五会计档案整理.docx
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五会计档案整理
全宗号
类 别
年 度
案卷号
***
kj3.1
2009
1
五、会计档案整理
1、分类
会计档案大类代字为 kj,分四个属类:
kj1:
会计报表(永久或长期);kj2:
会计帐簿(25 年);kj3:
会计凭证
(15 年);kj4:
其他(永久或长期)。
2、组卷
报表、其他类:
一年或一套报表组一卷;
帐簿、凭证类:
一册或一本为一卷。
3、排列
按时间顺序排列。
4、编页号
凭证类不需编页码;
报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同,如果原已有页
码不用再编。
5、装订
帐簿、凭证类一般保留原装订;
报表、其他类如已有封面则保留,无封面时,可以白纸加封面,并
拟定案卷标题。
案卷标题格式为:
单位名称+时间+会计材料名称
案卷号:
同类同年度案卷排列流水号。
7、电脑著录
案
卷
号
案 卷 标 题
起 止
时 间
保
管
期
限
卷
内
张
数
备
考
001
**镇**中学 2009 年 1 月会计凭
证第 1 册
2009.01.
01~10
15
年
002
**镇**中学 2009 年 1 月会计凭
证第 2 册
2009.01.
11~20
15
年
003
**镇**中学 2009 年 1 月会计凭
证第 3 册
2009.01.
21~31
15
年
004
**镇**中学 2009 年 2 月会计凭
证第 1 册
2009.02.
01~13
15
年
全宗号:
××× 类别:
kj3.1 年度:
2009
利用电子档案馆系统进行著录。
各著录项目应规范统一,一般要
求按“一卷一条”的方式著录,由于会计凭证数量较多,著录时可按“一
月一条”的方式著录。
标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式
著录。
8、编制目录
会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》,会计报表和其他类
需要另外打印《卷内文件目录》。
9、装盒上架
装盒:
报表、帐簿、其他类装会计档案盒;凭证类装会计凭证盒。
上架排列:
一般先分属类,再按年度和案卷号顺序进行排架
附表 1:
会 计 档 案 目 录
………………………
附表 2:
会 计 档 案 目 录
全宗号:
×××类别:
kj3.1年度:
2009
案
卷
号
案 卷 标 题 起 止
时 间
保
管
期
限
卷
内
张
数
备
考
001
/
004 凭证
/
2009.01.31
15
年
4
册
005
/
007 凭证
/
2009.02.28
15
年
3
册
008
/
012 凭证
/
2009.03.31
15
年
5
册
013
/
014 凭证
/
2009.04.30
15
年
2
册
………………………
六、科技(基建)档案整理
基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中
直接形成的,具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。
成套性
和阶段性是基建档案的基本特点。
一、归档范围
基建项目报建阶段:
主要形成有计划任务书、可行性研究报告、
选址报告、各种设计(初步设计、技术设计、施工图设计)的全套材料,
以及审批文件和来往文件等。
施工阶段:
在施工准备中,主要形成有施工承包合同、工程协议
书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书
等;在工程施工中,主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单
及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故
报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。
竣工验收阶段:
主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证
明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告
等。
具体归档范围和保管期限参见《基本建设项目文件材料归档范围
和保管期限表》
二、归档要求
1、收集文件材料,及时齐全完整。
基建档案的平时收集和管理工
作由基建管理部门指定专人负责,要与项目建设进程同步,从项目申
