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两个凭什么引起的思考商事档案的价值取向

两个“凭什么”引起的思考

——商事档案的价值取向

孙军

2012-12-2110:

16:

46　　来源：

《档案学通讯》（京）2009年6期

　　【英文标题】ThoughtsProvokedbyTwo“WhatDependon”:

TheValueTropismofBusinessArchives

　　【作者简介】孙军，扬州大学社会发展学院，扬州225002

　　【内容提要】两个“凭什么”案件，涉及工商档案和房产档案的查询，两个行政机关的档案部门以部门的规章制度为依据，拒绝了原告的查询请求，引起纠纷，由此也引起了一场质疑行政部门规章制度合法性的争论。

本文以此为出发点，从商事档案的形成原因及特点的角度，探讨商事档案以公开为原则，以不公开为例外的价值取向。

　　【关键词】商事档案/价值/公开

　　一、问题的起因：

两个“凭什么”案件及其结果

（一）两个“凭什么”案件

　　第一个“凭什么”——《工商局，凭什么不让我查企业档案》

　　2001年3月16日，深圳律师刘子龙持本人律师执业证和律师事务所介绍信前往惠州市工商局查询一企业的档案材料，因没有法院立案证明而遭拒绝，刘子龙所在的律师事务所对该局的具体行政行为提出了行政复议申请，广东省工商行政管理局正式受理，一场讼争开始。

由此，工商行政部门多年来一直禁止或限制公众查询企业登记档案问题再次引起社会各界，尤其是深受其苦的执业律师们的关注。

①2002年7月26日，广东省惠州市中级人民法院经过公开开庭审理，确认被告惠州市工商行政管理局拒绝原告广东正翰律师事务所律师要求查询有关企业注册登记资料的书式档案的具体行政行为违法。

②

　　第二个“凭什么”——《凭什么不让我查阅——天津市一起房档利用遭遇诉讼》

　　天津市公民张岩是一起“民告官”诉讼案中的原告，天津市房地产管理局是被告。

张岩曾祖父张梦明1912年在天津市红桥区福泉里大街盖有房屋36栋，1953年张梦明去世。

1956年被告去信让原告之父张广荣回津接管张梦明遗产。

因张广荣在上大学，无力接管，被告遂对上述全部房产进行了“改造”。

因“改造”前遗产尚未分割，故张广荣及原告以后多次向被告提出要求查阅张梦明的房产档案，但被告予以拒绝。

原告依据我国《档案法》，认为此档案属于可公开的档案资料，个人有权查阅，故请法院判令被告纠正过失，公开有关档案资料。

结果原告在一审中败诉。

③

（二）行政管理部门的法律依据导致带有“悖论色彩”的结果

　　案件一的法律依据是中华人民共和国工商行政管理局1996年12月16日印发实施的《企业登记档案资料查询办法》。

该部门规章第七条第一款规定：

“律师事务所代理诉讼活动，查询人员出示法院立案证明和律师证件，可以进行书式档案资料查询。

”众所周知，律师只有充分地了解案情，才能向法院申请立案。

而要想了解企业法人的情况，就必须向工商行政管理部门查询相关资料，如果事实不清，法院将无法立案。

工商行政管理部门依据的《办法》，无疑给律师执业设置了障碍。

　　案件二，天津市房管局房管处主管业务的某副处长介绍，如果产权所有人要求查档，应该首先提供房产所在地址及产权所有证的编号，由房管处的工作人员查阅后告知。

“本来只要查看一下我曾祖父房产档案就能确定的事，却因为不让查档无法解决，准确地址就在房产档案里记载着，房地产管理局不让我查阅，又要求我提供准确地址，这给我出了一个根本无法解决的难题。

