建筑物资管理办法.docx
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建筑物资管理办法
第一章物资采购管理
第一条总则
目的
本章规定了物资供方的选择、评定方法和采购方式,以保证采购的物资能够满足工程质量、环境、职业健康安全目标及工程合同要求。
适用范围
适用于本公司所有与工程质量、环境、职业健康安全目标有关的物资采购。
名词定义
大批量物资：
指总价款在15万元以上（含15万元）的物资。
一般批量物资：
指总价款在3—15万元的物资。
小批量物资：
指总价款在3万元以下（不含3万元）的物资。
采购部门：
指公司所有进行工程物资采购的实施主体，目前暂由商务部代理。
指定物资：
指顾客（甲方）指定的物资和设备。
管理职责
总经理负责对本章的实施情况进行监督检查。
商务部负责执行本章的有关规定，从《合格物资供方名册》中选定供方、拟定相关采购文件及合同，报主管领导审核签署，负责进货物资的检验试验，并控制有采购关系的合格供方。
合约部负责提供工程主材用量，目前暂由责任工程师负责。
市场部负责提供顾客供应材料设备一览表，目前暂由责任工程师负责。
第二条物资合格供方的评定
物资分类
为对不同类别的物资供方实施不同的控制，按照物资对工程质量、环境和职业健康安全等方面影响的程度，将物资分为A、B、C、D四类。
A类物资：
指用其构成工程实体并对工程质量、环境产生很大与较大影响；或虽不用其构成工程实体，但对工程产生间接影响的物资。
B类物资：
指不用其构成工程实体，但将对职业健康安全产生影响的物资。
C类物资：
指不用其构成工程实体，或对工程质量影响较小的物资。
D类物资：
指不用其构成工程实体，办公或生活相关物品。
表物资分类
类别
明细
A类物资
钢材；水泥；商品混凝土；墙体材料；砂石；混凝土掺和料；外加剂；防水材料；保温材料；预制构件；门窗幕墙；吊顶隔墙材料；焊接材料；石材；墙地砖；油漆涂料；胶粘剂；玻璃；架模工具等。
给排水系统的管材、管件等；散热器；卫生器具及配件；热交换器；风机盘管、锅炉、水泵；制冷系统的管材、防腐保温材料；各种阀门、仪表及各系统中的专用设备等。
变压器；高低压配电柜、配电箱；高低压开关、插座；电机；母线；电线；电缆；电线导管、线槽；桥架；灯具；应急电源设备等。
B类物资
各种安全网、安全帽、安全带；各类漏电保护器、开关；电焊机保护器；脚手架扣件；临电用电缆以及各类临电配电箱、柜；各类机械和设备的重要安全防护装置等重要安全防护用品。
C类物资
各种机械配件、油料、小五金、杂品、工具、临时设施用零星辅料等
D类物资
各种办公用品、生活用品、通讯器材等。
对供方的评定
供应A、B类物资的供方，应对其进行资质评定，建立评定档案。
顾客指定的供方应对其进行资质评定；对顾客提供物资和设备的供方不做评定，但对其所供物资应有《供料质量记录》（GF/物资/09/01）。
每年对公司合格物资供方名册内的供方进行一次重新评定。
评定内容
供方资质评定
属于生产厂家的供方，重点评定其经营生产资质，质量保证与供货能力、产品环保与安全技术指标、企业业绩、服务质量等；
属于经销单位的供方，重点评定其经营的资质、品种、品牌、供货能力、产品环保与安全技术指标、供应业绩及服务质量等。
供方供料情况评定
采用《供料质量记录》的形式，对供方进货质量及服务质量进行评定。
评定程序
申请供应公司A、B类物资的供方，均应填写《供方资质预审表》（GF/物资/09/02），提供能证明该企业生产经营相关产品能力及资质的资料（如营业执照、材料供应备案管理手册、检测报告、企业资质、管理体系及产品认证证书及业绩资料等），经商务部核对无误预审合格后，报总经理审批。
申请供应公司B类物资的供方，除执行规定外，还要提供《重要防护用品认定资格证书》或相关资料。
