工程资料编制及归档指南.docx

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工程资料编制及归档指南

第一章总则

第一节建设项目档案编制的意义及依据

一、编制竣工档案的重要意义（略）

二、编制竣工档案的依据

为规范和统一公路建设项目档案编制及档案整理，全面、系统、准确、及时完成项目档案编制工作，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》（粤交办〔2002〕404号文）、《公路工程竣（交）工验收办法》（交通部〔2004〕第3号令）、《关于贯彻执行公路工程竣交工验收有关事宜的通知》（交公路发〔2004〕446号）、《关于印发佛山市重点建设项目档案管理办法的通知》（佛府办〔2005〕116号）、《转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发<重大建设项目档案验收办法>的通知》（佛档〔2006〕48号）、现行公路工程标准、规范、规程之规定，制定本《指南》。

交通基础设施建设项目档案须遵照执行的部分规范详见附件1～6。

第二节建设项目档案编制组织机构及职责一、建设单位组织机构与职责

（一）建设单位组织机构

建设单位在项目建设进入施工阶段时，必须做好项目各阶段文件的统筹规划、协调管理。

明确一位负责人分管档案工作，确定专门的档案工作机构和人员（专职或专责应视项目建设规模而定）负责项目档案材料的积累和监督指导工作。

随着项目建设的展开而开展档案工作。

同时把档案工作网络扩展到项目参建的每一个单位，建立与项目相适应的档案管理网络机构。

参照图1：

图1档案管理网络机构图

（二）档案管理机构的职责（略）

二、勘测设计单位组织机构与职责（略）

三、监控单位组织机构与职责（略）

四、施工单位组织机构与职责

（一）施工单位必须成立与项目档案管理相适应的管理机构和人员，明确分管工程档案的领导，在管理全过程中不允许随意更换项目档案管理人员（工程文件管理组要求更换除外）。

（二）按时完成与工程施工有关的档案收集、整理、保管和移交工作；按项目档案的规范要求进行自检，提供计量附件档案（开工报告、自检自评档案、工程图纸等）、计量档案、进度计划及执行情况报告、提交变更申请、施工总结（包括阶段总结和工程总结）。

（三）对上报的项目档案的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、工程文件管理组和业主的签认，施工单位仍不能免除在该方面的责任。

（四）施工单位应参与项目档案预验收和正式验收会。

五、监理单位组织机构与职责（略）

第三节文件的收集与整理

一、文件收集

文件收集应注意以下事项：

1、档案工作人员必须具备一定的专业水平和工作经验，特别须熟悉相关的工作流程、施工工艺，切实将被动收集变为主动收集。

2、应区别文件收集与档案整理是两个不同概念，部分文件在过程中需要收集，但在档案整理过程中应予以剔除（如消防、卫生防疫、防洪防旱等普发性文件，且施工过程中未造成后果的）。

3、文件收集顺序应尽可能遵循档案整理的规律，以减少后期档案整理的工作量。

如来往文件的收集必须遵循“闭合原则”，施工技术文件必须依据经过批准的单位、分部、分项工程划分为主线进行收集。

4、收集过程应注意审查提交的文件是否符合档案管理的相关要求，如签名是否齐全、字迹是否清晰、纸张是否规范等。

二、文件整理

项目档案的整理一般按如下步骤进行：

组卷——卷内文件排列——案卷编目——案卷装订——案卷排列。

（一）组卷的基本方法

总体原则按照形成主体、事件、专业、时间为主线划分类别，项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

各类别按以下基本方法进行组卷：

1、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

2、综合管理性文件的组卷方法：

这类型文件的立卷首先应按事件分类，然后同类时间形成材料按时间先后（或重要程度）进行排序。

如立项、征地拆迁、报建是几项不同的工作，形成的文件也自然分成几个问题，可把反映不同问题的文件分开。

同一问题形成的文件按时间顺序排列，若文件数量多，可按问题组成若干个案卷，如数量不多，可组成一卷。

卷内反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列。

如征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征用土地数量一览表、占地图及土地证等，这些材料不能与招、投标文件放在一起，它们不仅形成的时间不同，最主要的是它们的内容完全不同，所以应单独组卷。

