大型集团行政管理修订版v10.docx

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大型集团行政管理修订版v10

集团有限公司

行政管理制度

（2016年修订稿）

目录

第一章总则-6-

第二章公文管理制度-6-

一、管理职责-6-

二、公文种类-7-

三、公文格式-8-

四、行文规则-17-

五、大元业务便签-18-

六、公文办理-22-

七、文件资料签收管理规范-24-

八、公文存档管理-27-

第三章会议管理制度-32-

一、总则-32-

二、会议组成及基本要求-32-

三、职责分工-46-

四、本制度解释权归总裁（党委）办公室。

-48-

五、本制度自下发之日起执行。

-48-

第四章视觉形象识别系统（VI）管理制度-49-

一、统一VI的意义与目的：

-49-

二、VI基本要素内容-50-

三、VI管理原则：

-51-

四、VI管理机构和职责-53-

五、管理考核-56-

六、附则-57-

第五章周二学习管理制度-58-

一、学习管理-58-

二、学习内容-59-

三、学习方式-59-

四、参加人员-60-

五、相关要求及考核-60-

第六章网站维护管理制度-62-

第七章大屏幕管理制度-66-

一、大屏幕管理-66-

二、大屏幕考核-66-

第八章参与集团各类活动考核制度-67-

第九章集团大事记编辑管理办法-68-

一、大事记内容-68-

二、编写要求-69-

三、工作要求-69-

第十章信访工作管理制度-70-

一、信访管理-70-

二、信访事项受理-71-

三、信访事项办理-72-

四、信访事项督办-73-

第十一章印鉴管理制度-78-

一、适用范围-78-

二、规定范围-78-

三、管理职责-78-

四、印章保管-78-

五、印章的使用-79-

六、印章的废止-83-

第十二章集团档案管理制度-88-

一、档案的管理-88-

二、档案的归档范围、内容-89-

三、档案的归档时间-91-

四、档案的收集-93-

五、档案的归档要求-93-

六、档案的鉴定-95-

七、档案的销毁-95-

八、档案的安全保密规定-96-

九、档案柜管理-97-

十、档案资料的借阅-97-

第十三章阅览室管理制度-100-

第十四章《大元报》管理制度-110-

一、部门管理职责-110-

二、征稿要求-111-

三、编辑管理-112-

四、发行管理-113-

五、通讯员管理-113-

六、考核管理-113-

七、其他事宜-115-

第十五章保密工作制度-123-

一、适用范围-123-

二、管理职责-123-

三、保密事项-123-

四、密级分类-124-

五、各密级内容范围及保密措施-125-

六、保密环节-127-

七、违纪处理-131-

八、附则-132-

第十六章附则-132-

第一章总则

一、为加强集团公司日常行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化、流程化，提高办事效率，特制定本行政管理制度。

二、本制度所指行政事务包括集团公文管理、会议管理、视觉形象识别系统（VI）管理制度、集团网站管理、“周二”学习管理、大屏幕管理、集团大事记编辑管理办法、《大元报》管理、信访管理、档案管理、阅览室管理、保密工作管理和印鉴管理等。

三、本管理制度适用于集团内各办、中心、公司。

四、本管理制度从下发之日起施行。

第二章公文管理制度

总则：

为了适应集团公司发展需要，不断提高公司公文处理质量水平，使公文处理准确、及时、安全、规范，逐步走上科学化、制度化和规范化轨道，特制定本制度。

一、管理职责

（一）集团公司的公文包括发布企业规章制度、请示和答复问题、指导、报告情况、公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

（二）集团公司公文由总裁（党委）办公室统一收发、传阅、缮印、立卷和归档。

（三）总裁（党委）办公室负责集团的公文处理工作，并对各办、中心、公司的公文处理工作进行业务指导。

（四）集团各办、中心、公司必须严格执行公文处理流程，按照职权范围认真做好公文管理中的各项工作，严格执行有关保密规定，提高公文办理的效率和质量，通过对公文的规范运作，更好地为集团快速健康发展提供服务。