若对供方存在疑问或认为有必要时，采购单位应要求供应商提供产品样品或对供方进行考察，验证其所提供资料和样品的真实性，同时将做出的考察报告或验证记录纳入预审资料。
A、B类物资供方经过资质预审并与公司签订《环境保护、健康安全协议书》后，由公司总经理按规定对供方进行评定，经总经理批准为合格物资供方后方可采购。
对指定物资的供方，商务部代应按本程序规定进行评审，经总经理批准，注明“一次性采购订货”，可不列入《合格物资供方名册》，用料单位应有《供料质量记录》。
《合格物资供方名册》内A、B类物资供方的预审、评定资料由公司办公室存档。
重新评定
每年一季度对公司《合格物资供方名册》内的供方进行一次重新评价，根据评价形成的评定意见编制公司新的年度《合格物资供方名册》。
重新评定的程序
商务部作为评价合格供方的依据，商务部代必须每年对其进行评价考核。
商务部代对《合格物资供方名册》内与本单位有采购关系的供方进行一次评估并填写《供方年度评估考核表》（GF/物资/09/03），公司总经理根据评价结果进行综合评定并重新编制、颁布和发放《合格物资供方名册》。
第三条供方的选择
A、B类物资的供方经公司总经理审核批准，由商务部编制本公司的《合格物资供方名册》。
本公司的《合格物资供方名册》由总经理负责分发至商务部，并按规定进行受控管理。
公司所属各分公司、项目经理部及工程分承包方A、B类物资采购必须从公司《合格物资供方名册》中选择供方。
C、D类物资从商务部经理批准的供方处采购。
第四条供方的除名
在考核中有下列情况之一的供方应考虑从《合格物资供方名册》中除名：
a.物资供应因违约而严重影响工期的；
b.一年内两次供应物资达不到所规定质量标准的；
c.可能或已经造成重大环境污染或存在重大安全隐患并拒不整改的；
d.服务质量低下的。
被除名的供方，一年内不得进入本公司《合格物资供方名册》。
第五条《合格物资供方名册》的更改
如发生下列情况，《合格物资供方名册》则应予以更改；
a.经批准后，新增加物资合格供方；
b.发生因评定不合格而被除名的供方。
《合格物资供方名册》的更改，由总经理以书面形式按原发放途径下达正式通知。
日常合格供方的增加和除名，总经理将每季度发布通知，由各单位资料员按规定和通知要求对名册进行增删。
第六条物资计划管理
主要物资需用总计划
GF/物资/09/04）的编制内容：
包括物资名称、规格型号、计量单位、数量、进场时间等，它是物资采购供应前期策划、编制资金计划、进行总体控制的依据。
本计划由项目总包责任工程师、分包对各自负责采购的物资分别编制。
项目总包应于工程开工后十日内完成，项目分包于进场后十日内向总包经理部报送。
商务部负责核对、汇总数量并确认，七天内编制万材料采购计划，并上报总经理审批。
凡有物资采购供应职责的项目总包及分包单位涉及以下物资时须编制此计划：
钢材、水泥、木材模板、预拌混凝土、砂石、墙体材料、预制构件、机电安装主材及设备等。
物资需用计划
每月25日前，由用料单位各责任工程师根据月度施工生产计划及各种结构件、门窗制品、工程设备加工订货清单等资料，编制月度《物资需用计划》（GF/物资/09/05）。
计划须注明物资名称、规格型号、单位、数量、进场时间、质量等级、技术标准等。
本计划的编制应符合以下规定：
对各类物资进场时间提出明确要求。
需外委加工的物资，特别是非标准的各类构件、制品及工程设备，其需用计划均应提前编报。
在一般情况下，普通门窗、标准砼构件、水磨石制品应提前1个月，砼梁柱等大型构件及非标准砼构件、工程设备等应提前2个月。
需用计划中的物资规格型号要明确，并注明顾客提出的特殊要求，对于特殊的或装饰材料、工程设备等，必要时应注明其材质、花色、生产厂家、商标及产品对环保与安全技术性能指标等要求。