3、图纸的组卷方法：

各阶段形成的图纸应单独组卷，各卷内按图纸目录控制其排序。

如果一张施工图由若干单位施工，建设单位要指定汇总人，各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。

竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。

4、施工文件的组卷方法。

施工文件的开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷；各项施工原始记录（施检表）、试验检测报告（试验表）、评表和检表按照单位、分部、分项工程划分整理组卷；原材料按批量形成，单独组卷。

5、工程变更文件的组卷方法。

由于工程变更文件的特殊意义和作用，它们不能直接附在被变更的竣工图的次页，应以单项（单位）工程为单元，把涉及该单项（单位）工程的所有变更通知单集中起来，前面附上该单项（单位）工程的变更通知单目录。

如修改通知单数量少，可组成一卷，卷内可按文号顺序排列；如数量多，则要按文号或专业（标段或单位工程）分别组卷。

若一张更改通知单涉及多图多处修改，图纸又不在同一单位工程的，应将复印件附在有关卷册或在备考表中说明；若一张图纸有多张修改通知单修改的，这些修改通知单应集中顺序排列。

在施工过程中的工程联系单也可按文种组卷（做法与修改通知单相同）。

6、监理文件的组卷方法。

（1）项目监理依据性文件的整理：

监理依据性文件包括《监理大纲》、《监理规划》和各专业的《监理实施细则》等，这些监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档，排列方法一般按专业的先后顺序。

（2）监理工作性文件：

项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面，它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况，是建设项目的实质性文件。

在项目开工前要统一规定不同文种的文号编排方式，如开工令、复工令等可设文种，围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。

不同的专业和业务范围应分别设立文种，这样一来文件管理才能有序。

监理文件排列时按发文程序，一份文件如有拟稿、签发、审批记录，应将请示、批复放一起，以便于文件的管理。

同时，也便于随时了解发文数量等。

对于监理过程中产生的文件材料，应按文种（或专业）——时间整理组卷。

如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时应把过程文件材料作为附件一并归档。

监理月报按年度组卷。

与项目有关的来往文件应整理归档，与工程有关的但没有批文，没有结果的报告，应单独立卷，待竣工验收后处理。

具体组卷的排列方法参考如下：

①监理依据性文件归档时间在其形成后组卷，如：

监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则；②监理工作性文件的组卷工作在次年第一季度或积累到一定厚度及时组卷，如：

开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、备忘录、工程款项支付、监理简报、监理日志等；③监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成内容随时组卷。

（二）卷内文件排列

1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依据、建设、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

4、竣工图按专业、图号排列。

5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后。

（三）案卷的编目

1、编页号的目的是为了巩固卷内文件的顺序和确切地统计案卷内文件材料的数量，确保其完整性。

装订的案卷一律依序编制页号，顺序均从“1”开始，一页一号。

正面在右下角编号，反面在左下角编号。

每一卷（册）一个序号，均从“1”开始（不能若干卷一个序号）。

有些技术说明书，如果已经是装订成册的出版物并拥有序号，可以不重新编页号，只需在备考表中说明此卷号的总页数。

2、卷内目录的编制

卷内目录式样如下：

卷　内　目　录

序号

文件

编号

责任者

文件材料题名

日期

页号

备注

（1）序号：

应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序，一份文件一个号。

（2）文件编号：

应填写文件材料的文号或图样的图号、项目代号等。

（3）责任者：

应填写文件材料的形成部门或主要责任者。

可采取通用的标准简称。

（4）文件材料题名：

对于文件类的资料，应每一份文件列一条目录；对于原始施工记录、原材料试验等非文件性的资料，不必细分到一张记录表列一条目录，也不能粗略到一盒档案就一条目录，可按桩号范围、工程部位、工艺顺序等拆分每一盒档案的内容，例如对桥梁而言，可以一座桥每一根桩或一个承台或一条立柱等列一条目录。

