工商管理国际贸易专业毕业论文办公自动化对秘书日常工作的影响.docx
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工商管理国际贸易专业毕业论文办公自动化对秘书日常工作的影响
摘要
近年来，随着社会的不断发展和信息技术水平的不断提升,现代办公设备已进入中国各级党政机关和企事业单位的办公室。
它将改变文秘人员传统的手工办公模式,并在更大范畴内,更大规模地吸收信息,提高文秘人员的工作效率和质量。
因此,树立现代化办公观念,掌握现代化办公知识,学会操作现代化办公设备,提高办公自动化水平,切实提高工作效率已成为当前文秘工作人员必备的素质和努力的方向。
关键词：
办公自动化发展；秘书工作；档案管理；信息管理
Abstract
Inrecentyears,Withthecontinuousdevelopmentofsocietyandthecontinuousimprovementofinformationtechnology,modernofficeequipmenthasenteredtheofficesofalllevelsofPartyandgovernmentorgans,enterprisesandinstitutionsinChina.Itwillchangethetraditionalmanualofficemodeofsecretaries,absorbmoreinformationinalargerscope,andimprovetheworkefficiencyandqualityofsecretaries.Therefore,ithasbecomethenecessaryqualityanddirectionforsecretarialstafftoestablishmodernofficeconcept,mastermodernofficeknowledge,learntooperatemodernofficeequipment,improvethelevelofofficeautomationandimprovetheworkefficiency.
Keywords:
Officeautomationdevelopment;secretarialwork;archivesmanagement;informationmanagement
办公自动化对秘书日常工作的影响
一、办公自动化概述
（一）办公自动化定义
办公自动化（OfficeAutomation,简称OA），办公自动化，办公自动化，国际上简称为OA，在经济发达国家已得到广泛应用。
在进行日常办公时使用复印打印机、传真机、计算机等这一系列的现代化先进化的办公设备，这一系列的办公方式就称为办公自动化。
并通过现代的通信手段，将这一系列设备通过网络连接起来成为网络模式，主要是用于文字的处理、文件的传送、公司事务的管理、相关资料的检索、模拟计算等这些工作。
这样的办公方式能够更加全面、更加迅速、更加广泛的对信息进行收集整理并进行加工。
从实践中看来，它可以显著地提高办公室工作效率。
美国麻省工学院的M.C.Zisman教授给办公自动化下了一个科学的定义：
“办公自动化是将计算机技术、通信技术、系统科学和科学应用于系统的数据处理技术难以处理的数量庞大且结构不明确包括非数值型信息的办公事务上。
”办公自动化没有一个特定的定义，它所涉及的领域非常的广泛，一般在传统的办公中使用各种新型技术、新式机器或者新式设备进行办公室事务的办理，这些都是属于办公自动化的领域。
随着时代的发展，办公自动化被使用的频率非常高，各种行政机关和企事业单位都在技术的变迁中日渐改进办公的方式，逐渐转变办公的方式。
通过办公自动化的办公方式，可以通过这种方式使现有的管理组织结构向优化的方向转变，调整管理体制，在提高效率的同时，增加协同办公能力，最后实现提高决策效能的目的。
（二）办公自动化特点
1.实现跨区域办公
办公自动化提高了企业的事务运转效率，在传统的办公方式中，大部分的事务处理会受到时间、空间的局限，在大多数情况下不能达到高效率办公。
而办公自动化的出现，通过网络连接的方式让秘书在办理事务时可跨越时间、地点来协同办公，借助互联网办公自动化实现了跨越时间、地点的一种新兴的办公方式，这样减少了传统办公带来的局限，使秘书在日常工作中提高了办公效率，处理公司事务也不再依赖传统的人为模式，办公自动化的出现实现了办公方式多元化。