对工程竣工收尾阶段及特殊专用物资的需用计划，在编制时应特别慎重，严格控制计划数量，避免发生物资积压损失。
商务部审核、汇总。
物资采购计划
商务部代依据汇总的物资需求与结存情况后，本着合理储备的原则，编制《物资采购计划》（GF/物资/09/07），经总经理审批签字后，作为采购的依据。
月度《物资采购计划》和临时编制的追加采购计划应在物资计划进场时间的五天前下达到总经理。
《物资采购计划》的编制要求见。
周转料具租赁计划
周转料具租赁计划参照本规定。
应以租赁计划为依据，同租赁部门签订租赁合同。
材料员负责按租赁合同条款进行所租料具的进场验收、使用过程监督检查和清退等管理工作。
物资计划的变更
因顾客原因或设计变更等因素，影响到已编制计划中的物资品种、规格型号、数量时，责任工程师应及时通知商务部。
由于特殊原因不能按期供应的物资，材料员应及时向商务部反映具体情况，由商务部向生产经理及时反映，以便根据具体情况提前对施工生产计划做相应的调整。
各工程分包单位A、B类物资的计划管理工作参照本规定执行，项目总包对各分包单位编制的以上计划进行审核及存档。
项目总包编制的《物资需用总计划》和《物资采购计划》经审核后报送公司物资部（经营部代）一份。
表物资计划编制一览表
项目
主要物资需用总计划
本月物资需用计划
物资采购计划
编制时间
开工后10日内
上月25日前
物资进场10天前
编制人
生产经理
责任工程师
生产经理
审核人
商务部经理
商务部经理
商务部经理
审批人
总经理
总经理
总经理
存档
办公室主任
办公室主任
办公室主任
第七条物资采购价格管理
公司物资部（经营部代）负责对工程常用主要材料市场价格信息进行收集、分析或通过招标，将符合质量标准的市场平均价格，提供给公司合约部（商务部代）作为编制工程预算制造成本的依据。
工程预算制造成本材料价格表中注明“公司招标”的材料由公司物资部（经营部代）组织招标确定价格，中标价与制造成本价的差异按公司合约部（商务部代）相关规定处理。
对规格型号、质量等级要求等技术条件不明确的物资，其价格注明“暂估价”。
预算制造成本材料价格表中凡未注明“公司招标”或“暂估价”的材料价格为公司物资部（经营部代）核定价，此价格属于不再调整的价格。
“暂估价”类材料在采购前，公司物资部（经营部代）依据采购计划对价格进行重新核定和确认，合约部（工程部代）依据重新核定的确认价对预算制造成本进行调整。
第八条物资采购方式
为体现公司集中采购的优势，降低采购成本，使公司得到经营利润最大化，公司3万元（包括3万元）以上的物资、部分主要材料及设备通过招投标确定供应单位。
其它物资采购应通过“货比三家”（比质量、比价格、比服务）确定供应单位。
招投与比价采购具体工作，按第二章“物资采购招标管理”规定执行。
公司各单位对外采购一律签订正式采购合同，各单位主管经理负责合同的签订、审核工作，协商签订具体条款时，必须维护公司的权利、利益。
第九条物资采购合同管理
本条适用于公司各单位物资采购合同的拟定、评审、签订、履约、修订、结算等相关管理工作。
物资采购合同的拟定
各专业分公司应由商务经理负责物资采购合同管理工作，与供货方协商拟定具体合同条款，合同中物资技术要求由分公司总工确定。
各项目经理部的物资采购合同，由本单位商务经理负责与供货方协商拟订合同条款，合同中物资技术要求由项目总工确定。
物资采购合同的拟定，应以：
物资采购计划、施工生产进度计划、加工订货清单、物资检验标准及顾客提供图纸中提出的要求等采购文件为依据。
拟定的合同条款应满足采购文件要求。
如顾客、监理有要求，应在合同签订之前履行工程物资选样审批手续。
合同拟定人员应遵守《中华人民共和国合同法》，在甲、乙双方协商一致的基础上，对合同各项条款均应明确双方责任、权利，必须维护公司的权利和权益。
