办公物理区域管理规定.doc

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办公物理区域管理规定

1 目的

防止公司内各办公区域内工作场所因遭到未授权的访问而可能造成对工作的影响以及资产的丢失和损坏；规范工作场所中各个特殊物理安全区域的管理。

2 适用范围

该文件适用于公司所有办公区域内工作场所及场所中的各个区域的管理。

3 术语和定义

无。

4 职责和权限

DXC负责办公区域的出入口管理，如设置前台并指定前台人员；

DXC负责复印机的操作管理；

人力资源部负责对新员工门禁权限设置要求，并告之DXC。

DXC负责所有员工的门禁权限设置和管理；

所有员工如发现第三方人员私自进入开发现场时，须加以制止并及时通知前台或工作现场内的相关负责人。

5相关活动

5.1 工作场所安全

所有工作场所应有相应的防火、防盗措施；

工作场内的明显位置须张贴逃生的通道示意图；

使用门禁系统防止未授权人员的进入；

重要设备应该单独设立安全区并建立相应制度。

5.2 前台

应设立前台接待位置，并由DXC负责前台人员的管理；

前台处须在明显位置悬挂‘进出工作场所的规定’；

对于来访的客人，前台人员须作相应登记，必须确认其在本公司内的联系人，不允许客人自行进入工作场所；

对于不能确认本公司人员姓名的电话，应询问对方的来由；

前台的计算机，文档等资料须接受与工作场所内等同资产采用相同的设置（如，前台人员的个人PC须与开发人员的个人PC一样设置带口令的屏幕保护功能）。

5.3 工作场所的布线安全

在制定布线方案时须考虑：

l建立制度防止窃听或者破坏；

l布线图纸的保密；

l电源线与通信线的隔离；

l信息点的安全保护措施。

5.4 电源的安全

停电、来电的提前通知；

定期电源检查；

工作负载检查；

对于重要设备要有停电的紧急应对方法，如采用UPS。

5.5 人员安全

新员工在来公司后应根据其将要工作的办公区域由人事部告之信息中心新员工的门禁卡权限的设置；

人员发生调动时应填写《员工岗位变动/离职联络表》，DXC根据员工岗位变动，为新办公区域设置新的门禁卡权限，同时须删除原有的门禁卡权限；

公司不同办公区域在门禁系统终端中所设置的门禁权限不同，公司员工所持的门禁卡只能进入其工作场所所在的办公区域；

员工进入非工作权限范围的办公区域时必须在前台位置进行登记，前台人员有权向拒不进行登记人员所在部门负责人通报；

进入工作场所内的所有员工必须在明显位置佩戴员工卡；

所有员工有义务禁止身份不明的人员进入工作场所；

所有员工不得将门禁卡交与未配卡人员或是其他公司内员工。

发生门禁卡遗失应立即向所在部门负责（或其指定的人员）及前台人员汇报；

员工在进出有门禁系统控制的门后应随手关门；

对于在各个工作场所内各项目组中的出差人员、客户或其他人员应向前台人员申请临时卡。

在上述人员完成任务离开工作场所前其所在项目组应及时将临时卡归还前台人员；当员工离职时，应按《员工岗位变动/离职联络表》所规定的流程进行操作。

5.6 外来人员管理

外来人员包括：

l本公司的直接客户；

l政府和其他公司的参观人员；

l因工作需要来公司的外来人员（如，物业工作人员等）；

l因私拜访本公司员工的外来人员（如，员工亲属，同学等）；

l其他原因来公司的外来人员（如，送货人员）。

任何外来人员不得随意进入工作场所，只有通过前台联系相应的接待人员并作相应的登记后，由接待人员方可带入工作场所（公司领导除外）；

客户和参观人员进入工作场所必须有相关的本公司人员陪同；

不得将因私拜访本公司员工的人员带入工作场所，一切事务均在前台位置进行解决；

其他原因来公司的外来人员不得进入工作场所，前台须及时通知其要寻找的员工，并在前台处解决各项事宜。

5.7 特殊区域的安全

5.7.1 财务部区域的规定

财务部人员在外出离开座位时要将放有重要文件的抽屉锁好，最后一个人离开办公室要将财务室的门锁好；

无关人员不得随意出入财务重地，不得打探任何财务信息。

5.7.2 机房的安全

公司级服务器和关键系统网络设备应存放在机房或专门的地点；

任何无关人员不得随意进入机房；

工作人员进入机房后应遵守机房管理规定；

机房的温度、温度应符合有关要求，同时要保持干燥、防尘、防火，并具备一定的防盗措施。

5.7.3 打印区的规定

对于打印公司、本部门或本项目的资料时，打印资料的持有者负有对打印资料的保密责任；

对于打印中发生错误的文件应及时回收做切碎处理；

对于打印区的作废文件要进行及时的清理，作废的资料、数据文件须统一回收做切碎处理；

所有人员不得私自将机密级的打印资料带出工作场所，若因工作需要，则必须有项目负责人的批准；

所有人员不得打印私人文件。

5.7.4 复印区的规定

DXC指定专人负责复印区的管理和操作工作；

复印机必须设有口令控制，且不得告之他人；

经过项目负责人的批准后才可复印项目有关资料，任何人员不得私自操作复印机进行复印；

在复印区域中，所有的文件发生作废，或复印中产生的错误文件，将由复印区的管理人员统一回收做切碎处理；

复印机的使用必须填写使用纪录。

5.7.5 传真区的规定

由DXC分别指定专人负责传真区的管理和操作工作；

收到传真时，由传真区负责人通知收件人，并及时交给收件人；

非权限人员不得擅自进入传真区，更不得对传真机进行操作；

当传真区在无人状态时（如，下班后）应将传真的信息直接存储在连接的专门人员的个人PC中，待有人时再进行打印；

在传真区中，发生文件作废或产生错误文件时将由传真区负责人统一进行收集销毁。

6相关文件和记录

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