供应链医药流通行业解决方案.docx
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供应链医药流通行业解决方案
用友U8医药流通行业供应链解决方案
用友软件股份有限公司
U8事业部
二零零三年一月
一、背景篇
伴随着医疗流通体制和医疗保障制度改革的深入发展，人们对医疗保健的需求不断增加，市场前景极为广阔，据专家预计，未来3—5年内我国的医药行业将以12％以上的速度增长。
而处方与非处方药的分类管理，将极大的推动医药流通企业的发展，特别是有着良好市场知名度和品牌信誉的企业面临着良好的发展机遇。
同时我们也清楚的认识到，根据中国加入WTO的承诺，2003年1月1日起，我国开始对外资放开医药批发、零售业务。
目前我国的药品批发企业多达16500家，多数企业规模小、运营成本高、市场分散、经营行为不规范。
在此种形式之下，医药流通企业急需在短期内提升自身核心竞争力。
1.1医药流通经营环境分析
1.1.1国家的产业政策
根据国家经贸委制定的《深化医药流通体制改革的指导意见》指出，计划利用5年左右时间，扶持建立5到10个多元化经营、年销售达50亿元的特大型医药流通企业集团，建立40个年销售额达20亿元的区域性医药流通企业集团，扶持10个国内外知名医药连锁企业。
因此，未来的医药流通行业将呈现以大型医药流通企业为主，以小型医药流通企业为辅的行业结构。
按照医药流通企业全面实施GSP规范的要求，规范医药流通领域，确保医药商品质量。
截止至2004年底，没有通过认证的医药流通企业，将被取消药品经营资格。
这要求质量控制将渗透到各个业务环节，根据GSP的达标规范要求，药品流通企业需要建立专门的质量管理组织机构，在药品的进销存环节中进行严格的质量控制，而且形成记录和档案。
1.1.2WTO带来的机遇和挑战
对外资放开医药批发、零售业务以后，外资医药企业进入国内流通领域，由于其具有的资金、实力、管理等优势，其对国内相对弱小的医药流通经营企业的竞争压力不言而喻。
在应对竞争的同时，也存在发展的机遇。
中国目前的医药流通企业数量大，但规模偏小，企业抗风险能力较弱。
我国目前具备“三证”的药品批发企业有1.65万家，但销售额超过5000万元的企业不到5%，名列前10位的批发企业销售总额占市场总额的20％左右。
2001年全国医药商品销售总额为1780亿元，平均每个批发企业年销售额刚超过1000万元。
与此形成鲜明对比的是，药品市场规模约为我国10倍的美国只有近百家医药批发企业，大公司年销售额均在20亿美元以上，目前排名前3位的公司销售收入占全美的96％。
整体水平有待提高。
我国医药流通企业在流通组织规模化、营销对象全国化、流通技术和设备科学化、经营行为规范化等方面，同欧美发达国家差距巨大。
因此，在未来的有外资参与的竞争环境下，国内医药流通企业需要作的工作还很多。
国内医药流通企业的优势。
由于医药批发经营的对外资放开是个逐渐的过程，而且从外资进入的方式上看，由于医药流通企业的运行需要很多基础，比如渠道、物流等，这些基础的建立都需要时间，因此外资的进入是个逐渐的过程，并且在进入的方式上会多采取合作、合资、并购等方式。
在这些方面，我国本土医药流通企业具有比较大的优势：
其一、企业有良好的地域优势，每个民族都有自己特有的传统文化、思维方式、人际沟通方式，国内的企业和人之间更容易沟通，更容易取得彼此的理解和信任，从而相互合作的机会自然会更多一些；其二、国内医药有自己长期形成的一套客户网络系统，有自己的客户资源。
国内医药批发企业经过多年的苦心经营，已构筑起市场覆盖面广、触角灵敏的营销网络，并与医疗单位、零售药店等终端客户以及其他医药批发企业建立了良好的合作伙伴关系。
1.1.3行业发展趋势
在国家的产业政策和当前的竞争格局下，医药流通行业发展呈现以下趋势：
