文件管理办法新修改.docx
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文件管理办法新修改
附件一：
文件管理办法
第一章 文件管理的目的
第一条 为了使公司的文件管理工作标准化，提高公司各部门草拟文件的质量，强化文件学习、执行的力度，加强公司文件的严肃性和保密性，特制定本办法.
第二章 文件的种类
公司的文件是公司在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达董事会的方针、政策,发布行政规范和规章制度，施行行政、财务、业务措施,请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第二条公司文件的种类包括以下八种
一、通知
适用于批转下级部门的文件，转发上级部门和不相属部门的文件；发布规章制度，传达要求下级部门执行或有关单位周知的事项,任免和聘用领导.
二、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
三、决定
适用于对重大事项或者重大行动作出安排。
四、指示
适用于对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原
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则.
五、报告
适用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级部门的询问。
六、请示
适用于向上级部门请求指示，获得批准.
七、批复
适用于答复下级部门请示的事项。
八、会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 文件格式
第三条 文件的格式、字体、字号、用纸等以本文件为准.
第四条 文件由发文机构、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机构、印发机构、印发时间、学习范围、秘密等级、紧急程度等部分构成。
一、发文机构应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机构应当排列在前。
二、发文字号包括机关代字、年份、序号,联合行文只标明主办机构发文字号。
三、文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容，标明文件种类,标题中除法规、规章名称加书名号外,一
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般不用标点符号。
四、文件如有附件，应当在正文之后注明附件顺序
和名称.
五、文件除会议纪要外，应当加盖印章,联合上报的非法规性文件，由主办机构加盖印章，联合下发的文件，联合发文机构都应加盖印章。
六、成文时间以领导签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准。
七、文件应当标注主题词，主题词只用简短的几组词概括文件的主要内容.
八、文件的印发数量、学习范围同文件秘密等级相关，应按照签发文稿纸中的要求填写.
九、文字从左至右横写横排.
第五条 文件用纸为A4开型（长210毫米，宽297毫米）52G纸.
第六条 公司文件一律用公司统一文头纸（见附件一），发文号用3号仿宋体，标题用2号黑体，主题词用小2号黑体。
第七条 公司文件正文用小2号仿宋体,每页26行，行间距磅值为25。
8（特殊情况可调整）,每行26字，字间距为标准字间距（特殊情况可调整）;文件附表高235毫米、宽162毫米。
第八条 装订文件的左侧，在上下三分之一处共订两
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处订书钉，订书钉距左边距离为10毫米至15毫米.
第九条 留档文件要有公司经理签署“同意签发"字样的签发文稿纸（见附件二）及原文,传阅文件要附《文件传阅签名表》（见附件三）。
第四章 文件办理
第十条 文件办理分为收文和发文，收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第十一条 文件的拟订
一、公司内部管理制度由公司综合办根据实际工作需要统一拟稿。
在签发稿纸签写主办单位及拟稿人。
二、各有关部门在拟定文件时，要严格按照本办法所规定的格式进行拟订，文件中要避免低维错误（如格式不规范、错别字、标点符号错误等），文件的草稿要经综合办主任签字后方可提交公司执行经理.
三、征求意见稿
拟稿后，要召集有关人员讨论补充，并标注意见.
四、会签
公司基本文件在经董事会讨论通过后，参加讨论的人员要在签发文稿纸“核稿与会签"栏签字。
五、校对
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会签后文稿要综合办主任进行校对.
六、复核
文件经公司综合办秘书校对后报综合办主任复核.
第十二条 文稿质量的控制
一、各部门在向上级上报文件草稿时，要填写《文稿差错统计表》（见附件四）.
二、文稿差错以页为单位计算，一页文稿上不管有多少处差错都按一页计算，文稿差错率等于有差错的文稿页数除以上报文稿的总页数。
三、公司各部门的文稿差错页数每月不得超过四页，文稿差错率不得超过百分之四.
