如家财务运作手册.docx
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如家财务运作手册
财务管理手册
Policy&Procedure（Finance）
如家酒店连锁公司
HomeInns&HotelsManagementCo.
如家愿景：
创建中国最著名的住宿业品牌！
如家使命：
用我们的专业知识和精心规划，使我们服务和产品的效益
最高，从而为我们的客户提供“干净、温馨”经济型酒店产品；
让我们的员工得到尊重，工作愉快，在“如家”而自豪；使得
我们的业主能够获得稳定而有竞争力的投资回报；
由此创造我们的“如家”品牌。
指导思想:
一个成功的酒店连锁组织的所有组织行为都是围绕着品牌形象展开的，良好的品牌形象是所有酒店连锁组织生存的基础。
如家酒店连锁的目标是为顾客提供快捷简便、标准化、一致性的服务。
为了保证酒店连锁品牌形象的良好性和一致性，如家酒店连锁公司制定了一套符合实际操作的标准的服务手册，指导和规范“如家快捷酒店”直营店和特许经营店的管理和服务。
特别提醒！
本手册内容属如家酒店管理有限公司内部资料，
任何人未经许可不得翻印和外传。
第一篇酒店组织架构和岗位职责
第二篇会计工作流程和标准
一．开业前准备工作………………………………………………………………………………….5
1.设置科目……………………………………………………………………………………..5
2.注册资本验资……………………………..…………………………………………………5
3.协助店长办理证照…………………………………………………………………………..6
4.询问办理税收优惠政策………………………………………………….………………….6
5.开立银行基本帐户…………………………………………………………………………..4
6.POS机的安装………………………………………………………………………………..6
7.整理开业凭证，并核对往来帐目…………………………………………………………..7
二．开业后工作……………………………………………………………………………………….8
1.整理合同并贴印花税……………………………………………………….……………….8
2.固定资产盘点，帐卡建立，贴标签………………………………………………………..8
3.日常工作……………………………………………………………………………………..9
a收入类凭证处理…………………………………………………………………………..9
b—c审核报销单据及凭证…………………………………………………………………10
d编制应收应付明细表……………………………………………………………………..10
e特殊信用卡的处理………………………………………………………………………..11
f发票的管理……………………………….…………………………….………….……..11
g—h调整及合同的管理…………………………….….……………………………….…11
i---j前台后台备用金的盘点………………………..……………………………………....11
k.PMS中客人找零款的处理……………………………………………………………….11
l.信用卡长款的处理…………………………………………………………..…………….11
m．调帐的处理…………………………………………………………………...………...12
4.月末结帐工作……………………………………………………………………………….12
a—b凭证的编制………………………………..……………………………………12--18
5.备份数据…………………………………………………………………………………….18
6.制作报表…………………………………………………………………………………….18
7.装订凭证…………………………………………………………………………………….18
8.填制管理平台……………………………………………………………………………….19
9.打印报表及帐册…………………………………………………………………………….19
第三篇出纳工作流程和标准
一、开业前准备工作………………………………………………………………………………...…20
二、开业后工作………………………………………………………………………………………...21
（一）日常工作……………………………………………………………………………………….21