1.医药流通企业将通过多种方式实现由区域性特征向全国化发展的扩张。
目前国内医药流通行业的地域优势明显，全国性扩张战略不明显，是受到资金、技术和管理上的限制，借鉴国外医药流通企业的发展经验，能够抗风险并能保证药品质量大型医药流通企业将是未来几年的发展主流，必将打破区域性的特点，同时这个发展方向也是政策的扶持对象。
2.医药生产和医药流通将逐步出现专业化分工。
现在的大型医药集团，几乎都有自己的生产和营销部门，生产企业的销售人员直接达到零售终端。
随着社会专业化分工的深入，将会以总经销、总代理为特征的营销方式取代企业庞大的营销队伍和销售点。
3.医药流通企业的营销渠道由纵深型向扁平型转变。
首先医药流通企业将分销渠道由进货批量大、频率低的大型分销商向分布零散、进货频繁但数量小的中小型分销商，甚至是零售终端过度，即渠道的重心由高向低转移；其次，是医药企业对产品分销流通的渠道定位更准确，不同的产品采取不同的分销渠道。
而不是无论什么类别类型的药品都一窝蜂地找分销代理商。
例如：
对于市场成熟的大众性普药继续走批发分销渠道，新药特药则更多是从渠道的最底层——零售终端（包括药店和医院）入手。
4.连锁药店将成为医药流通领域的快速扩张点。
按照国际先进医药零售连锁经营模式的规范管理，统一标识、统一采购、统一配送、统一管理、统一价格、统一服务。
在物流全过程中比较容易加强GSP的管理，连锁分店的设立采用“克隆技术”，迅速复制。
通过实现连锁经营，可以使得医药流通企业在整体规划下进行专业分工，并在分工的基础上实行集中管理，使复杂的商业活动简单化，以获取规模效益。
通过连锁经营，医药流通企业可以获益如下：
1）规模集约化，实现规模经营，带来规模效益；2）纵横一体化，缔结外部战略联盟，打造内部核心实力；3）手段现代化，统一管理标准，完善服务手段；4）范围多元化，分散经营风险，提高经济效益。
1.2医药流通行业的管理问题
通过对医药流通企业所面临的竞争和机遇分析中得出如下结论：
目前现有的多数医药流通企业由于经历过专营机制的保护，市场竞争力比较缺乏，没有建立起高效的药品营销网络，同时企业规模偏小、效率低，成本高，赢利能力弱，客观上限制了其在短期内进行快速发展的需求，因此，必须正视和解决问题，才能在短期内获得明显的竞争优势，取得快速发展。
医药流通行业存在的问题主要表现在以下几个方面：
1、缺乏决策依据，无法科学决策。
在营销网络全国化的潜在要求下，医药流通行业有着向全国扩张的动力，但由于市场调研、网点建设、网络管理、物流配送、硬软件管理等经验的匮乏，未形成专业化和市场化的程序性扩张，而程序性的扩张决策也要求建立在严密和准确的历史数据上，不准确、不及时的数据将在很大程度上影响决策的及时性和合理性；
2、落实GSP管理规范缺乏必要的管理手段和技术支持。
GSP管理渗透到业务的各个环节，形成完整的质量控制体系。
采购业务处理时进行药品经营审批、药品审验等，入库的验收处理，存储中的药品过期处理等问题，在整个环节中，都要进行严格的质量控制，而且需形成记录和档案。
只有保障经营药品的质量，才能提高企业的经营效益和管理水平。
3、无法应对快速变化的外部需求，及时响应客户。
由于医药流通与其他行业流通相比，经营的产品种类多，数量少，服务对象多，交易发生频率高。
新经济的竞争是速度的竞争，特别是对于处于医药流通各环节的企业，对市场反应速度是生存之本。
高效的供应链系统使各企业及时得到需求信息，并快速作出反应，将满足需求的商品送到消费者手里。
4、无法形成协同一致、有序的工作规范。
医药流通行业牵涉的信息量大，并且关联的部门众多，而每个部门所关注的问题又不一样，如：
总部关心的是：
库存结构、数量是否合理？
资金使用是否得当？
药品的畅销与滞销？
而配送中心会关注：
GSP是否严格执行？
怎样高效的出入库？
销售部门关心的是：
今天的库存能否保证销售？
