EXCEL培训教材.ppt
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-EXCEL,办公软件培训资料,基础篇-OFFICE软件介绍,1,1989年发布的运行在386机器上的WORD1.0,开辟了OFFICE软件的历史,1992年发布WORD2.0的用户界面一直沿用到今日,Office97的发布轰动一时标志着一个新的超丰富生产力应用程序时期的开始,Office2003仍然是目前使用范围最广的一款办公软件,基础篇-OFFICE软件介绍,1,OFFICE2007带来了全新的操作体验、更美观的效果和更强大的文字数据处理能力,2010年6月18日，微软Office2010正式在中国发布，并且Office2010迎来了全面的预装时代,基础篇-OFFICE软件介绍,1,Office（全称：
MicrosoftOffice），是一套由微软公司开发的办公软件，其常用的组件包含如下,1.WORD：
文字处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一。
主要是用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作。
2.Excel：
主要是用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总、图表制作、透视图的制作等工作。
3.PowerPoint：
演示文稿程序，主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影等。
4.Outlook：
提供了一个统一的位置来管理电子邮件、日历、联系人和其他个人和项目组信息。
5.Access：
数据库管理程序，主要拥有用户界面、逻辑和流程处理，可以存储数据。
6.VISIO:
流程图和矢量绘图软件。
基础篇-基本界面,1,基础篇-基本概念,1,工作表：
一个EXCEL文件由若干个工作表组成单元格：
工作表中最基本的元素。
单元格地址：
每个单元格都有其唯一的固定地址，由行号和列标构成。
表示：
列标+行号例如：
A1、B3、A12为了区分不同工作表的单元格，要在地址前加工作表名称；例：
Sheet1!
A1、Sheet3!
A1当前单元格（活动单元格）：
是指当前正在编辑的单元格。
这时输入的数据保存在其中，该地址显示在名称框中。
基础篇-选取工作,1,选择某一个单元格：
单击或移动光标键。
（注意观察名称框的变化）选择连续的几个单元格：
单击第一个单元格，然后再按住Shift键并单击最后一个单元格；或直接单击第一个单元格并按住左键拖动鼠标。
选择不连续的几个单元格：
按住Ctrl键并逐个单击要选择的单元格。
注意：
选择多个单元格后，可对它们的格式进行统一设置。
选择某一行：
单击其行号（拖动鼠标将选择多行）选择某一列：
单击其列标（拖动鼠标将选择多列）选择所有单元格（整个工作表）：
单击左上角的全选按钮。
基础篇-数据的类型,1,文本型（不可计算）：
例如业务员的姓名、分公司名称、联系人、联系电话等这些信息是不参与运算的，所以可以将它们作为文本型数据来进行输入。
数值型（可计算）：
例如车辆数量等特殊数值（日期、时间、货币）：
例如车辆的入库日期、售价等公式：
由等号（=）开始，由一些运算符号、函数构成的式子。
基础篇-输入文本,1,直接输入（自动左对齐）注意：
对于非字符的数字或日期作为文本输入，则应采用格式：
=83346194或83346194,基础篇-输入数值,1,直接输入（自动右对齐）注意：
可以设置单元格中数值小数点的位数。
方法：
选中单元格后，单击菜单“格式”=“单元格”，或者右键单击单元格并选择“设置单元格格式”，在打开的对话框中进行设置。
在数值中可加逗号。
例如：
2，123，456，不会影响运算在负数前加负号或用一对括号表示一个负数。
例如：
-123等同于（123）在正数前的“+”号忽略,基础篇-输入日期,1,在工作表的单元格中输入可识别的日期和时间数据时，单元格的格式会自动从“常规”格式转换为相应的“日期”或“时间”格式。
例如：
以下是可识别的日期和时间数据：
03/12/1303-12-132003/12/132003-12-1323:
00:
3411:
00:
34PM日期和时间的显示格式可以通过菜单“格式”=“单元格”或快捷菜单“设置单元格格式”来设置。
