设备档案管理制度.docx

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设备档案管理制度

1．范围

2．引用文件

3．定义和术语

4．管理职责

5．管理内容及要求

6．检查和考核

7．附录与附表

为了公司设备的合理使用，通过技术、经济和组织措施，对公司主要生产设备进行综合管理，做到全面规划、合理配置、择优选购、正确使用、精心维护、科学检修、适时改造和更新，使设备经常处于良好技术状态，不断改善和提高技术装备素质，达到设备寿命周期费用最经济、综合效能高和适应生产发展需要的目的。

1.范围

设备台帐、设备技术档案、设备随机资料和图纸、设备安装工艺图纸、码头设备布局图、各种操作规程、技术手册、修理规程、设备修理资料、技术革新资料、设备改造资料、港口关于设备管理工作的文件等，与设备、技术相关的有一定保存价值的资料、图纸、图表、文件、计算资料、照片、录像、录音带等。

特制定本标准。

2、引用文件

1、国家机械工业委员会发布的《机械工业企业设备管理规定》

2、GD/JS11.0501《设备验收管理规定》

3、QG/JS02.10《仓库管理标准》

4、QG/JS01.10《档案管理标准》

5、QG/JS《设备管理标准》

6、QG/JS03.14《保密管理标准》

3.定义和术语

设备档案资料是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等技术文件资料，设备动力部负责将各分厂生产设备逐台建立设备资料档案及设备资料的管理工作。

