物资设备管理制度.docx

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物资设备管理制度

物资设备管理管理制度

1.1物资市场调查

项目成立进场后，应组织人员进行物资市场调查，调查内容包括当地及周边的钢材市场、商混搅拌站、周转材料市场的情况、价格及主要资源（生产）商情况等。

调查分施工前调查，施工中的定期（月调查）、不定期调查，并按模板格式撰写《物资市场调查报告》。

1.2物资计划管理

1.2.1项目经理部工程技术部编制《分工号主要物资需用量明细表》，经项目经理及项目总工程师复核、签认，物资设备部据此编制《分工号主要物资限（定）额供应台帐》，作为整个项目物资采购、消耗的总控目标。

当有变更时，物资设备部根据工程技术部提供的变更通知及时调整《分工号主要物资需要量明细表》、《分工号主要物资限（定）额供应台帐》。

1.2.2物资计划主要是指“物资需用计划”、“物资申请计划”和“物资采购计划”。

物资需用计划包括“一次性或阶段性物资需用计划”、“月度物资需用计划”和“临时物资需用计划”。

“物资申请计划”和“物资采购计划”是物资设备部根据物资需用计划编制的。

1.2.3《分工号主要物资需要量明细表》，即一次性或阶段性物资需用计划。

是指单位工程从开工到竣工或到计划工程节点所需的全部材料计划。

由项目工程技术部在工程开工前30天，向物资设备部提报一次性或阶段性物资需用计划。

1.2.4《主要物资月度需用量计划表》由项目经理部的工程技术部依据工程一次性或阶段性物资需用计划和施工生产进度提出的用料计划。

在每月25日前向物资设备部提报次月材料用料计划。

编制月度物资需用计划经项目经理或项目总工程师审核批准。

1.2.5各类物资需用计划由项目工程技术部编写提报，项目物资设备部汇总编制《主要物资申请计划表》和《主要物资月度采购计划表》，并按采购权限上报物资主管部门或建设单位。

由公司负责采购的物资，项目物资设备部编制物资申请计划报物资主管部门，由公司进行招标采购。

项目经理部负责采购的物资，由物资设备部编制物资采购计划，实行公开招标采购或比价采购。

严禁无计划采购和超计划采购。

1.3物资供应商管理

1.1.1根据物资供应商管理规定，供应商实行股份公司、集团公司、分子公司分级、AB分类管理，具体执行《xx建工集团有限公司供应商暂行管理办法》（xx建工程【2011】351号）。

1.1.2供应商调查：

根据工程项目实际从上级管理单位发布的《合格物资供方》名录中选择供应商，对不在合格名录内的供应商须进行调查。

1.1.3供应商评价：

根据“谁采购谁评价”的原则，对物资设备部调查的供应商进行评审，经评审“合格”的供应商，上报公司纳入《合格物资供方名录》。

供方的评价原则：

（1）国家或行业认可的有资质的厂商；如营业执照、税务登记证、组织机构代码等。

（2）有产品的生产许可证和特别许可证；如防水卷材、机电产品等。

（3）近两年内没有因产品不合格受到国家、行业或行政监督部门的通报和处罚。

（4）产品的环境职业安全健康影响可控制或可接受。

1.1.4供应商复评

每年项目经理部对本单位所评价的合格供应商进行一次复评。

复评不合格的列入《不合格物资供方名录》，三年内不得使用。

有下列情况之一的供方为不合格供方，应从合格供方名册中除名：

（1）因使用的物资影响工程质量的。

（2）一年内两次供货达不到合同要求的。

（3）供方服务质量低、态度差，有书面记录的。

（4）有环境影响或安全事故的。

（5）有不正当交易或欺诈行为的。

1.4物资采购

1.4.1按照集团物资采购管理制度要求，由集团公司组织，分、子公司操作，推行分、子公司物资集中招标采购、区域招标采购、战略采购、网上竞价采购等方式；充分利用股份公司开发的《中国xx电子商务平台》及阿里巴巴采购平台开展物资采购业务。

1.4.2电线电缆、配电箱、石材以及合同金额50万元以上的其它物资（钢材、木材混凝土除外），通过公司组织招标确定供货单位，项目经理部签订采购合同并报公司审批，实行公司“集中招标、分散采购、项目结算”的管理模式。

