酒店财务部运作手册.docx

酒店财务部运作手册.docx

《酒店财务部运作手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《酒店财务部运作手册.docx（31页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

酒店财务部运作手册

运作手册

财务部

财务部

✧工作任务

✧机构的设置及其岗位职责

✧财务部业务主管人员岗位职责及工作程序

✧财务部各工作组岗位责任制和操作流程

一、工作任务

财务部是整个酒店的独立机构，负责整间酒店的经济核算及财务管理，它的任务是：

1、管好用好资金，增加企业收入

酒店财务部要正确组织和使用好各项资金，要有计划地调动资金，实现崐资金收支在数量上和时间上的平衡。

要及时分析资金的使用情况，如发现不合理的资金占用，要及时采取措施。



2、降低成本

降低成本是酒店财务管理的重要任务，因为成本降低了，这意味着节省了人力和物力，就能增加企业的盈利。



3、正确分配收入

在分配收入时，要正确处理好国家，企业和职工利益关系。



4、加强财务监督，执行财务制度

财务监督是利用价值形式对酒店经营活动进行监督。



5、参与经营决策

酒店财务部必须参据资料，测量指标，提供可靠数据，参与经营决策。

总的来说，财务部是酒店总经理对整个酒店经营管理工作的参谋和管家的职能机构，担负酒店经济效益总核算，指导各业务部门增加营业收入，节约开支的任务。



二、机构的设置及其岗位职责

酒店财务部一般分为三大部份：

会计操作部、甩本控制部、会计部。

1、会计操作部

负责管理房务，餐厅，商场及其它营业部门的收银员，负责夜间核数和营业核数，弄清财务入帐前的有关营业收入的准确数字。

处理好客人食，住等签单后应收帐款的控制和追收工作，运用各种方法及时追回客人欠下的各项帐款，尽可能减少酒店坏帐损失。



2、成本控制部

掌握房务，餐饮和其它营业部门的实际成本，在没有存货的情况下测算各个餐厅毛利，与餐饮部一起制定食品成本单价和售价，协助生产部门进行月终盘点。

负责酒店各项饮食原料，物料和财产的验收及入仓保管，发货等工作，为各个业务部门及时提供各项成本费用。



3、会计部

a）负责收集各项业务每天回收的营业收入数（包括现金,支票,信用卡等）及支出的现金。

b）对收入组，成本组和应收组提供的月终报表和总出纳核对相符的数字，以及本部门平日发生的各项费用支出数编制会计分录，进行会计核算。

月终编制会计报表，根据完成预算前期完成数字，进行分析对比，提出改进意见。





三、财务部业务主管人员岗位职责及工作程序

1、正、副财务总监工作职责及工作程序

控制预算案；指导制定公司改革及程序；合约及牌照；高级行政人员的有关资料及其它福利；管理现金流量；贷款及货币兑换和监督信贷部；一般会计事务；收入核算事务；成本部及酒店旅游部，商场部事务；以及与采购部通力合作。