四、文稿差错的考评采取逐级的原则,从上到下依次为董事长、执行经理、总监、子公司经理、助理经理、商品部经理和店长。
第十三条 文件的签发
公司制定的具体规章制度，为使公司全体员工周知而下发的通知、通报等普通文件由公司经理签发;公司制定的基本管理制度由董事长及董事、监事会签后，由公司经理签发。
文件经公司经理审核同意并在签发文稿纸上签署“同意印发”并签名后，由公司综合办打印出台。
文件的出台应注明文件的印发份数、签发单位及签发时间。
第五章 文件的保管和学习
第十四条 文件的发放
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公司文件的发放工作由公司综合办主任主管，应自文件签发之日起5日内发放完毕。
各部门在收到文件
时，由接收人在《文件发放登记表》（见附件五）上签名，标注接收文件日期;若文件需要转发，转发人及接收人需在《文件转发登记表》（见附件六）上签名，并标明转发及接收文件日期。
第十五条 公司文件的管理工作由公司综合办主管，公司综合办要对各部门文件的管理、执行情况定期检查。
各子公司经理办是本部门的文件管理机构，负责本部门对文件的管理、学习、传阅等工作。
第十六条 文件要求在规定的范围内学习，否则视为泄密，学习的形式以集中学习和传阅、借阅等为主。
一、公司执行经理、三购销子公司经理负责本部门的文件学习工作，新文件应在下发之日起5日内组织学习完毕。
二、两个销售子公司的下属门店文件的学习工作，新文件应在自签收之日起10日内组织学习完毕。
三、一般情况下，文件应利用晨会时间学习,特殊情况下，组织者应及时安排其他时间组织学习。
四、员工参加学习后要在文件传阅签名表上签字。
五、因故未参加文件学习的员工，由直接上级负责其正常上岗后三个工作日内传达文件内容。
六、需要查阅、借阅文件的员工经本部门负责人同意，
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方可查阅、借阅。
借阅要履行借阅手续,填写《文件借阅登记表》（见附件七）。
七、文件的借阅将根据具体情况限定归还期限，文件借阅人应在规定期限内归还，如因特殊情况需延期,经本部门负责人同意，办理续借手续后，方可续借。
第十七条 公司综合办每月对各部门文件的学习情况进行抽查，并将抽查结果上报公司执行经理。
《文件学习情况抽查记录表》（见附件八）。
第六章 文件的传递
第十八条 为保证公司文件安全、及时、准确的传递,公司各部门均设专职文件收发员，由各部门指定人员担任。
第十九条 专职文件收发员分部门固定收发员和中转收发员。
两个销售子公司的固定收发员由行政助理经理担任；中转收发员由仓储配送部送货车司机担任；各门店的固定收发员由各门店店长担任。
配送中心的固定收发员和中转收发员均由配送中心经理办主任担任.公司综合办的固定收发员和中转收发员均由公司综合办主任担任.
第二十条 公司综合办有需要往销售子公司或门店传递的文件，由公司综合办秘书交给送货车司机，由送货车司机在《文件转发登记表》上签字后,在送货时传送给销售子公司或门店的固定文件收发员。
第二十一条 销售子公司和各门店有需要传送的文件，在送货车送货时，直接交给送货车司机，由送货车司
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机传回。
第二十二条 中转收发员要及时地传送收到的文件，不得延误。
第二十三条 为了完善文件收发手续，明确责任，文件收发员要备有《文件传递记录簿》（见附件九），收发文件时要详细填写有关内容.
第二十四条 公司综合办负责对此项工作的执行情况进行监督，并定期对文件收发记录和文件的保管情况进行检查，如发现无特殊原因而耽误传送或对文件管理不善的，要追究有关人员的责任。
第七章 文件的立卷、归档和销毁
第二十五条 文件管理工作必须做到安全、及时、准确，公司文件由公司综合办统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第二十六条 文件办理完毕后，应及时将文件草拟
稿、正本的有关材料整理立卷。
第二十七条 文件的归档应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况,以便于保管和使用。
第二十八条 公司综合办每年度末要对公司下发的文件进行一次清查.发给各部门的文件由公司综合办收回后进行分类整理,将废止的文件销毁,将仍在执行的文件在每年1月20日前装订成册下发给各部门留存.
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第二十九条 没有归档和存查价值的文件,经过鉴别,经公司执行经理批准后,可以定期销毁。
销毁秘密文件，应当登记,并由两人监销,保证不丢失、不漏销。
在销毁文件时要填写《文件销毁记录表》（见附件十）。
第八章 文件的保密
第三十条 为了防止公司文件的外泄对公司造成不必要的损失，公司的文件要严格保密。
第三十一条 公司综合办印发的文件，经密封后传递给有关部门固定文件收发员，各部门固定文件收发员要认真检查所收到的文件密封是否良好,并详细填写文件收发登记表。
第三十二条 公司各部门的文件要由固定文件收发员派专人妥善保管。
更换人员要严格办理文件交接手续，发现文件丢失的现象，要及时向公司综合办汇报.