在合同签订后10日内，项目做好集中招标过程资料的整理备案工作，同时上报公司备案。

具体程序如下：

（1）项目经理部提报《主要物资需用限（定）额数量总计划表》、《主要物资申请计划表》及项目邀请投标单位；

（2）公司物资设备部和项目经理部共同起草招标文件并组织招标；

（3）公司物资设备部组织公司评标小组和项目技术人员完成评标；

（4）评标小组推荐中标候选人，由项目经理部进行二次谈判后拟定合同并报公司审批；

（5）合同履约，完成供应，项目经理部负责对物资进行验收、保管、发放；

（6）项目经理部负责结算、资金支付；

（7）公司物资设备部对项目经理部资金支付和供货商履约情况进行监督；

（8）物资集中招标过程资料项目备案，同时上报公司备案。

1.4.3合同金额50万元以下物资采购（钢材、木材、水泥、商砼、电线电缆、配电箱、石材除外）由项目进行招议标或竞争性谈判确定价格，合同报公司审批。

实行“项目招标、定点采购、项目结算”的管理模式。

在合同签订后10日内，项目做好招标过程资料的整理备案工作，同时上报公司备案。

具体程序如下：

（1）项目成立物资集采领导小组，由项目经理、书记任组长，分管物资工作的副经理任副组长，各职能部门负责人为小组成员，具体执行机构为项目物资设备部。

（2）项目工程技术部提报物资需用计划；

（3）项目物资设备部起草招标文件并组织招标；

（4）项目经理部经集采领导小组二次谈判确定供货商并拟定合同报公司审批；

（5）项目经理部负责对物资进行验收、保管、发放；

（6）项目经理部负责结算、资金支付；

（7）物资集中招标过程资料项目备案，同时上报公司备案。

1.4.4对不适宜采取招标采购的物资，项目经理部可采取竞争性谈判、阿里巴巴平台采购及询价采购等方式进行，妥善保存谈判会议纪要、供应商报价单、采购比价汇总表等资料。

1.4.5招标及批量采购物资必须与供方签订采购合同，采购合同及相关补充协议签订前须进行两级合同评审，报公司审批后签订。

公司及项目物设部建立物资采购合同管理台帐，对合同的签订、履行情况进行动态监控。

1.4.6严禁劳务企业自行采购工程实体物资，严禁项目经理部规避招标，将集中招标采购的物资化整为零采购。

1.5物资验收与检验

1.5.1项目经理部物资设备部负责对进场物资的数量和质量验收把关；对大宗物资、批量物资实行两人或以上共同验收制度，条件具备的可通过视频监督物资验收过程。

钢筋验收必须实行三方共同验收制度，即项目实验试人员、物资人员及劳务企业的材料员共同验收。

砂石料砌筑材料等地方材料两人以上进行验收。

验收完毕后，相关人员按要求在原始验收记录单（送货单或收料单）上签字，项目物资设备部填制《材料点验单》、《进场/入库物资验收登记簿》。

1.5.2数量和质量检验

（1）计重物资数量检验：

计重物资一般按净重计算，以理论换算交货的按理论换算，按件标明重量或数量的物资，可以进行抽检，一般抽检率为5%—15%。

按净重计算的带包装、捆扎物资抽取10%检验。

不能换算或抽检的物资，应全部检验。

（2）计件物资数量检验：

计件物资要全部清点件数，带有附件或成套机电设备，要分别清查附件数量，固定包装小件物资，如包装一致，可抽查5%—15%，如无差错，可不再检验，否则应全部检验。

（3）对于需要检验和试验的物资，项目物资管理人员在物资到达时必须及时通知工程试验部门做好取样试验，填写《物资送检台账》，具体执行《进货检验和试验程序》。

1.5.3对进场物资必须及时进行验收，在规定的时间内验收完毕。

金属材料不超过3个工作日，需进行理化检验的不超过7个工作日，其它物资不超过2个工作日，特殊情况经过上级物资主管部门批准后，可酌情延长验收时间。

1.5.4物资进场经验收合格后，应及时办理入库手续，填制材料点验单，并对入库物资按要求进行标识。

点验单主要反映供货单位、采购人员及验收人员的基本信息，是材料经验收入库付款的基本依据。

如供货商没有及时开具发票，应在月底前对到库物资进行预点入帐，待正式发票到后再对预点单进行冲减。

1.5.5对建设方提供的物资按施工合同约定，做好物资质量、样品、价格确认手续；按合同规定，组织物资进场、验收、检验、贮存、使用管理；及时办理结算手续。

1.6物资使用与盘点

1.6.1物资设备部必须依据工程技术部提供的《分工号主要物资需用量核算表》，建立《分工号主要物资限（定）额供应台帐》，按照材料计划执行，定额控制；根据施工进度分次、分批发放，严禁一次性超计划供应。