请立项起,即应开始进行基建档案材料的收集,并进行审查和初步整
理,项目竣工后,要及时补充收集相关材料,确保文件材料的齐全完
整。
2、科学组卷。
按照文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之
间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用,科学分类组卷。
3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
必须字
迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、
纯蓝墨水等不耐久的书写材料;卷内文件按 A4(297×210mm)规格折
叠取齐,图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。
4、归档时间:
基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内,将工
程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后,向档案管
理部门移交,移交时双方办理交接手续。
三、整理方法与操作步骤
基建档案案卷有以件为单位装订和整卷装订两种方法,我们分
别进行介绍。
(一)以件为单位装订整理方法
1、组卷
组卷,是对一个基建项目的文件材料进行分类、组合的过程,也
就是把一个项目的全部文件材料,分成一个或多个案卷的过程。
基建
档案组卷整理时,一般根据其成套性和阶段性的特点,结合考虑文件
材料的种类,来确定案卷,并拟写案卷题名。
案卷题名应简明、准确的
揭示出卷内文件材料的内容,基本格式为:
项目名称+阶段+文件材
料名称,如:
×××镇政府办公楼项目报建、审批材料。
2、案卷和卷内文件材料的排列
(1)按项目依据性材料(项目报建、审批、红线图、拆迁协议等)、
基础性材料(含地质勘探报告等)、工程设计(含初步设计、技术设计、
施工设计等)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。
(2)案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。
档号
序号
(3)图文混合的案卷,要求文字在前,图样在后。
有译文的外文资
料译文在前,原文在后。
3、编档号
档号一般由全宗号+分类号+项目号+案卷号组成,具体由本
单位档案分类编号方案确定。
例如:
xx 镇政府基建档案的第一个工程项目的第一个案卷,它的
档号可编为:
134-B1-1
4、编页号
每卷以件为单位编制页号,以有效内容的页面为一页;已有页号
的文件可不再重新编写页号,卷内目录、卷内备案表不编写页号。
文字材料的编页号位置:
正面编于右下角,背面编于左下角;图
纸的页号在图标的右上角编写。
编页号时建议采用打码机。
5、盖档号章
在每份文件的首页空白处加盖科技档号章,图纸则盖于标题栏
的右上角。
档号章式样如下图,填写方法参见《卷内目录》中的相同项
目。
(1)填写《卷内目录》
《卷内目录》(见附表 1)放在卷内科技文件材料之前,其主要项目
的含义及填写要求如下:
① 档号:
参见编档号部分。
②序号:
文件材料在案卷内排列件数的顺序号,每卷均从 1 开
始,用阿拉伯数字依次标注。
③ 文件编号:
填写文件材料的文号或图样的图号等。
④ 责任者:
填写文件材料的形成部门或主要责任者。
⑤文件材料题名:
填写文件材料的全称,如果原有标题不能反
映材料内容(如“通知”、报告”等),则应将文件内容归纳一个标题,用
“[]”括起来,以便查找检索。
⑥ 日期:
填写文件材料的形成日期。
⑦ 页数:
应填写每件文件总页数。
。
⑧ 备注:
文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。
(2)填写案卷封面
案卷封面印制于档案盒的正表面(也可按照规定格式打印后粘帖)
,样式见附表 2(虚线内为提示项,下同),其主要项目的含义及填写
要求如下:
① 档号:
与《卷内目录》上的档号相同。
②案卷题名:
即案卷标题,按照所拟好的案卷标题逐字抄录。
③立卷单位:
填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部
门。
编制单位有两个以上时,选择 1—2 个主要的编制单位填写。
④起止日期:
填写案卷内文件材料形成的起止日期。
⑤保管期限:
填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。
⑥密级:
依据相关保密规定填写卷内文件材料的最高密级。