a）监督编制综合会计决算表,预算表,现金流量报表及周期性管理报告工作，并提出意见。

b）管理酒店内日常财务会计工作，以及对酒店内之财务保持有效之管理。

c）提议奖金额及工资率，雇用及停止雇用会计人员。

d）设立会计系统及内部控制，并定期检查。

e）确保适当成本定价,现金流量及其控制。

f）与市场调查,饮食,采购部人员及酒店内其它部门联络好；就法律问题与总经理咨商。



2、会计操作经理工作职责及工作程序

a）以身作则带领辖下员工，严格执行<<员工手则>>和各项规章制度。

b）每天检查所属员工的仪容仪表，服务态度和工衣工号牌（员工证）穿戴情况。

c）负责所属员工出勤考核和登记工作。

d）对所属员工进行培训，每季度对员工进行业务考核一次，并对考核试卷作出评估。

e）每月两次组织员工进行政治学习和业务学习,了解所属员工的思想及生活动态和业务熟练程度。

f）督促和检查员工对执行外汇管理规定，外汇代兑规定，现金管理制度，银行信用卡使用规定，帐单及发票管理规定情况。

g）检查各旅行社,团,合约单位，公司长房，各记帐单位的帐务结算是否正确，并督促员工对应收款项及时追收入库。

h）督促收入会计按部门办公室的帐务处理规定，及时衔接帐务核对出纳现金和票证，按时编报平衡报表。

i）督促夜间稽核及时完成数字平衡，并做当天营业报表。

j）督促各收款班组的现金，票证及时交收，定期和不定期抽查各收款人员的业务周转金及备用金。

k）督促和教育所属员工爱护和正确使用各种机械设备，如电脑,电脑收银机,打字机,碎纸机,打印机等，保证各项设备正常运转。

l）接受和处理客人投诉，并作出记录向财务总监汇报。

m）每天上班必须先检查帐单数据和上班的留言，稽核报告，对稽核报告中需要进行处理的内容及时作出处理或向财务总监报告。

3、成本总监工作职责和工作程序

a）督促编制及审核饮食成本日报表，反映饮食成本的水平，以便对成本的控制及时采取相应的措施，保证饮食经营收益。

b）督促编制及审核饮食成本日报表和饮食部部门月度/年度累计经营损益表及时反映饮食部各部门经营损益状况，为评估经营实绩，饮食经营决策及未来年度预算提供依据。

c）组织监督货物月度盘点，核算反映成本的实际水平；监督编制货仓库存帐目，反映流动资产价值；为货物补充订购提供资料，确保存货，满足酒店营业之需。

d）组织监督营业用具（O.E）季度盘点，促进营业用具的使用管理，降低损耗率，提高经营效益。

e）审核酒店所须的消耗性物品的补充，合理控制订购数量，达到既满足营业之需，且不积压资金的目的。

f）监督货物的验收，储存，发放，使用，补充的不断循环过程，确保货物以良好状态投入使用，满足营业需要，使酒店创造经营效益时得到有效的物质保证。

g）督促，编制及审核饮食营业分析表，为饮食营业决策提供资料，以期对市场需求作出反映，提高饮食经营效益。

h）核批货物领用单，削减不合理的领用数量。

督促，编制及审核仓库货物领用累总表（STOCKDISTRIBUTION），为核算反映和控制部门费用，提供资料进而控制部门的费用支出。

i）审核订货单（P.O/P.R），控制重复或过量购买。

督促，编制及审核滞仓货物清单，联系有关部门使用，减少库存积压，提高货物周转率。

j）与政府管制进口货物的主管部门（海关,动植物卫生检疫所,食品卫生检验所）保持良好的工作联系，确保进口货物进货及投入酒店之经营使用过程顺利。

k）联系外单位，处置废旧物品，尽可能创造合理的处理价值，以冲减酒店财政支出。



4、总会计师工作职责和工作程序