除零星辅料外，大宗装修材料、机电物资、设备均应在合同中注明物资的质量保证期限，预留不低于5%的质量保证金在质量保证期满后支付。
质量保证期限最少为工程竣工后一年，并不少于公司对顾客承诺的工程质量保修期限。
合同拟定人员要与供货方协商，采用公司制订的标准合同文本。
物资采购合同评审
项目经理部拟定的采购合同
GF/物资/09/08），连同合同（含合同附件）报公司物资部（经营部代）。
物资部（经营部代）负责组织相关部门对采购单位报送的合同进行评审，填写《物资采购合同评审表》，由公司主管经理批准。
专业分公司拟定的采购合同
专业分公司合同评审由商务经理负责组织，应有分公司经营、物资、技术、质量等相关部门负责人参加，将评审意见填入《物资采购合同评审表》，连同合同报本单位经理审批。
合同评审的主要内容及相关责任部门
a.商务经理（合同员）负责：
合同条款内容完整、明确，符合《合同法》及政府法律法规有关规定；
合同双方责任、权利明确，无对本公司不利及可能承担风险的条款；
b.经营部门负责：
合同中物资价格合理，数量及合同总价款准确无误；
合同价款结算方式及付款方式合理可行。
c.物资部（经营部代）门负责评审合同中供货方的合格物资供方资格。
d.质量部门负责合同中物资质量要求、等级、供货方对质量负责的期限等条款。
e.技术部门负责对合同中物资的技术标准、验收标准等条款进行评审。
a.技术部负责合同中物资技术标准、验收标准、质量等级等内容。
b.物资部（经营部代）负责合同中物资价格、供应商的资质等内容。
c.合约部（商务部代）负责合同中违约责任、解决纠纷方式等方面的评审。
d.机电部负责机电物资的技术标准、质量要求、价格等方面的评审。
物资采购合同的签订
专业分公司的物资采购合同经评审后，由分公司经理在委托代理人处签字并加盖本单位合同章后正式生效。
项目经理部的物资采购合同经评审后，由项目经理在委托代理人处签字，公司按本办法规定评审，加盖公司合同章后正式生效。
合同委托代理人必须具有公司法人代表签发的《法人代表授权委托书》，其它人员无权
签订合同。
项目招标（比价）后签订的合同向公司报送时，应附《物资采购招标综合评审表》（GF/物资/09/09）。
物资采购合同的履行
本着谁采购谁负责的原则，物资采购合同生效后由采购单位负责合同履约，并承担按合同履约及违约的管理责任。
供货方供料质量、数量及服务等情况（A、B类物资），由用料单位材料员填报《供料质量记录》（GF/物资/09/01），作为对合格物资供方评价与重新评定的依据。
对于合同履行中出现的问题，由采购单位与供货方按合同约定协商解决，对于出现的重大问题应及时向本单位经理报告或向公司法律事务部进行法律咨询，任何人不得随意处置给公司造成经济损失。
物资采购合同的修订
物资采购合同签订后，由于工程设计变更或其它因素影响，必须对合同进行修订时，视变更合同的影响程度分别处理：
一般变更：
在不影响本公司经济利益、对用料单位施工生产无影响时，采购单位应及时与供货商协商，签署合同修订文件，作为合同补充附件。
重大变更：
指合同变更将导致本公司经济损失或对施工生产造成重大影响。
对此类合同修订,采购单位首先要尽快与供货商协商，测定修订合同后本公司的损失额度，属顾客原因的应向顾客提出索赔。
在避免或尽量减少本公司经济损失的原则下与供货商协商签订修订协议，并将此协议作为主合同附件。
所有修订所发生的合同补充附件，一律注明原合同编号，并按规定进行评审及审批。
物资采购合同的结算
合同全部履行后，物资验收人员将整理后的物资验收、入库凭证报送本单位结算/财务部门，由结算/财务部门按合同条款约定的时间进行合同价款结算。
合同文件的管理
合同文件由采购单位合同员负责收集、编号、登记、存档，合同登记采用《物资采购合
同登记表》（GF/物资/09/10）。
第十条采购产品进货前的验证