(3)填写备考表
备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及组卷提供使用
过程中需要说明的问题。
排列在卷内全部文件后,或直接印制在卷盒
内底面,其主要项目及填写要求如下:
①说明:
用以说明卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提
供利用过程中需要说明的,以反映卷内文件的完整齐全程度及缺损、
修改、补充等情况。
② 立卷人:
应由立卷责任人签名。
③ 立卷日期:
填写完成立卷的日期。
④ 检查人:
应由案卷质量审核者签名。
⑤ 检查日期:
填写审核的日期。
⑥互见号:
填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保
管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式,并用括号括起来。
⑦ 档号:
同上
(4)填写《案卷目录》
《案卷目录》其样式见附表 3,各项目的含义及填写要求如下:
① 序号,应填写登录案卷的流水顺序号。
② 档号、案卷题名、保管期限,填写方法同上。
③ 总页数、应填写案卷内全部文件的页数之和。
④ 备注,可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置
等信息。
注:
使用档案管理软件的单位可将相关数据录入档案管理系
统,自动生成相关档案目录和封面格式,并进行打印。
7、装盒、填写档案盒背脊
(1)装盒
装盒前要求对卷内每份文件材料单独装订,单份文件装订时要求
去除易锈金属物、塑胶封皮等,单份文件较薄时可采用衣车缝边、胶
剂粘合、不锈钢钉等方法,单份文件较厚时可采用三孔一线的装订方
法,具体可参见文书档案单件归档时的装订方法。
成本成册本身已装
订好的单份文件可保留原装订。
案卷内图纸应按张折叠,以 A4 型大小为标准,折叠方法保持一
致,折叠后标题栏露在右下角,尽量减少折痕,折好后依图号顺序排
列。
装盒时只能是一盒一卷,在案卷的最前面放置一份《科技档案卷
内目录》。
装盒时采用适当厚度的档案盒以节省和充分利用排架空间。
(3)填写档案盒背脊
档案盒背脊主要有三个项目:
保管期限、档号、案卷题名,具体样
式见附表 4。
三个项目的填写内容与案卷封面上相同。
8、制作档案目录
档案目录装订顺序为:
案卷目录+卷内目录。
科技档案目录的封面和背脊均需制作标签,其样式可参见其他档
案《档案目录》封面和背脊标签,各项目的填写方法参见案卷封面和档
案盒背脊的填写。
科技档案目录一般要求制作一式两份,一份用于日常检索(用硬
皮夹装订),一份用于备份(可用软牛皮纸装订作封面)。
(二)整卷装订方法
具体步骤包括组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页
号、目录及封面的填写、案卷装订、装盒和制作档案目录。
其中组卷、
案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、填写和制作档案目录
等环节的要求同不装订方法相同,不再赘述,其余操作步骤的具体要
求如下:
1、填写案卷封面、备考表
装卷装订的基建档案案卷可采用软牛皮纸印制的封面,其主要项
目的含义及填写要求与以件装订方法相同。
备考表一般印制在卷皮
(封三),其主要项目及填写要求与以件装订方法相同。
2、案卷的装订
装订的案卷要求去除文件上原有的金属物;以 A4 大小为标准,
向左和向下取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,未留
装订线的要补贴加边,图纸应按张折叠并留出装订位置,折叠后标题
栏露在右下角,图纸能完全打开,不影响阅读和利用。
装订时的排列顺序为:
案卷封面—科技档案卷内目录—科技文件
材料—封底(含备考表)。
装订时采用三孔一线的装订方法,装订文件
左侧,要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。
3、装盒
对于装订的案卷,装盒时依据案卷的厚度可一盒一卷,也可以一
盒多卷,装满为止。
但不同项目的案卷不能装在同一盒。
4、填写档案盒背脊、封面。
(1)一盒一卷
背脊、封面填写内容与案卷封面上相同。
(2)一盒多卷
档案盒背脊“保管期限”填写盒内案卷的最长保管期限,档号”则
填写分类号加案卷起止号(如第一个项目的第一至第三卷装于同一盒
可填写:
B1/1—3),案卷题名项可不填写,但为了查找方便,可将盒
内每个案卷题名分别列于其上,如本身案卷题名很长,可将其简化为
“工程项目名称+阶段名称+材料”。