采用12小时制时，应加上AM和PM，时间与AM、PM之间应有空格日期与时间之间应加上空格。
例如：
23:
00与11:
00PM是等同的。
基础篇-输入货币、公式,1,输入货币可以设置单元格格式然后直接输入数值。
输入公式（先输入“=”号，然后输入计算公式，如“=4+10”，然后再回车）,基础篇-单元格其它操作,1,清除内容：
与粘贴相同，可以有选择性地操作（清除只是清除该单元格的某一些内容，但是并不会将该单元格删除）删除：
将删除该单元格，邻近的单元格将填补此空位。
插入行、列：
选中某一行或列后，单击菜单“插入”=“行/列”删除行、列：
选中某一行或列后，单击菜单“编辑”=“删除”调整行高列宽：
选中某一行或列后，然后按住鼠标拖拉行（列）号之间线条进行调整。
如图所示,提高篇-工作表的操作-工作表的选择与重命名,2,工作表的重命名方法：
（1）双击要重命名的工作表标签，然后修改工作表标签名或者
（2）选定要重命名的工作表标签，然后选菜单“格式”“工作表”“重命名”注意：
相应的单元格的标识也有所改变。
如sheet3改为AA，则相应的单元格也由sheet3!
a5改为AA!
a5。
选择工作表选定单个工作表：
单击工作表标签（也即工作表的名称）即可。
当一个工作表被选中时，工作表标签就变成白色。
选择多个工作表：
按住Shift键（选择连续）或Ctrl键（选择不连续）并单击工作表的标签。
提高篇-工作表的操作-工作表的插入、删除、移动与复制,2,1.插入工作表选定插入工作表的位置，例如sheet1选菜单“插入”“工作表”，可在sheet1之前插入一张新的工作表。
2.删除工作表选定工作表，然后用菜单“编辑”“删除工作表”3.移动和复制工作表移动：
选中工作表，然后拖动到目的位置。
复制：
拖动的同时，要按住ctrl键注意：
以上的操作也可以右键单击工作表标签并从快捷菜单中选择操作。
提高篇-函数概述,2,函数是一些预定义的公式，使用一些被称为参数的特定值按特定的顺序或结构进行计算。
Excel提供了300多个函数，包括财务函数、时间与日期函数、数学与三角函数、统计函数、查询与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等。
提高篇-函数的结构与输入,2,1函数的结构函数名（参数1，参数2，参数N）函数由函数名、左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号组成。
参数是函数的核心，参数可以是数字、文本、逻辑值、数组与函数等，参数间的分隔符一般用逗号，括号必须成对出现，且其前后不能有空格。
2函数的输入
（1）直接输入函数与单元格输入公式的方法一样。
首先输入等号“=”，然后输入函数本身。
如：
=SUM（f2:
f4）
（2）使用粘贴函数输入函数种类很多，要直接输入全部函数难度很大，使用粘贴函数输入方法，可以依据各类对话框一步一步地输入比较复杂的函数。
方法：
单击“编辑栏”左边的“=”号，左边将显示某个函数名，此时可以单击并选择您所要的函数，然后按提示进行操作。
（3）在公式中输入函数有时需进行复杂的运算。
例如：
要输入下面一个公式：
=A1-A3/（AVERAGE（B2:
B5）*100）+100其步骤是：
先选定单元格，在编辑栏中输入“=A1-A3（”，用粘贴函数输入法输入函数AVERAGE（B2：
B5），再输入“*100）+100”，按下Enter键，即完成了对混合公式的输入。
提高篇-常用函数,2,SUM（）：
求和格式：
SUM（n1,n2,）参数：
n1,n2,：
为1到N个需要求和的参数。
AVERAGE（）：
求平均值格式：
AVERAGE（n1,n2,）参数：
为需要找出平均值的1到N个参数。
COUNT（）：
计数格式：
COUNT（n1,n2,）参数：
为需要计数的1到N个参数。
MAX（）：
求最大值格式：
MAX（n1,n2,）参数：
为需要找出最大数值的1到N个参数。
MIN（）：
求最小值格式：
MIN（n1,n2,）参数：
为需要找出最小数值的1到N个参数。
常用函数也可直接在快捷菜单中直接选择使用,提高篇-日期与时间函数,2,YEAR（）：
返回日期的年份值格式：
YEAR（Serial-number）参数：
日期值MONTH（）：
返回日期的月份值格式：
MONTH（Serial-number）参数：
日期值DAY（）：