对合同规定须在货源单位验证的物资，由采购部门（商务部代）组织技术、质检、采购人员到货源
处进行实物验证，并填写《物资验证表》（GF/物资/09/11）。
常规验证的内容有：
a.产品合格证、说明书、技术资料；
b.产品规格、型号、外观；
c.当对a、b项有异议时，可对产品质量进行抽样检验。
当施工合同有规定，顾客或其代表要求到供方（生产、销售单位）进行验证时，采购
部门应积极配合,提供方便。
采购部门（商务部代）应清楚，对所采购产品负有全部责任，顾客或其
代表的验证不能作为采购部门（商务部代）免除责任的依据。
货源处包括产品生产厂家、经销单位或产品存放仓库等。
第十一条物资供应管理
物资采购单位负责物资供应及相关的管理工作。
采购单位负责控制与其有采购关系的供方，以物资采购计划、物资购销合同具体要求和条款为依据，及时将所需物资供到施工现场。
采购人员应随时了解物资供应情况，处理物资供应中存在的问题，及时办理物资验收、入库，配合财务办理物资采购结算、付款，报销等工作。
采购单位应执行物资供应管理“证随料走”的规定，对各类物资合格证、材质单、检测报告等相关技术资料的真实、有效、完整及按时提供负责。
顾客指定产品、高于工程中标价或定额指导价的材料，采购单位在采购前应书面报请顾客签认，采购结束后作为同顾客结算的依据。
第二章物资采购招标管理
第一条目的
为规范工程物资采购行为，实现物资采购公开、规范、程序化和物资供应商的合理竞争，降低采购价格，为项目提供质优价廉的产品，提高公司经济效益。
第二条适用范围
适用于以本公司名义签订合同、单项在三万元以上的工程物资和设备采购招标。
“工程物资和设备”包括用于构成工程实体、非实体和临时设施等涉及工程施工的所有物资。
第三条编制依据
《中华人民共和国招标投标法》；
《北京市建设工程材料设备采购招标投标管理办法（试行）》；
局集团公司《精品工程管理实施手册》；
政府有关的法律法规和公司其它有关管理制度、规定。
第四条组织机构
公司所有从事工程物资采购的单位，均应成立由经营、技术、商务等部门负责人为成员，本单位主管经理为组长的物资采购招标工作小组，负责管理职责范围内的物资采购招标、评标、决标工作，招标工作的组织部门为商务部。
第五条管理职责
公司物资采购招标工作小组负责钢筋、水泥、商品混凝土、木材、木（竹）模板、机电设备以及单项物资设备总金额在15万元（含）以上的大批量物资采购招标；负责招标文件评审、确定投标单位以及开标、评标、决标和本办法实施过程的监督、审核等工作。
商务部负责款规定范围以外和单项物资总金额为3—5万元（不含）的采购招标；负责与中标单位拟定采购合同（须报经营部审批）。
公司可根据具体情况将公司负责招标范围的物资委托项目组织招标。
公司及各招标组织部门负责编制采购招标文件和招标组织等各项具体管理工作。
第六条招标物资范围
项目所需的钢筋、水泥、商品混凝土、木材、模板、机电设备及单项在3万元以上的其它大宗物资采购，必须通过招标确定供应单位。
公司各商务部可根据实际情况确定本单位必须进行招标的物资范围和单项物资金额，但不得缩小本办法规定的必须招标的物资范围。
第七条违规处罚
应当招标而未招标的，公司或采购单位对相应的采购合同将不给予评审和盖公司合同章，如违反本办法给公司造成损失，公司将追究有关人员的责任。
第八条招标条件
物资采购招标应当具备下列条件：
编制完成物资采购计划，并通过采购单位主管领导审核批准；
物资采购资金或采购结算付款方式已经落实；
有满足采购招标需要的文件与相关技术资料。
第九条招标方式
招标方式一般采用邀请招标，也可根据具体情况进行公开招标。
当采用邀请招标方式时，应当向3个（含3个）以上符合资质条件的物资供应商发出招标邀请。
招标邀请应当明确招标人的名称、地址、招标物资的名称规格型号数量、交货时间地点、付款方式以及获取招标文件的办法等事项。