这样在节约了时间、人力的同时还提高了工作效率，秘书运用好办公自动化便捷快速的工作模式使公司利益达到最大化，使用办公自动化能够实现跨区域、跨局限的办公模式。
2.提高工作效率，降低成本
办公自动化的快速发展，迅速融入到各个行业，一定程度上节约了人力、物力和公司日常运营的工作成本。
建立企业信息化管理体系（办公自动化系统作为信息化管理的重要体系，具有：
简单、易用、部署快、效率显著等特点，尤其是平台化的自动办公系统,本身就具有良好的业务系统基础应用和开发框架，这对于中小型企业发展信息化管理体系是很好的选择。
3.便于查找、追踪责任人
办公自动化开展互联网形式下的办公模式，互联网本就是巨大的蛛网，查找网络痕迹轻而易举，因此办公自动化就具有了工作审查、核实、监督、控制、查找等一系列优点。
一方面，以互联网为基础处理日常事务，在便捷的网络下便于督办和催办工作进度。
另一方面，任何工作都会留有操作和查询痕迹，工作责任人对于工作产生的权责不可推卸，方便做到有迹可循，就能做到审查办理业务时程序简单，效率提高，便于后期对办理业务的程序查阅管理。
二、办公自动化在秘书工作中的应用
（一）处理文件
现如今的公文主要是使用办公自动化的相关Office办公软件来进行公文的撰写。
其中，显而易见的优势就有以下几点：
首先，撰写好的公文利用办公自动化就能直接进行公文排版设计在公文修改上也比传统修改方式简单许多，传统公文在纸质上利用修改符号进行删除、添加等，再根据修改意见进行重写。
而利用办公自动化可以在出错的地方直接修改，尤其是不会留下修改的痕迹，不需要再次重写、修改、排版，在书写公文时节约了时间、资源，还提高了工作效率。
利用办公自动化软件对公文编辑能够按照公文规范格式进行，将不同类型的公文按照特定的文种格式、字号、字体、页面布局等进行设置，使公文的格式更加规范和规整，能够体现公文的权威性和严肃性。
此外，除了使用办公自动化软件进行公文的撰写，复印机、打印机等设备提供了辅助作用，在公文撰写和最终的修改和定稿后，能够快速印制数量较多的公文对于公文排版、印制方面都提高了工作效率。
在智能程序下的公文撰写，使得公文质量优良很大的保障，并且程序步骤方便、规范，在人工进行办文工作时节省了人力、物力、财力，减少了不必要的失误，提升工作进度。
传统办文形式上，人工邮政系统投送文件为主要文件发送方式，这样方式不仅速度慢、效率低，还容易受到其他人为因素和自然因素的影响。
在投送公文的过程中容易出现错误的投送、丢失或损毁等情况，如果出现错误投送、文件丢失和损毁，将造成很多的麻烦，严重损害公司利益。
例如：
机密文件的泄露是十分严重的，造成的损失也是不可估计的。
如今借助网络或者传真机等新型办公设备进行文件的传输，能够改善文件丢失、损毁、延迟达到、减少不确定因素等问题并且各个环节相扣能够做到有据可查通常来说，只要收件方和发件方，在对文件保密程度知晓后，在文件传送过程中将有意识的保证文件内容不被泄露）在对内容的知晓程度后，这样就能够在文件传送过程当中最大限度的避免泄露机密。
在新模式下办公比起传统办公模式，在公文处理方面有着快速和智能程序作为辅助办公，提高工作速度。
同时也比传统办公方式节约工作成本。
有鉴于此，人们就将越来越重视无纸化办公。
并将在越来越发展迅速的时代下，针对办公的形势进行更进步的改进，使办公自动化越来越符合人们办公的习惯，将办公自动化与现代办公办文办事的更贴合。
（二）文书的整理和归档
当文件的所有程序办理完毕后，最后要进行的就是把具有保存价值的文件文档资料分门别类的将其进行整理和保存起来作为档案资料，以便于在日后的日常工作中能够起到参考的作用。
档案资料的保存有着很严格的条件和程序，档案资料要进行保存必须有专门的限定材料的设备或者库房来进行保存。
可是一般的库房的容量都是十分有限的，而需要保存的档案资料的数量是日渐增长的，不管保存档案资料的库房有多大，它随着档案资料的增加，库房容量达到饱和时候，就需要从新坚定档案的价值，判定存毁。
对新的档案资料，再重新规划选址建造档案管理库以及添置相关设备，而这些工程将会耗费大量的时间、人力和物力，这还必须依赖于投入大笔的资金来建造。