4.管理职责

4.1设备的档案资料应统一存放于公司档案室。

除了设备动力部可保留部分常用设备资料（主要应为复制件），凡是需用资料的部门均应到档案室借用。

4.2设备档案资料管理主要责任部门为设备动力部，其职责主要：

4.2．1资料来源的组织工作；

4.2．2归集记录工作；

4.2．3资料加工分析工作；

4.2．4归档审定工作；

4.2．5资料使用过程的管理工作。

4.3公司档案室管理员应严格按盾安集团或公司的档案管理相关标准，加强对设备档案的管理包括资料借阅、审批和销毁手续等。

4.4设备档案管理员的岗位职责：

4.4.1负责各类技术档案和资料的收集、归档、整理、分类、保管、编目、鉴定、销毁工作，严格执行归档、保管、登记、查阅制度。

4.4.2设备档案管理员严格遵守保密规则，不得泄露档案内容，严格按规定办理档案归档、保管、登记、查阅等管理工作。

5.管理内容及要求

5.1设备档案管理：

5.1.1设备台帐、图纸资料实行分类归档、分柜存放、集中管理的原则，资料收集要全面，尽量涵盖港口的设备和技术，整理归档要完整、配套。

5.1.2主要生产设备（成套设备、主要独立单体等），分别建立技术资料档案袋。

5.1.3主要生产设备建立《设备档案》，由设备操作、维修负责人员及时收集资料、数据，及时整理、填写和录入。

5.1.4建立《设备台帐》，完整、准确填写台帐的各项内容，保持台帐与实物完全一致。

根据设备变动情况，随时对台帐进行变更。

5.1.5建立《设备档案资料清单》、设备档案资料柜卡、资料盒（袋）卡、资料标签、编号，并保持清单、卡、编号、实物一致。

5.1.6设备报废后，无参考价值的档案资料，经过设备销毁小组鉴定后，设备动力部负责人签字及批准后，可以注销和销毁。

5.2设备档案资料：

5.2.1设备选型和技术经济论证报告；

5.2.2设备购置合同（副本）、招标文件（复印件）及投标书（文件）（副本）；

5.2.3设备购置技术经济分析评价及设备厂家调研考察报告；

5.2.4自制专用设备设计任务书和鉴定表；

5.2.5制造厂的技术检验文件、检验合格证、技术说明书；

5.2.6装箱清单及开箱验收记录单（包括随机备件、附件、工具等的资料）；

5.2.7设备安装调试记录和验收移交书；

5.2.8设备使用初期管理记录；

5.2.9设备登记卡片；

5.2.10开动台时记录；

5.2.11使用单位变动情况；

5.2.12设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录；

5.2.13精度校验及检验记录；

5.2.14设备改造、改装、改进申请单及设计任务通知书；

5.2.15设备调动、借用、租凭等申请单和有关记录。

5.2.16设备故障、缺陷记录及事故报告单（包括事故分析处理结果报告单）；

5.2.17设备技术状况鉴定表；

5.2.18设备的记录；

5.2.19设备的封存（启用）单；

5.2.20设备的报废记录；

5.2.21安装基础图及土建图（包括变更前后的图纸）；

5.2.22设备结构及易损件、主要配件图纸。

5.2.23设备操作指导书（包括：

岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）；

5.2.24设备检修、点检、润滑指导书（包括：

检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等）；

5.2.25其他资料。

5.3设备履历书

5.3.1表达设备性能的主要参数；

5.3.2设备系统示意图、传动图；

5.3.3设备基本情况（型号规格、制造厂家、出厂年月日、安装日期、投产日期、原值等）；

5.3.4设备的调转情况；

5.3.5设备使用人（操作者）变动记录；

5.3.6设备润滑（加油部位、冬季油品名称、加油周期、耗量等）；

5.3.7主要备件和材料；

5.3.8设备评比记录；

5.3.9检修周期表；

5.3.10设备大修理记录；

5.3.11设备检查、维护、检修记录（摘要）；

5.3.12主要轴承、备件更换记录；

5.3.13电机、减速机、轴承；

5.3.14重大设备隐患记录；

5.3.15主要设备事故记录；

5.3.16机、电、液、气等调试记录；

5.3.17设备历年完成任务及效率；

5.3.18设备技术改造记录。

5.4设备档案的收集

5.4.1设备动力部负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图，重要易损零件图配置完整。

5.4.2新设备进公司，开箱应通知设备动力部及有关人员收集随机带来的图纸资料并填写开箱验收单，如果是进口设备需提前通知各分厂组织翻译工作。

随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图分级妥善保管。

5.4.3设备检修与维修期间，由设备动力部组织相关技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘，经校对后将测绘图纸汇总成册存档管理。

5.4.4随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由设备动力部组织审核校对，发现图纸与实物不符，必须做好记录，与设备厂家沟通后并在图纸上修改。

设备动力部将公司设备常用图纸如装配图、传动系统图、电器原理图、润滑系统图等，进行描晒制后供生产车间维修使用，原图未经批准一律不得外借或带出档案资料室。

5.5设备档案的整理

5.5.1所有进入档案室保管的蓝图，设备档案管理员必须经过整理、清点编号、装订（指蓝图），登账后妥善保管。

5.5.2图纸入档案室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件的图号顺序整理成套，并填写图纸目录和清单，详细记明实有张数，图面必须符合国家制图标准，有名称、图号，有设计、校对、审核人签字。