如果文件形成时对工程名称填写不准确的，编制卷内目录时要纠正如：

会议纪要、变更通知单中每一份文件没有题名的要拟卷内题名，主要揭示会议主题、修改内容等。

（5）日期：

应填写文件材料的形成日期。

填写文件的年、月、日。

若是一份文件材料里有多个日期的，则应填起讫日期如：

2006.01.07—2006.06.30。

（6）页号：

应填写每份文材料首页上标注的页号,最后一份文件应标注首尾页号。

（7）备注：

需要时填写

（8）卷内目录：

排列在卷内文件材料首页之前。

3、案卷封面和脊背的编制

案卷封面包括案卷外封面（档案盒）和案卷内封面。

（1）案卷题名：

应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。

主要由建设工程全称、子项工程名称、内容、文种或载体形式（如录像带、照片）等四部分组成。

如“××工程（分部或分项）混凝土（砂浆）抗压统计汇总表”

（2）立卷单位：

应填写负责建设项目文件材料组卷的部门或项目负责部门。

（3）起止日期：

应填写案卷内建设项目文件材料形成的起止日期。

（4）保管期限：

应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

（5）密级：

应依据保密规定填写卷内建设项目文件材料的最高密级。

（6）档号：

应填写分类号（项目代号）、案卷号。

分类号是指按统一的分类规则划分本大类内全部档案后所给定的类别号；项目代号是指项目档案所反映的工程的代号；案卷号是指项目档案按一定顺序排列后的流水号。

4、卷内备考表

（1）说明：

包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

（2）立卷人：

应由责任立卷人签名。

（3）立卷日期：

应填写完成立卷的日期。

（4）检查人：

应由案卷质量审核者签名。

（5）检查日期：

应填写审核的日期。

（6）互见号：

应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

（7）卷内备考表：

排列在卷内文件材料之后。

5、临时档号编制规则：

第一个字母表示合同工程编号；

第二个字母为大类代号：

l—综合性文件，2—设计文件，3—施工文件，4—监理文件，5—竣工图表，6—科研文件，7—设备文件；8—试运行类、财务器材管理类

第三个字母表示流水序号。

例如某项目是由A、B、C三个单位分包的，A、B、C分别把各自编制完毕的施工文件、竣工图向总包单位移交。

其编号模式：

A·3—1（A表示第一合同工程；3表示施工文件；1表示施工文件的第一卷）。

总包单位应按照项目档案整理的有关要求，把A、B、C三个单位形成的施工文件按单项、单位工程理顺其排列顺序，归入施工阶段形成的文件内；把A、B、C三个单位分别编制的竣工图按设计图纸的排列顺序理顺，归入竣工图表中。

根据项目档案形成特点，需要建设单位在接收施工、设计、监理单位移交的项目档案后，进行案卷的汇总整理。

（四）案卷装订要求

1、案卷采取装订与不装订两种形式；文字材料一般要装订，图纸不装订。

装订的案卷，厚度以3cm左右为宜；不装订的案卷，厚度不要超过3cm。

2、案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。

幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）。

3、案卷装订一般采用“三孔一线”结扣法，要求整齐、牢固、美观，不能出现脱页、压字、文件倒置的现象。

4、文件采用不装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖和填写档号章。

档号章内容有：

档号、序号。

其中档号应填写分类号（项目代号）和案卷号；分类号按事先编制的分类编号方案填写档案的分类号和案卷顺序号；案卷号是指项目档案按一定顺序排列后的流水号；序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。

