档案管理流程及流程图.docx

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档案管理流程及流程图

档案管理工作流程

具体工作

收集各部门、分公司的文书档案

详

细

工

作

流

程

流程图

下发通知→审核→接收→存档→没有按时移交的部门向上级领导汇报→上级领导督办→移交完毕

对于此流程图的解释

档案室每年1月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单，经部门领导签字确认。

档案室秘书对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。

如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完毕。

具体工作

对集团所有文书材料进行整理

详

细

工

作

流

程

流程图

收集→分类→组卷→录入卷内目录→编写案卷题名→装订

关于此流程图的解释

收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。

具体工作

文件借阅

详

细

工

作

流

程

借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际

归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文件整理归档

具体工作

合同接收

详

细

工

作

流

程

到董办接收合同—档案室秘书依据合同类移交表对合同进行核对—手续完整签字接收——档案室对合同进行存档并下发相关部门

接收合同要求：

1、注意合同及附件、合同转签文件的完整性；2、走特事特办的合同在生效后且下发到各个部门，但经办部门需后补手续。

具体工作

洽商资料接收

详

细

工

作

流

程

流程图

接收→核对→录入→存档

关于此流程图的解释

每月由各项目资料员将洽商资料及移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一核对、接收，录入电子目录，进行存档。

具体工作

结算资料接收

详

细

工

作

流

程

流程图

接收→核对→录入→存档

接收合同要求：

1、须有移交部门负责人、移交人及监察部门相关人员的签字；2、应按移交部门出具的移交单进行一一核对；

具体工作

图纸档案接收、整理

详

细

工

作

流

程

流程图

取图→登记→审核印章→编号→录入→归档

关于此流程图的解释

由总工办电话通知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸是否有总工办和设计部对此图纸的确认印章，审核后给图纸进行编号，加盖档案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。

具体工作

集团营业执照的年检

详

细

工

作

流

程

流程图

下载申请表→填写表格→网上注册年检→向财务部要财务报表→申请盖章→请款→到工商局办理年检

关于此流程图的解释

根据工商局规定，每年3月起，从工商网下载年检表格，按照营业执照上的内容填写好年检表,并在网上注册年检，在申请表上加盖公司的公章、合同章、财务章,向财务请款并并要求提供集团12月份的财务报表,带着年检表、营业执照副本、财务报表、公司公章到相应的工商局进行年检。

具体工作

办理营业执照有效期变更

详

细

工

作

流

程

流程图

到工商局领取变更表→填写表格→修改公司章程、股东会决议→申请盖章→到工商所审核→变更完成

关于此流程图的解释

到领取营业执照的工商所领取变更表并进行填写，准备好修改后的公司章程和股东会决议，申请变更表、公司章程、股东会决议盖公章，到工商所进行审核，审核通过后将营业执照放在工商所进行变更。

具体工作

借阅图书

详

细

工

作

流

程

流程图

查阅→登记→录入→借出→归还→归档

关于此流程图的解释

借阅人在档案室进行查阅，找到需要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书根据借书卡内容在电脑上登记，审核无误后将图书借出。

借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图书是否完好无损，核对无误后归档。

具体工作

刻录光盘

详

细

工

作

流

程

流程图

登记（申请）→刻录→检查→下发

关于此流程图的解释

（1）刻录光盘必须在《刻录光盘登记表》中登记，注明部门、文件内容、分数等要求，档案管理员根据登记要求进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。

（2）申请刻录档案室存档光盘必须填写《文件借阅单》，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。

具体工作

对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训

详

细

工

作

流

程

流程图

确定资料员名单→拟定培训日期→拟定培训内容→通知相关资料员→详细讲解培训内容→作专业指导

关于此流程图的解释

对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用OA系统或电话进行通知，针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。

主流程项目

注解

责任人

4、人事副档建立的权限

3、人事副档建立的时限（1.3）

2、建立人事副档（1.2）

1、人事副档的含义（1.1）

（1.1）

人事副档的含义：

人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经历、基本情况、资历证明及在公司中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形式的历史记录。

人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部门要经常通过相关部门，收集全公司员工的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反映个人德、能、勤、绩等方面的文件材料，充实档案内容。

