商场办公室主任岗位工作流程.docx
《商场办公室主任岗位工作流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商场办公室主任岗位工作流程.docx（84页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
商场办公室主任岗位工作流程
商场办公室主任岗位规范
一、岗位概述
岗位名称:
商场办公室/店长办主任
直属部门:
商场办公室/店长办
直属上级:
商场总经理/店长或商场行政副总经理
适用范围:
集团各商场办公室/店长办
二、岗位职责
1、负责安排、调配商场办公室/店长办日常行政事务性工作，保证日常管理工作的顺利进行。
2、负责草拟商场总经理/店长或商场行政副总经理要求的有关文件、制度、会议通知等文字材料，报商场总经理/店长或商场行政副总经理批阅后执行。
3、负责组织商场有关会议，落实会议纪要的撰写、上报工作。
4、负责商场总结计划等重要文书、资料的撰写、上报工作，负责商场及各部门重要文书、资料等的收集、建档工作。
5、负责商场及各部门各类报表、总结计划等的收集、汇总、上报工作。
6、协助商场人力资源部或负责对商场管理人员的考核、培训工作。
7、协助商场人力资源部或负责对商场各部门的业绩考核和评估工作。
8、协助商场人力资源部或负责对商场各部门及商场总经理/店长的考勤工作。
9、负责公司或外来人员的接待，代安排食宿、代购票等。
10、负责商场车辆、食堂、员工宿舍等的后勤保障工作。
上级领导调派车辆，统一与办公室/店长办主任联系。
11、负责办公用品的发放、员工工服的制作等工作。
12、负责商场党工团活动的组织和安排。
13、负责办公室/店长办的安全管理，每日下班后关闭电源。
14、负责培养人才。
15、了解每位下属的5个优点、3个缺点，记录在档。
16、完成上级领导交办的其它任务。
三、主要工作
1、组织、主持或参加集团、中心、商场召开的各类会议，并根据集团、中心、商场领导的要求，撰写、上报各类会议纪要。
2、撰写、上报个人、部门及商场每周、每月、每年度的工作总结、计划。
3、商场所在地地方政府、职能部门、有关社会机构以及对口条线单位等的外联公关。
4、商场规章制度制订、文件起草等重要文书、档案工作。
5、强化商场基础管理，组织开展、实施ABC考核、5S管理考核。
6、加强对车辆、播音室、食堂、员工宿舍等的管理。
7、办公室/店长办日常行政、人事管理，人员及岗位职责调整，绩效考核末位淘汰。
8、商场各部门工作协调，制度、工作执行力的监督、考核、奖惩。
9、商场及办公室/店长办员工培训计划的制订与实施。
10、商场党工团活动的组织、安排。
11、商场企业文化建设工作。
四、辅助工作
1、各部门重要文书、活动开展等的配合、协助。
2、协助业务部门制订并开展营业员培训，协助组织星级营业员、优秀厂商等的评比表彰，组织开展楼层综合考核评比。
3、集团、中心、同城两店/多店安全专项检查、综合检查等的协助、落实安排。
4、商场党工团组织机构的建设。
5、管理人员下基层实践活动的组织、开展。
6、商场员工文化娱乐活动的策划、组织、开展。
7、协调办公室/店长办与其他部门之间的关系，以利于更好地开展工作。
8、熟知商场经营种类、进驻厂商品牌等情况。
9、顾客服务：
解答顾客的咨询，满足或协助其他部门提供给顾客各类服务需求。
10、完成上级领导交办的其他临时性工作。
五、工作细则
1、每日工作：
时间
基本工作内容
8：
50前
完成考勤打卡，换工服、带领带、佩戴工号牌，检查个人仪表是否符合红星的仪容仪表规范、要求。
8：
50-9：
10
参加商场员工晨会、升旗、做操。
9：
10-9：
20
回到办公室，开窗通风，做卫生，达到5S管理标准。
