山东职业学院合同管理办法试行.docx

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山东职业学院合同管理办法试行

附件3：

山东职业学院合同管理办法（试行）

第一章总则

第一条为加强和规范合同管理，提高管理效能，防范经济风险，维护学院合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条学院各单位、各部门及下属独立法人对外签订的各类合同、协议、合约（以下统称合同）等均适用本办法。

劳动合同及学院内部签订的各种协议的管理，不适用本办法。

第三条签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

订立合同应遵循平等、自愿、诚实信用的原则，不得损害国家、社会公共利益，不得扰乱社会经济秩序。

第四条签订合同要履行审批程序，坚持按程序办事的原则。

第五条学院及所属单位法律事务工作机构或者法律顾问所在的综合管理部门，为合同归口管理部门。

第六条需要以学院或者学院下属单位名义对外订立各种具有履约性质的协议、合同的部门，为合同承办部门。

承办部门应根据合同项目需要指定承办人，借调、借用人员不得被指定为承办人。

第二章合同的订立

第七条合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并尽量采用国家或行业统一合同文本。

第八条学院各单位部门对外开展的业务，标的额在1万元以上（1万元）的，都应当履行程序，签订书面合同。

第九条确定合同意向后，应对合同对方进行资信调查，确认合同主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力，范围包括：

（一）具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件，且真实有效。

涉及专营许可的，具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，具备相应的资质（等级）证书；

（二）经营范围能够充分满足合同项目的需要；

（三）具有履约能力，必要时应索取其经审计的财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；

（四）具有履约信用：

过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件；

（五）在签署本合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序；

（六）其他与合同签订、履行相关的事项。

对不符合前款规定的当事人，如果必须与其签订合同，应由其提供合法、真实、有效的担保。

第十条常规合同由承办人草拟合同文本，也可由对方草拟合同文本；重大合同应由学院主要领导或分管领导负责牵头，主持合同文本的拟订工作。

第十一条合同文稿要符合法律和规定的要求、内容完整、用语准确、规范，经招标的项目合同应与招投标文件中的内容一致。

第十二条合同必备条款包括标的（规格、型号、数量或具体事项）、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。

第十三条采购合同一般货到付款；工程施工合同根据进度付款，首期预付款原则上不超过工作量的30％；如数额较大或必须超过30％，合同对方应当提供相应担保。

第十四条合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止。

第十五条采购和工程合同应有质保期和质保金的约定条款，有国家或行业标准的按照国家或行业标准执行；质保金一般为合同总额的5%—10%。

第十六条重大合同应组成商务谈判小组进行谈判，一般应由学院领导担任谈判小组组长，国有资产管理办公室、财务处、纪检监察审计办公室及与合同内容相关的其他部门人员参加，必要时可邀请有关专家、法律顾问参加，承办部门负责组织和确定具体人员范围，谈判人数一般不少于5人。