并且文档的整理和归档的程序是十分繁琐的，如果其中的一个环节出现了问题，那么对于后续的工作安排那都将受到严重的影响，因为档案的工作是个关联性的工作，所谓的“牵一发而动全身”。
而在传统的办公中，所有的档案材料均属于纸质文件，那么对于纸质的档案材料进行管理那将需要更高的保管要求，因为纸质档案易腐蚀和容易被损害，所以必须设定了“八防措施”对档案进行按照要求的严格进行保管与保存。
而在办公自动化办公出现后，可将具有保存价值需要归档保存的档案文件转化成电子文档，储存在硬盘当中，那么就不用花费大量资金人力和物力来建设库房和档案柜等一系列保存的措施，这样的方式能够极大的节省保管的成本，并且能够智能的管理相关档案，无论是查询还是使用都变的非常的便利，而且每次操作都有程序，如何运用都能够有据可循。
（三）办公自动化图文编辑
秘书人员相当于公司的全能人员，要为上司参谋，在公司要做到上传下达。
在传统办公时秘书的职能主要围绕办会、办事、办文这三项内容来进行开展，在现代办公技术发展中，随着办公自动化的发展，秘书工作不仅仅只是围绕着传统几项来进行开展，秘书工作渐渐的与现代网络办公技术结合起来，凡是用网络技术来为领导工作服务，解决工作中的问题，都可以称为是秘书的工作职能，这是新式的与网络结合的办公方式，也能体现秘书的职能。
随着现代技术的迅速发展，传统的秘书办公方式起到了变化，这些方面并不仅仅是单一方面的，而是多元化的，比如秘书能够监督相关部门使用办公自动化网络软件为公司宣传海报制作、为公司活动横幅制作、为公司公务宣传栏排版，大大增加公司部门为公司的贡献，替公司节省经费，网络发展让秘书工作变的便捷且快速。
让秘书不需要耗费大量体力来跑业务，智力方面的业务增多起来，因为网络发展所增加的新式工作业务对秘书的工作素养有了新的要求，需要秘书掌握比过去更多的新信息来时刻把握住相关工作的工作信息。
三、办公自动化影响秘书日常工作的因素
（一）办公自动化对秘书综合能力标准较高
在使用办公自动化办公的过程中，这不仅仅是单一的一件事，而是秘书人员与办公自动化相互融合的一个过程。
办公自动化的出现在很大程度上改变了秘书人员的日常工作方式，办公自动化出现过后发现，它现在不仅仅只是简单的以最简单的文档相关数据为基础为其处理中心的相对传统的办公自动化模式。
秘书的专业素养、本身的能力，对办公自动化接受的程度不同，学习和使用办公自动化设备的情况也不同。
有的秘书是学习过办公自动化的专业秘书，但是可能动手能力较慢，接受能力较慢，可能对办公自动化的相关知识的学校能力较弱，对办公自动化设备上手也不会很快。
而有的秘书没有进行过办公自动化的专业学习，可是动手能力和学习的接受能力很强，对相关的知识也能够很快接受并且适应，这样也能够很快对办公自动化设备的上手操作。
目前办公自动化系统将在这一天天的发展中渐渐过渡到成为以具体知识管理体系为基本核心的新时代发展形式中的办公自动化形式。
在人们的社会实践中，由于网络发展的便捷方式提供给人们对信息共享的需求，在这种发展趋势下，使得企业必须更加注重对快速发展中外界相关的信息和企业内部知识的不断积累，并结合自己的内涵使它们在这种快速发展的情况下继续不间断地进行彼此之间的接触与不断的碰撞中使此类知识能够在这种方式下获得不间断的再生和增值。
在这种情况下，我们必须更新自己的内部内涵，认清办公自动化不止应该是使人际办公的网络计算机化，我们必须结合实际与经验，要在此基础上结合融入新式的相关管理方式，要融入更具体与精确的专业知识管理入这类办公自动化中。
通过新形势的系统，通过发展中的办公自动化为领导层，办公室，人力资源部门，业务部门等提供符合本企业发展模式的全新高效的工作方式。
事实上，在社会日渐的发展中看来，现在的办公已经不能是简单的文档处理就能够满足的，也不再是单纯的行政事务能够表示的。
现代办公的任务是提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。
（二）办公自动化设备方面的问题
1.计算机的运行速度过慢或者出现卡机卡死，或者出现蓝屏或黑屏的问题，最严重的情况就是可能会使秘书办公的相关文件丢失，计算机设备上可能会出现的这些问题都会大大的影响秘书人员办公的进程和效率。
