某IT企业的资产管理制度.docx

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某IT企业的资产管理制度

资产管理制度

一.1总则

1．公司的资产按其价值，使用的年限及在经营过程中的作用，分为固定资产及流动资产两大类。

本制度就各类资产的管理内容，各管理部门的职责、核算的方法做出规定。

2．公司购买的非消耗性、非销售性物品价值在100元以上的（公司的书籍资料不在此限），均按固定资产管理的规定进行资产管理。

一.2固定资产的管理

一.2.1管理对象

指单项价值在2000元以上，使用年限在一年以上的各种网络设施、测试设备、大型工具、汽车、空调、复印机、传真机、打印机、房屋等。

一.2.2管理职责

公司固定资产分别由办公室（行政部）、财务部门进行管理。

各级管理部门的职责如下：

1．办公室（行政部）

负责公司固定资产的静态、动态管理，作好检查记录。

建立固定资产目录、分类账及卡片，对其进行分类、编号，反映各项固定资产的配置状态、购入时间、型号、生产厂家、供应商、价格、使用年限、在公司的使用（存放）部门并记录变动情况。

（卡片格式见附件一）

对各项固定资产进行编号，并将编号贴于资产上，需打封条的进行打封管理。

负责对固定资产的例行维护、维修提出计划并按批准的计划实施。

定期不定期的检查各使用部门资产的使用维护状况。

负责公司内部固定资产的调度、调剂，提高固定资产利用率。

负责对公司各部门固定资产购置、报废的初审。

每半年对固定资产进行一次清点，向财务部报送固定资产盘点表，并接受财务部对固定资产的清查、盘点。

2．财务部

建立反映固定资产数量、价值的明细分类账及卡片，反映公司拥有固定资产的价值、数量及使用（存放）地点。

按会计制度的规定，结合公司的经营特点，确定各项固定资产的使用年限，按月计提折旧，对使用年限已到的资产，根据资产的功能状态，提出处理意见。

每半年、年末与办公室共同对固定资产进行定期清查。

对办公室的半年固定资产盘点表进行审核。

对固定资产进行不定期的抽查，帮助、监督办公室及资产使用部门管好固定资产。

负责执行固定资产投资预算。

负责对固定资产购置、修理、报废的审查。

一.3固定资产增加的管理

一.3.1年度计划的编制

1．每年十二月十日前各部门对下年度本部门固定资产的配置，提出需求申请，根据资产的价值分别经有审批权的人员批准后，报办公室（固定资产需求申请表格式见附件二）。

2．办公室将全公司下年度固定资产的需求进行汇总，凡有库存资产可利用的尽量利用库存，在部门上报的需求申请上签注利用或购买的意见，于十二月二十日前报财务付总经理。

3．根据批准的年度固定资产投资计划，按照资产需用的时间，财务部安排资金，确定购买时间后，安排采购。

一.3.2临时追加申请

1．各部门对本部门的固定资产配置，原则上都应纳入年度计划。

对临时发生的需求，应办理追加申请，说明原因，经批准后执行。

2．临时追加计划，由需用部门提出申请报办公室。

办公室首先安排公司内部调剂，对公司内无法调剂的提出购买申请，按本制度中公司资产购置审批权限规定，经批准后，报财务副总经理审核，交相关部门安排采购。

一.3.3审批权限及程序

公司资产购置审批程序

图表1公司资产购置审批程序

公司资产购买程序

图表2公司资产购买程序

一.4固定资产减少的管理

一.4.1

资产领用程序

图表3资产领用程序

一.4.2固定资产的内部调剂

因职责的变化或经营活动的改变，各部门对本部门不需用的固定资产，要求调出应填制固定资产内部转移单一式四份（格式见附件三）报办公室，经批准后，方可进行实物转移，办公室、财务部根据转移单在固定资产明细分类账及固定资产卡片上作好相应的记录。