第十七条承办人对商务谈判中遇到的重大或疑难问题，应及时向分管领导汇报，必要时向学院主要领导请示。

第三章合同审核

第十八条承办部门根据合同所涉及项目的具体情况，按招标文件的要求或在商务谈判的基础上，由承办人按双方取得共识的意见，修改合同草案。

第十九条承办人填写《（项目）合同审核会签表》，承办部门审核并提出承办意见，由部门负责人签字。

承办意见可包括：

（一）当事人的主体资格和资质是否符合要求；

（二）合同项目是否符合法律、法规、政策及有关政府部门的批准文件；

（三）合同对方是否通过招标确定，采用何种招标方式；

（四）合同技术条款是否符合国家标准、行业标准、企业标准及规程、规范；

（五）合同项目预算是否列入年度计划或由党委会、院长办公会决定；

（六）合同条款是否是缔约人真实意思的表示，合同价款是否合理，价款的确定是否符合学院有关程序；

（七）是否具备签署条件。

第二十条承办人将《（项目）合同审核会签表》连同合同草案，以及承办部门认为必须提交的其他说明材料，送下列职能部门审核。

（一）学院办公室审核合同的批准情况，是否经党委会或院长办公会同意，何时做出的决定；

（二）财务处审核合同付款方式等条款是否符合规范要求，是否有财务计划、有预算，提出修改意见；不涉及资金往来的合同，可不经财务处审核。

（三）法律顾问审核合同文稿是否合法、格式是否规范、条款是否准确，对合同文稿认真修改，进行法律把关；

（四）纪检监察审计办公室审核合同有无预算和计划，是否符合程序和标书要求，合同文本有无不妥，是否符合项目审批程序，提出修改意见。

第二十一条针对各部门提出的修改意见，合同承办部门主办人员与对方进一步协商，达成一致，形成正式合同文本。

第二十二条合同经职能部门审核并提出修改意见后，由承办人将合同草案及相关资料报部门分管领导审核。

第二十三条常规合同可由院长授权，合同承办部门负责人签署；重要合同由院长签署。

纪检监察审计办公室加盖合同专用章。

第四章合同履行

第二十四条合同经签字、盖章，且满足约定的生效条件时方可全面实际履行。

合同生效之前，不得实际履行。

第二十五条承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同的履行，办理相关事项，并及时填写《合同履行情况统计表》，按年度报归口管理部门备案。

如有付款事项，承办人应向财务处提供合同副本。

第二十六条合同在执行过程中，依法需要变更或解除的，由承办部门或承办人提出意见，经分管领导同意后，采用书面形式（包括文书、电报等）及时通知对方，说明变更或解除的原因和理由，并注明要求对方答复的期限，依法办理变更或解除手续。

第二十七条合同在执行过程中，合同承办部门收到合同对方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文，应及时向分管领导汇报，经学院研究，在法定或约定的期限内书面答复对方。

如果必须变更或解除，应与对方达成变更或解除合同的书面协议草案，确定索赔条件。

第二十八条合同对方当事人违反约定或提出履行异议的，承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。

出现纠纷时，承办部门应立即向分管领导和归口管理部门报告，并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。

第二十九条合同纠纷协商、调解，应请示分管领导和院长后，由合同承办部门与归口管理部门共同进行。

协商或调解达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。

协商或调解不能达成一致时，应在法律规定的时效期间内，可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。

第三十条合同承办部门对质保期内出现问题的项目，合同承办部门应立即按合同中有关质保办法处理；对方违约、有索赔期限的合同，承办部门应在索赔期限内提出。

第三十一条合同承办部门未能履行相应职责，质保期内发现问题未及时处理，未在索赔期内提出索赔或超过诉讼时效，给学院造成经济损失的，学院将追究合同承办部门及相关负责人的责任，按有关规定处理。

第三十二条纪检监察审计办公室负责对合同执行情况进行专项监察或定期检查，发现问题及时提出整改建议，报告分管院领导采取有效措施，妥善解决，避免学院造成经济损失。

第五章合同管理

第三十三条订立合同生效后，合同正本由承办部门备存，副本交财务处、归口管理部门、纪检监察审计办公室各一份，以便合同执行和备查。

第三十四条合同归口管理部门每年初将前一年合同送交档案室存档。

保存期限按档案管理有关规定办理。

合同签定流程图

（项目）合同审核会签表

（项目）合同

名称

（项目）合同金额

对方名称

承办部门

执行人

电话：

（项目管理）

承办部门

意见

（签订协议依据、条件）

负责人签名：

　　　　　　年月日

学院办公室

审核意见

（何时经院长办公会或党委会批准）

负责人签名：

　　　　　　　　　　年月日

财务审计处

审核意见

（有无预算、款源是否落实；确定付、收款方案，提出处室意见）

负责人签名：

　　　　　　　　　　年月日

法律顾问

审核意见

（是否符合法律规范，提出书面修改意见）

学院法律顾问签名：

　　　　　　　年月日

纪检监察室

审核意见

（是否符合程序，提出签署意见）

负责人签名：

年月日

分管领导

意见

（是否同意签发）

分管领导签名；年月日

院长意见

（是否同意签发）

院长签名：

　　　　　　年月日