返回一个月中第几天的数值，介于1-31之间格式：
DAY（Serial-number）参数：
日期值NOW（）：
返回当前的日期和时间格式：
DAY（）参数：
无TODAY（）：
返回当前的日期格式：
TODAY（）参数：
无,提高篇-查找与引用函数,2,VLOOKUP（）：
在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。
格式：
VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup）参数：
Lookup_value为需要在数组第一列中查找的数值。
Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。
Table_array为需要在其中查找数据的数据表。
Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。
Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。
如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。
如果找不到，则返回错误值#N/A。
表1,表2,以业务员名称为查找数值在表2中查找其得分并将值返回表1中,附：
如有兴趣可以参考学习,提高篇-文本函数,2,LEFT（）：
从字符串左侧第一个字符起返回指定格式：
LEFT（Text,num_char）参数：
Text-字符串num_char-返回的字符个数,RIGHT（）：
从字符串右侧第一个字符起返回指定格式：
RIGHT（Text,num_char）参数：
Text-字符串num_char-返回的字符个数,MID（）：
从文本字符串中指定起始位置起返回指定长度的字符格式：
MID（Text,start_num,num_chars）参数：
Text-字符串start_num-起始位置start_num-起始位置,VALUE（）：
将一个代表数值的文本字符串转换为数值格式：
VALUE（Text）参数：
Text-字符串,提高篇-排序,2,排序：
是指将数据按从大到小或从小到大的顺序排列。
操作步骤：
（1）选定工作表中的任意一个单元格。
（2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，弹出一个排序对话框。
（3）在该对话框中，选择要排序的关键字及排序方式。
还可使用“排序”按钮，进行简单的排序，其步骤是：
（1）选定要排序列上的任一单元格。
（2）单击常用工具栏上的“升序”或“降序”按钮。
若要取消排序，可使用“撤消”按钮来恢复到排序前的状态。
提高篇-筛选1,2,数据筛选是指在众多的数据中挑选满足给定条件的数据子集（某些行）。
在Excel2000中提供了“自动筛选”和“高级筛选”命令。
自动筛选的步骤是：
（1）在工作表中任选一个单元格。
（2）单击菜单“数据”=“筛选”=“自动筛选”（3）这时可以看到标题行中每个字段名的右端有一个筛选箭头。
提高篇-筛选2,2,若要恢复原来的数据表格。
可任选一个单元格，单击菜单“数据”=“筛选”=“自动筛选”，则解除筛选若选择“全部显示”，数据全部恢复显示，但自动筛选记号仍然保留。
（4）单击字段名右边的按钮，选择“自定义”，将得到一个对话框，在对话框中输入相应的选项，可得到相应的筛选结果。
提高篇-分类汇总,2,Excel可自动计算列表中的分类汇总和总计值。
当插入自动分类汇总时，Excel将分级显示列表，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。
若要插入分类汇总，请先将列表排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起。
然后，为包含数字的列计算分类汇总。
提高篇-数据透视,2,1、建立数据表格。
2、选择要建立数据透视表的区域。
3、选择“数据/数据透视表和图表报告”命令，弹出对话框，从中选择待分析数据的数据类型。
（默认第一个）4、单击“下一步”按钮，弹出对话框，确定要建立数据透视表的数据源区域。
5、单击“下一步”按钮，确定数据透视表的位置。
（新建工作表中）6、选定要显示的数据的版式，将字段拖到标明“行”，“列”，“页”，“数据”的地方，表明该字段出现在相应的位置。
