如何做好会议记录.docx

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如何做好会议记录

如何做好会议记录、纪要

一、怎样写会议记录

会议记录是记录会议上讲话、发言、决定、决议等内容的一种文字材料.比较重要和正式的会议都需要做会议记录。

它的作用在于正确反映会议情况,以作为整理会议文件，总结经验，研究工作等存、查、备、考的一种历史资料。

会议记录一般包括两大部分：

（1）会议组织情况.写明会议名称，开会的时间、地点，出席人（按规定必须参加会议的成员）、缺席人及原因、列席人（不是会议成员，因工作需要而参加会议的人）、主持人、记录人。

以上情况,应尽可能在会前写好。

（2）会议的内容。

这是会议记录的主要部分。

记录方法有两种：

一是摘要记录：

记会上讲了什么事，讨论了什么问题，通过了什么决议。

比如邮政工作会，多采用这种记录方法;二是详细记录：

把会议情况、内容详细记录下来，把每人的发言尽可能原话记录。

如果会议讨论的问题比较复杂,在讨论中又有不同意见，发生争论，更应努力做到有言必录。

会议记录采用哪种形式,由会议的性质，讨论的问题和领导的要求来确定。

会议结束,记录完了，要另起一行，写“散会”二字。

如中途体会，需要注明“休会”字样。

正式会议记录要由主持人和记录人在正文的右下方签名.

二、会议记录

1、概说

在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。

会议记录有“记"与“录"之分。

“记”又有详记与略记之别。

略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。

详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整.若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。

“录”有笔录、音录和影响录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字.笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。

2、格式

会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。

记录头的内容有：

（1）会议名称；

（2）会议时间；（3）会议地点；（4）会议主持人；（5）会议出席、列席和缺席情况；（6）会议记录人员签名。

3、要求

会议记录的要求归纳起来主要有两个方面，一个是速度要求,一个是真实性要求.

（1）速度要求.快速是对记录的基本要求。

当然，可以先录音，再会后整理.

（2）真实性要求。

纪实性是会议记录的重要特征，因此确保真实就成了对记录稿的必然要求。

真实性要求的具体含义是：

一是准确.不添加,不遗漏，依实而记.二是清楚。

首先是书写清楚,其次是记录要有条理。

三是突出重点。

会议记录应该突出的重点有：

一是会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；二是会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；三是权威人士或代表人物的言论;四是会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；五是会议已决议的或议而未决的事项；六是对会议产生较大影响的其他言论或活动.

三、会议记录的写作格式例文

会议记录是当事人记录会议情况以供备查的一种文体.

一般会议记录包括两部分：

一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。

另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。

这是会议记录的核心部分。

对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言.二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。

会议记录的写作范例

例文一：

会议名称会议时间会议地点记录人

出席与列席会议人员缺席人元会议主持人

审阅签字

主要议题

发言记录：

例文二

XX公司办公会议记录时间：

XXXX年X月X日X时

地点：

公司办公楼五楼会议室

出席人:

XXXXXXXXX

主持人：

公司总经理

记录人：

办公室主任XXX

主持人发言：

（略）

与会者发言：

XXX…………………………………………

散会

主持人：

XXX（签名）

记录人：

XXX（签名）

（本会议记录共X页）

四、会议记录写作

会议记录就是把会议的基本情况、报告、发言、决议等内容记录下来,帮助我们今后了解情况.会议记录是进一步研究工作，总结经验的重要材料.因此会议记录要求：

1、准确：

要如实地记录别人的发言,不论是详细记录，还是摘要记录，都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。

2、要点不漏:

记录的详细与简略,要根据情况决定.一般地说，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细.一般的情况说明,可抓住重点，略记大概意思。

3、始终如一:

始终如一是记录者应有的态度。

这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底。

4、注意格式：

格式并不复杂，一般有会议名称。

会议基本情况，基本情况包括：

时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。

会议内容，这是会议记录的主要部分,包括发言、报告、传达人、建议、决议等.

凡是发言都要把发言人的名字写在前。

一定要先发言记录于前，后发言记录于后.记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记录具体详细.

做会议记录，速度要快，要认真听取别人的发言，同时根据会议的主旨选择内容，记好要点.

