办事处拟定制度样本.docx

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办事处拟定制度样本

公司办事处管理制度

一、总则

　　1、为加强办事处管理，使办事处工作科学化、规范化和制度化，特制定本规定。

　　2、凡办事处设立和管理，均合用本规定。

　　3、办事处要坚持公司营销方略，敢于开拓，团结进取，求实高效，为完毕公司制度

　　二、办事处设立、职责及其管理

　　1、办事处设立、机构设立、人员编制由公司核批。

　　2、办事处是营销某些支机构，由营销部直接管理。

　　3、办事处职责：

　　1）拟定区域销售目的及促销战术组合，并报营销部批准后实行；

　　2）在营销部指引下，制定详细实行筹划，并报营销部批准后实行；

　　3）负责本区域营销管理工作；

　　4）负责本区域F级人员招聘、培训、考核、晋升等工作；

　　5）负责本区域信息收集、整顿、分析和传递工作；

　　6）负责组织或协助代理商组织各种产品促销活动；

　　7）公司暂时指派任务。

　　4、办事处实行业务主管负责制，主管负责全面工作。

　　5、办事处会议制度：

　　1）办事处负责人每年12月上旬、6月上旬回公司召开全国销售会议；

　　2）办事处及其下各地业务人员每季度第1月上旬召开区域销售会议；

　　3）办事处所在都市业务人员应于每周五下午召开周会；

　　4）暂时会议由告知拟定；

　　5）会议内容：

总结工作，交流经验，研究问题，制定筹划，贯彻任务。

　　6）除全国销售会议由销售总监主持外，办事处会议应由办事处负责人主持，负责人不在时，指定她人主持；

　　7）会议总结应及时传至公司。

　　6、办事处应按规定及时向公司报送如下资料：

　　1）周报表：

下周工作筹划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结；

　　2）月报表：

下月工作筹划表、本月工作总结表、月度广告筹划申报表及月度销售增进工作表、销售月报表，月度财务报表；

　　3）年报表：

年度销售登记表、本年度工作总结、下年度工作目的与筹划，年度财务报表。

　　三、办事处人事管理

　　1、办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。

　　2、办事处负责人、财务负责人由公司任命；

　　普通员工调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。

　　3、办事处要坚持公司各种管理规章制度和公司销售方略、方案、筹划。

办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。

　　4、办事处负责人、财务负责人实行任期制，普通为二至三年，工作需要可以连任。

　　5、办事处负责人、财务负责人，原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊状况可不受年限限制。

　　6、办事处人员普通应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具备独立工作能力。

　　7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。

派驻期普通为6个月，期满后由公司统一安排。

派驻人员不进办事处编制，薪酬及其她福利由公司负责。

　　8、办事处负责人、财务负责人亲属不得调入本办事处工作。

　　9、公司参照《目的管理制度》和《客户管理制度》对办事处人员进行考核。

　　10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员整体素质，充分调动员工积极性。

　　11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工业务工作能力。

　　四、办事处财务管理

　　1、办事处应加强财务工作领导，建立、健全并认真执行各项财务管理制度。

　　2、办事处应严格执行经费预、决算制度，如实反映财务收支状况。

并应严格执行翁对办事处工作人员补贴原则规定，不得自行变化补贴原则。

　　3、办事处应加强财务管理自检自查工作，发现问题及时解决。

公司财务部门应依照需要，对办事处财务管理状况进行检查指引，坚决杜绝违背财经纪律现象。

　　4、办事处应加强管理，提高服务质量，提高经济效益。

　　5、办事处财务管理流程：

　　1）费用支出流程

　　2）货款回笼流程

　　6、惩罚：

浮现下列状况之一，办事处负责人、人员应予辞退。

　　1）违背财务制度，导致财务工作严重混乱；

　　2）回绝提供或提供虚假会计凭证、帐表、文献资料；

　　3）伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿；

　　4）运用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物；

　　5）弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项；

　　6）在工作范畴内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失；

　　7）有其她失职行为和严重错误，应当予以辞退。

信息管理

1、由管理员统一收发文献

2、管理员收到文献后，及时传达给主任，需要传阅，传阅后各自签名交由管理员归档

3、办事处上报文献均需办事处主任阅后签名方可上报

4、所有往来文献均由管理员负责登记

考勤制度

考勤制度

1.工作时间：

星期一至星期日：

每天上午9：

00~12:

00；下午13：

30~18:

00。

2.调休：

A、每月可以调休四天，调休以月为单位计算，不可合计；

B、调休两天如下（含两天）需提前两天申请，经办事处主任批准后进行调休；

C、调休两天以上，需提前七天申请，经办事处主任批准后进行调休。

3.病假、事假

A、请病假或事假均需填写请假单（附件1），病假则需附上国家正式医疗机构出具病假单或诊断证明。

B、每月病假合计超过三天（不含三天）则扣除当月奖金10%；超过七天（不含七天）则扣除当月奖金20%；超过15天扣除当月奖金50%。

C、病假期间交通补贴不予发放。

D、每月请事假不得合计超过三日，否则扣除当月奖金50%；事假三日以内，扣除当月奖金10%。

E、请事假需提前二天申请（特殊状况除外），事假期间交通补贴、伙食补贴不予发放。

F、事假超过30分钟则开始合计，30分钟以上60分钟如下按1个小时计算。

4.迟到、早退

A、凡未能按规定期间参加办事处活动或提前拜别且又未请假视为迟到、早退。

B、迟到、早退半小时以上（局限性半小时以半小时计）扣款10元；迟到、早退1小时以上（半小时以上局限性1小时以1小时计）扣款20元。

C、一种月合计迟到或早退3次（含3次）以上者，另扣除当月奖金10%。

5.旷工

A、未经请假擅自离开工作岗位或没有履行工作职责或不能以正常联系方式进行联系，又未积极联系公司都将视为旷工。

B、旷工一天扣发三天基本工资，三天交通、伙食补贴以及当月奖金20%。

C、一种月合计旷工三天扣发九天基本工资，九天交通、伙食补贴以及当月奖金100%。

D、持续三天旷工则视为自动离职，公司不予以任何补偿。

E、以上所关于于奖金扣罚都是在“奖金分派”方案计算出应得奖金基本上另行扣罚。

6.离职：

离职分为正常离职与自动离职。

正常离职分为积极请辞与公司请辞。

A、积极请辞：

试用期满后，员工积极离职需提前15日告知公司，经办事处主任及公司领导批准后，到期办理离职手续和工作交接。

员工工资、补贴、奖金等其他收入计算到离职当天，离职三日内一次性发放。

如员工提出辞职到实际离职局限性15天，但在7天以上，扣7天工资、补贴、当月奖金；如员工提出离职到实际离职局限性7天则扣发半个月工资、奖金、补贴。

B、公司请辞：

在工作期间员工体现不符合公司规定，或自身行为严重违背公司制度者，经办事处主任报公司领导批准予以辞退，公司提出辞退须提前15日告知本人。

工资、奖金、补贴计算到离职日，离职三天内一次性发放。

C、正常离职工工在办理离职手续前须同公司交接各项工作，经公司调查如有货、款未理清则不予发放工资，并追究其相应责任。

D、如员工在工作期间做出严重违背公司利益，给公司导致重大直接、间接损失者，将被予以辞退，不作任何补偿，并追究其有关直至法律责任。

E、自动离职者公司不做任何补偿，如有损害公司利益行为将被追究有关直至法律责任。

以上考勤制度中涉及罚款和奖金、补贴等福利扣罚均由办事处将有关记录报至公司，由公司详细执行。

如将来公司在考勤制度方面有新规则推出，则按照公司原则执行。

二、行政制度

1.办公室管理

A、工作时间内不得在办公室内喧哗、抽烟、喝酒或做其她与工作无关私事。

B、各人工作台面要保持整洁。

C、不能随处吐痰、乱扔杂物。

果皮、纸屑、饭盒等应放进垃圾袋中。

D、办公电话是为以便员工联系工作之用，原则上不得打私人电话，如确有需要每次通话不得超过三分钟。

E、办公室清洁工作由常驻办公定室人员轮流负责，每月由文员制出值日表，各人按表进行清洁工作。

违背以上规定者一次罚款10元，办事处将该记录每月5日前报公司，由当月工资中扣除。

1、办事处定义

2、办事处管理分工原则

3、办事处人员培训

4、办公设施配备

5、寻常管理

6、价格管理

7、客户管理

8、费用管理及费用票据整顿

9、办事处资金管控

销公司驻外分公司（办事处）管理制度

第一章  工作职能与岗位职责

一、编制设立原则：

  分公司：

营销经理、市场推广经理、顾客中心主任、财务专人，其中财务专人由营销公司委派；可设导购代表、营销代表若干人（由分公司依照实际状况拟定，关于费用按分公司费用分解及目的合同书商定执行）；

