商务电话沟通礼仪基本要点和礼仪.docx

商务电话沟通礼仪基本要点和礼仪.docx

《商务电话沟通礼仪基本要点和礼仪.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务电话沟通礼仪基本要点和礼仪.docx（9页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

商务电话沟通礼仪基本要点和礼仪

商务电话沟通礼仪基本要点和礼仪

商务电话礼仪基本要点

接电话的时间：

接电话最完美的时间，最专业的时间接电话是在电话铃响的第三声接起来!

如果你在电话铃声的第一声响的间隙中接起来，一些客户会认为你太忧虑了;如果你在电话铃响了六到十六次，客户会认为你不在意生意。

接电话的声音：

顶尖的销售员接电话用有点兴奋的声音。

他的声音有些快乐的讯息，有些热诚。

如果你的声音听起来象晚期病人的声音，保证客户不会想和你见面。

这也是为什么你要在第三个电话铃响响接起电话的理由之一，因为在第一响时，打断了你正在做的事情，把你的心绪理清，把你自己的意识提高起来。

这是简单的小计谋。

不管你什么时候听到电话铃声，暂停你手上的事情，立刻闪烁出心灵的想象。

承认他人的兴趣：

让给你来电的人告诉你他为什么打电话来。

他或她可能会拒绝你的广告或者问你一些关于特殊项目的事情。

你可以这样回答：

是的，先生（女士），我们已经接到好多电话询问我们的新产品，我们真的很高兴。

然后你继续下一步。

尽量得到对方的名字：

如果你能在电话中叫出对方的名字，对方会非常高兴，这样非常有助于与来电的人建立联系。

得到名字的方法很简单，但正确的话语十分重要，如下：

当你回到线上，说：

谢谢你的等候。

通常用礼貌来赞扬他们的耐心。

然后说：

我是……把你的名字报上去。

但是不要尝试用等待逼他说--只是给他一个机会说出他的名字，如果他那时觉得自然，他会说出来，如果没有，那就回到原来的温柔和信心的语调说：

请问我可以知道您是哪一位吗?

你总是可以知道他们的名字，如果他真的对你和你的公司有兴趣，而在询问购买的问题。

用问句回答他大部分问题：

你所要的会面机会可能需要你去他们家里，可能意味着他们到你的展示或陈列区域去看你公司的产品，也可能是去客户的办公室，不管怎样，你都必须去赴约。

当客户电话来说：

你们的复印机可以打折吗?

一个顶尖的推销员不会回答这个问题的有或者没有。

而是他可能说：

“那一型的复印机正是你要买的吗?

”“是的，正是那种。

”“好，我今天或明天可以跟你多谈一点，你要来我们的展示间还是我到你那里去?

”

当约定约会时间时，要重复告诉客户所有的细节：

当你约会时，什么事情都可能发生，他们不是完全忘了，就是不能确定你在哪里。

他们可能忘记会面时间，可能不记得你的名字，这就是为什么要在约会时要确认好几次的原因。

注意请他们写下适当的细节。

如：

你有没有随手的铅笔?

我想要你写下一些适当的细节。

适当的细节包括销售员的姓名、他公司的地点、地址、时间、及任何来电者需要联络你资料。

沟通技巧礼仪

专业电话沟通技巧之一：

打电话

第一阶段，打招呼

听到电话铃声，要立即接电话，电话铃声不应超过三声，左手拿起听筒，简单问候，迅速报出本部门名称及本人姓名，如：

“您好，++部。

”以免对方是误打，或再次询问而浪费时间。

面带微笑，语调柔和，让客人从你的声音中体会到你的亲切。

嘴唇与话筒距离是2厘米，自然发声，说话清晰，发音准确。

问清对方姓名，事由，以正确的姓名及衔称呼对方，适时使用敬语，如“谢谢/对不起/请原谅/好的，++。

”

