大学学院经费支出报销管理办法.docx

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大学学院经费支出报销管理办法

XX学院经费支出报销管理办法

第一章总则

第一条为规范学校财务行为，明确财务报销手续，提高资金使用效益，促进学校事业发展，根据《会计法》《政府会计制度》《事业单位财务规则》《高等学校财务制度》及国家有关财经法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条本办法适用于学校各项经费，包括人员经费、日常公用经费、项目经费等。

第三条本办法基本原则：

（一）财务报销必须遵守国家财经法规，遵守上级有关政策，遵守学校财务规章制度和其它有关规定，大额度资金使用按照“三重一大”相关规定执行。

（二）经费使用要坚持勤俭节约原则，严格控制开支范围和开支标准，努力提高经费使用效益。

（三）各项经费使用均纳入学校预算管理，在批准的预算额度内开支。

未列入学校年度预算的，不得开支，确须追加预算的按《XX学院预算管理办法》严格执行。

第二章报销票据

第四条报销票据必须满足以下要求：

（一）票据必须真实、合法、有效。

（二）票据主要包括财政票据和税务发票。

财政票据必须有财政部门监制章，并加盖开票单位财务专用章；税务发票必须有税务部门监制章，并加盖开票单位发票专用章。

（三）票据载明的内容应当完整，应填写付款单位名称、纳税人识别号、开票日期、款项（内容）、金额（大小写相符）等，票据上有指定使用范围的，须按指定使用范围报销。

（四）国外票据须注明用途、外币币种、兑换汇率和对应折算的人民币金额，原始票据为外文的，报销时应当翻译成中文，并出具与该业务相关的境外汇款申请书、外汇兑换水单或银行卡支付凭据等辅助材料。

（五）除定额类及车船、飞机票等票据外，票据上的付款单位名称必须为“XX学院”，否则不予报销。

（六）票据不能逐项列示采购内容的，须附开票单位提供并加盖发票专用章的清单。

（七）票据不得故意拆分，如有连号，视同同一项经济业务合并计算。

（八）票据必须清晰且不得随意涂改，如票据内容或金额等有错误的，须由原开票单位重新开具。

（九）票据报销时限要求。

票据应当及时报销，原则上当年度的票据当年度报销，当年度12月开具的票据最迟可延期至次年6月30日报销，其中差旅费票据原则上需在开具之日起一个月内报销（寒暑假可顺延），逾期不再受理。

（十）报销人应对票据的真实性、合法性负责。

任何单位和个人提供虚假票据报销，导致会计信息失实的，依法追究其法律责任。

第五条票据遗失的补救措施。

票据遗失，应由原开票单位提供存根联（或记账联）复印件，并加盖发票专用章（或财务专用章），同时须报销人出具书面说明，经所在二级学院（部门）经济责任人或项目负责人审批后方可报销；火车、汽车、轮船、飞机票等交通凭证遗失，由报销人出具书面情况说明（如具体的车次、航班号、时间、起止地点、金额、事由等），并提供支付凭证，由所在二级学院（部门）经济责任人或项目负责人签字确认。

若有重复报销，责任由报销人自负。

第六条校内各部门间发生的结算业务，可填制内部结算单，按规定履行审批程序后，办理转账手续。

第三章报销程序

第七条经济业务事项结束时，业务经办人应取得合法、有效的原始票据、付款记录及其它证明材料，作为报销凭据。

第八条报销经办人员规定：

（一）经费报销经办人员一般应是学校在岗在编人员或劳务派遣人员。

（二）科研经费报销经办人员可以为属于课题组成员的学生。

（三）大学生科技创新及学生科研等与学生直接相关的经费，可由学生作为报销经办人员。

第九条报销凭证须有报销人、审批人签字，且不能为同一人。

其中，劳务费发放表“主管”栏和“制表”栏中签字的人不得是同一个人，学生不得在“制表”栏中签字；实行亲属回避制度，夫妻、父母、子女等近亲属关系，不得相互作为报销人、审批人签批。