档案盒封面除“档号”一栏之外,其他项目均可不填写。
序
号
文件
编号
责任者
文 件 题 目
日期
页数
备注
附表 1:
科技档案卷内目录
卷内目录
附表 2:
科技档案案卷封面
档号:
案卷题名
立卷单位
起止日期
保管期限
密级
序
号
档号
案 卷 题 名
总页
数
保管
期限
备注
附表 3:
科技档案案卷目录
案卷目录
附表 4:
科技档案盒背脊
保管期限
档 号
案卷题名
七、计划生育档案归档整理办法
一、定义
计划生育档案是计划生育部门在办理计划生育业务过程中形成
的具有查考、利用和保存价值的专门档案。
具有成套性、具体性(具体计生业务、针对具体计生对象)的特点。
计划生育管理部门形成的综合管理性文件、统计报表等归入文书
档案。
二、分类
根据计划生育业务类别,计生档案分为:
计生服务证申领、独生
子女证申领、计生节育奖申领、二孩生育指标审批、社会抚养费征收、
收养申请人计生审查等六个属类。
三、归档范围及保管期限
各类计划生育档案应归档材料包括各类申请表、审批表、登记表、
决定书及相关当事人身份证、结婚证等证件复印件。
计划生育档案的保管期限为永久。
四、归档要求
(一)归档的计划生育材料必须齐全完整,规范、整齐,复印件一
律使用 A4 规格的复印纸,复印件和照片应当图像清晰;
(二)归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水或
碳素墨水钢笔填写,也可进行打印;档案目录应当打印;备考表和档案
目录一律使用 A4 规格纸张;
(三)计划生育材料可随时归档,也可在计生年度终了归档,但必
须要在次年上半年完成归档工作。
*在计生业务办理过程中形成的电子文件,应按照有关规定及时
整理归档。
五、整理方法和步骤
计划生育档案以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。
(一)组“件”:
每单业务形成的材料为一“件”,包括申请表(登记表、
审批表、决定书)及相关证件复印件。
件内文件按照先申请表(登记表、
审批表、决定书)后相关证件复印件的顺序排列。
(二)编页号:
以件为单位,有效页面编连续页码,正面编于右上
角,背面编于左上角。
(三)装订:
每“件”单独装订,以 A4 大小为标准,向左和向上取
齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,并去除易生锈的金
属物。
可采用白乳胶将文件左上角粘贴在一起,文件较厚时可采用三
孔一线方法装订。
(四)排序:
按属类——年度,每年小流水号排列。
(五)编号:
计划生育档案编号模式为:
类别号+年度+件号。
类别号:
由大类代字+属类代号组成。
大类代字为“J”,各属类的
类别号分别为:
J1 计生服务证申领、J2 独生子女证申领、J3 计生节育
奖申领、J4 二孩生育指标审批、J5 社会抚养费征收、J6 收养申请人计
生审查。
件号:
每一属类年度内“件”的顺序编号,每一属类每个年度的文
件均从“1”开始编件号,不允许出现重复的件号。
例:
J 1/2007/1
件号(第 1 件)
年度
全宗号
类别号
期 限
年 度
件 号
页 数
属类代号(计生服务证申领)
大类代字(计划生育档案)
(六)盖档号章并填写各项目
档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处,文件首页没有
首先将归档文件信息包括全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、
男女方姓名、所属村(社区)、日期、页数、备注等建立电子档案目录,
然后按《归档文件目录》的格式(见附表 1)将其打印四份,三份用于制
作档案目录,一份装入档案盒。
(八)制作档案目录
装订方法:
归档文件数量较多时,一个年度内每个类别的归档
文件目录装订成一本;归档文件数量较少时,一个年度若干类别的
归档文件目录集中装订成一本,册内按类别顺序排列,不同类别
之间用彩色纸隔开,方便手工检索时区分。
档案目录封面和背脊均需制作标签,其样式见附表 2。
《档案目录》要求制作一式三份,一份由计生部门保存,其余随档
案一起移交给镇档案室。
(九)装盒、排架
将完成上述整理步骤的归档文件及相应归档文件目录装入档案
盒,目录在前,文件在后,文件按件号顺序摆放,并填写档案盒背脊、
盒内备考表。
背脊样式见附表 3,其主要项目有全宗号、分类号、期限、
年度、起止件号。
在装盒时,要求每一个档案盒只能装同一类别的归档文件,即分
类号所填内容均只能唯一。
如同一年度文件不能装满一盒时,可顺装
下一年度同一类别文件。
填写备考表:
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件材料
情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明主要填写盒内
文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
排架:
可按类别-年度排列。
六、整理部门及移交
计生管理部门应及时将办理完毕的计划生育专门材料收集、整
理、归档;
计划生育档案于本计生年度结束后在计划生育管理部门保存 2
年,保存期满后 3 个月内移交镇档案室保存,并办理交接手续。
附表 1:
归档文件目录式样
附表 2:
《档案目录》封面和背脊标签式样
附表 3:
档案盒背脊式样
件号
姓 名
户口所在地
日期
页数
备注
男
女
男
女
男
女
男
女
男
女
男
女
男
女
男
女
全宗号:
类别号:
年度:
期限:
附表 1:
《归档文件目录》式样
归 档 文 件 目 录
男
女
男
女
附表 2:
《档案目录》封面标签式样附表 3:
档案盒背脊式样
全宗号
类别号
期限
年度
××镇计划生育档案目录
全宗号
类别号
期 限
年 度
起止件号
/
《档案目录》背脊标签式样
全宗号
类别号
期限
年度
八、纪检案件档案归档整理办法
一、定义
纪检案件档案是指纪检监察机关在履行纪检监察职责,查处各种
违纪案件工作中形成的、具有保存价值的、经过整理立卷系统保管的
纪检监察案件材料。
二、分类
纪检案件档案分为检查(调查)类、审理类、信访类三个属类。
三、归档范围和归档要求
纪检案件材料的归档范围和归档要求参见《纪检监察机关案件档
案管理办法》和《中共广东省纪委、广东省监察厅关于案件材料立卷归
档的实施细则(试行)》相关规定。
四、整理方法和步骤
(一)案卷组成:
以“案件”为立卷单位,即办理一个纪检案件所形成的材料为一卷。
具体组卷要求、案卷题名的拟写、卷内材料的排列顺序参见《纪检监
察机关案件档案管理办法》和《中共广东省纪委、广东省监察厅关于案
件材料立卷归档的实施细则(试行)》相关规定。
(二)案卷排列:
按属类——年度排列,每年按案件结案顺序编小流水号。
(三)案卷编号:
纪检案件档案编号模式为:
类别号+年度+案卷号。
类别号:
由大类代字+属类代号组成。
大类代字为“N”,检查(调
查)类类别号为 N1、审理类类别号为 N2、信访类类别号为 N3。
案卷号:
每一属类每个年度的案卷均从“1”开始编案卷号,不允
许出现重复的案卷号。
纪检案件档案编号模式举例:
例:
N 1/2008/1
案卷号(第 1 个案卷)
年度(2008 年,案件“结案”年度)
属类代号(检查<调查>类)
大类代字(纪检案件档案)
(四)录入电子档案系统并打印目录和案卷封面
如果使用电子档案系统的话,需要操作以下步骤:
首先将归档材
料相关信息(案卷信息包括全宗号、全宗名称、类别号、类别名称、年
度、案卷号、案卷题名、期限、案卷件数、页数、案卷起止时间、备注等,
卷内文件信息包括全宗号、类别、年度、案卷号、卷内顺序号、文件题
名、文号、文件日期、页次(页号)、期限、备注等)输入电子档案系统
相应著录界面,然后打印目录和案卷封面。
卷内文件目录(见附表 1)
打印四份,一份装订时置于卷首,其余三份用来做《档案目录》;案卷
目录(见附表 2)打印三份用来做《档案目录》;案卷封面(见附表 3)打
印一份。
(五)案卷装订
案卷装订时的排列顺序为:
案卷封面—卷内文件目录—文件—
封底(含备考表)。
具体要求参见《纪检监察机关案件档案管理办法》和
《中共广东省纪委、广东省监察厅关于案件材料立卷归档的实施细则
(试行)》相关规定。
(六)案卷装盒、排架。
按档案编号顺序将案卷装入档案盒中,并
填写档案盒脊背项目(见附表 4)。
在排架时可按“年度-类别”排列,即先排年度,同一年度内按类
别及案卷顺序排列。
(七)制作《档案目录》
案卷目录+卷内文件目录,并用档案目录夹装订起来。
装订方法:
案卷数量较多时,一个年度内每个类别的目录装订成一本;案卷数量
较少时,一个年度若干类别的目录集中装订成一本,册内按类别分别
排列,不同类别之间用彩色纸隔开,方便手工检索时区分。
《档案目录》封面和背脊均需制作标签,其样式见附表 5。
《档案目录》要求制作一式三份,一份由纪检检查部门保存,其余
随档案一起移交给镇档案馆(室)。
六、整理部门及移交
纪检监察案件档案由纪检监察部门负责及时收集、整理归档。
纪检案件档案整理完成后,在纪检监察部门保存 3 年,保管期满
后 3 个月内移交镇档案馆(室)保存,交接双方办理交接手续。
附表 1:
卷内目录式样
附表 2:
案卷目录式样
附表 3:
案卷封面式样
附表 4:
《档案目录》封面和背脊标签式样
附表 5:
档案盒背脊式样