1.核对帐单和报表……………………………………………………………………………………21
2.核对小商品等………………………………………………………………………………………24
3.核对家宾卡…………………………………………………………………………………………25
4.管理发票……………………………………………………………………………………………25
5.装订帐单……………………………………………………………………………………………25
6.日常报销……………………………………………………………………………………………25
7.填制凭证……………………………………………………………………………………………26
（二）每周工作……………………………………………………………………………………...29
1.各类单据的领用…………………………………………………………………………....………29
2.办公用品采购及领用…………………………………………………………………….……...…29
3.内部电话费统计查询………………………………………………………………………………29
4.前台备用金的抽盘工作…………………………………………………………………………….29
5.前台租借物品数量、客用品使用情况…………………………………………………………….29
6.每月定期核菜价…………………………………………………………………………………….29
（三）月度工作………………………………………………………………………………………30
1.核对返佣……………………………………………………………………………………………..30
2.定期盘点低值易耗品………………………………………………………………………………..30
3.月末盘点客用品、食品等存货……………………………………………………………………..30
4.核对应付帐款………………………………………………………………………………………..30
5.制作工资表…………………………………………………………………………………………..31
第一篇酒店组织架构和岗位职责
一、酒店组织结构图
二、岗位职责
1、酒店财务岗位职责
职位编号
职位名称
财务会计
所在部门
酒店
级别
财务会计
上级
店长、公司财务经理
下属
出纳
职责概述：
完成店内各项财务工作，监督店内各项财务制度的实施，审核出纳各项工作的完成情况，完成总公司财务部下达的各项任务，积极配合店长的工作。
主要职责
✧完成各项对内和对外的财务报表
✧负责各项对外报税及税务协调工作
✧严格按照公司规定的财务制度和审批流程开展日常财务工作
✧对出纳制作的各项报销和付款凭证进行审核，定期检查店内物品的盘点情况，定期进行现金盘点
✧完成公司下达的其他财务工作，并定期向公司汇报店内财务工作碰到的问题，并提出自己的建议
✧负责店内资金的调拨和当地银行的联系工作
✧在完成好本职工作的同时，积极配合店长完成店内其他工作
任职资格
✧大专以上学历，三年以上财务工作经历；
✧了解财务操作流程，熟悉酒店财务操作；
✧工作认真负责，耐心细致；
✧有良好的沟通能力和团队合作意识。
2、酒店出纳（兼文员）岗位职责
职位编号
职位名称
出纳
所在部门
酒店
级别
酒店出纳
上级
店长、财务会计
下属
-
职责概述：
完成店内日常的现金报销和银行付款业务，完成店内各项物品的盘点和收、发、存工作，填制各类报销和付款凭证，以及其他酒店各项统计和归档工作。
主要职责
✧每日核对店内的日审报表，定期核对店内的小商品、家宾卡等
✧定期完成店内物品的盘点和前台现金的抽盘
✧每日负责去银行进行现金解款
✧负责店内的报销和付款业务，并填制各类报销和付款凭证
✧负责酒店文档打印、统计汇总、整理归档等酒店文案工作
✧在完成好本职工作的同时，积极配合店长完成店内其他工作
任职资格
Ø大专以上学历，二年以上财务工作经历；
Ø了解出纳操作流程，从事过人事或行政工作优先；
Ø工作认真负责，耐心细致；
Ø有良好的沟通能力和团队合作意识。
第二篇会计工作流程和标准
一.开业前准备工作
1.设置科目
首先要在用友软件中按如家的统一标准设置会计科目，详细的科目明细见“科目一揽表”。
2.注册资本验资：
如果直营店是独立法人性质的，会计人员必须在办理营业执照之前对注册资本进行验资，会计人员应先选好有验资资质的会计师事务所，验资的费用按照如家一般直营店的投资规模应控制在2000元以内，验资的具体资料如下：