使用合适的招呼语：

“早上好”，“下午好”，“晚上好”，或“您好

“喂”、“什么事”等，都是不恰当，应显出我们的礼貌和专业性。

无论对方是谁，他可能是公司的职员，你的好朋友，或是公司的高级经理，公司的客户等，你都要让对方感到他得到友好的接待。

第二阶段：

专心聆听并提供帮助

放下手头任何事情，左手拿听筒，右手做好记录准备，专心致志地听对方讲的事情。

不要在接听电话的同时，做任何其他事情，如打字、阅读资料等，不要让任何事情分散你的注意力，否则是很不礼貌的，对方也很容易觉察到你的心不在焉。

如果电话要找的人不在或正在忙着其他事情不能抽身，不要只告并对方不在，或正忙，要告诉对方您想怎样帮助对方，让对方感到你乐于帮助他的诚意。

如：

“对不起，陈先生现在正在接另一个电话/陈先生出去一会儿，请问我可以帮你留言吗/我可以让他打电话找你吗/您可以过五分钟后再打来吗/如果你愿意的话，请留下你的姓名和电话号码，我让他打电话给你，你看行吗?

”等。

以请求或委婉的语气，不要以要求的方式让对方提供信息。

不要说“你叫什么名字?

”或“你的电话号码是什么?

”要说：

“请问我可以知道你的名字吗?

”“王先生有你的电话号码吗?

”。

传接电话过程中，要捂住话筒，使对方听不到这边的其他声音。

电话留言技巧：

电话旁边时刻准备好记录工具，如记录纸、笔、常用电话号码等。

记录时，一边记录一边重复，尤其涉及到数字、日期、时间和资料，或需要转达对方讲话内容时，记录遵循6种原则即何时、何地、何人、何事、何因、如何等。

准确完整地记下通话要点。

仔细听讲，不打断对方讲话，不可因不专心而要求对方重讲一次。

对方讲完后予以确认，并把所讲的内容简略复述一遍。

重复和确认是电话沟通中非常重要的技巧之一，他可以避免误会，或不致遗漏重要的信息等。

转电话技巧：

如果需要转电话，要向对方说明原因：

“对不起，这里是++部，王先生在营销部，请稍等，我帮你把电话转过去。

”

需要转电话时，请对方稍等片刻，然后拨号，接通后，告诉对方“请说话”如遇占线，应向对方致歉，接线员应说：

“对不起，占线，请稍等（或请等一会再打来）”或把有关的办事机构的电话号码提供给对方。

电话聆听技巧：

在整个电话沟通过程中，克制和耐心是必不可少的。

不要受到客人情绪的影响，客人生气，是对情况生气，不要引伸到个人，不要想到对方对个人有成见，你要成就并显示你的专业性。

要培养以下习惯：

a、赞同对方;b、在电话沟通过程中尽量使用对方的语言;c、多赞扬对方，如赞扬对方的判断力好等。

要机智、并成为一个好倾听者，有技巧地显示你对对方的兴趣：

a、不要显出不耐烦;b、不要打断对方说话;c、不要帮对方说完句子;d、不要没有听完就匆忙下结论;e、与对方相呼应，用“聆听嗓音”等表示我们在专心聆听。

回答问题技巧：

负责地回答所有问题，如遇不清楚的事情，或说其大意，或请了解情况的人接电话，回答问题不能含糊不清。

自己不了解情况，无法转达对方的电话内容，可跟对方说：

“我不了解具体情况，过后我再给他回电话，您看可以吗?

”假如你是职员，对方找的是你的经理，刚好又不在，最好说：

“对不起，经理不在，请问您是哪一位?

需要留话吗?

”而不要先问对方是谁，然后再告诉他经理不在，以免给人造成实际上是在的，而不愿意接他的电话的误会，一般来说，结束谈话，致告别语是由打电话一方提出来的，如对方是长辈、上级、外宾或女性，应听到对方放下话筒才挂电话。

需要适当的人处理某事时，要告诉对方你会将此事转告给适当的人来处理，或让处理该事的人打电话给他，如：

“这事由刘先生负责，如果需要的话，我帮您转达好吗?

/这事由刘先生负责，如果您愿意，我会转告他，让他给您回电话。

”

如需对方等较长时间，应明确告知对方需要等候的时限，并建议对方稍等一会儿，或是过后回电话给他，如：

“对不起，张先生正在——可以请您等几分钟吗?