9：
20-9：
30
查看前一日工作日志，计划当日工作，分配工作时间。
9:
30-11:
30
完成前一日未完成工作及紧急性工作。
11：
30-13：
00
午餐、午休
13：
00-14：
00
商场办公区及各楼层服务台5S管理以及员工仪容仪表、日常行为规范、工作状态等的巡查。
14：
00-17：
40
日常工作安排。
17：
40-18：
00
总结当日工作，做好工作日志。
18：
00
整理办公用品，打扫办公室卫生，关闭所有电源。
打卡，下班。
（
说明：
①以上时间以冬令时间为准，执行夏令时间时，按相应工作时间顺延；②集团各商场每日营业时间有所不同，各商场可据实调整。
）
2、每周工作：
⑴参加商场每周业务分析会、办公例会，撰写或安排业务文员撰写、校审并上报会议纪要。
⑵组织、主持办公室/店长办一周工作例会。
⑶撰写、上报《员工工作周报》、办公室/店长办一周《部门工作周报》，审阅办公室/店长办员工《员工工作周报》。
⑷值日官工作，巡场。
3、每月工作：
⑴组织、参加、主持员工大会。
⑵参加同城两店/多店业务互动会议。
⑶办公室/店长办月工作总结、计划和商场月工作总结、计划的撰写、上报。
⑷值日官工作管理。
⑸商场5S管理检查、考核。
⑹办公室员工ABC考核。
⑺办公室/店长办员工的每月加减分考核。
⑻楼层综合考核评比。
⑼中心月度安全专项检查及综合检查的安排、落实。
⑽组织、参加、主持每月读书成果分享会。
4、每季度工作：
⑴参加中心部门主管以上管理人员会议。
⑵政府部门等的日常联络、公关。
⑶组织配合或参加集团安全监督部的安全专项检查。
⑷商场星级/优秀营业员、优秀厂商的评比。
⑸办公室/店长办员工季度培训。
⑹协助商场人力资源部、业务部门开展商场员工、营业员的培训。
5、每年工作：
⑴组织、参加集团办公条线会议。
⑵组织、参加集团总结表彰大会。
⑶组织、参加集团责任总结、目标责任汇报大会。
⑷组织、参加、主持商场年度总结表彰大会。
⑸个人、办公室/店长办、商场年度工作总结、新一年目标责任书的撰写、上报。
⑹商场员工、办公室/店长办员工、营业员年度培训计划的制订或协助制订。
⑺办公室/店长办员工年度绩效考核、末位淘汰。
⑻商场全年文化娱乐活动的规划、组织开展。
⑼员工健康体检等的组织、实施。
商场办公室主任岗位工作流程
一、行政管理
1、会议工作：
⑴业务分析会：
每周五13:
30（日期、时间以北京红星美凯龙东四环店为例，各商场可据实调整）
工作程序
日期时间
工作步骤
1.会议通知
周五10:
00前
安排业务文员通知各业务部门经理/主管及其他相关人员参会。
2.会场准备
周五13:
00前
安排行政文员提前做好会场准备。
3.参会
周五13:
30
①准时参会。
遇事向商场总经理/店长请假；
②与会人员签到，建档；
③安排业务文员做好会议记录。
4.会议纪要撰写、上报
周五下午至周六12:
00前
①安排业务文员撰写《业务分析会会议纪要》；
②《业务分析会会议纪要》初稿校审，交业务文员修改；
③业务文员将《业务分析会会议纪要》初稿报商场总经理/店长审阅、修改、定稿；
④业务文员将《业务分析会会议纪要》上报中心总经理、分管副总裁审阅。
5.会议纪要建档、下发
周六13:
00后
①业务文员建档《业务分析会会议纪要》；
②业务文员下发《业务分析会会议纪要》，各部门经理/主管签收。
6.执行会议决议
周五会议结束后
①作为办公室/店长办负责人执行会议有关决议；
②监督、考核各部门经理/主管执行会议决议。
⑵办公例会：
每周六13:
30（日期、时间以北京红星美凯龙东四环店为例，各商场可据实调整）
工作程序
日期时间
工作步骤
1.会议通知
周六10:
00前
安排业务文员通知各部门经理/主管及其他相关人员参会。
2.会场准备