对公司内部不能使用的资产，办公室应及时处理。

固定资产内部转移程序

图表4固定资产内部转移程序

一.4.3固定资产的报损及处理

因技术更新，新设备替代原设备，原设备不能满足使用要求；因使用中自然磨损，使设备功能达不到要求；因意外事故或使用不当，造成资产毁损等,使原固定资产不能使用需对资产

作报废处理，均应按以下程序办理报废手续。

图表5固定资产报废程序

一.4.4资产损坏丢失

1．因为个人原因造成的资产的损坏、丢失，原则上由当事人负责照价赔偿。

2．特殊情况由CEO提出处理意见并经董事长参照董事会的意见批准。

一.5固定资产的保管

固定资产的购置应按需求进行，原则上不应产生库存固定资产。

对因经营活动的调整，暂时不需用的固定资产，由原使用部门对资产进行清扫、维护、包装，经批准后交办公室保管。

办公室应妥善保管，按月向财务部报送盘存表。

对一年内均未利用的资产，由办公室提出处理申请，填制“固定资产处理申请书”一式三份。

（格式见附件四）报财务，办公室提出处理意见，报财务部审核。

财务部签注处理意见，报总经理审定。

按审定的意见进行处理。

一.6资产的维修

一般问题由使用者向工程中心申请维修。

工程中心认为属重大问题，由领用人提出申请，部门负责人审核批准，送交办公室门登记，并明确责任后交财务付总经理批准方可实施。

一.7固定资产的核算

1．固定资产的各级管理部门，凭经批准的“固定资产需求申请表”、发票、“固定资产内部转移单”、“固定资产处理申请表”，“固定资产卡片”，进行固定资产增减的管理及核算。

2．公司的固定资产折旧采用“平均年限法”。

各类固定资产的使用年限见附件一。

财务部对新购的各项固定资产，参照各类资产的使用年限，确定该项资产的使用年限，按月计提折旧。

3．固定资产的定期维修费用，由办公室办理，记入公司管理费用。

临时故障维修由使用部门按本办法规定的程序申报，费用记入相关的使用部门或责任人。

4．如因使用人使用不当造成固定资产的损坏或报废。

经鉴定后，由责任人承担经济损失。

一.8固定资产租用及出租的管理

1．租用固定资产的管理：

公司经营需租用的固定资产，由办公室负责联系出租对象（工程上租用的固定资产由工程部门负责），签订租用合同，办理租金的支付。

凡能明确使用部门的，其租金记入该部门费用。

共用资产租金由公司承担。

办公室负责租用设备租用期间的管理，保持资产的完好。

租用即将到期的资产，提前与使用部门联系，做出归还或续租的决定，并办理相关手续。

2．固定资产出租的管理：

经公司批准同意出租的资产，由办公室负责联系租用对象，签订租用合同，按时收取租金。

对即将到期的出租合同或公司经营需收回的出租资产，办公室应及时与租用方联系，续签合同或收回资产。

3．办公室对租入（出）的资产，填制“租入（出）资产卡片”（格式见附件五）。

反映资产的租用、租出及在本公司的使用情况，掌握租赁合同的期限，及时交纳、收取租金。

4．

出售、出租资产程序：

（指：

已经批准需出售、出租的资产）。

图表6出售、出租资产程序

一.9流动资产的管理

一.9.1管理的范围

货币资金、应收、预付款、存货、低值易耗品、待摊费用

一.9.2管理的内容及方法

货币资金的管理及调度

1．银行存款及现金的管理

公司根据经营业务的要求，在银行开设基本账户及结算账户，办理存贷款及结算业务。

财务部出纳员负责公司各银行账户的管理，及时掌握各账户余额，不得开出空头支票。

收到货款及时通知有关人员，每天将各账户余款在公司网上向有关人员发布。

正确书写、管理和使用支票，保管好有关的印章。

凡公司经营活动需使用支票者，应由公司经办人员到公司财务部领取支票，办理相关的手续，不得他人代领。

出纳员负责现金的收支及保管，按照公司日常支付量准备现金。

收付时作到认真清点、妥善保管、每日结算，出现差错由出纳员个人赔偿。

凡公司经营活动需借用现金、报销费用，按有关借款、报销的规定办理；凡公司经营活动收回的现金应及时交财务部，并办理相关的财务手续。

根据中国人民银行现金管理的规定，结合公司的经营状况，差旅费及300元以下的零星支出使用现金、大宗购货及费用支出，原则上应使用支票或汇款结算，如有特殊情况，需用款部门主管说明原因。

