档案工作流程.docx

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档案工作流程

档案整理工作流程

纸质档案整理

一：

将档案室的档案柜按部门、年份、大类、一级类目等规划出来一定的区域，档案柜上贴出标签，整理出来的档案放入划分好的区域。

二：

整理现有档案，部门顺序为人力资源部、工作联络部、企业发展部、审计监察部、董事会秘书处、公会党群、农业公司、科技公司、车队、财务、市场营销中心、工程经营发展部、机电物资部、各项目部。

三：

对档案进行重要性评估，有价值的档案确定其保管年限，进行收档。

无价值的档案由其原来的部门自行处理。

重要性评估根据《四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办法》中的公司档案目录表来确定。

四：

将整理出来有价值的文件进行分类、编目，编目的标准详见《四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办法》，分类方案见后文。

五：

收入档案盒（袋）中的文件需要有文件名称清单，此清单由各部门整理，由档案管理员核对。

无误后双方在清单上签字。

将电子清单存档，用于后期管理中查找纸质档案。

电子档案整理

一：

同纸质档案一样，首先确定电子档案的重要性，确定其保存年限，以及使用的频率，根据其使用的频率确定其需要配套的载体，分磁盘，硬盘，光盘等。

使用频率高的使用硬盘存放。

与纸质档案配套的电子档案归档时使用光盘，并根据文件的大小确定存放光盘的内存大小，刻录之之后与纸质档案存放于一处。

其余单独的电子档案则单独保存，同样进行编号，以便后期查找。

档案管理流程：

步骤

工作内容

时限

联系人

完成标志

备注

一：

档案提交

提交有关的所有该入档的材料，该提交的档案祥见档案管理办法及四个档案管理细则；

档案形成后一周内

各部门档案兼职员

资料完整

二：

资料审核

检查资料是否完整，基本资料齐全；

打印档案资料交接表，无误后双方签字；

接收资料两天内

各部门档案兼职员及档案管理员

审核无误

双方签字

三：

制作电子档案

将已提交的档案按要求制作电子档案；

接收档案的两天内

档案管理员

电子档案制作完成

四：

编写档案编号

电子档案制作完成后，按规定对纸质档案进行编号存档；

电子档案制作完成后一天内

档案管理员

归档完成

五：

档案查询

有关部门需要借阅人事档案时需要经领导同意，做好借阅记录，并根据情况确定借阅时间；

档案管理员

借阅档案重新归档

六：

档案销毁

相关部门根据公司档案管理办法提出销毁申请，按规定进行销毁；

提出销毁意见两天内

档案管理员及监督员

档案销毁完成

档案管理流程图如下：

文书档案管理流程图：

图1：

文书档案管理流程图

生产技术档案管理流程图：

图2：

生产技术档案管理流程图

人事档案管理流程图：

图3：

人事档案管理流程图

财务会计档案管理流程图：

图4：

财务会计档案管理流程图

确定档案的分类方案：

分类是档案整理工作中必不可少的基本步骤。

根据公司的实际情况，设置以下分类方案。

人力资源部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

人力资源部…2016年…人事档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

人力资源部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

人力资源部…2015年…人事档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工作联络部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工作联络部…2016年…特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工作联络部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工作联络部…2015年…特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

企业发展部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

企业发展部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

审计监察部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

审计监察部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

董事会秘书处…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

董事会秘书处…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

董事会秘书处…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

董事会秘书处…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

公会党群…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

公会党群…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

农业公司…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

农业公司…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

科技公司…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

科技公司…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

车队…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

车队…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

财务部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

财务部…2016年…会计档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

财务部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

财务部…2015年…会计档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

市场营销中心…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

市场营销中心…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

市场营销中心…2016年…特殊载体类档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

市场营销中心…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

市场营销中心…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

市场营销中心…2015年…特殊载体类档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工程经营发展部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工程经营发展部…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工程经营发展部…2016年……特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工程经营发展部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工程经营发展部…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工程经营发展部…2015年……特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

机电物资部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

机电物资部…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

机电物资部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

机电物资部…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

各项目部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

各项目部…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

各项目部…2016年…特殊载体类档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

各项目部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

各项目部…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

各项目部…2015年…特殊载体类档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

以此年份类推

档案兼职人员日常的工作

　　1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据公司制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整

　　2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷

　　3、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷

　　4、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案

档案销毁流程

档案管理员提出申请——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理员及相关部门业务人员逐项照册登记——主管领导签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。