在开始使用办公自动化设备时，必须按时对设备进行设备的维护，对相关的配件进行升级，才能在很大的程度上避免这些情况在秘书日常工作上经常出现，只有设备的正常运行，秘书人员才能够按时按量的进行事务的办理，不至于时常出现设备上的问题以至于影响秘书人员的工作。
2.在秘书办公时电脑情况不稳定，或者莫名其妙的跳出广告弹窗、不明程序的擅自运行，导致设备卡死或者出现黑屏无法对设备进行关机的情况。
甚至使电脑不受控制或者导致信息泄露、电脑卡顿等这些情况非常影响办公的效率，而且非常的危险，无论是对个人还是公司。
这可能是购买到了盗版软件或者设备中了病毒可能会导致的情况，在进行办公自动化设备的购买时，必须购买正版软件才能很大程度上使公司的机密不受侵害。
或者及时安装杀毒软件按时对设备进行杀毒，还能够处理一些不正当的软件，使设备能够正常的运行办公。
（三）办公自动化设施不完善
办公自动化对于秘书来说现在还没有一套能够独立运作的系统，还处于一个发展中的阶段，还有许多办公时可能会遭遇的漏洞，工作出现问题，造成不可估的损失。
办公自动化与公司的发展程度是息息相关的。
由于办公自动化软件或设备有一套独有的操作的系统，虽然后期使用方便，但需要配备专业的办公自动化设备或者软件，一套专业的办公自动化设备或者软件在购买时费用都是非常高昂的，所以配备一套办公自动化设备不是一件简单的事情，一个单位或者企业是否要配置专业的办公自动化设备来进行办公，是需要考察多方面的因素的，比如单位的效益、办公的范围等都需要进行考量。
所以不是每一个单位或者企业都能够完全配备齐全的办公自动化设备。
从以上的调查情况来看，只有办公范围面向较广、资质比较雄厚的单位或者企业会配备专业的办公自动化设备来进行办公。
而比较小型的私企或个人经营的店面则不会配备专业的办公自动化设备。
大部分的企业单位还依旧以传统的办公方式来进行办公。
（三）办公自动化的普及程度不高
不同规模的单位使用办公自动化的情况是各不相同的，以丘北县政府为例，丘北县政府在办公自动化的设施制备上，是有足够的规格的，由于县政府的办公范围较广，在办公上是必须配备专业的办公自动化设备来进行办公。
它们已经开始使用办公自动化软件和办公自动化设备，由于办公自动化是有一套专业的系统，然而要从传统办公逐渐转变为使用办公自动化来进行办公，是需要进行一些专业的培训学习，慢慢上手练习并且熟练后才能逐渐转变的。
由于办公自动化设备对秘书的专业素质和能力的要求都比较高，所以丘北县政府的工作人员谈到在刚开始学习使用的办公自动化设备的时候认为，办公自动化设备对他们的专业要求过于高，需要很长一段时间进行培训和学习，培训学习过后需要经常练习才能最终很好的使用办公自动化设备。
以砚山县第一幼儿园为例，当谈到是否配备专业的办公自动化设备时，他们说到，现今幼儿园内并没有配备专业的办公自动化设备和软件，因为幼儿园办公面向的范围较小，处理日常事务也是使用传统的办公方式来进行处理就足够，办公方式还是以传统的为主，所以不需要置办非常专业的办公自动化设备。
根据使用办公自动化的情况来看，是否配备是和公司的级别有关系的，大部分配置了办公自动化设备、软件的都是办公范围较广的企事业单位或者大型公司，而大多数的私营企业或小型的店铺等都是不配置办公自动化设备和软件的。
因为配置办公自动化设备或软件的费用是比较高昂的，并不是所有单位、企业都能够有规格使用办公自动化软件和设备来进行办公。
四、办公自动化对秘书高质量工作的应用
（一）熟练办公自动化技术，交流创新
为了在传统办公方式向办公自动化的方式的转变过程中秘书人员能够适应，秘书人员应该多加练习，就算办公方式进行了转变，也要在很快的时间内多加学习和练习，才能够在秘书的日常办公中不犯错误，能够很好的使用办公自动化设备或软件来进行办公。
然而现代通讯技术的发展使人们的生活交流的某些方面起到质的飞跃，它能够打破人们在面对面交流时的限制和障碍，能够使人们的交流从限制变的十分便利，真正的使人们能够达到全球化的交流，不受时间和空间的限制，能够在全球范围内进行人际交往，可当我们在享受这给我们带来的方便与快捷的同时，秘书工作人员也不应该在这样的方式下减弱了自己在与人面对面交流时的沟通协调能力，秘书人员在与别人的交流不可能完全转变为线上，在这样方便快捷的同时还是要有意识的锻炼自己与他人沟通的能力，也要加强与领导和同事的交流，以达到和谐的工作关系，秘书人员代表着领导也在有时候代表着公司的形象，秘书要保持好自己的职业素养，展现的必须是自己完美的一面。