五、会议记录应注意问题

会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。

它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。

它的制作质量如何，不仅直接影响其日后转化为档案的质量，因此必须重视会议记录工作。

某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的，具体表现有:

1、会议记录本内无目录。

特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低，而且不利于档案的保护和保密。

2、记录不完整.有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人；有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名；有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容；有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等，使人很难了解会议的全貌.

3、会议记录本没有按工作性质分开。

不同部门共用一个会议记录本（列席会议例外），给保管和利用带来不便。

4、会议记录本不固定。

有时是两三个记录本交叉使用，有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者，每次开会时临时找几张稿纸记录,过后就不知去向了。

5、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。

有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料，而且书写潦草，不利于会议记录的日后备查和归档后的长久保存。

为了提高档案质量，做会议记录应该注意以下问题:

1、使用固定的会议记录本（电子记录除外）。

记录人员应选用纸质较好的会议记录本，按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。

会议记录本前三页应写有目录，包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。

会议记录人应把每次会议的情况按目录栏中的要求逐项填写清楚，这样不但查找起了一目了然、十分方便，而且有利于档案的保密和保护。

2、按照规范格式做好会议记录。

会议记录一般分为两个部分：

（1）会议基本情况。

包括会议名称、开会时间（要写明年、月、日及会议开始时间）、会议地点、出席人（人数不多的会议要把出席者的姓名都写上，注明其他人员全部到会；人数过多的会议可只写出席范围和人数）、列席人、主持人、记录人。

上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。

（2）会议内容。

包括会议议题、会议发言、会议结论等.会议内容是会议记录的重点,记录是必须聚精会神,边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏.

六、会议纪要与会议记录的区别

会议纪要不同于会议记录，会议记录可以是流水账式地全面记录会上所有参会人的观点，包括正路或者是冲突，甚至是争吵。

但会议纪要不能做成会议记录,它必须是浓缩的、体现精华的，格式上是对会议的基本要素如会议时间、地点、参会人、主持人等做扼要记录，然后以会议作出的若干决定和决策为主线分别展开，多数情况不写明谁谁谁提出什么不同意见、某某某对其进行反驳等内情，只侧重结论；即便有分歧意见,也不指名道姓。

会议记录是存档用的，会议纪要既存档又要以发文的形式公布出去，还要相关部门去贯彻执行会议纪要中列明的内容.所以,会议纪要相当重要。

二者的主要区别是:

第一，性质不同，会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。

会议纪要只记要点，是法定行政公文。

第二，功能不同，会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

会议纪要是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于众的具有纪实性和指导性的文件.

七、如何写会议纪要

会议纪要根据适用范围、内容和作用，分为两种类型:

（1）工作会议纪要；

（2）协商交流性会议纪要.

根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法:

1、概述法.这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。

这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作,写的篇幅相对短小.如果会议的议题较多，可分条列述。

2、分项叙述法.召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号和小标题，分项来写。

这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。

这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

3、发言提要法。

这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。

这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。

某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可以采用这种写法.

会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。

（1）标题

由会议名称和文种组成，如《二季度生产经营会议纪要》

（2）文件日期

成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。

也可在文末右下角表明日期.

（3）正文

正文可写三部分，也可只写前两部分。

第一,在开头部分应扼要地叙述会议概况。

如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议题及主要收获等。

第二，主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。

也有另三中写法的说法，大同小异：

第一种概述法。

即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起,概述出来。

这种写法适用于小型会议。

第二种发言记录式写法。

按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容.此写法主要用于座谈会议纪要。

第三种归纳法。

就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写，适用于规模较大、内容复杂的会议。

写作时,可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、层次写。

总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁,突出重点。

第三,结尾的内容通常是提出希望、号召,要求有关单位认真贯彻会议精神，也可以在写完主题部分后即全文结尾。

八、会议纪要的特点

1、内容的纪实性.会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐.否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。

2、表达的要点性。

会议纪要是依据会议情况综合而成的。

撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。

重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切记记流水账。

3、称谓的特殊性.会议纪要一般采用第三人称写法。

由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求"、“会议号召"等就是称谓特殊性的表现.