”张岩在起诉状中这样说。

④

　　二、问题的思考：

商事档案的产生及特点

　　以上所提到的工商和房产登记档案从档案的分类角度来说，属于专门档案。

专门档案的利用问题，是档案界近年来的讨论热点之一，讨论的焦点基本集中在工商、房产和土地档案方面，有许多文章（略）质疑我国工商、房产档案的查询规定。

市场经济主体为了解决在经济活动中的纠纷，纷纷求助于能够证明企业资信状况、权利状况的各种登记档案，可是保管这些登记档案的工商部门、房产部门和土地部门等却利用部门的规定，把众多的利用者拒之门外。

登记档案能不能公开成了一个表面简单实际复杂的问题。

笔者借用法学方法，将工商档案、房产档案等专门档案归纳为商事档案，并以其商事法律性质为视角，探讨此类档案的公开问题。

（一）商事档案概念的界定

　　商事档案的概念是借鉴法学分析方法而提出的。

法学中的“商事”一词，是指流通领域和生产领域中的营利性经营活动。

相对应地，从事这种经营活动的主体被称为商事主体，商事主体做出的经营行为被称为商事行为。

各行政机关、中介机构对商事主体从事的商事活动进行管理、提供服务的过程中，形成了工商、税务、房产、土地、会计、金融等专门档案，这些记录商事活动的专门档案都是随着商事活动的产生而产生、发展而发展的。

由此可以这样定义商事档案，商事档案是指在商事活动中形成的、记录商事主体和商事行为的核心信息、具有保存价值的文件材料。

由于各种商事档案都各具独立性和规律性，因此都是由各相关机构审核保管的。

⑤

（二）商事档案的特点

　　1.明显的经济特征

　　商事档案的内容都是与商事交易活动密切相关的，它来自于商事主体之间的经济行为，又是这些经济行为的凭证，为这些经济行为提供依据和参照。

如工商档案是商业交易活动的记录，随着交易活动的急剧增加，其在经济领域内的资信证明作用更显突出。

又如会计档案，原本就是经济活动的产物，由于会计师事务所定位于社会中介服务机构，其商业特征也很明显。

　　2.影响交易活动的安全

　　随着经济的发展和防范风险意识的增强，越来越多的交易者在实际交易之前，都会选择到登记机关就权利状况进行查询，比如在期房的买卖中，买房人在决定买房之前，都会到工商等部门查询开发商的资信状况，尤其是到土地管理部门查询取得土地使用权的情况，以确定期房的合法性，避免买到的是非法建筑；在二手房的买卖中，市民也会到房地产管理部门查询房屋的权属状况，看看房屋是否进行过登记，有没有其他共有人，是否设定过抵押等等。

房地产档案、车辆档案、船舶档案等，都是由登记而生成的商事档案，基本上都是权利状况的记载，这些档案与其他档案相比较，凭证性更突出，与交易主体的利益联系更紧密。

　　3.公开和保密共存

　　商事档案大多是记录商事主体的经济状况信息，是参与市场经济的各方关注的信息，因此，商事信息从属性上看应是公开的。

根据《中华人民共和国企业法人登记管理条例》第6条第二款及第23条的规定，企业登记资料系应向社会各界提供的信息，并且获得有关资料无限制条件。

但是，从另一个角度来看，我国的商事登记的内容是法人登记和营业登记兼备，是对企业经营状况、资信状况、效益状况的全面记载，它涵盖了一个商事主体在市场中立足所需要的所有信息，不可避免地会有一些内容与商业秘密、技术秘密等内容相关，所以，商事档案的信息公开时要保护商事主体的商业秘密，不使其利益在公开中受损。

　　三、问题的症结：

商事档案能否公开

（一）行政部门为什么不能公开登记档案？

　　表面上看，商事登记档案是国家行政管理部门在履行职责过程中形成的记录材料，其作用更多地表现为国家对商事主体和商事行为的管理和监控，所以，登记档案带有浓厚的行政色彩，从某种程序上讲，这应该是行政部门不情愿公开登记档案的原因之一。