档号章用红色印泥盖“档号章”，档号、序号的代号及代字用黑色墨水填写或盖数字、字母章。

5、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

（五）案卷的排列

1、建设项目案卷按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

2、项目竣工图按建筑、结构，水电、消防，环保等顺序排列。

（六）复制图（蓝图）的折叠方法

1、竣工图图幅应按GBT10609.3—8要求统一折叠。

2、幅面采用国际标准A4型（297mm×210mm），图样折叠时应将图面折向内方，标题栏露在右下角。

3、图纸采用不装订的折叠方法。

4、应在每张图纸的右上角加盖档号章。

（七）底图的整理

底图不能装订，也不能折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放在专用底图柜中，或卷成筒装入硬纸筒保存。

不管用哪种方法，底图进行整理、排列时，其编目可利用原目录，但应另以张为单位编底图目录。

（八）档案盒、卷皮、卷内文件目录及卷内备考表的规格

所有档案盒、卷皮、卷内文件目录及卷内备考表，全部采用国家标准（GB/T　11822—2000）标准式样。

第四节建设项目档案归档质量要求

根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》，所有工程建设项目档案必须是原件（特殊文件除外），归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4）。

一、凡合同、协议、签证、启动验收交接书等文件均应为正本归档，不得用副本或复印件归档。

二、施工技术记录、工程签证单、事故记录、试验单、设计变更单等表式和数据均应用合格的书写材料书写并要求原件归档。

三、措施、方案、会议记录和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色打印件，以保证字迹耐久性。

四、主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件归档，与项目有关没有抄送的文件可以复印归档，其余的不能用复印件。

五、若有特殊要求,需保留原件时且具备专业档案馆保存条件，可向归档部门报复印件，如原件在其他单位，本单位归档时可向其他单位索取复印件，但要在复印件上注明原件保留单位并加盖公章。

六、施工记录表式应符合本指南相关填表要求（第一章第九节）的有关规定。

七、重大质量事故处理、重要设备缺陷处理、重要会议除文字材料，要求尽量收集声像材料，永久存放、归档。

八、原始档案报送工程文件管理组，承包商与监理留一份复印件；报送若干份监理审查认可的竣工程图以及电子版档案一份，若质量评定为计算机自动评定，则同样报送一份纸质原始档案和一份电子版档案；即最后由工程文件管理组编制成的整套工程档案为纸质原始档案和必要的电子光盘档案。

九、所有的签名都应该是本人签名，必须按要求在表格中的签名，不允许出现一人完成所有签字，如计算与复核不能是同一个人签名等情况，以此类推。

十、所有档案中的各方人员必须手签全名，不能以盖章或复印代替手签名。

十一、原始记录档案不得随意更改，应书写工整、字迹清楚、图文清晰、图表整洁，采用碳素墨水书写，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。

如测量档案、试验档案、检测档案等，如果必须更改的话，应在旁边签名。

第五节竣工图的编制指南

一、竣工图编制要求

1、时间要求：

为确保竣工图编制的质量，在施工过程中必须将变更资料、变更图纸以及其它相关记录收集齐全；

2、内在质量要求：

竣工图必须符合实际，反映工程竣工的最终状况；

（1）新增了施工内容应适当补充新的施工图；

（2）没有施工图，但实际进行施工且已竣工的工程必须编制竣工图；

（3）对施工质量事故处理及设计文件的更改、包括文字，数字、图形的改变，必须在竣工图上有所反映；

（4）被取消的施工图，不应编制竣工图，但必须将取消的依据反映在竣工图说明中；竣工图的签字手续要完备，各有关责任人（编制人、审核人、技术负责人、监理人）要在竣工图上签字，如有责任人以盖章代替签字的，应附有关责任的书面说明。

3、外观质量要求：

竣工图必须是新蓝图，图纸质量的规格统一，图面整洁、字迹线条清晰、耐久、标注位置合理。

二、竣工图编制方式

（一）凡按设计图施工没有变动的。

施工单位可以在原施工图上加盖“竣工图章”（式样见图2）（必须是新图，竣工图章应使用不褪色的红印泥）代替描制竣工图，并经有关责任人签认后作为竣工图，图号为原图号后加“竣”字，盖竣工图章的部位在蓝图的右下角的设计图标上方或是靠近图标不压盖图形、文字的地方；

