估

3、会议评估工作的方法和要求

4、会议效果评估表格的设计方法

（1）对会议管理工作的总体评估

（2）对主持人的评估

（3）对会议工作人员的评估

（4）设计会议评估表格需考虑的要素

5、会议效果评估的表格数据分析

（1）会议类型

（2）应以相应的格式整理表显示各种数据，并将其用于活动的最终报告中。

（3）对数据的分析要点

（二）工作程序

分析影响会议效果的主要因素——设计会议效果评估表——汇总评估结果

三、注意事项

1、欠缺会议记录

2、对决议落实不力

3、不对会议的成败得失进行总结

4、不解散已完成任务的委员会或工作小组

5、与会人员对会议感到不满

四、相关链接

1、会议要开得短

2、安排较多的活动，使会议获最大限度的价值。

3、特别注意选择地点

4、对与会人员名单要精益求精

5、如果请公关公司筹办会议，应多看多问。

6、如果对于某会议承办公司的工作感到满意，可考虑与它长期合作。

7、讨价还价。

第二章事务管理

一、分类：

内、外

二、内：

（一）人：

领导、同事

（二）事：

1.教学

2.科研

（后勤保障、安全保卫、学工、人事、对外关系……）

（三）物：

基础设施

1.教学楼

2.实验楼

3.基地

4.食堂

……

三、外

（一）横向：

地方政府、地方机构（不同级别）

原则：

高抬一级

（二）纵向：

垂直领导（上级、下级）

原则：

贯彻实行上级指示、决策；检查、督促、催办下级。

第一节接待

一、确定涉外礼宾次序

（一）相关知识

1、涉外接待的原则和要求

（1）涉外接待的原则

不卑不亢；依法办事；内外有别；尊重个人；女士优先；入乡随俗；

2、礼宾次序

（1）依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列其次序

（2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列其次序

（3）依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列其先后次序

（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后来排列其次序

（5）不排列

（二）礼宾次序确定步骤

1、确定礼宾次序方案

2、提前通知有关各方

3、按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

（1）按礼宾次序排列座次

（2）按礼宾次序排列名次

（3按礼宾次序排列出场次序

二、安排涉外迎送仪式

（一）相关知识

1、涉外迎送仪式的要求

（1）发出邀请

（2）准备工作

（3）善始善终

2、着装要求

（二）工作程序

1、确定迎候人员

2、准备迎宾的物品

3、见面讲究礼节

4、送行前的拜访

5、安排送行仪式

三、安排涉外会见会谈和拜访

（一）相关知识

1、涉外会见会谈的要求

2、拜访的要求

（二）工作程序

1、约定

2、通知对方有关事项

3、准备工作

了解背景资料；会见会谈的地点选择、布置与检查；人员安排

4、迎接客人

5、会见、会谈

6、送别客人

四、涉外宴请的常识

（一）相关知识

1、涉外宴请的原则

2、西餐礼仪

（1）赴宴前的准备

（2）西餐的座次安排

（3）入席、退席礼节

（4）餐具的使用方法与席间礼节

（5）西餐的饮酒礼仪

3、招待会的礼仪

（1）招待会的请柬

（2）冷餐会的礼节

（3）酒会的礼节

（二）注意事项

五、馈赠礼品的要求

（一）相关知识

1、各人的禁忌

2、馈赠礼品的礼节

（二）选择礼品的注意事项

1、与受礼者的关系

2、明确送礼的原因

3、了解受礼者的特点

4、经济方面的限定

总结定稿——印发——归档——组织全体工作人员进行总结

六大国粹透露出的秘密：

1、象棋：

中国政治的象征，一切为了保帅。

2、军棋：

中国官场的象征，官大一级压死人。

3、围棋：

中国思维的象征，一切都是非白即黑。

4、武术：

中国军事的象征，架势吓人，近期没见过制服谁。

5、杂技：

中国现状的象征，折腾来折腾去其实都是为了维稳。

6、麻将：

中国国民的象征，互相算计，只为自己成功。