（二）规范使用技术设备，提高工作效率
俗话说，技术改变生活，好的技术能够促进人类的生活发展，我们应该主动掌握办公自动化设备或者技术来使我们更好更快更优化的进行办公，但是还是忌过度依赖办公自动化辅助的软件工具，使秘书工作处于被动，秘书在工作中应具有主观性。
办公自动化并不仅仅只是一个冷冰冰的办公系统，它必须是工作人员、机器系统和信息结合的一个完整的系统，才能达到人们想要的工作目的。
在这样的情况下，人始终是占据主导地位的，无论是机器还是科技，都是只有通过人才能使它的价值被发掘从而实现，才能体现它的最终价值。
所以，办公自动化，人始终是主体，才是使用它提高工作效率，达到高质量的办公这一目标的主体。
因此，这也间接说明了，只有秘书保持始终学习，使个人的素质、工作态度及工作作风保持高标准，才能保证高标准的使用办公自动化系统来为自己办公，才能在高程度的发挥它的价值。
然而，随着时代与科技的高速发展，人们普遍的运用网络和先进的办公设备来进行办公，秘书人员在办公上几乎大事小事都是完全依赖机器来办公来代替自己完成，这虽然体现了系统的便捷，但是会在根本上导致秘书人员的基本技能的退化，保持基本的职业技能是秘书的必需，不能因为利用机器办公就丢失自己的技能。
利用机器也要适当，在工作中要学会扬长避短，注重结合，注重新时代办公自动化技能与传统办公相结合，摆正思想观念。
取其精华，去其糟粕。
不因为新事物的出现便抛弃传统的手段，必须在根本上改正不良的工作作风，加强秘书工作人员的职业道德修养，摆正自己的心态，以最好的面貌做好自己的本职工作。
同时，，秘书人员必须做到工作踏踏实实，办事务实，诚实待人。
改正以往的对待任何事的谨小慎微，唯唯诺诺的姿态。
使自己保持学习，让自己拥有创新观念、时间观念、效率观念、和紧迫观念，每时每刻叮嘱自己保持着精神饱满的姿态，塑造秘书人员完美的工作良好形象。
（三）合理放松，实现减压工作
秘书在长久的时间历程发展中，受到长时间的影响，在思想上形成了一种僵化并且固定的简单的思维模式。
随着时间的演变和科技的发展，出现了多种新形式的设备和机器，这些多种多样的设备在大部分上代替了人工的大量工作，这样的模式使更多的秘书人员思想和行为都变的停滞不前，甚至从根本上享受着这种新式机器为自己带来的便利，从而失去了所有的思考，认为在这些设备出现后，人们的在其工作中所需要做的变的无关紧要，大大的失去了人在其中的主观能动性，出现了因为在日常办公中因为过于依赖新式办公自动化设备从而导致人的行为和思维都出现倒退的严峻情况。
转变为快要被机器主导的趋势。
秘书人员必须警觉，秘书不能随着这种趋势发展下去，必须要从这种严峻的思维模式中跳脱出来，从根本的本质上做出转变，把思维从这种模式中解放出来，摆脱这种思维的束缚，从行为上、思想上、模式上做出根本性的转变。
使办事模式从传统单一转变为形式多样，改变以往凭经验办事的老办法转变为新式的从科学出发进行决策的新办法，从被动服务转变为主动积极的进行服务。
做到合理利用新式新技术，主动思考，做到高效率办公，获得最高效益。
在新式技术的出现后依然不被主导，而是转变思想，成为主体，利用它达成最高效益的办公状态。
五、结语
办公自动化办公技术的出现和发展，在一方面上使秘书人员的工作和过去传统的办公方式相比较起来可以说是发生了重大的变化，在人们学会使用新设备和新技术来进行办公时，极大的促进了和推动了秘书人员现代化的办公方式和办公发展。
另一方面，在新技术出现的同时，新技术也是不完善并且带有缺陷的，伴随着各种因素，办公自动化在为人们带来便捷的同时，也为人们带来了新的考验和挑战，出现了更多的的问题需要人们去面临和解决。
但是，从整体来看，办公自动化技术为秘书人员带来的是好处大于坏处的，我们不应该因为一点小问题就否决它，而应该掌握着它为我们带来好处的一面，继续扩大它积极的一面，对于消极的一面，我们不应该害怕，而是在发展中把它改进并且克服。
努力提高我们秘书人员办公的含金量，用自己的每一份力量推进和促进办公自动化对每一行的进步和发展，使其在我们秘书人员的办公中，或者每一行中发挥出它最精华的作用，推动每一行的发展。
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