事业单位 大型国有企业 高校等档案管理人员岗位职责培训.docx
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事业单位大型国有企业高校等档案管理人员岗位职责培训
档案管理人员岗位培训
第一章档案与档案工作概述
第一节档案概要
一、档案的概念
（一）档案的概念
《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：
“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文档材料。
二、档案的特点
（一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。
这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。
（二）档案和文档是处于不同阶段的同一事物。
二者既有密切联系，又有显著区别。
其间的联系在于文档是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文档转化为档案是有条件的。
（三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样。
只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。
档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。
就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。
三、档案的种类
在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。
（一）文书档案
文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。
例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。
它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。
（二）科技档案
科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文档材料转化而成的档案材料。
这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。
它是反映科学技术、经济建设真实面貌的原始记录，也是科学技术的重要存在形式之一。
（三）专门档案
专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。
如人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。
由于社会分工细致，专门档案种类繁多，难以尽数。
四、档案的基本作用
档案是机关文档查考的依据、生产建设的丰富资料、科学研究的基础和条件、政治斗争的必要手段和宣传教育的生动素材。
档案的基本作用可概括为两个基本方面，凭证作用和参考作用。
1．档案是历史的真凭实证
档案之所以具有凭证作用，是由它的形成规律及自身特点决定的。
首先，从其产生过程看，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证性。
其次，从档案本身的物质形态看，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文档盖有制发机关或个人的印信。
还有些文档材料，如合同、契约等，制发的目的就是备忘，其凭证作用更明显。
2．档案是第一手的参考材料
可供人们学习、参考的材料是很多的，如档案、图书和报刊资料等，但档案这种前人知识的载体，更直接、更原始地记录了前人的经验、教训，因而是第一手的参考材料。
第二节档案工作概要
一、档案事业的构成
（一）机关档案室工作
1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》指出：
“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
它深刻地阐明了机关档案室工作的性质和地位。
（二）档案馆工作
1983年4月26日国家档案局颁发的《档案馆工作通则》指出：
“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
”档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。
2000年召开的全国档案馆工作会议进一步要求：
“把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。
”2009年召开的全国档案馆工作会议又提出：
“努力把各级国家档案馆建设成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文档中心“五位一体”的公共档案馆。
”
我国档案馆主要分两大类，即综合性档案馆和专门性档案馆。
1.综合性档案馆
我国设置的中央级综合性档案馆包括：
中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。
北京市所设置的综合性档案馆包括北京市档案馆和东城区、西城区等18个区县档案馆。
2．专门性档案馆
我国专门性的、部门性的档案馆，包括中央一级和地方一级。
它们分别收藏某一方面的、某一专业的、某种载体形式的档案和相关资料。
目前我国已建立的专门性或部门性档案馆有：
中国照片档案馆、测绘档案馆和气象档案馆等。
城市建设档案馆是比较重要的地方专门性档案馆，它是专门收藏城建档案及有关资料的科技文化事业单位。
（三）档案行政管理工作
档案行政管理工作是以国家各项建设事业的长远和现实需要为目标，以档案法律法规为准则，对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的过程和活动。