需货与缺货？
销售的特殊情况怎么处理？
信息部门会关注：
信息交换是否及时？
是否安全？
是否会造成部门的脱节？
针对以上情况，缺乏有力的信息平台，部门次优化现象严重。
5、采购、库存管理水平有待提高。
供应商多，价格波动大，采购管理的问题突出。
由于医药的特殊性，对批次号和有效期的要求高，其销售、存储、运输规范是非常严格的，必须遵循国家药监局的GSP规定，但目前情况下管理难度较大。
1.3医药流通行业信息化建设的现状
我国医药流通企业信息化管理的进程缓慢，跟国外的医药流通企业相比管理依然落后。
国内部分医药流通企业财务、业务管理软件都已使用，但不能实现信息共享；有些企业使用财务管理系统，但未使用业务管理信息系统；有些企业则仅用业务管理信息系统；甚至在一些连锁零售店还没有使用管理软件，仍靠手工处理业务。
由于未完全脱离开手工管理和旧的管理模式的束缚，领导习惯于粗放式、宏观式的管理和决策方式，缺乏有效的手段进行监督和控制，所使用的管理软件主要针对核算，无法为管理提供更多的数据，信息难以汇总和分析，只注重帐务管理，每月出报表，不能真正面向管理，为管理层提供管理所需的相应报表数据。
并且医药流通企业使用早期的管理软件缺乏统一部署，难以满足需求的变化，数据流动不畅，利用价值低。
伴随数据的积累，无法有效的创建企业数据仓库，数据分析贫乏，操作繁琐，决策支持缺乏个性化，针对性不高。
二、用友U8供应链方案的价值体现
基于用友公司对医药流通行业的分析研究，按照医药流通企业的业务流程和管理需要及国家GSP质量管理规范的标准，结合多年来大量客户的基于用友产品的应用实践，我们推出了基于U850供应链产品的医药流通行业解决方案。
帮助企业与其上游供货商、下游渠道建立战略合作的伙伴关系，对医药流通企业GSP顺利达标和实现符合GSP质量管理规范的日常运做无疑将产生巨大的辅助作用。
能够为制造企业带来如下价值：
1、增加收入
Ø快速响应客户需求，提高客户满足度
Ø加快资金周转速度，提高资金使用效益
Ø加强渠道的忠诚度
2、降低成本
Ø提高库存周转率，降低库存成本
Ø准确订货，降低采购成本，提高货源满足率
Ø保证进货质量
Ø降低营销费用
Ø提高库存管理水平，避免不必要的损失
Ø降低配送发运成本
Ø提高工作效率
3、企业顺利达标的利器
Ø按照GSP管理规范进行日常运作管理
Ø建立完善的质量管理体系
4、科学决策
Ø提供合理有用的信息，方便决策
Ø多层次的协同机制，即使适应市场变化
5、提升管理水平
Ø企业制度与系统有机结合，规范工作流程，规范管理
Ø有效的风险控制机制，帮助企业规避经营风险。
Ø建立高效的物流体系
6、建立竞争优势
三、用友U8医药流通行业解决方案
3.1系统应用目标
建立符合医药流通行业管理需求的供应链信息系统，在实现内部业务流程的一体化运作基础上，逐步扩展至供应链的上下游，与上下游伙伴协同运作，帮助企业整合上下游资源，统筹信息、货物与资金管理，提高整个供应链竞争力；同时系统具有以下特性：
灵活性、先进性、开放性、可扩展性、经济性、安全性、方便性。
具体目标：
1、建立业务联动、运作高效的运作机制，加快对客户的反应速度，提高客户满意度；
2、管理者通过系统实现整个业务运作状况的监控，使得整个业务协调、有序进行；
3、严格按照GSP规范要求，将质量管理规范落实到业务流程中；
4、提供完善的质量管理记录、文档、单据、表格和GSP质量管理文件，极大提高管理效率；
5、按照GSP规范要求，建立完善的首营企业和首营品种的管理体制；
6、建立销售计划管理体系，提高管理水平；
7、随时掌控销售部门、销售业务员的业绩，可以根据市场的变化适时调整策略，从而使保证企业销售目标的达成；
8、保证销售政策的严格执行，包括：
价格体系、信用政策、划区销售等；
9、支持多种销售模式，并且可以对异地分支机构的销售业务，远程仓库进行管理；