　　从各地的案件来看，登记档案部门的理由无外乎保护企业的商业秘密。

在市场经济充分竞争的情况下，商业秘密的泄露往往给权利人造成巨大损失，政府部门采取谨慎的做法无疑是明智的。

但是，究竟哪些属于商业秘密？

以工商档案为例，国家工商行政管理局是把此类信息作为秘密对待，但《中华人民共和国企业法人登记管理条例》第6条第二款规定：

“登记主管机关应当根据社会需要，有计划地开展向公众提供企业法人登记资料的服务。

”和该条例第23条：

“企业开业、变更名称、注销，由登记主管机关发布企业法人登记公告。

”既然是以公告的形式发布，可见企业法人依法核准注册登记的资料并不是什么机密。

那么由此看来，以“保密”为由限制申请人查询，只是使得原本正常的工作程序变得不正常。

应否禁止或限制查询企业登记档案，是一个十分初级且颇具中国行政管理特色的问题。

⑥

（二）商事档案为什么必须公开？

　　1.商事登记制度的本质要求

　　“商事登记”又称“商业登记”，作为一种对商事交易中有重要法律意义事项的公开记载，一种商事经营者以一定标志公开其身份的做法，早在中古时代的意大利及地中海地区就已经开始出现。

至近代，因资本主义商业的发展，商事经营种类日益繁多，商事活动的范围也不断扩大，这就使商事活动的结果不仅对相对的第三人发生效力，还对社会公众利益产生一定的影响，这就需要通过一定的措施对商事活动的主体进行规范，于是近现代的商事登记制度在1861年《普通德意志商法典》中应运而生。

⑦近现代民商法体系更加强调商事主体和商事行为的登记，其中商事主体的公示法定原则（即公开商事主体的登记内容）构成了现代商事登记制度的重要内容，登记过程中形成的文件材料，就是我们现在所说的工商档案，可见，为公示商事主体重要事项的工商档案本质上应是公开的。

　　2.物权公示原则的内在要求

　　物权是近现代民法的一项重要概念，其与债权共同构成近现代财产权的两大基石。

对物权概念的界定，学界众说纷纭，但仍可基本定义为：

直接支配特定物并排他性的享受其利益的权利。

⑧

　　物权具有绝对排他的效力，对物的买卖、租赁、赠与、抵押、典当等权利的设置和取得有决定性的作用，因此物权的“得丧变更须有足由外部可以辨认的表征，始可透明其法律关系，减少交易成本，避免第三人遭受损害，保护交易安全。

此种可由外部辨认的表征即为物权变动的公示方法。

”⑨这是处理物权变动与第三人利益保护的一种技术手段，这种将物权变动情况公之于众的做法即为物权变动的公示原则，已为各个国家和地区的物权立法所普遍确认：

欧共体理事会第一号公司法指令中要求各成员国对于公司的基本文件进行强行性公开。

香港《有限责任合伙经营条例》中规定任何人士均可查阅注册申请表。

《中华人民共和国物权法》第十八条明确规定登记机关的法定职责：

“权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机构应当提供。

”

　　四、问题的对策：

商事档案的价值取向

（一）商事档案以公开为原则

　　商事档案的公开是由商事登记制度和公示原则的内在要求决定的，其公开也具备深远的现实意义：

　　1.从经济层面上看，商事档案的本质是通过公示来保障商品经济的安全和效率。

公示既有利于商事主体公示自己的经营身份、经营能力，确立经营信誉，也有利于交易相对人或社会公众对商事主体与经营相关的情况有一个清晰的了解，从而更加明智地选择和决定自己的交易行为，进而保护交易相对人和社会公众的利益，并且公开商事登记档案有利于国家及时了解商事主体的经营状态，从而更好地实现对商事主体的法律调整和整个国家商事活动的宏观规划。