周六13:
00前
安排行政文员提前做好会场准备。
3.参会
周六13:
30
①准时参会，汇报办公室上周工作总结、本周计划；
②遇事向商场总经理/店长请假。
如有重要内容需汇报或协调，提前安排业务文员或指定部门员工参会汇报；
③与会人员签到，建档；
④安排业务文员做好会议记录。
4.会议纪要撰写、上报
周六下午至周日12:
00前
①安排业务文员撰写《办公例会会议纪要》；
②《办公例会会议纪要》初稿校审，交业务文员修改；
③业务文员将《办公例会会议纪要》初稿报商场总经理/店长审阅、修改、定稿；
④业务文员将《办公例会会议纪要》上报中心总经理、分管副总裁审阅。
5.会议纪要建档、下发
周日13:
00后
①业务文员建档《办公例会会议纪要》；
②业务文员下发《办公例会会议纪要》给各部门经理/主管，各部门经理/主管签收。
6.执行会议决议
周六会议结束后
①作为办公室/店长办负责人执行会议有关决议；
②监督、考核各部门经理/主管执行会议决议。
⑶商场员工大会：
每月第二周星期一，18:
30后（日期、时间以北京红星美凯龙东四环店为例，各商场可据实调整）
工作程序
日期时间
工作步骤
1.大会筹备
提前3日
①联系、确认分管副总裁、中心总经理参会与否；
②协调商场企划部设计、制作会场背板、横幅等终端；
③通知物业、安保部门经理会议举办具体日期和时间，请其安排人员提前做好会场布置的准备（若无会议室），或安排行政文员做好会议现场布置准备（有合适的会议室）。
2.拟定大会议程
提前2日
①拟定大会议程，报商场总经理/店长审阅、确认；
②安排业务文员下发员工大会通知，各部门经理/主管签收；
③业务文员在商场办公区公示栏公告员工大会议程/通知；
④业务文员建档每月员工大会议程/通知。
3.会前准备
提前1日
①安排行政文员通知各部门经理/主管组织本部门全体员工参会；
②有关会议资料、物品等的准备到位；
③安排行政文员提前落实次日参会人员的晚餐；
④安排驾驶班班长或行政文员提前落实好车辆于次日大会结束后送员工下班回家。
4.会前检查
大会当天
①提请、监督行政文员、企划部经理或物业、安保部经理安排人员及时准备好会场；
②会议资料、物品、员工晚餐等的准备到位；
③通过驾驶班班长或行政文员安排车辆于会后送员工下班回家。
5.举行会议
大会当天
①组织办公室/店长办员工参会；
②安排业务文员做好会议记录；
③参加、主持员工大会；
④安排行政文员或安保、物业部经理组织员工会后清场，恢复秩序。
6.会议纪要撰写、上报
会后2日内
①业务文员撰写《员工大会会议纪要》；
②校审《员工大会会议纪要》并交业务文员修改；
③业务文员将修改后的《员工大会会议纪要》，报商场总经理/店长审阅、修改、定稿；
④业务文员将《员工大会会议纪要》上报中心总经理、分管副总裁审阅。
7.会议纪要建档、下发
会后2日内
①业务文员建档《员工大会会议纪要》；
②业务文员下发《员工大会会议纪要》，各部门经理/主管签收。
8.执行会议决议
会议次日起
①作为办公室/店长办负责人执行员工大会有关决议；
②监督、考核各部门经理/主管执行大会决议。
⑷商场年度总结表彰大会：
每年春节后一周内，正月十五元宵节前（各商场根据各自实际情况确定会议日期和时间）。
工作程序
日期时间
工作步骤
1.确定大会日期
春节前
请示商场总经理/店长，确定大会日期。
2.下发会议通知
春节前
①拟定召开商场总结表彰大会的通知；
②大会通知报商场总经理/店长审阅、通过；
③业务文员下发大会通知，各部门经理/主管签收；
④业务文员在商场办公区公示栏公告大会通知；
⑤业务文员建档大会通知文件。
3.成立会务组
春节前
①确定会务组和责任人，明确职责，分工协作；
②召开第一次会务组责任人会议，落实各项工作。
4.大会筹备
春节前