办理领发料手续，填写《领料单》。

（1）《领料单》是仓库发料的凭证，反映的是领用单位及材料使用方向，主要材料写明使用工程部位名称，周转材料应注明“周转料”，并填制《自购周转料台账》，辅助材料不分工程分项名称，统一标明“三类”，也可以进一步划分为土建、水电等三类用料，但要写明领料单位名称。

（2）在开发领料单时，如在封闭的库房内领料，必须先开领料单才能到库房内领料，在现场存放的砂石砌体等材料，不能及时办理领料手续，应依据验工及盘点情况可在当月下旬集中填制。

1.6.2劳务企业的物资发放

按照合同规定进行发放，领料必须是有权领料人签字；对劳务企业的施工用料进行动态管理，及时掌握现场材料消耗情况，严禁劳务企业在施工过程中偷工减料以及将施工用料或工地剩余物资对外处理或销售。

（1）劳务企业进场后，单独设立材料员1-2名。

该人员由劳务企业负责人（签约人）直接委任，并附正式委托书一份，加盖公章，格式详见《分包材料管理人员委托书》及被委托人身份证件复印件留物资部备案，施工队伍所需各种料具均由该人员签领，其它人员无权办理签领手续。

1.6.3项目物资设备部应利用信息化管理手段处理物资基础业务，月末由物资设备部定期编制物资收、发、存动态表、周转材料摊销单等，财务部按月审核单据，进行对账处理。

每个月末（25日），应把当月的点验单和领料单装订成册，并填写《x年x月材料动态表》，交财务部一份。

1.6.4项目经理部实行物资月末盘点制度。

物资盘点与项目收方、结算同步，库存盘点不仅包括库房及料场的原材料库存，还包括各工号、各工序未投入使用的原材料、在制品、半成品库存。

保管人员应配合主管部门对库存物资按月盘点，并填写《库存物资盘点表》，对盘点出现的问题或物资丢失、损坏应及时书面报告。

财务部门设置存货明细帐，并按存货种类进行明细核算，物资部门设置实物明细帐，每月末编制物资动态表，并与财务部门存货明细帐核对，保证帐物相符，帐帐相符。

1.7物资核算

1.7.1项目经理部对主要物资应坚持“月核算、季分析”的核算原则，定期开展材料核算工作。

每季度应进行一次详细“量、价、费用”三方面的物资核算、分析，基础数据真实完整。

1.7.2项目经理部应对劳务企业施工用主要材料消耗月核算、定期考核；分析节超原因，提出改进措施，并对超耗材料按合同约定进行结算。

1.7.3项目物资核算分析由项目经理组织，项目物资设备部牵头、项目工程部、商务部、财务部参与，依据截止时间的工程实际进度、预算数据、实际消耗数据及现场盘点库存进行核算分析，客观填制《物资核算分析表》。

1.8周转材料、低值易耗品和小型机具管理

1.8.1公司建立周转材料和小型机具调剂平台，发布指导价，定期更新信息，优先从内部调剂、租赁。

1.8.2项目经理部依据编制的《施工组织设计》中周转材料和小型机具需用计划，物资设备部根据需用计划确定是否新购或租赁，并上报公司审批。

1.8.3项目经理部建立健全周转材料和小型机具的收、发、存、领、用、退、租赁台账，加强周转材料的现场管理。

1.8.4周转材料管理要求

（1）周转材料（如钢模板、木模板、木方、脚手架等），采用分期摊销法摊销，木制周转材料摊销期限最长不超过两年，铁制周转材料最长不超过四年，专用及其他周转材料一次性摊销，及时更新《自购周转料台账》。