二、公文种类

集团常用的公文种类（12类13种）主要有：

1.命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2.决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

5.通知适应用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6.通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。

7.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9.请示适用于向上级机关请求指示、批准。

10.批复适用于答复下级机关的请示事项。

11.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12.函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）规格

1.公文用纸幅面尺寸

公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

2.公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm

版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）

3.公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

4.排版与印装要求

（1）排版

正文全文用3号仿宋体字，文中如有小标题可依次采用黑体、楷体、宋体字，一般每页排22行、每行排28个字。

（2）制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

　　（3）印刷要求

　　双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

　　（4）装订要求

　　公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

（二）公文中各要素标识规则

　　公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

　　置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

　　1.眉首

（1）发文机关标识

　　由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。

　　联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（2）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。

凡隶属集团公司行文的，对内行文用“大元发”，对外行文用“大元字”发文字号；电力公司、煤业公司可独立行文，对内行文用“大元电力发”、“大元煤发”对外行文用“大元电力字”，“大元煤字”。

发文机关之下4mm处一条与版心等宽的红色反线。

（3）签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2.主体

（1）公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；标题文字简短扼要，不标标点符号，法规类文件标注书名号。

（2）主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（3）公文正文

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格书写,全文3号仿宋体字。

数字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（5）成文日期

用汉字将年月日标全,如“二○一○年×月×日”（“零”写为“○”，在文档菜单里的“特殊符号”里查询）。

公文生效时间以负责人签发时间为准。

成文日期置于正文下3行,右空4字书写。

（6）公文生效标识（盖章）

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。

它包括发文机关印章或签署人姓名。

公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

①单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期置于正文下3行，右空4字书写；加盖印章应距正文2mm-4mm之间，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

②联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

③特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（7）附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

3.版记

置于主题词以下各要素的统称，包括：

主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。

不可前置或中置，必须后置。

（1）主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

（2）抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（3）印发机关、印发日期和印发份数

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占l行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空l字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

印发份数位于印发机关和印发日期之下，用3号仿宋体字，右空1字标识。

（4）版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心（156mm）。

（5）版记的位置

版记应置于公文最后一面（偶数页），版记的最后一个要素置于最后一行。

（6）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空l字，双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

（7）公文中表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

（三）其他要求

集团公司的发文字号有：

集团公司报告、请示用“大元字〔2016〕88号”

集团公司党委的发文字号“大元党字〔2016〕88号”

大元电力公司的发文字号“大元电力字〔2016〕88号”

大元煤业公司发文字号“大元煤字〔2016〕88号”。

（四）公文中的文字、数字、标点和计量单位标识

1.公文中使用的汉字，按国家规定的标准方案执行。

简化字要以中国文字改革委员会1964年5月编印的《简化字总表》、国家文化部和中国文字改革委员会联合发布的《第一批异体字整理表》为准。

公文中使用蒙古文字，按自治区蒙古语文工作委员会规定的标准方案执行。

2.公文中的数字，使用阿拉伯数字的有：

份号、发文字号、统计数字、统计表、计划表、序号、专用术语、公元年、月、日（包括成文日期、印发时间）印发份数、页码等。

其余用汉字书写。

3.公文中的标点符号按国家语委、新闻出版署1990年修订发布的《标点符号用法》执行。

4.公文中的计量单位，采用国家法定计量单位。

四、行文规则

根据行文关系一般分为上行文、下行文和平行文（不相隶属关系行文）。

上行文只对呈报的上级机关，下行文是指对集团或党委内部下属机构行文，平行文（函）则是指与集团没有组织隶属关系的单位、部门行文。

原则上，凡涉及重大问题，集团统一对上级党政部门行文，各部门、单位不对上级党政部门行文，如因工作需要确需行文，应先向集团上报，经审定批准后行文。

（一）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他的上级机关阅知，可以抄送。

不得越级向上级机关行文，如确实必要时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（二）各部门、单位在各自职权范围内可以向下级机关的相关部门行文，但不得对下级机关发布提示性公文，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（三）各部门、单位因工作需要，需以公司名义对外行文时，应事先向公司呈文，以便于集团更加准确、清楚地表明事项。