第三十三条 公司文件不得复印.如特殊情况需要复印时，需经综合办主任签字同意后，并加盖公司公章，方可视同正式文件使用。
第三十四条 公司员工对文件规定的学习范围之外的人员不得泄漏公司文件的内容，要严格保守公司的机密.
第九章 罚则
第三十五条 对于文稿差错率超标的处罚
公司各部门上交给上级部门的文稿,如果文稿差错超过公司规定标准，则给予文稿上交人当月记1分警告处分。
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第三十六条 对未按时下发文件的处罚
公司综合办在规定的时间内应及时下发文件,对于未在规定时间内下发文件,每延期一天给予直接责任人每天10元的罚款，每笔罚款以50元为限。
第三十七条 对未按时学习文件的处罚
文件下发后,各部门要在规定的时间内及时组织员工学习，对于未在规定时间内学习文件的部门,每延期一天给予直接责任人10元的罚款，每笔罚款以50元为限。
第三十八条 对借阅文件未按时归还的处罚
文件借阅后，借阅人未在规定的期限内归还,也未办理延期借阅手续，给予借阅人每延期一天10元的罚款,每笔罚款以50元为限。
第三十九条 对丢失文件的处罚
各部门应妥善对本部门的文件进行管理和保存,文件不得丢失。
如发生丢失文件事故,则视为事故,给予以下处罚：
一、发生普通文件丢失事故,给予直接责任人每页文件10元的罚款,每起事故罚款以300元为限;给予领导责任人与直接责任人同样的处罚。
二、发生秘密文件丢失事故，给予直接责任人每页
文件20元的罚款，每起事故罚款以500元为限；给予领导责任人与直接责任人同样的处罚。
三、发生文件丢失事故，未给公司造成经济损失和名
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誉损失的，同进给予直接责任人警告处分。
四、发生文件丢失事故，给公司造成了经济损失及名誉损失的,除上述处罚外,同进给予直接责任人和领导责任人降级、降职等行政处罚.
第四十条 对泄漏文件机密的处罚
对于泄漏文件秘密的,一经确认，无论是否给公司造成损失，给予直接责任人记分警告处分.对于情节严重的,同进给予直接责任人和领导责任人降级、降职的行政处罚.
第十章 附则
第四十一条 本办法的解释权归董事会
第四十二条 本办法自2010年6月1日起施行。
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附件目录：
1、《乌海市奥林超市有限公司文件》文头纸
2、《乌海市奥林超市有限公司签发文稿纸》
3、《文件传阅签名表》
4、《文稿差错统计表》
5、《文件发放登记表》
6、《文件转发登记表》
7、《文件借阅登记表》
8、《文件学习情况抽查记录表》
9、《文件传递记录簿》
10、《文件销毁记录表》
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附件三：
文件传阅签名表
签名
时间
签名
时间
签名
时间
签名
时间
13
附件四：
文稿差错统计表
上交部门:
负责人：
统计区间自 年 月 日至 年 月 日
序号
上交时间
文 件 简 称
文件
页数
有差错页数
差错率
责任人签名
统计人：
14
附件五:
文件发放登记表
文件号
文件名
发件方
日期
收件方
部 门
收件人签字
日 期
抄报
董事会
抄送
配送中心
银川子公司
乌海子公司
留存
公司综合办
备注:
15
附件六：
文件转发登记表
文件号
文件名
发件方
日期
收件方
部 门
转发人
日期
收件人
日期
抄报
董事会
抄送
配送中心
银川子公司
乌海子公司
留存
公司综合办
备注：
16
附件七:
文件借阅登记表
借阅人签 字
借阅日期
文件号
文件名
收回日期
接收人签字
备注
17
附件八：
文件学习情况抽查记录表
检查部门：
被检查人：
月份：
被检查文件
学习情况
说明:
18
附件九：
文件传递记录簿
发文号
文件名称
数量
收文记录
收到时间
接收人签字
19
附件十：
文件销毁记录表
发文号
文件名称
数量
销毁记录
收到时间
接收人签字
审核人:
监销人:
20
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