10、建立供货商评价体系，合理选择供货商，规避采购风险；
11、强化成本管理，降低采购成本、营销成本；
12、提高库存管理的准确性，加快库存周转速度；
13、及时掌控药品的存量和保值期信息，避免不必要的过期损失；
14、实现商品的ABC管理，抓住重点，有的放矢；
15、及时反馈各种例外信息，发现业务的瓶颈，及时解决问题；
16、提高信息的准确性，及时科学决策；
17、适应企业的发展需要，提供灵活的业务流程处理，并且能够实现有效的管理控制。
18、通过与EAI系统的集成应用，实现与上游供应商和下游渠道的信息共享。
3.2方案整体架构
Ø管理驾驶舱为企业决策层提供决策支持；
Ø供应链管理包括以下系统：
包括GSP质量管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、WEB购销存。
Ø财务部分：
总账、应收管理、应付管理、固定资产、工资管理、UFO报表、WEB财务。
共同构成了完整的医药流通行业解决方案。
3.3应用角色价值分析
分别从企业实际应用中的主要角色分析系统为其带来的价值：
营运总监
营运管理层
职责
Ø整体运营目标的制定
Ø依据GSP质量管理规范，建立有效的质量规划
Ø公司销售计划的制定
Ø价格策略的制定
Ø信用政策的制定
Ø销售政策制定
Ø考评体系的建立
使用系统的主要功能
管理驾驶舱
◆销售目标管理
◆实时查询
◆预警信息
各模块的统计分析
◆综合分析
效益
1.掌控全局
2.建立全员参与、全过程的全面质量管理体系
3.科学决策
4.建立业务联动、运作高效的运作机制
5.各种公司政策和制度严格执行
销售经理
职责
Ø制定销售计划
Ø贯彻执行GSP质量管理规范
Ø审核特殊报价单
Ø审核超信用订单
Ø价格审核
Ø客户信用管理监控
Ø评估销售团队绩效
Ø分析市场机会
Ø业务稽查
使用系统的主要功能
销售管理
◆销售计划审核
◆销售报价单审核
◆销售订单审核
◆价格政策确认
◆销售分析报表
◆订单执行情况分析
效益
1.提高客户满意度
2.严格GSP质量管理规范进行工作
3.销售过程可即时监控
4.销售过程信息随时查询
5.多维评估销售团队绩效
6.价格执行情况控制得力
7.建立规范的业务流程
8.业务员业绩评价有据可循
销售业务员
职责
Ø商务沟通
Ø对外报价
Ø获得订单
Ø通知仓库发货
Ø确保票货交客户
Ø催收货款
Ø贯彻执行GSP质量管理规范
使用系统的主要功能
销售管理
◆销售报价单录入
◆销售订单录入
◆订单执行情况分析
◆现存量查询
◆计划执行分析
◆销售分析
效益
1.订单情况可即时获悉
2.客户满意度水平提高
3.快速报价
4.销售信息记录全面
5.销售过程追溯性强
6.与仓储、财务沟通良好
7.严格GSP质量管理规范进行工作
采购经理
职责
Ø保证采购材料的按时按期交付
Ø贯彻执行GSP质量管理规范
Ø首营企业和首营品种资料的审批
Ø采购业务监控
Ø采购订单审批
Ø价格审核
Ø请款批复
使用系统的主要功能
采购管理
◆特殊订单审核
◆订单执行情况分析
◆采购统计表
◆采购分析
◆采购账簿
销售管理
◆销售分析
◆统计报表
效益
1.采购过程透明度提高
2.严格执行GSP质量管理规范
3.首营企业、首营品种的管理
4.规避采购风险
5.有效的需求驱动，与供应商建立战略合作关系
6.建立规范的业务流程
7.提高整体工作效率
8.降低采购成本
9.保证供货质量
采购业务员
职责
Ø商务洽谈
Ø签订订单
Ø到货处理
Ø发票交付
Ø采购请款
Ø订单执行追踪
Ø退货处理
Ø供应商评估
Ø贯彻执行GSP质量管理规范
Ø首营企业和首营品种资料的审批
使用系统的主要功能
采购管理
◆请购
◆订货
◆到货单
◆入库
◆催货函
◆采购发票
◆货物在途余额表
◆暂估入库余额表
◆其他账表分析
销售管理
◆销售分析
◆统计报表
GSP质量管理
◆首营企业、首营品种审批