全国档案行政管理工作的最高机关是国家档案局。
北京市档案局为市政府负责本市档案工作的主管部门，履行全市档案事业行政管理职能。
具有执法主体资格，在履行全市档案行政执法职能的过程中，接受市人民代表大会常务委员会的法律监督，接受市政府法制部门的业务指导。
（四）档案教育工作
档案教育工作是社会教育机构和档案部门对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培养的过程和活动。
我国的档案教育工作较为发达，主要分院校教育和在职教育两个方面。
（五）档案科学研究工作
依靠科研教育振兴档案事业是发展档案事业的基本战略之一，档案科学研究工作受到高度重视。
档案科学研究工作包括档案科学的基础理论研究、应用理论研究、应用技术研究和档案科学研究管理工作等。
（六）档案宣传工作
档案宣传工作是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，鼓动和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。
（七）档案外事交往工作
与国际档案界的交往与合作，是国家档案事务中的重要部分，是发展我国档案事业的外部条件。
新中国成立后，特别是改革开放以来，我国档案界的国际交往与合作日趋活跃。
北京市档案界也广泛地参与到这项工作中来，走出去，请进来，学习和借鉴外国管理与开发档案的先进经验，宣传和展示北京与整个国家改革开放所取得的巨大成就。
二、档案业务工作的内容
按照我国档案界的习惯，档案业务工作的基本内容可概括为档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等六个方面，简称“六个环节”。
（一）档案收集工作
档案的前身——文档，是由机关内各组织机构和个人分散形成的，而机关和社会利用档案，则要求一定的集中，为了更广泛地发挥档案的作用，就需挑选文档集中保存，这便是档案的收集工作。
机关文档归档和各单位档案向档案馆移交都属于档案收集工作。
（二）档案整理工作
收集起来的档案来源广泛，数量很大，内容复杂，有的还可能是零散文档。
为了改变这种相对零乱的状况，便于保管和利用，就必须对档案进行分门别类，使之有规可循，这便是档案的整理工作。
（三）档案鉴定工作
随着时间的推移和社会实践的发展，档案数量日益增多，而有些档案则逐渐失去了保存价值。
为了减轻库房负担，降低档案管理成本，方便有价值档案的管理和检索，就需要对库存档案进行鉴别、挑选，去粗取精，这便是档案的鉴定工作。
文档归档环节中的确定保管期限也属档案鉴定工作范畴。
（四）档案保管工作
由于自然和社会的原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至遭到突变性的破坏。
为了尽可能地延长档案的寿命，就需要对其采取保护措施，进行妥善管理，这便是档案的保管工作。
（五）档案统计工作
档案数量多，成分复杂，为了科学地进行收集、整理、鉴定、保管和有效地提供利用，档案管理部门和档案行政管理部门都要掌握档案和档案工作的基本情况，这就要对有关状况进行数据的登记、统计和分析研究，这便是档案的统计工作。
（六）档案利用工作
党和国家以及社会机构、组织、单位建立档案工作的最终目的是发挥档案的作用。
为此，档案室、档案馆除大量的基础工作外，还要通过各种方式和手段提供利用档案和有关资料。
直接满足社会各方面档案利用者需求的工作，便是档案的利用工作。
三、档案工作性质
（一）档案工作是一项管理性的工作
国务院早在1956年《关于加强国家档案工作的决定》中就规定：
“档案工作的任务就是要在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度，科学地管理这些档案，以便于国家机关和科学研究工作的利用。
”因此，所谓档案工作，确切地说就是档案管理工作。
（二）档案工作是一项服务性的工作
档案工作对于其他工作来说，属于服务性工作。
通过管理和提供档案资料为各项工作服务，则是档案工作区别于其他服务性工作的特点之一。
服务性是档案工作的重要属性之一，是档案工作赖以生存和发展的主要因素。
（三）档案工作是一项政治性的工作
因为档案工作为一定的政治服务，是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，所以说档案工作是一项政治性的工作。
（四）档案工作是一项科学性的工作
档案工作是科学研究的先决条件之一，无论是自然科学研究，还是社会科学研究，都必须掌握丰富的第一手材料，档案部门收藏的各种档案原始、系统地记录了人类同社会、同大自然抗争的知识经验，能最大限度地满足科学工作者的需要。
档案工作本身也具有学术性。
（五）档案工作是一项文化性的工作
档案室和档案馆保存的档案都是国家珍贵的历史文化财富，是人类文明进步的阶梯。
四、档案工作的基本原则
（一）档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则
1．国家全部档案由各级档案机构分别集中保存
各机关内党、政、工、团等组织和机构的档案，均由机关档案室集中管理，不得由承办单位和个人分散保存；各机关档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管；一切档案非依规定和批准手续，不得转移、分散或销毁。
2．全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导
所谓统一，就是在全国范围内实行统一的业务指导、监督和检查。
具体说，就是全国档案工作事务由国家档案局掌管。
所谓分级负责，就是地方各级档案行政管理机关，按照全国统一的规定和要求，结合本地区的具体情况，在本地区党委的领导、人民代表大会常务委员会和政府的监督下，制定规划，健全制度，具体指导、监督和检查本地区的档案工作。
所谓分专业负责，就是中央和地方专业主管机关档案部门，按照全国档案工作的统一规定，在国家和地方档案行政机关的指导下，根据本专业、本系统的特点，负责本系统包括下属单位档案工作的管理。