①安排行政文员联系、落实好会场或酒店；
②安排行政文员通知各部门经理/主管届时组织员工参会，要求上报参会人员数量、名单及表演节目；
③联系、确认分管副总裁、中心总经理参会与否。
5.拟定大会议程
春节上班后第1、2天
①草拟大会议程；
②大会议程报商场总经理/店长审阅、确认；
③安排业务文员下发大会议程，各部门经理/主管签收；
④业务文员在商场办公区公示栏公告大会议程。
6.会前准备
春节上班后第1、2天
①安排行政文员再次落实会场或联系酒店，确认无变化；
②再次联系、确认分管副总裁、中心总经理参会与否；
③召开会务组会议，布置、推进大会各项工作；
④如邀请厂商、营业员及商场所在地行政职能部门领导参会，安排各相关部门负责人分发邀请；
⑤如需调派车辆，安排行政文员提前联系、确定。
提前1天
①最后一次召开会务组会议，汇总大会各项工作完成情况，协调解决困难事项；
②安排行政文员通知各部门经理/主管落实本部门员工参会，安排好大会当天商场重点岗位值班人员；
③安排行政文员再次联系酒店，确认次日会务所需场地、音响设施、宴席等的准备到位；
④安排行政文员再次联系调派的车辆；
⑤邀请有关领导、人员出席；
⑥安排行政文员落实所有奖状、奖品以及其他物品的准备到位。
大会当天
①安排行政文员组织相关部门/人员提前到酒店作好现场布置；
②有关物品提前送到酒店；
③安排驾驶班班长或行政文员落实好车辆于大会结束后送员工下班回家。
7.举行会议
大会当天
①组织办公室/店长办全体员工参会；
②安排业务文员做好会议记录；
③参加、主持员工大会。
8.会议纪要撰写、上报
会后2日内
①落实业务文员撰写《总结表彰大会会议纪要》；
②校审《会议纪要》并交业务文员修改；
③业务文员将修改后的《总结表彰大会会议纪要》报商场总经理/店长审阅、修改、定稿；
④业务文员将《员工大会会议纪要》上报中心总经理及中心分管副总裁审阅。
9.会议纪要建档、下发
会后2日内
①业务文员建档《总结表彰大会会议纪要》；
②业务文员下发《会议纪要》，各部门经理/主管签收。
10.执行会议决议
会议次日起
①作为办公室/店长办负责人执行员工大会有关决议。
②监督、考核各部门经理/主管执行大会决议。
⑸办公室一周工作例会：
每周日16:
30（各商场办公室/店长办根据各自实际情况确定会议日期和时间）。
工作程序
日期时间
工作步骤
1.通知
周日10:
00前
安排业务文员通知办公室/店长办员工下午开会。
2.会场准备
周六16:
00前
安排行政文员提前做好会场准备。
3.举行会议
周日16:
30
①组织、主持会议：
上周办公室/店长办工作小结，提出工作中存在的问题及解决方案；本周工作部署；商场本周工作重点；办公室/店长办团队建设及协作等事宜。
②安排业务文员做好会议记录。
4.建立台帐
周日下午
安排业务文员作会议记录、建档，无须撰写会议纪要。
⑹同城两店/多店业务互动会议：
每月一次，轮流承办（各商场可根据各自实际情况确定会议日期和时间）。
工作程序
日期时间
工作步骤
1.会议通知
提前2天
①通知本商场各部门经理/主管作好参会及交流发言准备；
②请各部门经理/主管提前安排好会议当天部门工作。
2.会场准备
提前一小时
如在本商场开会，安排行政文员提前做好会场准备。
3.组织参会
会议当天
①组织本商场各部门经理/主管准时参会；
②提前准备、携带好参会必需资料。
4.会议纪要撰写、上报
会议次日
①根据领导安排撰写会议纪要；
②上报会议纪要给各商场总经理/店长审阅、修改；
③上报会议纪要给中心总经理、分管副总裁审阅；
④根据需要下发会议纪要给同城各商场或中心各商场；
⑤业务文员建档会议纪要。
5.执行会议决议
会议结束后
①作为本商场办公室/店长办负责人执行会议有关决议；