2．资金的平衡调度

各业务部门应按业务合同的进度及时收回货款；工程服务事业部及各管理部门按批准的计划办理各项支出。

对计划外的支出，报财务部对其必要性做出说明。

财务部门根据各部门所报出的收款、用款计划，及时平衡资金，对出现的资金缺口提出平衡调度意见，报财务付总经理平衡。

应收、预付账款的管理

1．收账款是公司已销售产品或已提供劳务，尚未收回的资金，它是销售的一部份，是销售尚未最终实现的标志。

公司各销售业务部门及财务部按公司《应收账款管理制度》的规定管理应收账款。

2．预付账款是根据供需关系，在货物未到达前，预先付出的款项。

预付款的支付应从严掌握，原则上应有“供销合同”作依据。

由分管物料的副总经理“一支笔”审批。

财务部应及时了解预付款的到货情况，取得发票，及时给予核销。

低值易耗品的管理

1．管理的范围：

公司经营及管理使用的，单项价值在500元以上1999元以下，使用年限在1年以上的各种工具，办公家具，管理用具。

2．管理的方法：

按本制度第二章固定资产的管理方法进行管理。

3．低值易耗品的核算：

公司的低值易耗品属流动资产范畴。

属存货以外的“其他资产”，财务部按会计制度的有关规定进行增减及费用摊销的核算。

低值易耗品的摊销按以下情况分别进行：

办公家具：

采用年限平均法，购入时由办公室与财务部共同确定使用年限，按使用年限平均摊销，记入各期成本、费用。

其他低值易耗品：

采用“五五摊销”。

领用时摊销购置价的50%；报废时摊销购置价的50%。

物料存货的管理

1．管理的范围

公司经营及本公司自用的各种网络设备、配件、布线材料、工程辅料等，主要分为：

“物料1”：

公司经营电脑配件:

HD、FD、DRAM、CPU、MB、CDROM、CASHE、KB、MORSE、MONITOR、PRINTER、手写笔和耗材等。

“物料2”：

指所使用的工作站PC、网络设备（服务器、交换机、集线器、路由器等）、商品软件、布线材料和监控设备、公司经营管理用低值易耗品等物料。

“物料3”：

指工程辅助材料：

布线和监控等使用的辅助材料（如PVC管槽、吊装材料、铁钉、水泥、电线等）

2．管理的内容及部门

物料部设采购及保管各一人，分别负责“物料1”及“物料2”的采购、收发、保管、清查盘点。

“物料3”的采购,原则上由项目经理指导工程实施人员,在工程实施所在地就地采购。

3．物料采购管理

职责：

根据合同或采购计划，采购价廉、质高、服务好的物料，保证工程项目及公司经营、管理对物料供应的需求。

采购程序：

图表7采购程序

采购规则

商家选择：

保证产品质量、价格、售后服务等综合因素，货比三家；价格和品质相当的产品尽可能选择本地公司；不定期地对长期供应商进行考察，对其货源，内部管理、信誉有全面的了解。

采购依据：

公司已签盖生效的合同及经分管付总批准的采购计划。

不得接受价值在5000元以上的口头采购申请，对小额的口头申请购入的物料，应及时通知申请人出货。

库存利用：

确定采购前,需经库房保管员核库，尽可能地利用库存减少积压。

售后服务：

凡采购进货的物料，必须具备对方的有关质保证明，质保标志或质保合同。

出现质量问题负责本公司与商家之间衔接。

付款：

“物料1、2”的结算付款，由财务部根据业务合同、进货单、出货单经审定后统一向供应商结算。

“物料3”的结算付款，累计金额在300元以下者，由工程实施人员借款结算。

超过300元的采购，原则上应由工程实施人员采用支票或汇款结算，避免现金结算的风险。

物料采购的监控：

财务付总经理及财务部对物料采购、入库、出库的全过程进行实时监控，发现问题及时纠正。

4．物料保管

履行职责：

库房保管员应认真履行职责，妥善保管物资，定期清查盘点，接受财务部的稽核。

物资的出、入库管理：

将购入的物资应与生效的合同、采购计划进行核对；物资出库应由领用人填制领用单，执行物资的出、入库管理规定。

工程合同出货：

按合同（或采购计划）通知工程部（或业务人员）出货，在出货单上签字、发货。

将已出货的出货单送财务部。

工程项目的退货及其他原因的借货：

应按公司规定的退货、借货程序办理。

不得以口头或电话通知代替。

借货程序：

图表8借货程序

退货程序：

按照合同采购的硬件配置，如合同发生变更需退货的，应由业务员将实物退回物料部，并办理相关的入库手续。

物料部对退货与原合同及出货清单核对，经对实物验收合格后方可入库，并在入库单上注明“退货”，通知财务部门调整有关账目，如其他合同或公司有关部门需用，再按规定的程序办理出库，不得以口头或电话通知代替上述程序。

所退货物销售后方可对该合同进行业务结算，如三个月内所退货物不能销售，该所退货物作为其项目成本列支。

库存物料报废程序：

图表9库存物料报废程序

5．物料的核算：

物料的核算由财务部进行。

根据合同（采购计划）审核进货单，并与发票核对相符后支付货款。

根据出货单，按照出货单标明的用途，计算有关合同的物料成本及领用部门费用。

根据进、出货单、库存物料报废通知单，进行存货价值的增减核算。

每月对库存物料进行稽核，对库存物料进行盘点并与库存明细分类账进行核对，作到账账相符、账单相符、账实相符。

待摊费用

已经发生，但应由以后各期分摊的费用，列入“待摊费”核算。

“待摊费”的核算由财务部按《会计制度》的规定进行，其他部门不得自设待摊费项目。

一.10

附件

一.10.1附件一：

固定资产分类表

分类编号

资产类别

使用年限（年）

备注

001

房屋

30

003

各种车辆

10—15

005

中央空调

5—10

006

独立空调

5—10

008

笔记本电脑

3—5

009

台式电脑

3—5

012

服务器

3—5

013

交换机

3—5

014

其他网络设备

3—5

015

网络测试仪

3—5

018

视听器材

3—5

电视、CD机、VCD、DVD

020

影像器材

3—5

投影仪、投影屏幕、照相机、。

摄像机

025

通讯设施

3—5

集团电话、移动电话

030

办公设施

3—5

复印机、打印机、传真机

040

办公家具

5—8

050

各种工具

3—5

一.10.2

附件二：

资产需求申请表

申报日期：

资产名称

数量

单价

配置状态

型号

规格

产地

经销

单位

申请

购置

原因

审批意见

分管付总

财务付总

总经理

采购情况

资产

名称

型号

规格

产地

商家

数量

单价

发票号

总金额

购入

时间

采购员

申请部门：

申请部门主管：

使用人：

一.10.3

附件三：

资产内部转移单

年月日

资产

名称

资产

类别

资产编号

型号

规格

配

置

状

态

名称

规格

数量

名称

规格

数量

调出部门

调入部门

办公室

总经理

部长

经办

一.10.4

附件四：

资产处理申请书

年月日

资产

名称

资产

类别

资产

编号

型号

规格

原价

购入

时间

规定使用年限

已使用

年限

修理

次数

修理费

总额

申请

处理原因

审批情况

办公室

财务付总

总经理

处理结果

申请部门：

分管付总：

部长：

主管：

一.10.5

附件五：

租入（出）资产卡片

资产

名称

型号

规格

生产

厂家

租入（出）

单位

租入（出）情况

租入（出）时间

租用期限

租金交纳日期

租入（出）办理

经办

办公室

公司

使用

记录

使用部门

使用时间

使用部门

使用时间

一.10.6

附件六：

资产登记表

资产名称：

资产编号:

维修、更换记录

序号

配置

名称

型号规格

数

量

金额

（元）

供应商

配置

时间

年限

时间

时间

名称

电话号码

方式

费用（元）

办公室

方式

费用

（元）

办公室

领用记录

使用检查记录

时间

领用人

总经理

时间

检查结果

检查人

财务部

时间

检查结果

检查人

时间

检查结果

检查人

财务部