没有基础资料或意见材料，集团不予行文。

（四）行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

（五）向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请求事项。

五、大元业务便签

（一）业务便签功能与范围

1.集团公司内部业务便签主要用于：

各办、中心、公司之间的工作协调与业务往来；职责范围内有关事项的通知或通报；根据需要按流程向相关部门报送有关审核事项；部门或单位向分管领导或总裁请示或汇报工作。

2.任何处办、中心、公司使用业务便签只限于实施职权范围内的工作，不能以集团名义下发通知、决定、制度或规定等。

（二）业务便签报送规定

使用业务便签必须按流程进行，具体规定为：

1.各办、中心、公司之间的工作协调与日常业务往来的业务便签，须由报送处办、中心、公司责任人审核签字、盖章后方可报送，否则视为无效业务便签，任何处办、中心、公司一律不予签收。

2.各办、中心、公司职责范围内有关事项的通知、通报的业务便签，须经报送处办、中心、公司责任人、分管领导审核签字，处办、中心、公司盖章后方可生效。

3.凡属向相关处办、中心、公司报送有关审核事项的便签，须经报送处办、中心、公司责任人、分管领导审核，处办、中心、公司盖章后方可报送，否则视为无效业务便签，任何处办、中心、公司一律不予签收和受理。

4.各办、中心、公司用于向总裁请示或汇报工作的业务便签，须经报送处办、中心、公司负责人、分管领导签署审核意见后方可上报。

如分管领导不在时需电话请示分管领导意见后，在报送时向总裁说明情况，且向总裁报送便签的同时要抄送分管领导。

（三）业务便签的使用规定

1.接到业务便签后，凡需衔接配合或要求实施的工作，一定要严格按便签要求完成，不得推诿，并将落实完成情况及时通报反馈。

对收到的业务便签要进行存档处理，以作为存查依据。

2.凡需通过便签审核的事项，应及时审核。

但在审核过程中要注意，各单位只有“审核权”而无“审批权”，任何公司或办、中心未经集团领导授权，不能代表集团越权审批、决定有关事项。

凡需审批的事项，经相关单位审核后，报分管领导审核，分管领导按照审批权限审批，分管领导不能审批的报总裁审批。

3.各办、中心、公司起草的业务便签，通过签字审核后，要严格按便签要求进行落实，不得推诿，并将落实完成情况及时通报反馈。

对签字后的业务便签要进行存档处理，以作为存查依据。

4.经总裁审签后的业务便签，由总裁（党委）办公室按总裁审签意见送达相关单位，同时原件要在总裁（党委）办公室存档。

相关办、中心、公司须严格按总裁审签意见实施，并将实施情况及时向总裁反馈，总裁（党委）办公室要进行跟踪督查，并将督查情况及时汇报总裁。

（四）格式要求

1.业务便签表格页面居中排布。

2.因业务便签有别于正式红头文件，所以业务便签全文用4号宋体字标识，并标注发文处办公司的发文字号。

3.协同平台上传便签，应先标注各办、中心、公司的便签发文字号，后在括号内标注文件标准内容。

4.选择“□”应图“■”；标题回行时应与冒号后的文字对齐。

业务便签模版：

中国大元集团有限公司内部业务便签

□通报□指示□通知□批复

××处〔20××〕××号□协调□请示□报告□接洽

给（TO）：

日期（DATE）：

由（FROM）：

□请回复（REPLY）□请存档（FILE）

标题（SUBJECT）：

内容（MESSAGE）：

见下文

（空两格，正文，全文四号宋体字，表格可视情况酌定；方格请涂黑；整体要美观）

集团公司×××

二○一一年××月×日

起草人：

各办、中心、公司负责人审签：

承办单位分管领导审签：

分管领导审签：

总裁审签：

六、公文办理

发文处理程序：

公文起草——公文校核——公文签发——打印——盖印——装封——分发——归档。

（一）公文起草。