（2）工程使用的钢管、扣件，实行“谁使用、谁负责”的制度，施工单位采购和租赁钢管、扣件时，要查验和保存营业执照、生产许可证、产品合格证、检测报告等资料。

（3）钢管、扣件在第一次使用前，由施工总承包单位负责，按照《低压流体输送用焊接钢管》和《钢管脚手架扣件》标准规定的指标和检验方法，对钢管、扣件及紧固件进行外观质量检验，抽取钢管、扣件样本进行力学性能和扭力矩指标复验，不合格的钢管、扣件不得使用。

经检验合格的钢管、扣件和紧固件，在同一个施工单位内再次使用前，由该单位负责进行外观质量检验，对于严重锈蚀、变形、出现裂纹及其他不符合标准情况的不得在承重脚手架工程上继续使用。

（4）项目经理部在编制施工组织设计时应进行周转物资经济技术评审，尽量选择使用通用周转物资，合理安排进出场时间，减少周转物资使用时间，降低使用成本。

通用周转物资实行租赁制，项目所需要周转物资首先由公司内部租用，内部资源不足或内部租赁费用（租费加运费）明显高于当地市场租赁费用时方可到外部租赁。

（5）专用周转物资根据需要加工定制。

核算方法实行一次性进入成本，待使用完结后进行评估处置，处置价值冲减项目成本。

1.8.5低值易耗品和小型机具管理要求

（1）低值易耗品是指不构成固定资产，单价在2000元以下并可以重复周转使用的各种物品。

由物资设备部门进行实物管理，低值易耗品领用时采取一次摊销法进行摊销。

（2）小型机具及工具实行卡片式管理，经常使用的，价值较高的、由各工班统一领用。

使用年限参照《xx建工集团施工用小型工具管理办法》（xx建工办〔2003〕212号）。

1.9物资调差资料管理

工程设计变更及施工期间因物价变动需要进行物资调差的，经营预算部、物资设备部等部门及时收集、妥善保管本阶段物资采购资料，原始票据，以便向业主提供全面、真实的调价依据。

1.10工地剩余物资和废旧物资处理

工地剩余物资和废旧物资清点造册、评估并提出处理意见，报公司批准后执行；禁止帐外处理。

1.10.1项目成立废旧物资管理领导小组，并报公司物资设备部备案。

由项目经理和书记担任领导小组组长，项目经营部、物资部、财务部、工程部、安质部负责人为组员。

1.10.2废旧物资管理小组的职能是：

对废旧物资进行鉴定、回收、利用、处理。

1.10.3废旧物资的范围：

（1）施工生产中产生的边角余料、废料、残料；

（2）机械设备保养修理时、建筑物在保修时更换下来的零部件和材料；

（3）不能继续使用、无法维修的周转材料、工具、小型机具；

（4）报废的设备及拆除报废所得残余废料；

（5）低值易耗品的残余物、废旧包装器材等。

1.10.4废旧物资的鉴定：

废旧物资的鉴定工作应由物资部门牵头，由工程部、财务部、经营部、办公室等部门职员参加。

废旧钢筋及钢筋头的鉴定，要有钢筋班人员参加，做好确认和计量工作。

废旧小型机具、工具、配件等，确认也应有机械管理人员参加。

1.10.5废旧物资的回收：

（1）项目部应坚持节约、利废原则，制定现场废旧物资回收、存放、制定处理的具体实施办法细则，制定废旧物资的回收计划；

（2）加强施工现场管理，大力回收废旧物资，做到工完料尽场地清；

（3）对工具、劳保、配件等使用应坚持以旧换新原则；

（4）施工现场应定期进行废旧物资的清理，集中回收，不留死角。

（5）严格鉴定废旧小型机具、工具、配件，提高利用率，防止资产损失；

1.10.6废旧物资的处理：

（1）钢材及数量较大废旧物资的处理需上报公司批准；

（2）要合理定价，严禁低价变相处理；

（3）废旧物资处理要有详细记录，包括废旧物资处理的申请、有关部门人员鉴定意见、领导的批示以及经办人、证明人签字和处理结果；

（4）废旧物资处理资金应全部上交项目财务部，任何部门和个人都不得扣截、挪用和私设小金库。

1.10.7废旧物资处理管理流程：

（1）项目部相关人员鉴定后填写《废旧物资处理审批表》，钢材及废料处理金额大于2万元时（一个季度内同种物资处理总金额）必须报送公司物资设备部及公司领导审批（附带各回收单位报价资料），必要时由公司委派相关人员参与；