/过几分钟，我打电话给您好吗?

”

接打错的电话时，要婉转对待，谦恭有礼的告知对方拨错了电话，不可流露愠怒的声调。

如：

“这里是++部，请问您要哪里?

”请对方需要查查是否拨错了他想要的那个号码，不可突出“您拨错了”，而应说：

“这里是++部，我们这里没有++部，您确认您拨的号码对吗?

”

如两部电话同时响，先接其中一个，向对方致歉，请其稍等一下，迅速接另一个电话，如：

“对不起，请稍等。

”接电话者根据不同情况使用下列文明用语，如：

“您好，请讲”“请稍等”“对不起，他刚走开，请问有什么事可转达?

”切忌用“喂，你找谁?

你在哪里?

”“不知道!

”“等一会儿!

”（语气不耐烦）等不规范用语

帮对方找人时，不可挂断电话。

第三阶段：

结束电话

在通话结束，要让对方感觉到你非常乐意帮忙，表示谢意并道“再见”;要等对方放下话筒后，再轻轻放下话筒，还有什么可能帮到您的?

——陈先生，谢谢您的来电，再见!

“在对方还在说话时就挂断电话很不礼貌的。

专业电话沟通技巧之二：

打电话

第一阶段：

打电话前的准备事项

准备事项准备目的

确认对方的电话号码，单位及姓名

1、时间和金钱的浪费;

2、为能准确无误地与对方通话。

记下要办事情的次序

1、为使通话简明扼要;

2、为避免遗漏要点。

备好必要的文件和材料

1、为使对方在通话中不等候自己;

2、为做到准确传达信息;

3、防止浪费时间和金钱。

打长途时，事先要准备好有关资料为了节省通话时间

第二阶段：

打招呼

左手拿话筒，右手拨号，电话接通后，简单问候对方，立即报出本部和自己的姓名。

如：

“您好，++部。

”

电话拨通后，确认对方身份，如果对方不告诉姓名时，应说：

“请问您是++公司的吗?

”

将自己的姓名、单位告诉对方，可说：

“您好，我是++公司财务部陈先生。

”

如果打给电话对方的总机，需转分机的，总机接线员就应说：

“您好，（岗位名）”或加上“请问要哪里。

”你就礼貌地说：

“请转（部门）分机（或部门名称）”请求对方把电话转接要找的办事单位的人员。

“对不起，请转++部陈先生。

”

打电话的人说：

“请问++在吗?

”切忌说：

“你是谁?

叫++接电话!

”等不礼貌用语。

如发现你拨通的号码不是想要的号码，马上查问号码，询问不可粗暴，如：

“对不起，请问您的电话号码是++吗?

”发现明显不符，礼貌的做法是发自内心地进行道歉，如：

“对不起，电话打错了，打扰您了。

”默不作声就放下电话会使对方不快，受扰者体谅地说“没关系”或“不要紧”。

在给身份地位高的人打电话时，直呼其名是失礼的，应说：

“您好，我是++公司销售部的陈先生，跟王先生因合作推广贵公司产品事情想通电话，不知是否方便?

”

如不指定找某人，最好以请求的方式巧妙说自己的愿望，如：

“我希望了解有关++情况，/请帮我为++预订。

”

第三阶段：

讲述事由

讲述事由要简明扼要，声音和蔼，遵守5W原则“when、where、who、what、why、how（时间、地点、事件、原因、怎么做）。

简单地重复一遍事由，即重复要点，也要听取对方所谈事情。

如要找的人不在，请对方留话，让他回来后回电话，告诉接电话的人自己的姓名，关系及电话号码。

第四阶段：

结束通话

在通话结束前，表示谢意并道“再见”;“陈先生，谢谢您，再见!