7、单击“完成”出现数据透视表。
8、点击”插入-图表“可直接将生成的数据透视表转换成图的形式下面以一个示例说明如何将下图中左侧的数据转换成右侧的结果,提高篇-图表,2,利用EXCEL制作图表的步骤1.创建图表,2.单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。
或者选择菜单“插入图表”命令。
打开“图表向导”对话框。
3.默认“图表类型”为“柱形图”和子图表类型（图3），单击下方的“按下不放可查看示例”按钮，可以看到将得到的图表外观的预览。
如果需要生成其他图表类型，则直接在左侧选择即可。
提高篇-图表,2,4.直接单击“完成”按钮，将在当前工作表中得到生成的图表,5.对生成的图片进行调整和美化,如何美化图表：
尽量避免使用艳丽的颜色去除图表的灰色背景和网格线对不同的数据应使用适当的表格类型必要的时候需将图表上加入数值标注或显示数据表,技巧篇1-工作簿操作技巧,3,1.打开固定表格,如果您有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作区。
以后只要将工作区打开，Excel就会打开其中的每个工作簿。
保存工作区的方法是：
打开需要同时使用的多个工作簿，按照使用要求调整好窗口大小和位置。
再单击Excel“文件”菜单下的“保存工作区”命令，输入工作区名称后单击“保存”按钮。
打开工作区的方法是：
选择“打开”对话框中的“文件类型”为“工作区”，选中要打开的工作区名称后单击“打开”按钮。
注意：
每个工作簿所作的修改必须分别保存，保存工作区并不能保存其中的工作簿。
技巧篇1-工作簿操作技巧,3,2.多表格打印,如果要打印的工作簿较多，通常采用逐个打开的方法打印。
如果这些工作簿位于一个文件夹内，可以采用下面的方法一次打印：
单击“文件”菜单中的“打开”命令，按住Ctrl键选中需要打印的所有文件。
然后单击“打开”对话框中的“工具”下拉按钮，单击其中的“打印”命令，就可以一次打印多个工作簿了。
技巧篇1-工作簿操作技巧,3,3.快速关闭表格,如果您打开了多个Excel工作簿，如果希望不退出Excel快速关闭它们，可以按住Shift键打开“文件”菜单，可以看到其中出现了“关闭所有文件”命令。
选择该命令以后，Excel会根据打开文件的状态弹出相应的对话框，您只要根据需要选择合适的按钮即可。
4.压缩表格,我们经常在工作中碰到一些表格，虽然数据不多，但是表格体积却超过了几十M，这是因为该表格中存在大量的空行所致，具体的解决方法为：
选中这些空行并删除，再保存该表格即可。
技巧篇2-工作表操作技巧,3,如果需要同时打印工作簿中的多张工作表，可以采用下面的方法操作：
首先选中要打印的多个工作表（按CTRL+鼠标左键多选），然后单击“文件”菜单中的“打印”命令即可,1.多工作表打印,技巧篇2-工作表操作技巧,3,2.更改标签颜色,Excel2003允许用户修改工作表标签的颜色，其操作方法是：
用鼠标右键单击工作表标签，选择快捷菜单中的“工作表标签颜色”命令。
打开“设置工作表标签”对话框，在调色板中选择一种颜色，然后单击“确定”按钮即可。
要快速隐藏活动单元格所在的行，可以按快捷键Ctrl+9（不是小键盘上的数字键，下同）；要隐藏活动单元格所在列，可以按快捷键Ctrl+0。
3.隐藏工作表行或列,可以按快捷键Ctrl+PageUp/PageDown进行工作表之间的快速切换,4.快速切换工作表,技巧篇2-选中操作技巧,3,5.快速选中特定单元格,选中当前工作表中的任意一个单元格，单击“编辑”菜单下的“定位”命令。
在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据您要选中的区域类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型。
例如“常量”，此时可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮以后，符合条件的所有单元格均被选中。
技巧篇3-单元格操作技巧,3,Excel允许将矩形区域内的任意单元格合并，具体操作方法是：
选中要合并的单元格，单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮。
则所有选中的单元格被合并为一个，而其中的数据则被放到单元格中间。