（2）批示手续完善后方可处理，依据处理客观事实填写《废旧物资处理记录》；

（3）依据《废旧物资处理记录》建立《废旧物资处理台帐》；

（4）为了保证废旧物资处理工作的可追溯性，《废旧物资处理审批表》、《废旧物资处理记录》、《废旧物资处理台帐》要编号一致，三种内业资料统一存档。

（5）项目部对修旧利废工作突出的相关人员应给予适当奖励。

1.11物资统计报表

1.11.1项目部要高度重视物资统计工作，杜绝虚报、漏报、迟报的现象发生。

1.11.2项目部物资部应设兼职统计员。

1.11.3统计人员要保持相对稳定，不得随意调动，频繁更换。

确因工作需要调动时，经项目领导同意，并同时补充经过培训的人员接替，以保证统计资料的准确性和连续性。

1.11.4统计人员要努力提高自身的业务素质，加强职业道德和敬业精神，努力学习，掌握现代化统计方法和手段。

1.11.5要严格执行物资统计工作要求的指标体系、统计目录、核算方法，不断提高统计数据质量，做到各项数据准确、无误。

1.11.6原始记录凭证是企业经济活动的最初记载和反映，是统计和成本核算的基础资料，必须完整真实，妥善保管。

1.11.7要建立健全统计台帐，及时准确的登记积累原始资料，不得随意涂改，做到帐物、帐据相符。

1.11.8统计分析是物资统计工作重要组成部分，通过对物资的实物量和价值量的分析，了解物资计划和供应情况、物资的消费与库存情况、物资价格及工程成本状况、及时提供给领导及有关部门。

1.11.9上报公司物资设备部统计报表：

（1）《物资集中采购月报表》于每月15日前报送至公司物资设备部；

（2）《主要物资统计报表》于每季度末15日内报送至公司物资设备部；

（3）《主要物资采购价格比较表》于月末5日内报送至公司物资设备部；

（4）《年末周转料统计报表》于年末20日内报送至公司物资设备部；

（5）《主要材料消耗量降低率报表》于年末20日内报送至公司物资设备部；

1.11.10上报公司物资设备部统计报表填报要求：

（1）报表必须有填报人、审核人、项目负责人。

（2）电子邮件或用即时通报送。

（3）报表中库存量不允许出现红字或负数。

（4）报表的数量、金额保留二位小数。

金额以万元作单位。

1.11.11每家供货单位需建立一份《报销单及结算台帐》，所有现金报销以一家供货单位处理，每一张该台帐表格都需存档到工程完工后一年。

1.12物资信息化管理系统应用

1.12.1物资采购电子商务系统：

项目所有大宗材料（钢筋、水泥、混凝土）必须使用电子商务平台进行采购。

充分发挥平台规范化、集约化功能。

具体操作规程按照xx建工经管〔2014〕97号文件关于转发股份公司《中国xx采购电子商务平台物资集中采购规程》的通知及流程执行。

1.12.2阿里巴巴网使用：

零星料及辅助材料应采用阿里巴巴平台实行网上采购，力争确保全年采购率不低于60%。

1.12.3成本管理软件平台系统应用：

本项目所有材料纳入中国xx项目成本信息系统管理，物资采购合同、租赁合同、机械合同、验收；结算、出库、盘点等管理的相关数据，务必依据客观事实及时在中国xx项目成本管理信息系统完善相关手续。