由此可见，商事档案的公开对于国家、交易双方和社会公众都有着重要的价值。

　　2.从政治层面上看，商事档案大多是行政管理部门在履行职能过程中形成的，具有政府信息的属性。

根据我国2008年5月1日实施的《中华人民共和国信息公开条例》的基本原则，政府信息以公开为原则，以不公开为法定例外。

商事档案的形成为着公示的目的，商事档案中也只有少数的内容属于不公开的范围，因此商事档案从本质来看具有公开的价值取向。

选择合理的方式公开商事登记档案信息，使之发挥应有的作用，既是维护商事活动安全有效的迫切需要，也应当是登记行政部门信息公开工作的当务之急。

　　3.从社会层面上看，商事档案是构建法人数据库和企业信用档案的信息资源。

　　中共中央办公厅文件《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》（中办发[2002]17号）提出：

“十五”期间，电子政务建设的主要任务是：

启动人口基础信息库、法人单位基础信息库、自然资源和空间地理基础信息库、宏观经济数据库的建设。

国务院办公厅《关于社会信用体系建设的若干意见（国办发[2007]17号）》提出：

要加大组织协调力度，促进信用信息共享，整合信用服务资源，加快建设企业和个人信用服务体系。

从登记机关的地位和职能看，登记部门既是商事主体的登记机关，掌握着企业总的资产情况和生产、经营情况，也是市场监督执法机关，掌握着企业的资产和守法情况，这些信息资源在社会信用建设中有举足轻重的作用。

（二）商事档案以不公开为例外

　　商事档案的形成和本质决定了其公开的价值取向，但商事档案公开和保密共存的性质也蕴含了其不能够完全公开的要求。

具体到每一类商事档案，因其内容的不同，公开的范围也应区别考虑。

　　比如土地档案，我国实行的是国家和集体所有制，所以能够成为抵押标的的是土地的使用权，而无论是所有权还是使用权，绝大多数情况下不会涉及国家秘密，更不会涉及个人隐私，没有需要保密的理由，当然适用完全公开的原则。

　　而房产登记档案则不同。

房屋所有权、使用权是不动产抵押中应用最为广泛的一种。

房产所有权抵押也要到政府指定的部门办理登记，这样的登记资料同土地档案一样对交易活动的安全产生重大影响。

但是不同之处在于，房产所有权的主体既可以是国家和集体，也可以是个人，尤其是在住房制度改革以后，房屋成为重要的私有财产，私有财产属于个人隐私的范畴，除了与他人权利有影响时应在适当场所适当公开以外，其保密性应当受到法律的保护。

由于不是所有的房产均涉及商事交易活动，所以也就不能认为所有的房产档案都应当无条件公开。

与房产档案相似的还有银行档案。

这类档案中有相当一部分是储户存款信息的记录，其属于个人隐私已是常识，银行对其有保密的义务，当这类信息有可能影响他人的权利时，法律规定了较为严格的查询条件，如《中华人民共和国商业银行法》就规定商业银行有权拒绝任何单位和个人查询个人和单位存款，除非法律法规另有规定。

《中华人民共和国刑事诉讼法》则规定只有公安机关、检察院和法院可以查询银行存款。

　　因此笔者认为，在处理商事档案公开和保密的问题时应该借鉴法学分析方法，从法律主体的权利角度出发，既能有效地公开商事档案，又能切实维护商事主体的合法权益。

　　注释：

　　①邱代伦，车行义：

《工商局，凭什么不让我查企业档案》，《中国律师》，2001年第8期。

　　②《广东省惠州市中级人民法院行政判决书》，（2002）惠中法行初字第10号。

　　③④《是非，凭什么不让我查阅——天津市一起房档利用遭遇诉讼》，《北京档案》2003年第3期。

　　⑤孙军：

《论商事档案的公开与限制利用》，《山西档案》，2003年第5期。

　　⑥韦浩：

《民国时期商事登记法律制度研究》，中国工商出版社，2006年版。

　　⑧陈华彬：

《物权法原理》，国家行政学院出版社，1998年版。

　　⑨王泽鉴：

《民法物权（通则·所有权）》，中国政法大学出版社，2001年版。