a）编制每月的财务会计报表，向管理当局提供完整的经济信息，使之符合国家的税法及财务制度。

审核会计凭证，做到帐实，帐证相符；指导会计报表的汇总，编制；分析，说明酒店的财务状况。

b）统筹安排酒店资金的运用，使资金能充分调动，提高资金使用率，使管理当局明了资金的盈亏情况。

做好每日的现金余额分析；制作每日的现金流量汇总分析表；预测今后资金运用的情况。

c）控制酒店贷款及费用的支付，确保酒店利益不受损害，并符合国家的财经纪律。

审核收货记录，发票是否正确；调节支付时间的先后，使现金周转得更有效。

d）记录及管理好酒店固定资产，向管理当局提供完整，正确的固定资产记录，此能作为购置固定资产的有效依据。

及时做好新购入固定资产的记录，存档；明了各种财物的存放及转移情况；定期清查，盘点；对报废的财产作合适的处理。

e）加强酒店投保及索赔业务的管理，保障酒店财物的安全。

积极联络各部门及保险公司，使索赔财物及早赔偿，减轻酒店损失

f）对酒店各类性质的费用,进行汇总,分析,预测，以确保费用的合理性，降低费用率，达到节流目的。

汇总分类各项费用；分析费用是否合理；比较历年费用增减幅度。

g）监察工资发放的程序，保障酒店及员工利益。

分析工资的组成，增减情况。

四、财务部各工作组岗位责任制和操作流程

1、会计操作部

a.餐厅收银组

餐厅收银作为财务部的前线部门，负担着整个酒店的餐饮娱乐活动的收入结算工作，是财务收支中不可缺少的一环，它的运作可分为下列几部份：



1）一般性程序（用于餐厅和酒吧）

─楼面服务员入厨单（ORDER），注明台号/日期/经手人和客人的点菜。

ORDER一式四联，要打印时间。

─收银接到ORDER后，在第一联（白色）上盖收银章，留下红联做打单凭证，其余给回楼面（烟酒除外）。

─楼面凭盖有收银章的ORDER到厨房出菜，若要取消某样菜，必须取回已盖章的一联给收银并重写一份。

─更改或取消都要有楼面经理或收银主管签名，电脑上的每一笔消数都必须有出处。

─收银按ORDER上的不同台号插单/在机上打单。

─叫结帐时楼面服务员要写巾芥纸，上面注明台号/人数/茶种类/经收人,收银接巾芥纸后把打好的餐单给服务员拿给客人。

─收银按餐单回来后的不同结帐方式来结帐。

─楼面收市后，收银打印营业报表分别给楼面/厨房/酒吧和自己。

─收银做好报表后回办公室打分类纸带/核对。

─填缴款袋，到保险箱处投款，投款要有证人签名，之后经主管允许，收银才能签退下班。

2）保龄/桑拿/发廊的程序

─全部手抄餐单，保龄收银代售机币，桑拿发廊健身室和网球由一个收银负责。

─因这几个属客房部，所以营业收入及报表在下班时交前台收银入机，前收写回收据。

─若有饮品销售，则按餐饮做法直接投款。

3）给折扣的程序

─目前酒店可接受：

金银卡/长房卡/慈善卡/海南信通等

─给折扣一定要有楼面经理签名，若经理不在，必须由经手服务员先签之后再由经理补签。

─打折后发现要增减，要VOID出折扣再增减，之后重新给折，以免多收或少收。

─对熟客经理可直接给8折或9折。

─香烟/雪茄烟/场租/司机餐费等不能给折。

─送餐服务没有任何折扣。

4）结帐操作概述

─现金：

包括人民币/港币和转帐支票三种。

收银员要辨别真伪及注意港币汇率，收支票则要看印鉴/日期/帐号/限额和是否折叠,要求客人背书,收银员用黑色签字笔写上小写金额并写支票给客人。

─信用卡：

我酒店可接收长城卡/牡丹卡/金穗卡/建行VISA&MASTER卡/太平洋卡/五种国内卡和AE/DINNER/VISA/MASTER/JCB/FEDER六种外汇卡。

