干部人事档案工作中存在的问题.docx

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干部人事档案工作中存在的问题

干部人事档案工作中存在的问题

 一是严把材料收集关。

对收集到的材料纸张规格、文字书写等方面严格把关，要求归档的材料必须手续齐全，字迹清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，需由组织审查盖章的，应有组织印章；对手续不完备的材料，不予归档。

   二是确保档案内容真实。

加大档案材料真实性的审核力度，将“三龄一历”作为审核的重点，严防出现假出生年月、假工龄、假学历现象。

   三是细化工作程序。

在严格执行“八项制度”的基础上，结合实际，对档案材料的收集、鉴别以及查、借阅的各项程序等重点环节，进行细化。

并坚持整卷档案不外借和原始材料不外借的原则，工作确需或转递时，由档案管理人员具体负责。

一、当前干部人事档案管理工作存在的主要问题

　　1、档案意识不强。

　　干部人事档案工作是一项默默无闻的工作，也不容易取得明显成绩。

因此，少数部门领导对干部人事档案工作不够重视，甚至存在着一些认识误区，在实际工作中存在一些突出问题，如有些单位管档人员配备不到位，没有按规定比例配备工作人员；投入不够，基础设施配套不到位，保管条件比较落后；档案人员队伍不稳定，变化比较大等。

这些问题既影响了干部人事档案管理人员的积极性，又影响了干部人事档案管理的工作水平。

　　2、管理不够完善。

　　由于形成材料的部门对人事档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。

如《干部履历表》、学历材料、专业技术职务评审表、甚至是入党材料，都有缺失或不完备。

由于时间过久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集。

　　3、立卷不够规范。

　　随着社会发展和经济活动中竞争机制的引入，人事档案在就业和职位升迁方面的凭证参考作用越来越受到重视。

这就要求人事档案中每份材料的来源和内容必须真实可靠，必须经过组织严格的鉴别和认真的审查核实。

然而，在实际工作中却发现不少问题，有的档案材料填写格式不规范，纸张不符合要求，有的存在内容填写前后不一、记载不实、审核不准等问题，不利于档案的保存和利用，也使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。

　　4、整档工序繁杂。

　　按照干部人事档案工作目标管理的要求，对收集归档的材料在一个月内归入干部档案内，每两年装订归档一次。

按照档案整理标准，进档的材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。

由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆开、装订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。

　　5、“人档分离”增多。

　　随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动速度加快，流动方式更加灵活。

各类人才“跳槽”频繁，造成“人档分离”现象越来越多。

此外还有部分大、中专毕业生就业时，档案没有随人走，学历档案和工作档案分散保存。

这不仅给人才引进带来了一定的风险，也给组织人事部门的管理带来了难度。

　　二、加强干部人事档案管理工作的几点思考

　　1、强化档案意识。

　　一是领导重视要落到实处。

各级党委及其组织人事部门必须高度重视干部人事档案管理工作。

要把它放在事关干部队伍建设全局的高度来认识，将其列入全年组织工作要点和重要议事日程。

加强档案工作的组织领导，定期研究干部人事档案工作，定期监督、检查与指导。

各单位均要明确一名档案专干，由管档部门加强对档案专干的业务培训，切实强化管档单位和管档人员的档案意识，有效避免档案工作“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。

　　二是宣传要深入人心。

要大力开展人事档案管理工作的宣传，努力营造全社会关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提高大家对人事档案工作的知晓率。

可建立档案管理轮流参与制度。

在保证专职管档人员的情况下，在一个部门、单位内部，每年由非档案部门人员参与档案的管理工作，了解档案管理的法律法规及管理的运转流程，增强对档案工作的理解和支持。

同时，可以聘请离退休老同志参与到对档案的把关和核对工作中来，发挥他们对相关当事人和事件情况了解的作用。

　2、把好两道关口。

　　一是把好“入门关”。

要对干部档案缺少材料情况进行集中清理，通过书面方式，责成材料形成单位将材料收集整理、经单位审核后统一移交管档单位，尽量减少、避免历史遗留问题的影响，保证干部档案内容真实、准确、规范、完整。

　　二是把好“更新关”。

要建立档案资料收集责任制，对负有提供资料责任的部门和人员作出归档内容和时限的要求。

同时，对在普遍性、阶段性工作中形成的材料和特殊性材料，档案人员主动与相关部门联系、索要，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保干部人事档案材料完备，与实际情况同步。

　　3、简化整档工序。

　　一是要规范用纸。

形成干部档案材料的纸张与档案规范用纸的规格不一致，致使有的材料印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。