（1.2）建立人事副档：

A.新员工入职按照员工入职年、月进行编号、排序建档。

B.人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有的人事副档按照分部的编号重新建立并存档。

A.对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建档。

B.其它建档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事副档。

以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。

C.新入职的经理级（含部门第一负责人）及以上人员的副档，应在该员工入职之日起十五个工作日内，将该员工副档送至总部人力资源中心，人力资源部门留存复印件以备查考。

D.对于异动员工，在员工异动交接手续完成之日起，由原部门或门店将异动员工资料交至人力资源部．人力资源部档案管理员在三个工作日内将异动资料存入副档。

E.离职人员在做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成的文件送至人力资源部，进行归档。

（1.3）人事副档建立的时限：

档案管理专员

档案管理专员

档案管理专员

档案管理专员

档案管理流程

档案管理流程

主流程项目

注解

责任人

5.2招聘资料（5.2.1）

5.1卷内目录（5.1.1）

4、人事副档建立的权限（1.4）

不同职级，档案存放处不同：

A.分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。

分部经理级、分部副经理级及分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。

B.门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。

（1.4）人事副档建立的权限：

（1.5）建立人事副档所需资料：

（5.1.1）卷内目录：

见附件1：

《员工人事副档明细》

面试评审表、应聘登记表、简历、学历证明、身份证、资格证书及其他经历及资历证明等资料复印件。

（5.2.1）招聘资料：

档案管理专员

档案管理专员

档案管理流程

主流程项目

注解

责任人

5.5调职调薪资料（5.5.1）

5.4在职资料（5.4.1）

5.3入职资料（5.3.1）

A.《员工登记表》；

B.一寸免冠照片4张（其中一张粘贴在《员工登记表》相应位置上）；

C.《查询函》或离职证明或个人声明；

D.担保证明文件（需要提供此证明的相关岗位）；

E.背景调查（经理级及以上人员）；

F.经员工本人签字确认的《员工手册确认书》；

G.《录用通知书》；

H.《岗位薪资确认单》；

I.保险通知函；

J.健康检查材料；

要求：

各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。

入职培训后进行的考试和《规章制度学习确认单》。

（5.3.1）入职资料：

A.员工本人签字确认后的劳动合同文本；

B.员工转正、结束代理期审批表及相关材料；

（5.4.1）在职资料：

A.工资变动审批表及通知书；

B.提职晋级审批及考核、批复等材料。

C.奖励工资审批表、批复等材料。

D.各种待遇审批表、批复等材料。

（5.5.1）调职调薪资料：

档案管理流程

主流程项目

注解

责任人

5.10离职材料（5.9.1）

5.9奖惩材料

5.8考核、评定工作中形成的有关材料（5.7.1）

5.6异动文件（5.6.1）

5.7异动文件（5.6.1）

5.6职务任命文件（5.5.1）

A.《员工离职审批表》；

B.《员工离职面谈表》；

C.《解雇申请单》；

D.《离职通知书》/《解雇通知书》；

E.离职/解雇交接单；（有资产清册的要将资产清册后附一并归档）

A.任命审批文件；

B.任命考核文件；

C.任命通知文件；

（5.6.1）职务任命文件：

（5.7.1）异动文件：

申请文件（公司或个人）、异动审批、异动交接单（含高管人员详细的“工作交接单”）。

A.试用期考核、评定；

B.代理期考核、评定；

C.晋升考核、评定；

D.年度评优考核、评定；

（5.8.1）考核、评定工作中形成的有关材料：

（5.10.1）离职材料：

特别说明：

第5.10项：

离职资料必须是所有相关授权领导签批完成的的完整资料方可归档。

离职/解雇交接单如有资产，需附“资产交接明细”并归档。

档案管理流程

主流程项目

注解

责任人

8、借阅人事副档手续（8.1）

7、归档流程结束

6、人事副档归档要求（6.1）

5.11其它应归档的资料（5.9.1）

（5.11.1）其它应归档的资料：

绩效、薪酬档案；人力资源部相关制度及流程存档；

A.档案管理员应详细审核人事副档资料是否完整齐全，手续是否完备，归档材料应做到完整齐全、真实、文字清楚、对象明确。

B.档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。

C.档案管理员应做好对人事副档的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。

D.对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的副档，发现所缺材料，及时登记、补充。

E.纸张要求：

应使用A4复印纸。

宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其粘贴在A4纸上；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。

F.字迹要求：

文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

（6.1）人事副档归档要求：

借阅制度：

A.人力资源部门须建立人事副档借阅制度；

B.借阅人必须填写《档案借阅审批单》，并注明借阅日期，借阅档案名称，借阅事由，由相关授权领导签字后方可借阅档案；

借阅手续：

A.档案管理员收到已签批好的《档案借阅审批单》，并在人力资源部登记《人事副档借阅台帐》，由借阅人本人签字，方可办理借阅手续；

B.借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理员检查无误后，在借阅台帐上登记注销；

（8.1）借阅人事副档手续：