采用公开招标的，应当在地方政府主管部门指定的信息媒介上发布招标公告。
招标公告应当载明款规定的事项。
公司和项目均可以相互推荐符合资质条件的物资供应商参加同等条件下的公平竞争。
第十条不进行采购招标的条件
有下列情况之一的，经公司物资主管经理批准，可以不进行采购招标：
提供了工程业主指定供应商并确认价格的书面文件；
该品牌、型号的物资（设备）为独家生产或代理销售的。
第十一条招标依据
项目经理部按规定要求编制、并向公司报送物资计划。
《主要物资需用总计划》：
由项目于工程开工后10日内报公司物资部（经营部代）。
本计划将作为项目总包及公司编制物资采购招标计划的依据。
月度《物资采购计划》：
由项目经理审核签字后报公司物资部（经营部代）。
属于招标物资的采购计划于进料前20天编报（属项目招标的应明确招标时间）。
公司物资部（经营部代）依据项目报送的计划确定公司和项目各自负责的招标物资范围，同时向项目下达通知，由公司和项目分别组织各自负责范围内的招标。
第十二条招标文件编制与评审
编制依据
公司合约部（工程部代）提供的项目工程预算制造成本中的物资数量。
招标文件的主要内容：
招标物资范围；资格审查条件；交货时间、地点；质量标准；投标报价要求；开标时间、地点等。
物资（设备）技术要求的有关文件、图纸；
投标函的格式及必要的附录；
拟签订合同的主要条款或准备采用的合同文本；
要求投标人提交的其它资料及样品。
招标文件由招标组织部门编制并组织招标小组成员进行评审，评审后填写《物资采购招标文件评审会签表》（GF/物资/09/12）。
招标组织部门负责根据招标小组成员对招标文件提出的问题，对招标文件进行修订。
编制招标文件可参照公司制订的文本格式，招标文件可以根据情况简化，但必须具有本条规定的主要内容。
第十三条投标单位资格预审
参加投标的单位必须具备公司合格物资供方资格。
参加投标的物资生产（供应）单位应提供下列资料：
工商营业执照和资质证书；
政府主管部门颁发的产品生产许可证、产品生产厂家授予的销售代理证书（指物资经销单位）；
对备案管理的产品，应提供市建委颁发的《北京市建筑工程材料供应备案管理手册》。
产品执行标准（包括环保与安全技术指标）、经法定监督检验部门检测合格的检测报告、技术资料；
近年来产品在北京地区建筑工程上的应用情况、企业生产供应能力及荣誉证书等。
必要时，招标小组应到投标单位进行考察和产品验证。
招标小组负责对投标申请人进行资格预审，告知投标申请人合格与不合格等预审结果。
如资格预审合格的投标申请人过多，应从中选择不少于5家投标申请人参加投标，并同时告知投标申请人获取招标文件的方式。
第十四条投标人的要求
物资采购招标的投标人是响应采购招标、参与投标竞争的物资生产（经销）企业，具备相应的企业资质，并在企业经营生产能力、质量服务承诺、结算付款方式等方面满足招标文件提出的要求。
第十五条招标文件格式
投标人应按招标文件要求编制投标文件，对招标文件提出的要求和条件做出响应。
投标书的格式可参照“附件1”。
第十六条投标文件的编制及送标
投标文件的编制依据为招标文件，按规定格式编制。
投标单位根据自身实力和市场情况确定竞争价格，明确技术标准、质量等级、付款方式和各项产品与技术服务的承诺。
如发现投标单位相互串通、哄抬标价、弄虚作假，在开标前取消其投标资格。
投标单位的投标文件按招标文件规定的时间和地点送标。
第十七条重新组织招标条件
当提交投标文件的投标人少于3个时，招标小组应当按本办法重新组织招标。
第十八条开标
开标在招标文件确定的时间公开进行，由招标小组人员参加，开标结果应作记录并存档备查。
第十九条废标
对投标文件未加盖投标人企业印章及法定代表人印
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