②监督、考核本商场各部门经理/主管执行会议决议；
③如需上报会议决议执行情况，按会议决议或上级领导要求按时、如实汇报。
⑺中心部门经理会议：
每季度1次（各中心根据各自实际情况确定会议日期和时间）。
工作程序
日期时间
工作步骤
1.会议通知
提前3天
①通知本商场各部门经理/主管做好参会及交流发言准备；
②请各部门经理/主管提前安排好会议期间部门工作。
2.组织参会
会议期间
①组织本商场各部门经理/主管准时参会；
②提前准备、携带好参会必需资料。
3.会议纪要撰写、上报
会后1-2日
①根据领导安排撰写会议纪要；
②上报会议纪要给中心总经理审阅、修改、定稿；
③上报会议纪要给分管副总裁审阅；
④根据需要下发会议纪要给中心各商场；
⑤本商场业务文员建档会议纪要。
4.执行会议决议
会议结束后
①作为本商场办公室负责人执行会议有关决议；
②监督、考核本商场各部门经理/主管执行会议决议；
③如需上报会议决议执行情况，按会议决议或中心总经理、分管副总裁要求按时、如实汇报。
⑻集团办公条线会议：
每年1-2次
工作程序
日期时间
工作步骤
1.请示汇报
接获集团文件的当天或次日
①上报集团文件给商场总经理/店长参阅；
②请示商场总经理/店长确定参会人员；
③安排行政文员上报参会人员名单给集团会议联络人；
④安排行政文员通知相关人员按集团要求参会，并下发或公告集团文件；
⑤各参会人员开始准备参会资料；
⑥安排业务文员存档集团文件。
2.会前准备
提前2-3天
①安排行政文员再次联络参会人员，确认/催办参会资料的准备到位；
②安排行政文员购买火车票；
③安排行政文员联系集团办公室条线会议联络人，落实酒店、回程车票等事宜。
3.参会
提前1天
①组织参会人员到达集团指定的会议地点；
②与集团办公室主任或会议联络人对接工作。
会议当天
①组织参会人员准时参会。
会议次日
①组织参会人员返程。
4.执行会议决议
返回商场后
①向商场总经理/店长（如未参会）汇报集团办公条线会议的主要精神，商讨、制定落实方案；
②如需上报本商场行动方案，按会议要求上报；
③作为商场办公室/店长办负责人执行会议有关决议；
④如涉及商场重要事项安排，在商场最近的办公例会或员工大会等会议上宣贯，落实集团办公条线会议精神及商场总经理/店长的工作指示。
⑼集团总结表彰大会：
每年1次，春节前
工作程序
日期时间
工作步骤
1.请示汇报
接获集团文件的当天或次日
①上报集团文件给商场总经理/店长参阅；
②请示商场总经理/店长确定参会人员；
③安排行政文员上报参会人员名单给会议联络人；
④安排行政文员通知相关人员按集团要求参会，并下发或公告集团文件；
⑤各参会人员开始准备参会资料；
⑥安排业务文员存档集团文件。
2.先进评选、上报
按集团规定的时间期限
①组织各类先进的评选并上报中心、集团审批；
②组织一事一奖的评选并上报中心、集团审批。
3.节目编排、上报
按集团规定的时间期限
①请示商场总经理/店长确定本商场负责集团总结表彰大会晚会节目的负责人或组委会；
②节目负责人筛选或编排晚会节目，确定演职人员；
③指导、监督节目编排和进程，并协助商场总经理/店长审核节目；
④安排行政文员将商场节目及演职人员名单上报集团。
4.会前准备
提前1周
安排行政文员落实赴集团参会的车辆或车票。
提前2-3天
①安排行政文员再次联络参会人员作好参会准备，通知行程安排；
②安排行政文员联系集团总结表彰大会会议联络人，落实酒店、回程车票等事宜；
③赴集团参会费用的申请，办理相关财务手续；
④确认赴集团参会的车辆或车票的落实。
5.参会
提前1天
①组织参会人员到达集团指定的会议地点；
②落实与会人员的食宿安排；
③与集团总结表彰大会会议联络人进行工作对接。
会议期间
①组织参会人员准时参会；
②现场组织获奖人员领奖或安排参会人员代领奖；