所有签字一律用黑色水笔或签字笔书写，字迹清晰。

第十条财务报销的一般程序：

（一）报销人对取得的原始票据、付款记录等进行分类整理。

（二）报销人须在每张票据背后签名，并将整理好的原始凭证交所在二级学院（部门）经济责任人或项目负责人审批。

报销人对经济事项、原始凭证的真实性、合法性和合理性负直接责任。

（三）经济责任人和项目负责人须认真审核经济事项，遵照《XX学院经费支出审批管理办法（试行）》（X学院发〔2017〕79号）严格执行，审核通过后再签字确认。

一次性用款3万元（含3万元）以上的，还须业务分管校领导共同审批。

审批人对所审批经费内容的合理性、合法性和合规性负责。

（四）报销人携带有效经费卡、经审批的原始凭证及其它须事先办理的相关手续到计划财务处报销。

（五）财务人员必须按照国家统一的会计制度规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证有权予以退回，并要求报销人按照国家统一的会计制度规定更正、补充。

第四章报销业务

第十一条办公费，是指购买不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。

具体包括办公用品、文化用品、书报杂志、名片、刻章、零星印刷等费用，其中书报杂志指报刊、杂志及其它涉及办公用书籍。

办公费报销时须附正规发票、政采云网上超市验收单（网上超市未上架的商品，须提供未上架的截图）、耗材验收入库单等。

零星印刷费报销时须附正规发票、由开票单位出具并加盖发票专用章的明细清单等。

第十二条印刷费，是指一次性用款1万元（含1万元）以上的大宗印刷费支出，如印刷成册的书籍等。

报销时须提供正规发票、印刷合同等。

第十三条咨询费，是指咨询方面的支出，具体包括各类招生、就业、项目管理、业务信息等方面的咨询。

报销咨询费时，须提供正规发票、合同等。

第十四条邮电费，是指学校开支的信函、包裹、货物等物品的邮寄费及电话费、电报费、传真费、网络通讯费等。

电话费、网络通讯费以实际支出额计算，预存费用不予报销。

第十五条物业管理费，是指学校开支的办公用房、学生宿舍等物业管理费，包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。

物业管理费报销时须提供正规发票、物业管理合同等，若属于政府采购项目的，须办理政府采购招投标手续。

第十六条差旅费，是指教职工及其他相关人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费，具体遵照《XX学院国内差旅费管理办法（试行）》（X学院发〔2017〕121号）严格执行。

出差前必须填写出差审批单，先审批后出差。

报销时须填写差旅费报销单，并简要说明出差事由，提供机票、车船票、住宿费发票等各消费点的原始票据。

到常驻地以外地区参加会议和培训的，报销时还须提供组织方盖章的会议通知和培训通知。

第十七条因公出国（境）费用，是指符合规定，已纳入年度因公出国（境）预算管理的出国（境）考察、学习、交流人员所发生的费用，具体包括国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其它费用（签证费用、保险费用、防疫费用、培训费、国际会议注册费用等）。

（一）报销因公临时出国（境）费用时，须提供因公临时出国（境）经费决算表、因公出国（境）团组审批表、因公临时出国（境）经费预算审核表、出国任务批件、日程表、护照（包括签证和出入境记录）复印件、因公临时出国（境）用汇相关凭据、以及国际旅费和国外城市间交通费原始凭证、各项需分摊费用的原始凭证或复印件等。

各种有效票据报销时须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由出国人员签字。

（二）因公出国（境）培训费用，包括因公短期（90天以内（不含90天））出国（境）培训费和因公长期（90天以上）出国（境）培训费。

报销时须提供因公出国（境）培训经费决算表、因公出国（境）团组审批表、因公出国（境）培训经费预算审核表、出国（境）项目培训计划立项文件、出国任务批件、日程表、护照（包括签证和出入境记录）复印件、因公出国（境）培训用汇相关凭据，以及国际旅费、住宿费、国外城市间交通费和各项需分摊费用的原始凭证或复印件等。

各种有效票据报销时须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由出国人员签字。

第十八条维修（护）费，包括设备、房屋建筑物、公共设施、室内装修改造、网络信息系统（不包括车船等交通工具）的修理和维护费用。

维修费报销时，须提供正规发票、维修合同等。

纳入政府采购范围的维修费，报销时须提供正规发票、政府采购预算执行确认书、维修合同、经维修主管部门审核确认的维修结算清单、验收报告等。

第十九条租赁费，是指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其它设备的支出。

报销租赁费时，须提供正规发票、租赁合同等，按合同确定的时间、方式和金额结算。

第二十条会议费，是指由二级学院（部门）或项目组负责组织召开的各类会议的相关费用，具体包括会议期间按规定开支的住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