  办事处：

营销经理、顾客中心主任、综合管理员，其中综合管理员工资由营销公司负责；可设营销代表若干人。

  二、分公司／办事处工作职能

  各分公司／办事处是乐华空调营销公司驻外销售机构，是公司向市场延伸重要窗口，其管理直属于乐华空调营销公司。

分公司／办事处代表公司利益履行如下职能：

  1．分公司／办事处依照公司年度营销方案，承担公司下达年度销售任务，并组织销售人员二次任务分派。

  2．分公司／办事处依照公司任务指标，可按规定报招聘筹划，经审批后，由分公司／办事处负责组织、招聘、培训所需要营销代表。

  3．分公司／办事处负责本地市场开拓、客户资源开发和管理；

  4．分公司／办事处代表公司负责与本地客户联系协调和销售业务往来。

  5．分公司／办事处负责对所辖区域乐华空调产品售前、售中、售后服务，解决客户和顾客投诉。

  6．分公司／办事处负责组织、策划、执行公司在本地市场产品宣传、品牌宣传、公司形象宣传，提高晶牌和公司在本地知名度。

  7．分公司／办事处负责对本地职能部门联系、协调，解决好公司在本地公共关系，保证销售业务工作顺利进行。

  8．分公司／办事处行使对公司在本地财产保护管理权，保证公司财产安全。

•  9．负责收集、整顿、反馈本地市场信息及同行竞争晶牌营销动态。

  10．依照公司关于规定，执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。

三、分公司／办事处岗位职责

（一）分公司／办事处经理职责：

1．对本区域销售工作管理

 λ   代表分公司／办事处，接受公司分派给该区域全年销售任务，并保证如期完毕。

    λ分公司／办事处经理在接受公司分派任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分。

    λ负责作出全年销售工作筹划，并对本区域销售任务进行二次分派。

将本区域营销代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核根据。

贯彻二次承包方案，作为工资核算根据。

 λ   各分公司／办事处经理负责公司关于政策精神传达和安排执行，督促本区域营销代表工作，定期完毕公司下达各项工作指标，同步指引、协助营销代表提高业务水平。

 λ   各分公司／办事处经理行使对该分公司／办事处管理权，按关于规定统筹好分公司／办事处营销代表工作，负责分公司／办事处人员工作安排调动。

对该区域促销费用进行区域和阶段合理筹划分派。

 λ   管理、监控、指引分公司／办事处所有人员对公司规定各项管理办法流程执行，杜绝违背公司规定及损害公司利益违法行为发生，如有违背公司管理规定导致公司利益蒙受损失，经理要承担直接管理责任和经济惩罚。

 λ   负责对分公司／办事处各项费用筹划、分派、监控，合理、公开、公平地开支各项费用。

    λ负责对分公司／办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。

    λ每月依照分公司／办事处人员工作体现，进行工作成绩和业务能力考核，填写“月度评分表”，配合公司对分公司／办事处人员工资核算及定级考核工作。

  λ  负责建立分公司／办事处销售台帐，对各经销单位投款和提货状况随时检查，严格执行现款现货政策。

    λ每月必要组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表准时完毕“本月工作总结、下月工作筹划”，以及所有公司规定反馈各项报表。