1）出资者的法人资格证明或者身份证明、出资者的企业法人营业执照、出资者的投资资格证明，
委托代理人委托书。
2）出资者及被审验单位的会计报表，与出资有关的会计处理资料。
3）被审验单位的合同、协议、章程。
4）企业名称预先核准通知书。
5）银行验资专户开户通知书、银行对账单、收款凭证、银行询证函回函。
6）承诺函。
7）以上复印件全部加盖公章，银行收款凭证原件要携带。
为了更好的节约公司的资金成本，对于内资公司我们一般要求在验资资料准备齐全的2个工作日内拿到验资报告。
3.协助店长办理：
营业执照、组织机构代码证和税务登记证。
4．询问和办理所在地的税收优惠政策
（1）向注册地的税务局询问有没有税收减免政策，有则按规定申请。
（2）向注册地政府机关询问有没有财政返还政策，有则按规定申请。
（3）向注册地财政局询问有没有财政返还政策，有则按规定申请。
由于各地税收优惠政策都有不同，会计应该尽快了解情况，向总公司汇报。
5、开立基本账户,网上银行。
开立基本帐户首选工商银行，如果方圆3公里内没有工商银行，则开立别的银行，并且向财务部审批。
开户需要准备的东西：
（1）营业执照复印件4份。
（2）税务登记证复印件4份。
（3）组织机构代码证复印件4份。
（4）法人身份证复印件4份。
（5）代理人身份证4份。
（6）委托书一份。
并且加盖公章、法人章。
填写开户申请书，金融服务卡申请书，网上银行申请书等。
网上银行的客户证书应申请两张，一张申请卡（持卡人出纳），一张授权卡（持卡人会计）。
两张卡都可以进行正常的业务查询，申请卡可以对付款业务提交申请，授权卡在对付款申请审核无误后进行授权。
6.为了方便客人持卡消费，在酒店开业后期和银行联系POS机的安装：
联系工商银行信用卡部，准备签订“信用卡协议”。
准备我公司账号、地址、联系人、邮编、电话号码等资料并提交到“信用卡卡部”。
基本上在一周后，信用卡部会派人来店内安装和培训。
事前需通知所有的前台服务人员一起参加培训。
费率参考：
内卡2％，外卡2.5％--3％。
7.整理凭证，核对往来帐。
开业前夕，许多工程款项是总公司垫付，核对后，确保和公司往来帐目一致。
并开始制作管理报表。
二.开业后工作
1.由于各店筹备期间，所有的合同都保管在公司总部，请各店快捷开业一个月后，到总公司领取合同，并复印合同，将复印件留在公司，合同正本带回店里，并装订成册。
并按照下列税率计算印花税
税目
比例税率
税目
比例税率
1、财产租赁合同
1‰
5、货物运输合同
0.5‰
2、仓储保管合同
1‰
6、产权转移书据
0.5‰
3、加工承揽合同
0.5‰
7、营业帐簿中记载资金的帐簿
0.5‰
4、建设工程勘察设计合同
0.5‰
8、购销合同
0.3‰
税目
比例税率
税目
定额税率
9、建筑安装工程承包合同
0.3‰
1、权利许可证照
五元
10、技术合同
0.3‰
2、营业帐簿中的其他帐簿
五元
11、借款合同
0.05‰
12、财产保险合同
0.1‰
着重检查：
实收资本类帐簿、各帐簿帐册、各类合同。
具体见《印花税统计表》
2.固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物，机器，机械，运输工具，办公设备以及其他生产经营有关的器具，工具等，单位价值在2,000.00元以上；不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2,000.00元以上，且使用期限超过两年的，也作为固定资产。
虽然有些物品价值不到2000元，如电视机价值800元左右，但是客房内成批购买，应计入固定资产。
各店需要及时登记固定资产帐，建立固定资产帐卡，盘点固定资产，并保管签收到个人。
并在固定资产的实物上粘贴固定资产标签。
具体见《固定资产盘点表》、《资产标签表样》
固定资产调拨具体《固定资产调拨单》
帐务处理：
（调拨以净值入帐）
调出方：
借：
其他应收款（或相关科目）净值
累计折旧
贷：
固定资产原值
调入方：
借：
固定资产净值
贷：
其他应收款（或相关科目）净值
调入后重新计算折旧额。
3.日常工作
1）按公司统一规定编制营业日报表，十天为一小计，填制一张收入凭证，
具体见《每日营业收入日报表》
借：
银行存款（营业日报表中现金小计数）
应收账款—散客（营业日报表中借方本日发生-本日收回的10天小计）
应收账款—信用卡（营业日报表中应收账牡丹卡）
预收帐款—团队押金（以前各月打入我酒店预付款并且已入该科目，由于没有排房未入PMS系统，前台在结帐后，财务将此款在该科目中冲销）