③各项奖状、奖金的集中管理；
④现场指挥或指导本商场晚会节目的演出。
会后1-2日
①组织、安排部分参会人员返程；
②组织、参加中心会议或集团条线会议；
③组织、安排剩余参会人员返程。
6.执行会议决议
返回商场后一月内
①与商场总经理/店长根据会议精神商讨、制定落实方案；
②如需上报本商场行动方案，按会议要求上报；
③作为商场办公室/店长办负责人执行会议有关决议；
④监督、考核本商场各部门经理/主管执行会议有关决议；
⑤在商场年度总结表彰大会上再次表彰获奖人员、颁发奖状，宣贯集团年度工作总结和新一年工作计划等会议精神，落实商场总经理/店长的工作指示。
⑽集团责任总结、目标责任汇报大会：
每年1次，春节后一个月内
工作程序
日期时间
工作步骤
1.请示汇报
接获集团文件的当天或次日
①上报集团文件给商场总经理/店长参阅；
②请示商场总经理/店长确定参会人员；
③安排行政文员上报参会人员名单给会议联络人；
④安排行政文员通知相关人员按集团要求参会，并下发或公告集团文件；
⑤各参会人员开始准备参会资料；
⑥安排业务文员存档集团文件。
2.总结计划的撰写、上报
按集团规定的时间期限
①根据集团年度总结表彰大会的有关精神，修改、调整本商场年度工作总结及新一年目标责任书，报商场总经理/店长审阅、修改；
②安排业务文员上报修改后的商场年度工作总结及新一年目标责任书给中心总经理、分管副总裁审阅、修改、定稿；
③安排业务文员上报商场年度工作总结及新一年目标责任书定稿上报集团责任总结、新一年目标责任汇报大会会议联络人；
④业务文员建档商场年度工作总结及新一年目标责任书定稿。
3.会前准备
提前1周
安排行政文员落实赴集团参会的车辆或车票。
提前2天
①安排行政文员再次联络参会人员作好参会准备，通知行程安排；
②赴集团参会费用的申请，办理相关财务手续；
③安排行政文员联系集团责任总结、目标责任汇报大会会议联络人，落实酒店、回程车票等事宜；
④准备2份商场总经理/店长汇报的商场年度工作总结、新一年目标责任书，1份交商场总经理/店长保管，1份留存备用。
4.参会
提前1天
①组织参会人员到达集团指定的会议地点；
②落实与会人员的食宿安排；
③与集团责任总结、目标责任汇报大会会议联络人进行工作对接。
会议期间
①组织参会人员准时参会。
会后1-2日
①组织、安排部分参会人员返程；
②组织、参加中心会议或集团条线会议；
③组织、安排剩余参会人员返程。
5.执行会议决议
返回商场后一月内
①与商场总经理/店长根据会议精神商讨、制定落实方案；
②如需上报本商场行动方案，按会议要求上报；
③作为本商场办公室/店长办负责人执行会议有关决议；
④监督、考核各部门经理/主管执行会议决议
⑤在商场月度员工大会上宣贯集团总结、目标责任大会的有关精神；组织、主持签约仪式，各部门经理/主管与商场总经理/店长签订新一年度的目标责任书、《廉洁自律责任状》、安全责任书等。
2、总结计划
⑴员工工作周报：
A.个人《员工工作周报》：
（日期、时间以北京红星美凯龙东四环店为例，各商场可据实调整）
工作程序
日期时间
工作步骤
1.填写
每周五18:
00前
个人亲自填写、完成《员工工作周报》。
2.上报批阅
周五18:
00前
上报商场总经理/店长审阅、批注。
3.参阅修改
每周六10:
00前
①阅读商场总经理/店长的批阅意见建议或要求；
②如须补充、完善，按总经理/店长的要求修改、调整。
4.上报建档
每周六10:
00前
上报业务文员建档《员工工作周报》。
B.办公室/店长办员工《员工工作周报》：
（日期、时间以北京红星美凯龙东四环店为例，各商场可据实调整）
工作程序
日期时间
工作步骤
1.员工填报
每周五18:
00前
①员工本人亲自填写、完成《员工工作周报》；
②上报
升级会员 