  2．与各部门协调管理

    分公司／办事处经理要与公司市场、营销管理、顾客服务等部门密切配合，保证销售工作顺利开展。

λ

   λ 协同顾客服务中心主任解决好与本地各职能部门关系。

    λ协助广告代表公司广告员、广告执行人员，合理进行广告投放，配合经销单位共同策划促销活动，并监督形象广告执行状况。

    λ协同顾客服务中心主任，组织营销代表加强对本区域安装维修服务网点建设和管理工作，解决好客户投诉以及与商业单位关系。

    λ协助营销管理部，监督和管理好中转仓货品进、出、存，每月督促中转仓保管员做出当月进、出、存月报表，发现问题及时追查解决。

  3．分公司／办事处经理权限：

    行使分公司／办事处销售任务筹划分派权。

λ

    λ行使分公司／办事处人员定岗分区，调动权。

    行使分公司／办事处聘任人员招聘权。

λ

    λ行使分公司／办事处人员考核和辞退、建议调离权。

    行使分公司／办事处各项费用筹划、开支、监督使用权。

λ

    λ行使分公司／办事处人员工资考核、分派建议权。

    行使促销方案筹划、审核权，品牌广告建设执行权。

λ

    λ行使售后、售前服务解决和建，议解决权。

    行使分公司／办事处财产管理、控制保护权。

λ

    λ行使分公司／办事处所需货源筹划调度权。

（二）、顾客服务中心主任工作职责：

  1．协助分公司／办事处经理开展分公司／办事处各项管理工作，为搞好本区域销售工作，共同领导和组织分公司／办事处人员开拓市场，服务市场、哺育市场。

  2．负责分公司／办事处服务人员组织、领导工作，并对本区域内售后服务工作全面负责。

  3．负责监控管理中心所辖网点安装维修质量，按公司关于规定进行考核。

  4．积极配合营销代表开拓市场，对符合建点条件单位按程序及时设立特约维修安装点。

  5．负责分公司／办事处售后服务员工工作安排及工作考核，对严重违纪员工有申请调离权（对公司员工）和辞退权（对聘任员工）。

  6．负责辖区内经销网点技术指引，定期进行技术培训，提高各经销网点技术人员技术水平和服务素质。

  7．结合实际需要制定配件安全库存量，定期提交合理配件需求筹划，保证零配年及时供应。

  8．完善配件及周转机管理，建立健全领用台帐，每月定期盘点，保证帐、物、卡相符。

  9．严格控制网点零配件领用状况，防止零配件流失。

  10．组织人员认真审核下属网点安装维修单真实性、规范性，并做好顾客回访工作。

  11．及时解决顾客或关于部门委托解决投诉事件，及时组织对特殊顾客上门服务，并跟踪成果，最大限度防止恶性投诉事件发生。

  12．每月及时收集产品信息和服务信息，按规定反馈顾客服务部，并对辖区内产品质量信息和维修技术难点，及时以书面形式反馈。

  13．及时向网点传达公司下发安装、维修工艺文献及告知，并按规定对网点进行指引。

  14．以不符合规定或违背公司规定网点提出整治建议。

经批准后负责网点撤销善后工作。

  15．加强与消费者协会、顾客委员会、技术监督局等职能部门和各种传媒联系，保证乐华产品有利地位。

  16．理解竞争对手状况和新举措，并及时反馈部门。

  17．负责每月按顾客服务部和分公司／办事处规定提供各种报表、帐目及工作总结。

  （三）、营销代表工作职责：

  1．营销代表必要全力配合分公司／办事处经理、顾客服务中心主任开展销售及售后服务工作，如期完毕本区域分派销售任务。

  2．在接受公司分派任务和区域内二次分派任务后，必要拟定一份全年工作筹划，交分公司／办事处经理审核，并呈交营销管理部作为工作考核根据。

  3．必要按公司规定努力开拓目的市场，协调好各商业单位关系，管理好所负责区域市场价格，监督所辖区域内货品流向，并负责解决所辖地区顾客服务工作。

  4．每月25号做出“当月工作总结及下月工作筹划”，交分公司经理审核，并作为工作考核。

  5．营销代表要严格执行公司营销方案，坚持现款现货原则，对收到汇款、银行承兑，要认真检查，去本地银行辨别真伪，50万元以上汇票规定向开出行查询，保证货款安全。

  6．对商业单位来款汇票，必要当天传真回公司财务科，在传真件上签名确认收讫日期。

并做好分类登记，详细记录，如：

投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期几种月等。

  7．营销代表必要定期与公司储运、财务科核对帐目，保证与经销商经济帐目精确。

  8．依照本地市场特点，配合经销商及广告代理公司共同策划促销活动，并负责对市场推广部提供广告发布方案进行有效论证，提出适合本地市场状况合理化建议。

  9．认真执行经市场推广部论证后广告促销策划案和广告代理公司制定媒介组共筹划，搞好本地促销工作。

  10．负责本区域专柜、专卖店设  置、申请报批，及样机、宣传资料需求计  划制定、分发登记及使用跟踪等。

  11．负责对本区域内发布广告进行监控，规定促销活动每次一小结，并将书面报告反馈回市场推广部。

  12．密切与本地新闻媒介关系，负责本地动态新闻宣传工作。

  13．协同分公司／办事处经理，对导购代表进行招聘面试，将初试合格详细资料（身份证复印件，个人简历，学历证书，•《导购代表聘任登记表》传真回市场推广部审核，并报营销办公室批准。

  14．每月对导购代表工作进行考核，依照导购代表销售实绩定期填报《导购代表底薪及奖金汇总表》，经导购人员签名，分公司／办事处经理确认后，连同《商场销售报表》传真回市场推广部，以便结算导购代表工资和奖金。