3．实行党、政档案统一管理
党、政档案统一管理，是我国档案工作的特点之一。
一个机关内共产党、行政、工会和共青团等组织的档案统一集中在一个机构保管；需要长远保存的党、政档案，统一集中于各级档案馆。
（二）维护档案的完整与安全，是档案管理的基本要求
维护档案完整，一方面，从数量上要保证档案的齐全，使那些应该集中和保存的档案不能残缺短少；另一方面，从质量上，也就是系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地将其割裂分散，或者零乱堆砌。
维护档案安全，一方面，从物质上要保证档案不遭受人为和自然的损坏，尽量延长其寿命；另一方面，要保证档案政治上的安全，即档案不丢失、不被盗、不泄密。
（三）便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的
便于社会各方面的利用，是整个档案工作的出发点和最终目的。
一切档案机构的设置，一切档案工作制度的建立，一切档案业务工作的开展，都要服从、服务于这个总目标。
因此，便于社会各方面的利用，是检验档案工作的主要标准。
五、档案工作的几个专门术语
（一）国家档案全宗
国家档案全宗又称国家全部档案。
指归国家所有的、由国家统一管理的、对国家和社会有保存价值的一切档案财富的总和。
它包括我国各个历史时期的国家机构、社会组织和某些个人形成的各种内容和各种形式的档案。
如图所示：
中华人民共和国成立以后档案
国家档案全宗中华人民共和国成立以前档案革命历史档案
旧政权档案
中华人民共和国成立后的档案，是指1949年10月1日以后，在我国形成的全部归国家所有的档案；革命历史档案，是指1949年10月1日之前，由中国共产党所领导的军队、政权、企事业单位、社团等组织及个人形成的全部归国家所有的档案；旧政权档案，是指1949年10月1日之前，除了革命历史档案之外的全部归国家所有的档案。
建立国家档案全宗概念的实质是强调国家要对归国家所有的全部档案进行宏观管理和控制。
（二）全宗
全宗是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。
如一个公司所形成的全部档案可包括党群管理、行政管理、财务管理和产品、基建、设备、科研等方面的各种门类的档案。
一位科学家、文学家、教育家及其他知名人士，在其一生活动中形成的著作手稿、讲话稿、日记、文电、信函和音像材料等均属个人全宗中的内容。
因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个机关或人物的历史面貌及发展变化过程，所以是一个不可分割的有机整体，不能分散。
（三）立档单位
立档单位的定义是与全宗相对应的，用一句话概括：
其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即称为立档单位。
确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案构不构成全宗，要根据一定的条件来分析。
构成立档单位的主要条件是：
第一、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文；
第二、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；
第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
简单地说，就是看这个组织机构在工作上、组织上和财务上是否有一定的独立性。
但是，三个条件不是并列的，其中以第一个条件最为主要。
为了确定一个组织单位到底是立档单位，还是立档单位的内部机构，必须从有关这个组织单位职权的法规性、指导性文档和实际活动两个方面去分析。
第二章公文管理
第一节公文的概念、分类、文种和稿本
一、公文的概念
公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行政职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。
它是依法行政和进行公务活动的重要工具。
我们在日常工作中接触到的通知、请示、批复、决定、决议等都是公文。
二、公文的分类
常见的公文分类方法主要有以下几种：
（一）从公文的形成与使用范围上划分，公文可分为通用公文与专用公文两大类。
通用公文是指各级党政机关、企事业单位和社会团体等在工作活动中普遍使用的文档。
如通知、通报、请示、批复等。
专用公文是相对于通用文档而言的，是指在一定业务范围内由专门的机关、组织等因特殊需要而专门制定和使用的文档。
如司法机关形成的起诉书、判决书等，外交机关形成的国书、照会、备忘录等。
（二）从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种。
上行文是指下级机关向上级领导或指导机关报送的公文。
即自下而上的行文。
如北京市财政局向北京市人民政府或国家财政部报送的公文都属于上行文。
平行文是指在同一组织系统中同级机关之间或在非同一组织系统中不相隶属机关之间使用、运行的公文。
如国务院各部委、各局之间，市政府所属各局之间使用、运行的公文。
再如某中学与卫生局，虽然两个单位的级别可能不同，但两者之间没有领导与被领导或指导与被指导的关系，行文仍属于平行文。
下行文是指上级机关向所属的被领导或被指导的下级机关发送的公文，即自上而下的行文。
如市税务局给各区县税务局下发的公文。
国家档案局给各省、市档案局下发的公文。
（三）从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类。
公布公文指内容不涉及秘密，可以对外公开发布的公文，主要有对外公开公文和限国内公开公文两种。
内部公文指内容不宜对社会公开，只限于机关内部使用的公文。
机密公文指内容涉及国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受损害的公文。