物资采购、租赁、机械合同统一线上评审，须上传物资计划扫描件、招标评标手续扫描件、电子版合同等附件。

评审通过后打印评审记录，与修改后的采购、租赁及机械合同报公司物资设备部，完成盖章流程。

收方管理须上传原始收料凭证、材质证明资料等扫描件附件。

结算管理须上传发票、奖扣款确认单扫描件等附件。

1.12.4物资管理软件：

进场物资需完善材料进场验收、检验、收料单、发料单、库存盘点、动态表、核算、统计等相关手续。

1.13成本控制

1.11.1采购：

广集各个行业供应商资源，货比三家，经集采领导小组研究后，从中选优，签订合同。

如果条件成熟下使用网购及阿里巴巴网购。

数量较大、金额较高材料一定先取样，经现场相关技术人员及集采领导小组确认无误后进货，避免给项目造成不必要损失。

1.11.2验收管理：

每批进场大宗材料不能低于三方验收，物资部、实验试及分包队，并签字确认。

零星料必须由两个部门共同验收点数，签字确认。

1.11.3现场管理：

根据现场施工进度情况，物资部因及时掌握材料进场时间，数量较大材料分批进场，确保施工生产进度及现场文明施工，降低常时间抵押造成材料变质、损坏及丢失。

1.11.4使用管理：

杜绝现场材料使用浪费现象，全员监督管理，每位员工有权及时制止浪费及不合理使用材料现象。

1.11.5核算分析：

每月、每季度及每个施工节点做一次成本核算，分析盈亏情况，及时有效防止亏损源的发生。

1.14机械设备配置计划

1.14.1在开工前一个月，项目物资设备部根据批准的施工组织设计及方案向子分公司机械设备管理部门或机械设备租赁站（以下统称设备管理部门）申报机械设备需求计划（包括机械名称、规格、型号、数量、计划进退场时间等），便于设备管理部门根据项目申报计划及自有设备资源情况调配设备。

1.14.2项目物资设备部根据施工进度实际情况，依据机械需求计划向子分公司设备管理部门提出主要《机械设备配置计划》，由项目经理签字后，报子分公司设备管理部门审定后组织落实机械设备来源，子分公司主管设备领导同意并签字后执行。

1.15机械设备购置

1.15.1为发挥集团资源优势，合理配置设备资源，确保设备保值增值，依据《中国xx股份有限公司大型设备集中采购管理办法》和《xx建工集团机械设备购置管理办法》规定执行，实行集中招标采购。

1.15.2新购设备由公司机械设备租赁站统一管理、办理固定资产组资、调配设备租赁使用。

1.15.3对于低值易耗品设备及公司采购管理范围内的设备，项目部及公司经相关人员批示后自行采购。

1.15.4严禁非组织管理主体单位（如项目部及指挥部）作为合同主体采购大型施工设备。

1.16机械设备租赁管理

1.16.1设备管理部门应本着先内后外的原则，充分利用公司现有设备，内部调剂余缺，在公司内部无法解决时可考虑向集团内部及外部租赁。

1.16.2租赁的设备应选择整机性能好、安全可靠、效率高、故障率低、维修方便和互换性强的设备，避免使用淘汰设备。

1.16.3外部租赁的设备应优先实行招租，全面考评供方情况、设备状况、服务能力和价格等择优确定供方，招租时应由公司设备管理部门及项目部共同组织进行，并填写《机械租赁供应方评价表》。

1.16.4设备管理部门建立外部租赁供应方管理台账，定期对外部租赁供应方进行考核。

1.16.5对于外部租赁设备，公司设备管理部门协助项目部充分调查项目所在地设备租赁的市场价格,根据调查情况填写《机械设备租赁计划审批表》，调查小组最终评审后，并经项目经理同意并签字报公司审批，批准后方可办理设备租赁手续，签订有效的租赁合同。

1.16.6项目物资设备部根据租赁设备调查情况及实际租赁设备单价，填写《租赁设备价格调查表》。

按季度上报公司设备管理部门。

1.16.7公司建立机械设备调剂平台，并定期发布租赁指导价。

1.16.8租赁机械设备必须执行租赁合同评审制度，租赁合同经项目部领导和相关部门评审、会签，并报公司审批后签订。

1.16.9租赁合同中应明确以下主要内容：

设备名称、规格、数量、租金及支付方式、进出场费、安装拆卸费和辅助设施费等。

1.16.10内部租赁的机械设备由公司机械设备租赁站与项目经理部签订设备租赁合同。

1.16.11外部租赁的机械设备由外部机械设备租赁单位与项目经理部签订设备租赁合同，并报公司设备管理部门备案。

1.16.12项目部按月结算租赁费用，末次结算前，项目物资部牵头组织对外租供方使用的材料、施工安全、质量与人员管理等考核奖罚情况进行