（一）二级学院（部门）或项目组负责组织召开的国内会议，遵照《XX学院会议管理办法》（X学院办发〔2019〕2号）严格执行。

会议结束后应及时办理报销手续，实行“一会一清”。

报销时应提供会议通知、会议预算表和决算表、实际参会人员签到表、政府采购预算执行确认书、定点饭店等会议服务单位提供的发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料。

（二）二级学院（部门）或项目组负责组织召开的国际会议，另行遵照《XX省党政机关承接国际会议和全国性会议管理办法（试行）》（X委办发〔2019〕15号）和《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）执行。

第二十一条培训费，是指由二级学院（部门）或项目组自行组织或者参加外单位举办的各类业务培训所发生的各项费用支出。

自行组织的培训，严格按经批准的预算执行，按规定纳入政府采购管理，在培训结束后应及时办理报销手续，要求一次性报销完毕，报销时须提供培训通知、实际参训人员签到表、讲课费发放清单以及其它与培训有关的各项材料，具体遵照《XX市财政局关于修订印发的通知》（X财行发〔2018〕20号）执行；参加外单位举办的培训，报销时还须提供组织方盖章的培训通知。

第二十二条公务接待费，是指公务活动中按规定开支的各类接待（含外宾接待）费用。

（一）国内接待费。

报销时须提供正规发票、公务接待函和公务接待清单（附菜单）。

凡符合公务用餐范围的，每批接待对象可以安排一次工作餐，接待地点原则上安排在学校食堂、普通农家乐。

严格控制陪餐人数，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一，工作餐标准严格执行上级有关规定，不得上高档菜。

省内公务活动禁止提供烟酒，同城公务活动不安排用餐，具体遵照《XX学院公务接待管理办法》（X学院办发〔2014〕31号）执行。

（二）外宾接待费。

报销时须提供正式邀请函或公函，住宿费、宴请费、日常伙食费等原始票据，费用开支清单，接待清单等，具体遵照《XX市财政局关于转发的通知》（X财行发〔2014〕42号）》执行。

第二十三条专用材料费，是指学校消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品等的采购及运输、装卸、整理等费用，具体包括药品及医疗耗材、农用材料、实验室用品、专用服装、消耗性体育用品、专用工具和仪器、艺术部门专用材料和用品等。

报销专用材料费时，须附正规发票、政采云网上超市验收单（网上超市未上架的商品，须提供未上架的截图）、耗材验收入库单等。

第二十四条劳务费，是指支付给外单位和个人的劳务费用。

如外聘人员讲课（座）费、专家咨询费、科研劳务费、科研激励费、临时用工劳务费、评审费等。

劳务费发放须填写XX学院劳务费发放清单，原则上转账至个人银行卡，不得领取现金，并按规定代扣代缴个人所得税，具体遵照《XX学院劳务报酬发放管理办法》（X学院发〔2018〕40号）及《XX学院科研经费管理办法》（X学院发〔2017〕83号）等执行。

第二十五条委托业务费，是指因委托外单位办理业务而支付的业务费，如测试化验加工费、检测费、律师费、委托评估费等。

委托业务费报销时，须提供正规发票、委托合同等，其中科研测试化验加工费遵照《XX学院科研经费管理办法》（X学院发〔2017〕83号）和《XX学院科研经费管理办法补充规定》（X学院发〔2018〕131号）执行。

第二十六条公务用车运行维护费，是指按规定保留的公务用车燃料费、维修费、过路过桥费、保险费、安全奖励费用等支出。

车辆维修须在定点维修单位。

第二十七条其它交通费用，是指除公务用车运行维护费以外的其它交通费用，如公务交通补贴、租车费用、出租车费用，飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。

车辆租用须在定点租车单位。

报销时须列明行程，提供正规发票、租车合同、用车审批单等。

第二十八条其它商品和服务支出，是指上述业务未包括的日常公用支出，如宣传广告费、会员费、管理费、资料讲义版面知识产权费、外事活动费、毕业设计/实习/学科竞赛、体育维持费、学生活动费等。

宣传广告费，是指在公共媒介上发布各类宣传广告、招生信息等费用；校刊编辑印刷费；制作横幅、展板、海报等费用。

报销时须提供正规发票、合同等，宣传用品报销参照办公用品支出相关规定。