（二）凡在施工过程中，对原设计做一般性设计变更的，可不重新绘制，在原施工图上直接修改作为竣工图。

并注明变更依据。

如变更设计通知单、洽商会议记录等文件编号，加盖“竣工图章”，图号为原图号后加“变”字；凡是图形、标高没有变化，但工程数量与原设计工程数量不同的。

需列出竣工工程数量，保留原数量表。

各责任人签认后，作为竣工图；

（三）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过10％的，应重新绘制竣工图。

重绘图按原图编号，图号为原图号后加“变”字，在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。

（四）施工图被取消的，包括设计变更取消或现场没施工的不需编制竣工图，但应在原图中注明“取消”并将原图作废，在竣工图目录上保留原图名称注明“取消”。

（五）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。

（六）原设计没有的后来变更增加的部分。

直接用变更图作为竣工图；并注明变更依据，图号为原图号后加“增”字。

（七）完成竣工图的编制后。

应制作《设计变更与竣工图修改对照一览表》作为检查竣工图修改与否的检索工具。

见表1

设计变更与竣工图修改对照一览表表1

序号

图纸名称

原图号

竣工图号

变更修改内容

变更编号

页次

备注

（八）更改应用黑色墨水或碳素墨水。

（九）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制、变更情况。

三、竣工图的更改方法

（一）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制；有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。

（二）少量线条的修改。

可用“×”号将被修改的线条划去，在适当的位置上划上修改线条。

如有尺寸应予标注。

四、竣工图的审核

（一）竣工图编制完成后，送监理单位审核，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。

（二）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。

（三）竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。

（四）竣工图应使用新的或干净的施工图，按要求加盖并签署竣工图章。

（五）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附后在有关卷册中，或在备考表中说明。

（六）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。

图2：

竣工图章式样（单位mm）

第六节声像档案的编制指南

工程声像档案，是建设项目档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。

工程声像档案归档内容包括如下：

1、原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。

2、地基及基础录像：

建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、录像；建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。

3、主体工程施工：

项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施工情况照片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片；管道及设备工程、安装工程的管沟类型。

4、工程施工组织及工程质量：

工程开工程仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。

5、工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。

工程照片质量要求图像清晰，工程照片应包括底片和文字说明，工程照片文字说明内容包括所拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。

工程录像档案质量要求图像清晰，解说正确。

工程录像档案规格为专业带，工程录像档案带盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、主题、录制人、带长时间、审核人及批准人。

第七节档案验收指南

一、项目档案验收的组织

省属项目由省档案行政管理部门组织验收；市属项目由市档案行政管理部门组织验收；区属项目由区档案行政管理部门组织验收；有新规定的，从其规定。

二、验收申请

项目建设单位应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项目档案验收申请表》。

（一）申请项目档案验收应具备下列条件：

1、项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；

2、项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；

3、完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；

4、基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

（二）项目档案验收申请报告的主要内容包括：

1、项目建设及项目档案管理概况；

2、保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

3、项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

4、档案在项目建设、管理、试运行中的作用；

5、存在的问题及解决措施。

（三）自评

项目档案验收前，项目建设单位（法人）应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》和《广东省重大建设项目档案验收评分表》进行自评。

（四）验收要求

1、项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

2、项目档案验收根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T8—2002），对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

3、项目档案验收以验收组织单位召集验收会议形式进行。

4、项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

5、项目档案验收会议的主要议程包括：

（1）项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；

（2）监理单位汇报项目档案质量的审核情况；

（3）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；

（4）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；

（5）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

第八节建设项目档案常见问题及处理措施

项目档案编制是一个系统且专业工作，不仅