因此，要简化整档工序首先必须规范公文用纸，或统一调整干部档案用纸的规格，使二者一致。

　　二是要改进档案盒。

在干部档案整理过程中，需要反复的拆装、剪裁，不仅增加了整档人员的工作量，而且也不可避免地使档案本身遭受了损害，不利于干部档案的长久保存，还给提供利用带来了不便。

　　因此，制作更适用干部档案管理的档案盒很有必要，如借鉴文件夹形式，档案整理立卷时，不裁剪，也不装订，只需分类、编号、登记卷内目录，夹入档案夹，增加新的材料时只需把材料插入相应类别中，需要利用档案中某个材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于档案保密，这样既能提高干部档案整理质量，方便利用，便于保管、保密、延长档案寿命，还能大大减少档案整理繁琐的工序，从而提高工作效率。

　　4、规范档案管理。

　　一是高标准完善基础设施，确保安全管理。

安排专项经费，配套建立干部人事档案专用库房，做到档案室、阅档室、办公室“三室”分开，防火、防盗、防尘、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位；配备完善计算机、打印机、复印机、扫描仪、碎纸机等办公设备，提升办公硬件需要和档案管理环境。

　　二是严要求加强制度建设，规范管理程序。

制度是做好工作的前提和保证，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。

建立健全干部档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等制度，做到制度上墙，责任落实，规范档案的查、借、用、转等管理程序，坚决做到做到“五不查”、“四不借”“三不转”，即：

无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围的不查，非正式党员干部不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借；个人带档不转，没有调动通知不转，接收单位不明不转。

特别是针对人才流动与档案转递不同步，人才不合理地流动，造成“人档分离”越来越多的现象，要严格按照管理权限，对不在本单位的人员的档案必须妥善处理，该转递的要及时转递，有效避免“人档分离”情况的发生。

　　5、加快档案信息化建设。

　　一是做实基础工作，加快档案工作信息化建设步伐。

在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，利用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等资料变成数据资料，使干部档案信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保证干部档案信息的实效性、真实性和正确性。

　　二是创新技术和手段加强人事档案管理，提高利用效率。

在注重保密的前提下，利用信息化技术，探索新的方法，对档案进行合理、灵活地开发利用，充分挖掘信息作用，把“死”档案变成“活”资源，有效服务社会。

　　新时期新形势下，落实科学发展观，做好干部人事档案管理工作，促进社会和谐，要求我们的政府干部不但要掌握现代管理技能，成为有能力、有魄力、有执行力、有影响力的领导者，更应深刻认识和把握社会、经济发展的现状及趋势，成为具有战略管理能力的领导者。

特别是当前中国经济与社会正经历着转型的阵痛，风险与机遇从未如此同时深刻地影响着中国，中国政府面临着极为严峻的竞争和挑战。

作为首都政府决策咨询中心的北京清华工业开发研究院，紧扣时代脉搏，面向广大政府干部培训的迫切需要推出执政能力再造高级干部培训研修班。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理工作，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：

1、硬件设施解决落实差。

对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

2、材料收集不便，缺损严重。

由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。

有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。

在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50%以上。

其中：

差入党材料的208人，占24.7%；差学历材料的99人，占11.8%；差履历表的38人，占4.5%；差年度考核表的93人，占11%。

在2003年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占94.5%。

据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、年度考核、工资变动材料差缺率几乎达40%以上。

3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。

近几年管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。

个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、我县人事档案管理的对策与思考

1、提高认识，加强领导。

干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。

在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。

领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。

为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。

中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。

县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。

”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。

3、加强档案工作的基础建设。

按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。

为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。

4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。

《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。

而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70%是新手，业务不熟。

建议：

（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。

掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。

干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。

为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

5、严格制度，推行责任追究制。

为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。

对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。

（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。

（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。

各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

6、收集干部档案材料是干部档案工作的基础。

随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。

特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。

建议：

（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。

（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。

（3）认真整理，保证干部档案质量。

要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。

干部人事档案是对干部个人履历、思想品德、工作业绩、奖励与处分等信息的记载和反映，是历史地、全面地了解干部、评价干部和正确选用干部的基础，直接影响到干部工作的质量、水平和效率。