  15．负责专柜、专卖店管理工作，做到样机摆放规范、POP充分，保证按照公司统一瓤形象进行现场布置。

  16．通过各种信息渠道，积极收集本地市场信息，并及时将信息反馈回公司市场推广部。

  17．对符合建点条件单位按规定程序报请顾客服务中心主任，设立特约维修安装点，并监控网点安装维修质量，按公司关于规定进行考核。

  18．及时理解和记录经销商售中坏损机状况，提出解决意见，并依照批准解决方案进行解决。

  19．及时解决顾客或关于部门委托解决投诉事件，并跟踪解决成果。

  （四）市场推广经理职责

  1．直接接受市场推广部部长领导，并接受分公司经理寻常工作管理。

*  根据公司整体市场推广筹划，在市场推广部统一指挥下，执行市场推广部全国统一市场推广筹划。

结合本地市场特点，制定本地区市场推广筹划，报市场推广部备案。

  *  配合地区媒介执行对媒体购买，并进行地区媒介监测。

  *  配合分公司经理依照本地状况，及广告费分派状况制定阶段性促销筹划及区域专卖店／专柜发展筹划，并报市场部备案。

  2．负责促销现场布置、监督以及促销材料管理。

  *  按公司CI规定，负责指引促销现场布置，并对宣传、促销效果进行监督，保证达到应有广告质量。

  *  负责市场推广部统一制作POP与促销筹划材料申领与发放工作。

．  *  负责提出本地区办事处产品样机、POP与促销材料制作需求筹划，报市场推广部备案，并对制作成本、制作质量加以控制。

  3．负责区域导购人员招聘、培训与管理：

  *  协助市场推广部、分公司经理  对区域导购人员进行招聘、培训、考核。

  *  根据市场部整体工作规定，指引导购人员寻常工作（卖场原则化陈  列、导购人员行为规范、信息反馈等）

  *  建立地区导购人员管理档案并报市场推广部备案。

  4．市场信息收集与反馈：

  *  密切关注竞争对手市场动态，承担区域市场市场信息收集、汇总和分类整顿工作，并及时反馈给分公司经理和市场推广部。

  *  建立地区市场推广费用分类登记台帐并上报市场推广部。

  （五）、分公司财务人员工作职责：

  1、组织与职责：

  1）、分公司财务人员由营销公司直接委派，行政上接受所在分公司领导，业务上接受营销公司财务科领导；

  2）、贯彻执行营销公司财务管理制度和销售管理政策；

  3）、依照营销公司财务管理制度和销售管理政策，协助经理制定分公司各项管理制度；

  4）、主管分公司寻常财务会计业务，协助分公司经理搞好销售财务管理，参加分公司销售管理；

  5）、对于营销公司调入各类存货建立进、出、存管理制度，完善手续，保证公司资产安全、完整、增值；负责分公司客户往来帐目核对、清收。

  6）、协助分公司经理，制定销售回款回笼筹划，组织销售货款回笼营销公司；

  7）、协助经理制定费用管理制度，对的划分费用种类，控制各项费用额度，严把费用开支关；

  8）、准时向营销公司填报各类报表及提供其她信息；

  9）、负责分公司财务资料审核，对分公司寻常业务进行监控；

  11）、配合营销公司各项业务审

12）、保管分公司各种财务资料；

13）、完毕营销公司暂时交给其她任务。

  2、权限：

  1）、对分公司销售管理实行财务监督；

  2）、对营销公司制定财务管理制度和销售管理政策享有实行权。

  3、工作规定：

  1）、对的设立和使用会计科目，组织安排分公司会计核算工作；

  2）、严格执行营销公司存货管理规定，负责存货出库单据填开、保管；

  3）、严格执行分公司费用管理制度，履行费用报销审核权，对违背公司财务管理规定行为及时制止、纠正，对重大问题提出解决建议并上报营销公司；

  4）、按存货品种、型号、数量建立商品调拨明细帐。

  5）、按客户提货型号、数量、金额及回款等明细内容设立应收帐款明细帐，并及时与各客户核对。

  6）、建立并登记钞票收支日记帐，掌握分公司费用基金使用状况。

  7）、每月底与仓库对帐，并实行实地盘点，保证帐实相符。

  8）、按公司规定，设立客户待开发票登记台帐，序时登记、跟踪客户开具增值税发票之数据资料。

  9）、设立客户银行票据登记台帐，序时登记、跟踪客户开具银行票据传递状况。

  10）、准时向营销公司报送各类报表。

  11）、严守公司秘密，维护公司利益。

12）、定期与营销公司核对各个会计科目，并将核对状况反馈营销公司。

13）、月底费用备用金流水帐复印件，寄回营销公司审核、备案。

  14）、协助分公司经理解决寻常业务。

  （六）、办事处综合管理员工作职责：

  1．负责分公司／办事处文献管理工作。

  2．负责分公司／办事处发货开单工作。

  3．做好经销商档案、安装维修网点档案、职能部门档案、媒体档案、顾客档案等工作。

  4．协助营销代表做好宣传资料分发登记工作。

  5．协助分公司／办事处经理做好人员考勤及办公用品购买及发放。