接受信用卡时要辨别真伪及是否在接受范围内，是否过期等。

国内卡要抄下身份证号，超出限额的要向银行取授权，不能把超限额的消费分两次压卡，有授权机的地方按规定使用。

─房客签单：

分联网和非联网两种。

联网指收银机可直接入数给前台收银的电脑，非联网指电脑故障时房客无法入机，需要即刻打电话给前台报数及送单入数以免走单。

─房客签单时，要求服务员把签好的单和该客的欢迎卡一起送至收银处核对，核对无误后方可让客离开。

如客忘带欢迎卡，服务员必须要求客人现付。

（楼面主管签名担保除外）

─挂帐：

包括员工挂帐和单位挂帐。

挂帐也叫街帐，是一种先签名认可，后定期结算的结帐形式。

酒店五级以上高级员工可直接签单挂帐，和酒店有挂帐协议的单位，其负责人可签单，收银要熟悉这些人的签名式样。

─宴请：

包括ENT&HOUSEACC酒店因业务需要而进行的宴请，总监以上高职有这种签单权利，不用收服务费。

─工作餐：

外籍员工/值班经理/乐队人员可享受这种待遇，签员工单（OFFICECHECK），免服务费。



5）宴会订金

宴会部订收订金,每天汇总交财务,订金单在餐收处领订金单一式三联,白联给客人,蓝联给楼面,黄联给收银。

客人消费后凭白联冲减订金，若想退回现金，则要开退款单（PAIDOUT），有餐饮部总监/餐厅收银主管/前台主管三方签名才可在前收处退。

6）司机餐费

宴会部出具的工作单上若有司机餐费，要由收银主管负责出借支单到财务处提款给宴会主办单位。

这笔费用在当天的消费中加5%的手续费收回，收银主管复印借支单和餐单给营收组（INCOME）和应付组冲数。

7）支票退换

因印鉴/限额/书写方式等原因造成银行拒付的情况，多数由经手收银去消费单位退换。



8）菜谱更改

每逢餐饮部有新的菜谱推出，收银主管都要制做适合每个收银点（COUNTER）使用的菜牌，以便收银使用，必要时还要电脑房协助更改编号和价钱。



2、前台收银组

前台收银员的主要工作任务是做好酒店客人的消费结算工作和提供保险箱服务,并且认真准确地把各营业部门所报帐单数据输入相应房间及把帐单明细单存入档案。

同时，还要耐心解答客人提出有关财务方面的问题。

具体分为：

1）客人入住

零散客人的入住，客人在接待处填写入住登记卡后，如客人以现金作押金的，接待处职员会安排客人在前台帐务处预付押金，收银员按照客人入住登记卡上的资料向客人收取押金，收取押金的方法基本为：

客人房租乘以所需住的天数另加伍佰元散费押金，此散费押金是作为客人逗留期间接驳长途电话或签单之用，款项收到后开出相应银码的收据，撕下一联由客人保管，留待退房时，退回押金之用，最后收银员入住登记卡上注明已收到押金的金额及签名作实。

如果客人是以信用卡作押金的，接待处职员会要求客人出示信用卡，并押在"信用卡签购单"及入住登记卡上，将已押印的签购单订在入住登记卡上，并将客人的有关资料输电脑核对，无误后交前台收银处。

前台收银接到入住登记卡后，核对电脑中的资料是否与入住登记卡上的资料相对应,包括：

客人姓名,地址,入住日期,退房日期及付款方式.客人以信用卡作押金,根据已押下的信用卡签购单上资料向银行授权中心预取一定限额的授权。

上述步骤完成后，在入住登记卡后面签名，并将入住登记卡放入相应的资料柜中。

如果在预取授权的过程中发现该信用卡是"止付卡"必须立即报告主管,由主管作出相应的处理方式。

2）入客帐

客帐是指酒店为了方便客人，允许住客在酒店范围内消费后可签名认可，而其认可之费用将在客人退房时一起结付的方式，除餐厅收银机可以自动过帐外其余所有客帐均由前台收银进行入帐，收银员接到各部门送来的客帐单时必须核对帐上的房号及签名，然后将帐单上的单号，银码输入相应的房间中。

帐单送至收银时一式两联，其中面联放入相应的客人资料柜，而另一联作为收银埋数时凭证之用，（特殊情况未能及时将帐单送至前台收银入数的,可先通过电话知会入数,此种入数方式双方必须问清楚对方姓名）。



3）客人退房

客人前往帐务处退房，前台收银员应先向客人查询房号，姓名，并与电脑上的资料核对，无误后，向客人收回房间KEY及欢迎卡，通过电话通知客房部检查房间及电话房锁长途线，从客人资料柜中取出该客人的资料，询问客人有否签单及饮用房间酒水，将客人的帐单打印出来并交给客人，由客人检查无误后，向客人询问以哪种方式结帐，根据客人的要求办理好结帐手续，用信封将帐单装好交给客人。

让客人离开酒店，通常客人的付款方式分为三大类：

现金、信用卡和挂帐。

（1）现金

现金结帐，收银员必须看清楚金额，点清数目，作出正确的找赎开出付款收据，在收据上盖上己付印，收据一式两联，一联交给客人另一联连同帐单订好，将付款方式及银码输入电脑，另客人如付支票亦属现金，支票分为公司支票及私人支票，本酒店只接受公司支票，私人支票的收取必须经财务总监的同意及签名后方可接受，收取支票时必须检查支票上印鉴的清淅度，支票的发出日期与送行日期不准超过五天，支票上的大，小写银码一致，要求客人在支票后面背书，背书的内容包括：

联系人姓名，身份证号码，所在公司名称，联系电话并要求其出示身份证校对。



（2）信用卡

酒店接受的信用卡包括：

美国运通卡，维萨卡，万事达卡，JCB卡，大来卡，长城卡，牡丹卡，建设银行维萨卡及太平洋卡。

客人结帐时必须要求客人出示信用卡，本地信用卡的使用必须连同身份证，检查信用卡上的截止日期，如客人在入住时已记录下信用卡则必须与其出示的信用卡相同，将客人的消费金额写在签购卡上让客人签名，客人签名必须与卡上的签名相符。