注意：
Excel只把合并区域左上角的数据放入合并后的单元格。
为此，输入标题之类的文本不能断续分布在几个单元格中，否则合并过程中会截去一部分数据。
1.合并矩形区域,注意：
Excel只把合并区域左上角的数据放入合并后的单元格。
为此，输入标题之类的文本不能断续分布在几个单元格中，否则合并过程中会截去一部分数据。
技巧篇3-单元格操作技巧,3,Excel单元格的默认情况下没有边框，Excel的“边框”工具经过改进，可以快速设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等属性。
操作方法是：
鼠标右键单击Excel工具栏，选中快捷菜单中的“边框”打开工具栏。
若按下其中的“绘图边框网格”按钮，用鼠标拖过某个单元格区域，可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。
若按下工具栏中的“擦除边框”按钮，然后拖过某个单元格区域，可以快速擦除所有的单元格边框。
2.快速设置边框,3.冻结窗格,选定单元格窗口冻结窗口此后该单元格的左侧和上侧部分的单元格将被冻结，不会随着滚动条的移动而移动,技巧篇3-单元格操作技巧,3,对于某些不希望别人修改，仅要求其填写要求范围内的表格，可使用“保护单元格功能”首先选中允许其修改的单元格区域，点击右键-“设置单元格属性”-“保护”，将其中“锁定”前面的对勾去除在“工具”-“保护”中选择“保护工作表”,4.保护单元格,技巧篇3-公式与函数使用技巧,3,若需要应用公式的单元格分布没有规律，使用拖动法操作往往比较困难，“选择性粘贴”可以轻松解决这个问题。
具体作法是：
选中公式所在的单元格，然后按下Ctrl+C键，在目标单元格点击右键并选“选择性粘贴”选项，在所出现的对话框中再选择“公式”即可,1.多处复制公式,如果某个单元格中的公式已经计算出了结果，而您不想保留公式只保留结果。
可以选中公式所在的单元格，然后单击工具栏中的“复制”按钮。
接着打开“粘贴”下拉列表，选择其中的“值”即可。
2.值替换公式,技巧篇3-公式与函数使用技巧,3,Excel公式执行后显示计算结果，按Ctrl+键（位于键盘左上角），可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看。
3.公式与结果切换,对不熟悉Excel函数的用户来说，找到适合某项工作的函数并不容易。
以下技巧绝对可以帮您的大忙：
假如您要完成数据求平均任务，请单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜索函数”框内输入“平均”，然后单击“转到”按钮。
对话框就会列出用于求平均的函数，选中其中的某个函数，可以在对话框中看到它的功能说明。
单击“有关该函数的帮助”链接，可以打开帮助查看更详细的信息。
4.查找适用函数,技巧篇3-公式与函数使用技巧,3,假如C1单元格包含公式“=SUM（A2:
B2）”，如果需要改变其中的单元格引用方式，可以使用以下技巧：
首先选中C1单元格，然后选中工作表编辑栏中的引用A2:
B2，按F4即可将相对引用更改为绝对引用和混合引用。
例如，按一次F4将A2:
B2改变为$A$2:
$B$2，再按一次F4将$A$2:
$B$2改变为A$2:
B$2。
如此反复，即可在相对引用、绝对引用和混合引用之间切换。
6.快速更改引用,5.固定公式地址,Excel公式一般使用相对地址引用单元格，若将一个含有地址引用的公式复制到新位置，公式中引用的单元格地址会发生变化。
如果复制前将公式的引用修改为绝对引用，则公式粘贴后的地址就可以保持不变。
修改的方式为在该单元格的函数公式中，将其中的行号和列号前加上“$”符号，即可将该单元格的公式引用修改为绝对引用。
技巧篇4-快速操作技巧,3,假如一个Excel工作表含有大量数据。
如果想将含有特定字符的数据行删除，可以对该工作表进行“自动筛选”，将含有的特定字符的行筛选出来并选中。
然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“删除行”命令即可。
1.快速删除特定数据行,若数据输入结束后发现了错误，只要没有敲回车键（即光标没有跳至其他单元格），按Esc就可以撤销刚才的输入。
2.快速撤销输入,选中需要转换行列的区域，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。