效益
1.订单情况可即时获悉
2.支持复杂流程和简单流程的处理。
支持直运、受托以及正常采购流程
3.通过比价可以货比三家，控制采购成本，合理选择供应商。
4.实现了的协同工作
5.供应商评估有据可循
6.保证按期交付
7.严格执行GSP质量管理规范
8.首营企业、首营品种的管理
物流部经理
职责
Ø与其他相关部门协同工作
Ø贯彻执行GSP质量管理规范
Ø仓库的收发管理工作监督管理
Ø发运业务的监督管理
Ø优化物流管理
Ø保证整个物流系统的正常运作
Ø部门工作整体业绩评价
Ø
使用系统的主要功能
库存管理
◆可用量查询
◆库存展望
◆货龄分析
◆库存账簿查询
◆库存报表及分析
存货核算
◆ABC分析
◆存货周转率分析
◆收发存汇总表
效益
1.通过信息共享，部门间协作性提高
2.提高工作效率
3.存货状态及时掌握，避免过期损失
4.库存管理的准确性提高
5.提高发货准确率
6.提高库存周转率
7.严格执行GSP质量管理规范
仓库保管员
职责
Ø贯彻执行GSP质量管理规范
Ø库存的收发处理
Ø出入库单物核对
Ø依出入库单据记流水账
Ø分配货位
Ø按特殊要求发货（批次）
Ø确保先进先出
Ø向其它部门提供可用量
Ø盘点作业
Ø与财务核算人员对账
使用系统的主要功能
库存管理
◆录入出入库单
◆分配货位
◆批次管理
◆盘点单录入
◆不合合格品记录、处理
◆库存账簿查询
◆库存报表及分析
◆可用量查询
◆库存展望
GSP质量管理
◆库存养护
◆质量管理相关功能
效益
1.通过信息共享，提高工作效率
2.存货状态及时掌握，避免过期损失
3.通过系统进行货位分配和批次管理，控制更加严密。
4.与商品核算会计共有一个数据录入点，查询对帐方便
5.库存收发存报表可即时提供。
6.库存可用量、展望数可随时提供
7.及时按照盘点制度，进行盘点作业，提高盘点准确性
8.严格执行GSP质量管理规范
质检主管
职责
Ø贯彻执行GSP质量管理规范
ØGSP质量规范要求的质量信息记录
使用系统的主要功能
GSP质量管理
◆质量检验管理
◆库存养护
◆日常办公
◆其他相关功能
◆相关分析报表
效益
1.严格执行质量方针和目标管理
2.质量体系的审核
3.严格执行GSP质量管理规范
4.明确有关部门、组织和人员的质量责任
5.首营企业和首营品种的审核管理权限
质检管理员
职责
Ø贯彻执行GSP质量管理规范
Ø到货质检
Ø退货质检
Ø其他质量检验
Ø完整的质量档案记录
使用系统的主要功能
GSP质量管理
◆质量检验管理
◆库存养护
◆其他相关功能
效益
1．质量验收和检验的规范运作
2．特殊管理药品的严格管理
3．出库复核以及销售退货检验规范运作
4．有效期药品、不合格药品和退货药品的严格管理
商品核算会计
职责
Ø记录库存材料明细帐
Ø核算出入库材料成本
Ø暂估业务处理
Ø制盘点表
Ø提交材料成本报告
Ø进行存货流量和存量分析
Ø进行存货ABC分析
Ø凭证处理
使用系统的主要功能
存货核算
◆存货核算记账
◆暂估处理
◆存货账簿
◆统计分析
采购管理
◆采购结算
效益
1.核算商品成本的准确性和及时性大大提高。
2.极大的减少核算工作量，提高了工作效率。
3.系统预设的业务控制使存货核算控制严谨
4.暂估处理方便准确
5.存货分析和存货成本报告要可即时提供
6.凭证的快捷生成，并可随时查看原始单据
职责
应收会计
Ø检查信用额度和期限
Ø向销售部门定期提交应收款信息，共同实现应收款的及时回收。
Ø与外部往来单位进行稽核
Ø出具销售发票，进行销售核销，收回货款进行相应会计
Ø配合资金管理部门进行收款预测
应付会计
Ø审核采购发票
Ø进行采购核销
Ø与外部往来单位进行稽核
Ø办理货款支付进行相应会处理计处理
Ø配合资金管理部门进行付款预测
使用模块及其功能
应收管理
◆发票审核、其他应收单处理
◆收款单审核
◆转账处理
◆票据管理