再将信用卡记录在帐单上让客人在帐单上签名。

给客人签购单及帐单的第一联，用信封装好交给客人。

最后，在电脑上打上付款方式，将签购单客人帐单及入住登记卡按顺序订好。

（3）挂帐

挂帐是指客人退房时不需要立即结付其在酒店逗留期间所产生的费用。

通常挂帐会出现以下两种情况：

A.通过旅行社买房单

客人通过旅行社订房，并在旅行社交房租，而该旅行社同本酒店签有商业合约，不需要每次产生费用后结帐，而以月结形式进行结帐。

通常在旅行社交付房租的客人都有由旅行社出示的酒店住房单，上面注有客人姓名，在酒店逗留的日期，所住的酒店名称，所需的房间数。

B.个别有信誉的公司或个人

个别有信誉的公司或个人，经酒店管理当局或信贷部审核签批，双方签定合约，签约后的公司或个人可享有月结形式挂帐，一般可以有在酒店挂帐的公司只允许指定人的签名方可生效，并由该公司向酒店指定人的签名样式。



4）保险箱工作

酒店的住客可以免费使用保险箱，但住房客人不可以保留没有存放物品的保险箱，保险箱的开启有以下四种情况。



（1）客人新开保险箱

当客人第一次要求启用保险箱时，必须要求客人出示"住客欢迎卡"或"房间KEY"以证实客人为酒店住客，然后要求客人以正楷填写"保险箱登记卡"填写的内容包括：

客人姓名，详细住址，在酒店内所住房间房号，启用日期及客人签名，检查上述资料填写完毕，取出保险箱KEY交给客人保管，再将客人所使用的保险箱的号码填写在"登记卡"上，"登记卡"一式两联第一联订在"入住登记卡"上，客人在退房时如忘记退回保险箱，可以根据此来提醒客人必须退回，而另外一联按照保险箱的序号排列保存起来。

（2）客人第二次或以上使用已开启的保险箱

当客人需要使用已开启的保险箱时，客人会出示保险箱KEY,收银员会根据KEY上面的号码找出相应的"登记卡"让客人在"登记卡"背面签名，核对其签名与原有的签名一致后，开箱给客人使用，使用完毕后，将保险箱锁好让客人在"登记卡"上"KEY交还"一栏处签名，签名后将KEY交还给客人保管。

（3）客人取消使用保险箱

客人如需取消保险箱，开始的手续与

（2）相同，直至客人取出所有物品，让客人在登记卡上"取消签注"一栏处签名,将保险箱KEY放回柜中锁好，从"入住登记卡"上取回第一联的"登记卡"与第二联一起订上并盖上取消印章，一式两联放入取消保险箱的资料夹中。

（4）客人已退房而要求保留保险箱

特殊情况客人已退房而要求保留保险箱，必须知会大堂副理，经大堂副理批准后，必须在"保险箱登记卡"上签名认可，认可后方可让客人继续使用保险箱。



5）外币代对

酒店帐务处设有外币兑换，兑换对象只适合酒店住客。



（1）对换零散钱

为酒店住客设有对换零散钱的服务，但对换的货币只限为人民币和港币，因兑换处只备有上述两种货币的备用金。



（2）外币兑换人民币

兑换处只接受八种外币（包括现金及旅游支票）兑换人民币：

港币美金，英磅，澳大利亚币，日圆，法国法郎，加拿大币及西德马克。

（3）兑换外币现金的程序及方法

例：

对换200元港币（对换率109.8）对换200元美金（对换率843.2）US$200.00*8.432=RMB1686.40HK$200.00*1.098=RMB219.60



（4）兑换旅行支票

兑换旅行支票的程序大致与兑换现金一样,但必须注意的是：

客人兑换旅行支票时，必须要求客人在兑换柜台前面对职员签名，由职员核对旅行支票上面的签名是否一致，方可接受。

另外兑换旅行支票必须在所需兑换的外币上扣除0.75%的扣贴息。

例：

对换美金旅行支票100.00元,对换率为873.40（100-（100*0.75%））*8.7340=866.85注：

所有兑换后折成的人民币面额留小数后两位数，而对换单上必须清楚列出相应外币的票据号码，对换的旅行支票的背面必须写上客人的国籍及证件号码，每对换一次外币都必须立即在登记簿上记录。