选中转换后行列所在区域左上角的单元格（注意它不能位于转换前的区域内），单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框内选中“转置”复选项，单击“确定”即可完成行列的快速转换。
3.行列快速转换,技巧篇4-快速操作技巧,3,如果有一列数据需要分解为多列，可以采用下面的技巧：
首先将需要分解的列选中，单击“数据”菜单中的“分列”命令，即可打开“文本分列向导”对话框。
选中其中的“分隔符号”或“固定列宽”（前者适用于数据列中带有逗号或制表符等分隔符的情况，后者适用于手工分隔数据的情况），就可以在向导的提示下完成数据列的分解。
4.快速分解数据列,技巧篇4-快速操作技巧,3,如果您拥有滚轮鼠标，只要将光标放到垂直或水平滚动条上，按住Ctrl向下或向上拨动垂直滚轮，即可任意改变工作表的显示比例。
5.快速修改显示比例,Excel“插入”菜单没有提供插入时间和日期的命令，使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间：
Ctrl+；（分号）在单元格内插入当前日期，Ctrl+Shift+；（分号）插入当前时间，按Ctrl+；（分号）以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；（分号），可以插入当前日期和时间。
6.快速插入时间（日期）,要想将某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于多个地点。
可以将上述单元格（或区域）选中，然后双击工具栏中的“格式刷”，将光标拖过待设置格式的所有区域，完成后单击“格式刷”退出。
7.重复执行操作,技巧篇4-快速操作技巧,3,Excel一般采用文本左对齐、数值右对齐的方法区分文本和数值，许多函数也允许文本格式的数字参与运算。
为了杜绝数字格式错误导致的混乱，Excel2003允许用户将文本格式的数字转换为数值。
具体方法是：
一旦文本单元格中输入了数字，其左上角就会出现一个绿色的小三角，表示智能标记已经发现了问题。
您只要重新选中这个单元格，单元格右边就会显示一个智能标记按钮。
单击该按钮即可打开下拉列表，您只要选择其中的“转换为数字”，就可以将文本格式的数字转换为数值。
8.文本快速转换数值,当然也可以使用VALUE函数将文本格式的数字转换为数值。
技巧篇4-数据输入技巧,3,Excel单元格默认输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：
当您需要在单元格中开始一个新行时，只要按Alt+Enter组合键即可，这样可以在一个单元格中输入两行乃至多行文本。
也可以在数据输入前（或后）将单元格选中。
打开“单元格格式对齐”选项卡，将其中的“文本控制”下的“自动换行”选中并单击“确定”即可。
1.快速输入多行文本,如果事先将Excel单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入2/3、5/6这样的分数数据。
除此以外，可以在“常规”单元格中按“0空格分数”的格式输入分数。
例如，输入“02/3”（为空格）可以显示“2/3”，并按15位的数字精度进行数据处理。
不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。
2.快速输入分数,在“常规”单元格中输入的任何数字，均以“右对齐”格式放置，就是说Excel将它作为数字处理。
如果您要输入文本格式的数字，除了事先将单元格设置为文本格式外，只需在数字输入前多输一个“”（单引号）即可。
3.快速输入文本数字,技巧篇4-数据输入技巧,3,如果您要在同一行（或同一列）的单元格内重复填充数据，可按以下方法操作：
首先选中包含原始数据的单元格（或区域），然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄上。
当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键拖过所有需要填充的单元格，完成后松开鼠标（注意：
如果被选中的是数字或日期等数据，最好按
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