◆核销
◆凭证处理
◆各种账簿、分析：
业务总账、业务余额表等
应付管理
◆发票审核、其他应付单处理
◆付款单审核
◆转账处理
◆票据管理
◆核销
◆凭证处理
◆各种账簿、分析：
业务总账、业务余额表等
效益
1.与采购、销售部门对账方便
2.信息共享，对购销过程中货、款情况可即时获悉。
3.业务流程完整，交易过程透明，追溯有据。
4.应收款管理有序、有据
5.信用控制严谨，降低风险
6.自动核销、制证批量生单，提高工作效率。
应收、应付会计
3.4医药流通行业解决方案详述
以下依据医药流通行业实际业务运作情况，详细阐释U8供应链解决方案。
3.4.1采购业务
在医药流通企业采购业务中，经营的产品不同，上游供应商不同，往往针对不同的商品采取不同的采购策略。
对于重要商品，与供货商之间的合作关系紧密，应建立战略合作关系。
采购业务中密切关注的问题：
供应商、按期交货、合理采购价格、采购质量、服务、品牌、商品的毛利率、各种例外情况。
整个采购业务处理，包括了请购单、订单、到货、入库、收到发票、采购结算、采购付款的业务过程，包含了供货商转移实物、票据的交换、款项的划拨过程，并且在企业中涉及多个岗位——需求的申请方（各个分支机构、门店等）、采购业务员、库房管理员、财务人员，因此保证信息传递及时性和准确性至关重要。
支持的采购业务类型：
普通采购业务、直运采购业务、受托代销业务。
以下流程图以普通采购业务为例，分为比价、订单签订流程和采购业务处理流程。
直运采购业务和销售业务密切关联，因此在销售业务中一起进行说明。
3.4.1.1采购订单
流程说明：
1、业务的起点可以从请购单开始。
对于商品的需求信息可以通过请购单进行反馈，例如：
对于需要集中采购的商品，各个零售点、销售办事处通过填报请购单上报需要的补货量，总部进行平衡后，依据请购单下达订单，开展采购业务；
2、对于部分商品可以采用直接购买的方式。
3、对于采购订单而言，其有录入、审核、关闭状态，并支持对已审核订单的变更处理。
执行完毕的订单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的订单可以进行关闭操作，可以选择到货完成、入库完成等条件进行关闭操作。
对于已关闭的订单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。
管理控制点
1、比价
2、最高进价控制：
进行最高进价控制，则录入订单时，如果价格超过设置的最低价格，则无法通过，必须进行修改。
3、采购订单审批权限：
对于不同的签单金额会有不同权限的人员进行审批，当发生大宗采购时，采购业务员录入订单后，需要采购部门经理、运营管理层进行审批，符合企业的权职划分。
4、订单执行情况的监控。
5、毛利分析、畅适滞分析、销售统计表，依据销售情况进行采购。
收益：
1、通过比价挑选合适的供货商，通过采购比价可以降低采购成本。
2、业务协同，部门间协同工作。
3.4.1.2采购业务执行
到货质检环节流程图
流程说明：
在实际应用中根据应用需求：
1）可以选择采购业务必有订单，则采购订单为业务处理的起点；2）订单为非必有环节，则可以以到货为业务处理起点，也可以直接入库作为业务处理起点，应用于不同商品和采购方式的管理需求下采购业务处理。
例如：
针对临时一次性的采购业务，可以直接办理入库。
1、到货：
依据订单进行到货信息的录入。
2、质检：
采购到货环节检验以采购系统到货单做为报检点，依据到货单生成药品质量验收记录单，对于合格数量办理采购入库业务，不合格数量记录于不合格品记录单。
对于外观验收不合格的药品，参照到货单生成药品拒收报告进行拒收退货处理。
如果有抽检流程，则需要填制药品抽（送）验单
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