营业费用—客用品（夜审报表的赔偿费，在帐套中以负数体现）
营业费用---棉织品（夜审报表中赔偿费关于棉织品部分，在帐套中以负数体现）
贷：
主营业务收入—客房收入（夜审报表中房金+返佣金额）
主营业务收入—餐饮收入（营业日报表中早餐+餐饮收入）
主营业务收入---酒水收入（营业日报表中酒水收入）
主营业务收入—商品收入（夜审报表中商品收入减增值税）
主营业务收入—卡类收入（夜审报表中家宾卡类收入）
主营业务收入—其他收入（夜审报表中商务收入+其他收入）
应交税金—未交增值税
其他应付款—电话费（夜审报表中电话费）
其他应付款—洗衣费（夜审报表中洗衣费）
预收账款—预收客人押金（收银员交款报告中本日预收押金-本日结帐抵扣押金）
每日完成应收预收余额表，具体见表样。
2）审核报销单：
收到出纳审核完毕的报销单：
（1）审核报销单填写是否正确，报销内容及金额是否符合公司财务制度的规定。
（2）鉴别发票真伪，看是否有水印（定额发票可打电话或网上查询），是否是税务局规定的新版发票（上海部分）（2005年新版发票为双排码）。
发票金额大小写要正确吻合（数量*单价＝金额），要盖有销售单位的发票专用章。
发票上无法写全单价数量的要附有明细单。
发票台头是否和营业执照名称相吻合。
（3）出纳在报销单上签字确认。
（4）以上方面均审核无误后，在会计处签字确认，再交店长签字并按照相关审批流程审批。
3）审核凭证：
总账/凭证/审核凭证/。
根据店长、会计、出纳、申请人、收款人都签过名的报销单，查看会计分录是否正确、现金流量是否正确。
4）按公司统一规定编制应收预收明细表，差额应为零。
5）信用卡逃账的追讨：
外卡逃帐直接拉离线交易。
内卡逃帐，通知银行信用卡部，并向信用卡部提供相关资料，一般为客人入住登记表、发票、客人账单、信用卡预授权签单。
另需写一份收款说明，写清逃账具体经过，并委托银行代收此笔款项。
6）发票申购本的管理，发票购买及领用的管理。
具体见《发票购买及领用表》
7）调帐的操作：
调帐只有会计可以操作，在前台账务处理错误发生后，客人已离店，只有通过调
帐来调整账目，但事前必须解释清楚原因，并得到店长的同意。
8）管理合同：
了解各项合同的支付方式.如：
房租、工程款、家具款、有线电视、宽带等，做到及时申请，及时付款。
9）前台备用金的抽盘工作，对于前台的备用金应定期或不定期的抽盘。
（应纳入周计划中）盘点报告应装订入凭证中。
具体见《前台备用金盘点表》
10）后台库存现金盘点表，对出纳的备用金进行定期或不定期的盘点，该工作应纳入周计划中，盘点报告装订入凭证中。
具体见《库存现金盘点表》
11）PMS系统客人找零款处理
PMS系统中经常有客人找零款，在客人离店后3个月后从PMS中结帐，余额入财务后台（其他应付款---客人长款）。
2年后无人认领转营业外收入。
财务从PMS中结帐时并填写“基本信息表”
客人姓名
客人房号
入住时间
退房时间
房价
消费金额
应找零款
将客人“住宿登记单”、“客人帐单”、“基本信息表”做为附件附于凭证后。
客人结帐时，凭“押金单”和身份证到财务处领款。
领款时，财务写清原因，包括从pms中结帐的原始凭证号码等，并请店长确认后方可付款。
12）信用卡长款视同PMS长款处理。
13）调帐的处理
如果帐务处理错误需要调整，冲减收入的帐目：
1000元以下，由会计写明原因，店长审批。
1000元及以上金额，发邮件给财务经理，有正式批复后才可以调帐，并将邮件打印出来做附件。
调整非收入类凭证，发正式邮件给财务经理，有正式批复后才可以调帐。
并将邮件打印出来做附件。
4.月末结账前准备工作
1）按公司统一规定编制当月固定资产折旧表、长期待摊费用表和待摊费用表.
具体见《固定资产折旧表、长期待摊费用表和待摊费用表》
借：
管理费用—折旧费
贷：
累计折旧—电子设备
累计折旧—家具
累计折旧—其他设备
累计折旧—软件
考虑到固定资产在开业前陆续入酒店，为统一口径，开业第一个月开始计提折旧。
借：
管理费用—长期待摊费用摊销
贷：
长期待摊费用—装修工程
长期待摊费用—消防工程
长期待摊费用—配套工程
长期待摊费用—窗帘类
借：
营业费用—其他物料用品摊销（台灯、电话机、灭火器等）
营业费用—保险费（保险费按照受益期摊销）
营业费用---装饰费（装饰画）
营业费用—棉织品（棉织品）
贷：
待摊费用—客房类用品（台灯、电话、灭火器）
待摊费用---装饰画（客房及前台的挂画）
待摊费用—保险费（按受益期摊销）
待摊费用—棉织品（新开业一年摊销）