集团秘书人员或其他工作人员起草公文，是领导决策过程中一项重要的参谋工作，要在总裁（党委）办公室负责人的主持、指导下进行。

某些重要公文，由主任亲自动手起草，起草公文应当做到：

1.符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行，完整、准确地体现集团和领导意图。

2.观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨、表述准确。

3.开门见山，文字精炼，篇幅简短，文风端正，书写工整。

4.人名、地名、时间、数据、行文等要准确。

引用文件要注明发文时间、机关、标题和文号。

使用简称时，应先用全称，并加以说明。

5.语法规范。

字、词、数字、标点符号使用恰当。

划分公文的章节，部分、层次的顺序写法，一般为：

“一、”、“

（一）”、“1.”、“

（1）”。

6.文种、格式使用正确。

对上行文、平行文、下行文注意使用不同的文种、语气、用语等。

（二）公文校核。

集团及各部门所有行文都应经总裁（党委）办公室校核把关。

公文校核的主要职责是把好行文关、内容关、政策关、文字关、格式关。

公文校核的内容是：

1.报批程序是否符合规定。

2.是否确需行文。

3.内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现了集团和领导的意图，并同现行有关公文相衔接。

4.人名、地名、时间、数字、引文、文字表述、印发传达范围、主题是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用否符合有关规定。

（三）公文签发。

公文的签发是公文形成的最后一道关键环节。

未经集团总裁审批签发，公文不能生效。

一般情况下，凡以集团或党委名义制发的公文，须经总裁（党委）办公室主任审核后，呈送相关领导审签。

以集团名义发布的公文，一律由集团总裁或受总裁委托主持工作的副总裁签发。

（四）发文

1.纸质版发文处理

打印。

打印文件时应先打印出样稿，经过与原稿校对，确认无误后方可按要求份数进行打印。

缮印。

文件需加盖印章才能发送，印章是企业发文有效凭证。

盖章由印章保管人负责执行，所盖印章应清晰、端正。

2.电子版发文处理

纸质版文件排版整理好之后，套入电子版文头和印章，同时进行加密、保存文档；登陆大元协同平台，在首页“发送通知”一栏中进行发送。

（五）装封与分发。

将纸质版文件分别装订好，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件印章，发出文件前必须填写《发文登记表》，并由收文人签字。

（六）归档。

指打印的文件底稿应送交总裁（党委）办公室档案管理人员进行妥善归档保存。

七、文件资料签收管理规范

文件资料签收流程包括：

文件登记、阅文、拟办、批办、传阅、承办、催办、办复九个程序，其具体要求如下：

（一）文件登记:

集团各办、中心、公司所承办、接收的各类公文、信函、传真、信息刊物和其他资料等，由部门秘书（内勤）人员负责签收。

应区别阅件和办件，粘贴统一的《收文批办单》（见附件1），注明来文机关名称、文件编号、份数，并进行收文登记。

（二）阅文：

负责处理批文的秘书人员应仔细阅读文件，要从减轻领导阅文负担的角度考虑，认真筛选，不需领导阅批的要卡掉或用摘要的方式提出拟办意见后送领导阅批。

（三）拟办：

拟办是指各办、中心、公司秘书人员对收文进行阅读后提出的初步办理意见，供领导批办时参考。

1.要拟明该文呈送哪个部门承办，提出承办要求、时限，属联合承办者，要指明主办单位。

2.要拟明发放范围和阅知范围。

3.拟办意见要切合实际，较重大问题除书面拟办意见外，还应向领导面陈办理意见。

4.拟办文件要充分尊重职能部门意见，尽量强化职能部门的主动性和创造性，努力调动职能部门的积极性。

（四）批办：

集团相关领导对呈报公文及拟办意见提出批示性意见。

1.批办