因此，在新时期如何进一步提高干部人事档案管理水平，使档案管理工作更好地为干部人事工作和社会主义现代化建设服务，已成为一个不容忽视、不可回避的问题。

本文谨就档案管理工作中存在的问题、对策及思考方面谈谈自己的观点和看法。

　　一、干部人事档案工作中存在的突出问题

（一）认识不够到位，重视程度比较低。

长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。

部分干部职工也对档案工作不够重视，认为此项工作只是人事档案管理部门的事情，不积极配合做好个人信息更新、归档材料及时上报等工作。

（二）管理不够完善，遗留问题比较多。

一是学历材料和专业技术材料不完备。

随着社会的全面进步和发展，各级各部门对学历、专业技术要求越来越高，很多干部通过各种方式（如函授、进修班、自考等）取得了相关学历学位或专业技术职称，但没有及时将材料送交人事档案管理部门存档，直接导致人事档案中的学历、专业技术职称材料不齐备，甚至造成部分材料遗失无法补办现象。

二是入党材料不完备。

不少干部曾在多个单位工作，但入党时所在的单位并没有将他们的入党申请书、转正申请书等材料放入个人档案。

此外也存在发展的新党员入党材料不齐备就直接存档的现象。

三是任免考察材料、工资表不完备。

有部分干部的任免考察材料因为没有及时归档，造成现在无法查找；由于政策或其他原因，个别工资表中有空白年份，工资资料不齐全。

　　（三）立卷不够规范，案卷质量不够高。

一是档案材料内容填写前后不一。

“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。

二是档案用纸规格不一。

现行的公文材料大都是A4纸，履历表、高等院校毕业生登记表、入党志愿书等大部分是16开纸，如将A4纸剪裁为16开大小，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来麻烦。

三是材料归类不准确。

存在不该归档的材料归了档，该归档的材料却没有及时归档现象。

四是档案材料短缺。

如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表未盖组织人事部门公章。

另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足现行社会发展的需要。

如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、潜力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

　　（四）技术手段滞后，运行效率比较低。

在整理档案过程中，大多数单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，都是靠手工操作，费时、费力，效率低，与新形势下整个社会的发展进步、现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

　　二、干部人事档案工作的对策及思考

（一）强化管档意识，提高地位作用。

要进一步强化管档意识，提高对干部人事档案工作地位和作用的认识，坚决避免出现“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象，还需要定期了解工作情况，积极研究并解决发现的问题，加强监督、检查与指导。

同时，加强人事档案工作队伍建设，提高管理人员素质及业务技能。

每位干部职工也要积极配合，及时将个人最新相关材料上报人事档案管理部门归档。

（二）把好两个关口，保证档案质量。

首先要从材料来源入手把好“入门关”。

在接收干部人事档案时，要严格审核，该由原单位负责的材料要求原单位负责收集，尽量减少、避免历史遗留问题的影响。

在审核和鉴别归档材料时，要达到“完整、真实、精练、实用”的要求，避免形成新的遗留问题。

其次要从日常工作入手把好“更新关”，着重掌握“四个规律”。

一是时间规律。

在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料，如重要节日里表彰先进、年度考核形成的考核材料表格等，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全。

二是变化规律。

凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务、职称任免表等。

三是信息规律。

如通过党代会、人代会召开，领导班子换届等活动可收集相应的人事档案材料。

四是普遍规律。

凡是具有全局性、普遍性的工作，要及时了解有关政策，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。

　　（三）加强制度建设，规范管理程序。

建立健全一套完整科学的干部人事档案工作规章制度，使工作有序、有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。

要顺应时代的发展，增加资金投入，充实干部档案整理队伍，严格执行现代化治理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

　　（四）注重管理创新，提高利用效率。

一是技术创新。

加快档案工作信息化建设步伐，建立干部人事档案数据库系统，使干部档案信息化，并在档案的查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

二是内容创新。

在收集干部基本情况的基础上，建立干部业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及任务完成情况收入档案；建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料；建立干部认可档案，本着领导干部群众认可、技术人员学术认可、经营人才市场认可的原则，分别建立领导干部考核考察档案、技术人员学术和推广成果档案、经营人员业绩档案。

　　三、强化服务职能，发挥干部人事档案作用

　　为干部人事工作服务，是干部人事档案工作的根本目的。

一是要发挥干部档案在选用干部上的基础作用。

档案管理部门应及时维护更新干部信息，保证信息的真实可靠，并可以利用计算机技术，做好档案信息的综合分析、建立人才信息库，为领导全面掌握干部队伍的整体状况、选准用好干部提供可靠的资料，把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。

二是要发挥干部档案在管理工作上的作用。

在日常工作中，干部档案的服务功能还体现在能为干部个人提供历史公正的凭证，可以为干部工作出据年龄凭证、任职凭证、工资变动凭证、业务职称凭证、学历层次凭证等，为晋升工资、晋升职称、解决老干部待遇、机关机构改革等提供有价值的服务。