2）按公司财务规定每月应预提的费用及比例：
（1）福利费=工资表应发数*14%。
其中不包括店长考核部分和员工奖励部分
借：
营业费用—福利费
贷：
应付福利费
（2）工资可用额度的计算：
见出纳工作流程和标准中
（3）奖金=应提工资*10%
借：
营业费用—奖金
贷：
应付工资—员工奖金
备注：
员工奖金年根据人事部邮件发放。
（4）GOP提成=（上月实际GOP-上月考核GOP）*10%
借：
营业费用—工资
贷：
应付工资—店长考核
注：
新开店第一个月提6000元。
宽容期也同样按照公式提取。
如果提取金额为负数，则冲减应付工资—店长考核。
（5）职工教育经费的提取。
借：
营业费用---职工教育经费
贷：
其他应付款---职工教育经费
提取比例：
按照工资总额（应付工资贷方数）的１．５％计提。
职工教育基金必须按规定的用途专款专用，不得挪用。
（6）大修理的提取
开业未满一年的店修理费按实际列支
购入时：
借：
物料用品—维修材料
贷：
银行存款、现金、应付帐款等
领用时：
借：
营业费用—日常修理费
贷：
物料用品---维修材料
开业一年后的店按照收入的3％计提。
购入时：
借：
物料用品—维修材料
贷：
银行存款、现金、应付帐款等
预提时：
借：
营业费用—日常修理费收入*3％
贷：
预提费用---修理费收入*3％
领用时：
借：
预提费用—修理费
贷：
物料用品---维修材料
发生大修理费用时：
借：
预提费用—修理费
贷：
银行存款等相关科目。
年底预提费用—修理费有余额时，按照公司统一规定，冲回。
（7）棉织品的帐务处理
棉织品购入时先入库，新开业第一年转入待摊费用分12个月摊销。
新开业：
购入时：
借：
物料用品---棉织品
贷：
银行存款/应付帐款等相关科目。
转入待摊费用：
借：
待摊费用---棉织品
贷：
物料消耗---棉织品
摊销时：
借：
营业费用---棉织品
贷：
待摊费用---棉织品
开业一年后店棉织品的处理方法，先按照收入的1.2％计提。
棉织品出库时直接冲销预提。
提取棉织品分录：
借：
营业费用—棉织品（收入*1.2％）
贷：
预提费用---棉织品（收入*1.2％）
购入时：
借：
物料用品---棉织品
贷：
银行存款/应付帐款等相关科目
领用时：
借：
预提费用---棉织品***元
贷：
物料用品---棉织品***元
具体见《预提费用计提表》
（8）水、电、煤：
费用按抄表数计算：
借：
营业费用—水费（月末-月初）*单价
营业费用—电费（月末-月初）*单价
营业费用—煤燃气费（月末-月初）*单价
贷：
预提费用—水费
预提费用—电费
预提费用—煤燃气费
（9）纯净水费：
按送水单预提：
借：
营业费用—客用品
贷：
预提费用—纯净水
（10）洗涤费：
按送洗数量预提：
借：
营业费用—洗涤费
贷：
预提费用—洗涤费
（11）库存出库：
按公司统一规定编制当月收发存报表。
具体见附表
客用品、清洁用品等出库：
借：
营业费用—客用品（清洁用品）
贷：
物料用品—客用品（清洁用品）
（12）结转餐饮成本：
借：
主营业务成本—餐饮成本
贷：
原材料
（13）维修材料出库，参照（5）
（14）前台小商品：
借：
主营业务成本—商品成本
贷：
库存商品—商品
（15）图书：
借：
主营业务成本—商品成本
贷：
库存商品—图书
（16）印刷品：
借：
营业费用—印刷及文具费用
贷：
物料用品—印刷品
注：
收发存报表的上月结存、本月收入、本月发出、本月结余必须和用友账套中的期初余额、本月合计借方、本月合计贷方、本月合计余额相等。
收发存报表的本月节余数字和实际盘点数字相核对，如有偏差则应查明原因，及时处理。
（17）提税金：
每月必须计提当月应缴营业税及其他税金，税金缴纳必须由店长、财务经理、财务总监审批，企业所得税必须再由CFO审批。
具体参见“直营店支出审批权限及程序”。
借：
主营业务税金及附加
贷：
应交税金—应交营业税
应交税金—城市维护建设费
其他应交款—教育费附加
其他应交款—河道管理费
（18）办公电话费查询：
前台电脑的电话计费系统中，话费统计/查询/录入查询时间：
X月1日到X月30日，查询分机号：
***/查询/显示该分机在该时段内所发生的所有话费。
借：
营业费用—电话费
贷：
银行存款（现金）
（19）提取工资：
借：
营业费用—工资（工资表中的（应发数-扣款项目中的浮动数））
贷：
应付
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