”让对方先挂断电话，然后轻轻放下。

专业电话沟通技巧之三：

声音和语言

当我们拿起电话说话，我们应该意识到我们的声音和语言：

我们要给对方造成良好的印象，就要通过清晰而干脆利落、令人愉悦而带着微笑的声音，克制的声调但又不能过分夸张，你的声音反映你的个性和态度，“带着笑意的声音”“得体”和“机智敏捷”是在良好的电话沟通中必需的主要素质。

尽量使用“魔术语”如：

“请、请稍等、对不起、再见”等，避免使用俚语、非正式的草率的语言。

作为一个良好的意愿的使者，每当我们使用电话时，都应该彬彬有礼的对待对方，你的心情和态度都应该是令人愉快的，同时，清楚明了，尽量简洁表达你的词名和思想。

在电话应对时，一个人说话的声音，随着说话时的姿势和态度发生变化，如果你的姿态不正确，就不可能把端正的礼节传达给对方

我们应该了解电话的公共性，电话每次只能一个使用，为使更多的人使用电话，要努力养成做到一次通话在3分钟之内结束的习惯，并要对私人电话加到节制，一次电话的平均通话时间，也是衡量整个国家国民教养水平的尺度之一。

注意语气语调和情绪控制，语气语调最能体现细致微妙的情感，如语调过高，语气过重，往往会使对方感到尖该、生硬、冷淡、语气太轻，语调太低，会使对方感到无精打采，有气无力;语调过长又显得懒散拖拉，语调过短又显得不负责任，一般来说，语气要适中，语调应以不影响别人办公为度，同时要使对方感到亲切自然。

在电话交谈中，讲话的态度一定要诚恳，以示对方的尊重，即使在自己心情不佳但需要打电话处理事务时，也切忌让急躁、烦恼的情绪影响语言以使对方感到不舒服。

电话沟通注意事项

1、接电话的人一般应听到完整一次铃响后，立即拿起话筒，不要让铃响多

次，才慢腾腾地接电话。

2、也许是别人的电话在响，他们不在时，或他暂时放下手头的工作，你应该去接听。

让电话响个不停而没人接，就会给对方非常糟糕的公司印象，维护公司形象和声誉是我们全体员工的共同责任和义务。

3、如果在同客人谈话在来了电话，应先对客人说：

“对不起”，得到谅解后，再拿起电话，拿起电话互致问候后，应真诚地请对方谅解：

“实在对不起，现在我正有客人，稍后我再给您回电话。

”

4、在电话机旁最好准备一本来话记录本和笔，以节约时间和防止遗忘重要事务和电话号码。

5、交谈要口齿清晰，说话要简洁明了，谈话是嘴里不含、不吃东西，不与身旁人谈话，如确有急事需与身边的人说一两句，则应与对方道歉后用手捂住话筒，如谈到人名、地名、数字或重要句子，最好重复一遍。

如有听不懂或不明白对方所说的话，可请对方再说一次，如碰到对方在讲到某一问题有为难之处，则可婉转转移话题或另约时间，这样做，往往会给对方留下很深的印象。

6、在使用公用电话，要设身处地的为别人着想，尽可能缩短通话时间。

7、时间选择电话交谈所持续的时间，以3——5分钟为宜，如时间须5分钟以上的，那么，就应首先说出秘书要办的事或大意，并征询对方是否方便，如对方此时正在休息，工作太忙或开会，就请对方另约时间联系。

8、注意文明用语由于语言是电话交谈的惟一信息载体，而电话通讯礼仪主要是指语言交往礼仪，因此应特别注意语言的文明。

现在，有不少家庭在电话上安装录音装置，外出时将装置打开以便把打来的电话留言下来，在录制自己的语音是应注意措词的语调，如：

“这是++的家，因有事外出，请您听到信号后留言，并请说清您的姓名和电话号码，回来后会尽快给您去电话，谢谢!

”您听到留言信号后，有什么话照讲就是。

重点句子1：

需要转电话时，请对方稍等片刻，然后拨号，接通后，告诉对方“请说话”如遇占线，应向对方致歉，接线员应说：

“对不起，占线，请稍等（或请等一会再打来）”或把有关的办事机构的电话号码提供给对方。

重点句子2：

电话拨通后，确认对方身份，如果对方不告诉姓名时，应说：

“请问您是++公司的吗。

重点句子3：

如要找的人不在，请对方留话，让他回来后回电话，告诉接电话的人自己的姓名，关系及电话号码。