5.5.3底图的保管

5.5.3.1所有底图按设备类别清点、编号、记账以保证抽晒、归还准确无误。

5.5.3.2底图的修改应由设备管理部门有关负责人员签名（盖章）批准，注明修改日期。

5.5.3.3底图作废、销毁，应由设备档案管理员提出交设备动力部组织技术员分别核实，确定无保存价值者，列出清单，经设备销毁小组鉴定确认批准后方可销毁。

5.5.4动力传导设备技术档案资料的保管

5.5.4.1动力传导设备技术档案资料是指蒸气管系、压缩空气管系、，乙炔管系、氧气管系、高低压电力电缆、电力架空线路、电话电缆等的平面附设布置图。

5.5.4.2动力传导设备档案资料由设备动力部组织有关技术人员按照各种电缆、管道的实际附设走向进行测绘，底图交公司档案室作密级资料保管。

5.5.4.3档案资料必须保持与实物或实际情况相符，根据公司管线布置变动的情况，档案资料必须作相应的变动，修改后归档。

5.6.设备档案管理要求

5.6.1技术文件应力求齐全、完整、准确。

5.6.2检验（检测）、检修、验收记录等资料由设备动力部作分类整理后交设备档案管理员作集中统一管理。

5.6.3所有图纸要有统一的编号（变更后的图纸相应叠放在对应的图号位置）。

5.6.4图纸上的各项技术要求标注齐全，图纸清晰。

5.6.5型号相同的设备，因制造厂和出厂年份不同，零件尺寸可能不同，应与实物核对，并在图纸索引中加以注明。

5.6.6设备经改装或改造后，图纸应及时修改；变更或者修改后的图纸必须有变更函或者修改文件、变更图、图纸会审纪要、受控章等。

5.6.7图纸的修改应表示在底图上，并在修改索引上注明。

5.6.8凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。

5.6.9订制设备、年久设备和无制造厂设备图纸的编号，按下列办法进行，即第一节为设备型号，第二节为部件号，第三节为零件号，每节用短横线连接。

每个部件的零件号都从001开始，以便书写整齐和查阅清楚。

5.6.10严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。

5.7.设备台账、图纸档案借阅管理规定

5.7.1设备台帐、图纸资料应严格按照“借阅制度”执行。

设备档案管理员认真填写“图纸资料借阅登记表”的名称、图号、张数、借阅时间、借阅期限等项。

5.7.2借阅人在“图纸资料借阅登记表”签字栏签字。

5.7.3绝密文件资料借阅，设备档案管理员需报请设备动力部部长签字批准后方可借阅，同时借阅人需填写工作联系单。

5.7.4资料借阅时间规定为10天内，借阅期满，设备档案管理员应催收。

需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，由设备动力部按其损失作估价赔偿。

5.7.5非为我公司服务的外单位人员不得借阅公司的设备档案资料。

为我公司服务的人员，经设备动力部同意批准签字，可在资料室查阅有关的设备台账、图纸档案资料（不得抄录、复印、扫描、拍照），但不得将档案资料带出资料室。

外单位人员因工作需要，需将档案资料带出资料室，应经总经理批准方可允许。

5.7.6原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借，只能在资料室查阅（不得复印、扫描、拍照）。

5.7.7本单位人员辞职、离职、调出公司前，有借阅设备档案资料未归还者，必须到档案室办理归还手续。

否则，企管部不得办理调动手续。

5.8.设备档案资料的报废及销毁

5.8.1设备档案资料没有参考价值后，必须填写《设备报废申请表》中的报废资料单，经设备动力部负责人和鉴定小组讨论同意后方能销毁。

5.8.2批准报废、销毁的设备档案不能抄录、复制、扫描、拍照，外带或出售其他单位和人。

5.8.3对于销毁的设备档案需指定两名以上专人进行监督销毁，并在销毁清册上签章，销毁情况汇报主管领导，销毁清册应列入档案管理保存。

5.9设备档案室的管理要求：

5.9.1设备档案室，要有专人负责管理，配置防盗、消防设施，并保持其良好可靠。

5.9.2设备档案室，要保持清洁干燥，柜架排列整齐，资料整理规范、存放有序、取放方便，清单、柜卡、盒（袋）卡、标签等标志明显、内容清楚。

5.9.3做好设备档案、设备台帐、图纸、资料防火、防盗、防潮、防鼠咬、防虫蛀、防污损等工作，定期检查档案资料的保管情况，随时修补破损资料，保持资料完整。

5.9.4设备档案室，不得存放无关的物品，更不能存放易燃、易爆、危险品；除设备动力部人员外其他部门人员不经批准，不准随便乱翻乱动设备档案、设备台帐、图纸、资料等。

6、检查与考核

8.1本标准由各指挥部设备动力部组织各部门贯彻实施。

8.2本标准由各指挥部副指挥长实施检查与考核。

7、附录与附表

附录A设备档案

附录B设备统一分类及编号目录

附录C设备台账