（5）兑换处埋数

职员埋数时，先将己对换下来的外币分种类汇总，填写"外币缴款报表"并在报表上列出相对的人民币金额,填写"缴款袋"包括收银员姓名，当更时间，缴款袋内所装的外币相对人民币金额，外币缴款报表一式两联连同相对的外币放入已填好的缴款袋内，由证人在旁作证将已包裹好的缴款袋投入保险箱中，而第二联的缴款报表放入对换记录簿上，最后，计算缴款报表上的人民币总额加上所剩余的备用金总额等于原有备用金额，交更时让接更的同事核实并在登记簿上签名确认

（6）领回备用金

将兑换后的外币投入保险箱后，次日兑换处收银员根据外币缴款报表到总出纳取回相应的人民币填补备用金，双方在缴款报表上签名作实。



6）部门KEY的存放及领取手续

─前台兑换处设有部门KEY的保管,酒店属下各部需将部门KEY存放在帐务处保管的，必须出具书面申请书及授权领KEY人的签名式样，经财务总监批准后，方能生效，并由前台帐务处职员给该部门KEY设立编号。

─授权领KEY人领取部门KEY时，必须出示员工证，然后填写领取部门KEY的登记部，填写内容包括：

领取日期，时间，KEY的编号及条数，领KEY人的正楷中文签名及员工号码。

收银员检查后,方可将KEY交给领KEY人，经手人在登记簿上签名。

当部门职员前来还KEY时，必须检查其所交还的KEY总数是否与领取时相同，核对无误后，经手人签名.如特殊情况部门非工作时间，而需领KEY的，必须知会大堂经理，并由大堂经理签名认可后方能发放。



c.夜间稽核组

负责对酒店各部门营业收入进行稽核，向上级提供准确的经营信息，保证每一笔的营业收入能够准确无误，并且要有高度的责任感，不能放过任何错数或漏收数。

熟悉各部门收银程序，使各项数据准确无误地反映出来，而且要做好保密工作，不得将酒店有关经营情况数据泄露出来。

具体程序如下：

─将前台收银员的帐单进行审核,整理及统计。

─对电话的计费电脑进行清机工作，并累加上大堂投币电话帐单对平前台报表。

─对所有已退的房还有余额留在电脑上的要查明原因，并处理。

─复核所有当天迟退房应加收半日或一日房租的房间，是否已入数及收费。

─与接待处核对房租。

─检查每日新入住客人的入住登记表是否齐全及资料正确。

─复查餐厅收银各更次报表及餐单，是否跟齐各种付款方式与手制报表及收银机清机报表是否相对应。

─查核公司帐，工作餐，街帐的签名是否获得批准。

─把公司帐，工作餐及折扣减除，以求实际营收。

─进行各餐厅收银机，前台电脑的清机工作。

─制作餐厅每日营收报表，公司帐及工作餐报表，酒店每日营业报表，现金收入报表等。

─有责任做好前台收银员的工作。



营业稽核组

认真复核各收款点的营业报表,帐单，发现差错及时加以纠正。

查核前一天稽核报告，处理遗留问题，不断补充完善现行的稽核制度。

具体程序如下：

─每日核对夜间核数所做的餐厅收入报表，前台收入报表及现金收入报表，做出一份每日营业收入总表。

─与总出纳收取各收银员每日缴款袋，并协助总出纳核对的收银员缴款情况报告，核对当日收银员缴款是否正确，做出每日收银员缴款盈亏报表，在月末出一份现金长短款报表。

─根据当天酒店收入运作清机报表，对夜间核数所交的帐单重新核对一次，并给予分类，查核每一类细单是否齐全及正确。

核对前台收银员所结帐的每一间房的所有费用是否己在帐单上作出反映。

对电话单，迷你酒吧单，车单，商务中心，票务，洗衣，健康中心的所有细单进行复核，然后把帐单分成街帐，信用卡，现金，款待，把信用卡及街帐的帐单交