根据其内容涉及国家秘密的程度，以及泄露后将给国家带来的损害程度，机密公文可分为绝密、机密、秘密三种。
（四）在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种。
发文是指由本机关制成并向外机关发送的公文。
收文是指本机关收到的，由外机关制发的公文。
内部公文是指由本机关制成，并且只在本机关内部使用的公文。
三、常用公文文种
文种，又称公文名称或公文种类，是国家以法规性文档规定的公文的名称。
对于公文文种，要根据国家有关规定，按照本机关的职权范围、法定地位以及机关之间的行文关系，正确选择，不得滥用。
依据国务院2000年8月20日发布、2001年1月1日起正式施行的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）的规定，行政机关的公文种类主要有十三类：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
四、公文的稿本
公文稿本是指公文文稿和文本的统称。
文稿，指公文起草过程中的历次稿子，如草稿、定稿等。
文本，指同一公文由于作用不同而形成的不同版本，如正本、副本、存本等。
在公文处理、保管和归档中，对各种稿本要加以区别对待。
公文稿本主要有以下几种：
（一）草稿：
即公文的原始文稿，是公文撰写人员根据机关发文意图而草拟的公文未定稿。
草稿从内容到形式都比较粗糙，其作用在于供讨论、征求意见、修改审批之用。
形式有讨论稿、征求意见稿、送审稿、草案等。
草稿因未获审批通过，不是正式公文，不具备正式公文的效用，一般不向外发出。
除重要法规性公文及重大事项公文的历次草稿需要归档保存外，一般公文草稿不需要归档保存，待定稿产生后即可销毁。
（二）定稿：
即已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发或经过会议讨论通过（批准）的最后完成稿。
定稿反映了公文起草、审核修改、签发的全过程，是印制公文正本的依据和标准，是日后对文稿内容查考的最直接、最原始的凭证，能产生正式法定效用。
同时，定稿上留有负责人的签发标记和会议通过（批准）的标记，可以说定稿的权威性和保存价值丝毫不亚于正本。
任何公文在制发过程中必须形成定稿，且只能有一份定稿，所以定稿必须归档保存。
书写公文定稿，要使用标准格式的发文稿纸。
（三）正本：
即向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。
正本代表发文机关或部门的法定权威性和正式意图，是收文者办理公务、解决问题的依据，具备各种生效标志，具有查考价值和现行执行效用。
发文机关应当归档保存公文正本。
凡属收文机关归档范围的公文正本，收文机关也应归档保存。
（四）存本：
即与公文正本同时印制的印刷本或依照正本复制的标准样本。
存本不对外发出，不作为开展工作的依据。
由发文机关留存，作用限于存档备考。
（五）副本：
即公文正本的复制本或与正本同时印制的重份公文。
其内容与形式完全与正本一致，供备查、知照、传阅使用。
第二节公文处理和整理工作
一、公文处理工作的基本原则
公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。
二、公文处理工作的基本要求
（一）公文处理工作必须加强集中统一管理
公文是机关工作的重要办事工具，公文处理工作具有很强的政治性、机密性和现实效用性，直接关系到实现机关职能和提高机关办事效率。
因此必须对公文实行集中统一管理，不能任其自流。
具体而言，集中统一管理主要有统一领导、统一制度、统一管理、统一归档等含义。
（二）公文处理工作必须准确、周密
准确、周密是根据公文处理工作的原则，对公文处理工作提出的质量要求。
在机关工作中，无论是拟制、发出文档，或制定、宣传和贯彻有关方针政策，或组织、计划和安排具体工作，或汇报情况、请示和答复问题等，都要求做到准确、周密，确保质量，避免差错。
（三）公文处理工作必须及时、迅速
在处理公文时，要明确规定公文的办理时限，分清轻重缓急，保证紧急、重要的公文优先办理。
要改进工作作风，简化公文处理程序，缩短公文运转周期，加快传递和办理速度。
要学会利用现代化技术手段，提高公文处理工作的效率。
（四）公文处理工作必须安全、可靠，确保国家机密
在公文处理工作中，必须保护好公文，注意公文的安全，选择防火、防盗、防潮，防虫蛀鼠咬、防霉变的保管条件，使公文不受损坏，延长寿命。
同时要严格遵守有关制度，防止公文遗失。
对涉及党和国家机密的公文，在公文处理中要认真遵守《中华人民共和国保密法》的规定，正确划分公文的密级，执行保密制度，确保党和国家的机密。
（五）精简公文，反对官僚主义和文牍主义
为提高工作效率，避免行文混乱，解脱“文山”的负担，在公文处理工作中必须精简一切可有可无的公文，将公文制发、运转处理的数量严格控制在合理范围内。
三、公文整理的含义
公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
对公文整理的含义，可以从以下方面理解：
（一）必须是办理完毕的公文才能进行整理
（二）必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理
只有对现实活动和历史研究具有查考、使用价值的公文，才具有保存价值，才有必要进行整理。
（三）整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系
对公文进行整理时，必须遵循公文形成规律，保持它们之间的联系，以便于查找和利用。
四、公文整理遵循的原则
公文整理遵循的原则是：
遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
对公文整理原则，可以通过以下几个方面做进一步理解：
（一）遵循公文形成规律
各项职能活动总是存在着各方面的联系，所以在各项职能活动中形成的公文之间，必然有一定的规律，而公文整理必须遵循这些规律。
（二）保持公文之间的有机联系
公
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