行政1秘书与公文写作讲授提纲.docx

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行政1秘书与公文写作讲授提纲

行政秘书与

公文写作

刘慧明

总论应用写作基础

第一节应用写作概述

一、应用写作和应用文

应用写作是写作学的一个分支学科，它以应用文的文体及其写作活动为研究对象，探讨应用文的写作规律。

应用文是指国家机关、企事业单位、社会团体、人民群众在办理公私事务、传播信息、表达意愿所撰拟使用的实用性文章。

包括公务文书和私务文书。

二、应用文类别

私用文书规范公文

应用文通用文书党政公文

公务文书事务公文

专用文书经济文书

法律文书

军事文书

外交文书

新闻文体

…………

三、应用文的特点

1.内容的合法性

2.效用的实用性

3.格式的规范性

4.表达的简约性

第二节应用文的写作要素

一、应用文的媒介要素

作者

读者

文本

沟通

语境

二、应用文本的写作要素

主旨：

文章表达的目的和观点。

题材：

表现主题的材料。

结构：

文章的内部组织构造和外部形态所共同表现的篇章形式。

语言：

进行思维活动和表达内容的工具。

表达方式：

文章反映客观事物的方法和手段。

　基本表达方式：

叙述、议论、说明、描写、抒情。

公文的结构

（一）结构的基本内容

1．标题

2．层次和段落

3．开头和结尾

4．过渡和照应（关联词过渡；句子过渡；段落过渡；小标题过渡；序数过渡；表格过渡）

角度与线索（普通写作）

（二）文面格式

（三）外形结构（一段；多段；条文；表格）

（四）内在规律（纵式结构；横式结构；纵横式结构）

提出问题—分析问题—解决问题

第三节应用文的写作过程

一、写作动因——工作需要（被动/主动）

二、写作前提——调查研究

三、写作关键——构思起草

四、写作终结——修改定稿

第一章行政公文

第一节行政公文概述

一、行政公文的定义P.1

行政公文是国家行政机关在行政管理和过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、行政公文的特点

1.内容的政策性（合法性）

2.作者的法定性（行政机关）

党的机关公文适用《中国共产党机关公文处理条例》

3.执行的权威性

4.文本的规范化

依据《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999）

5.流通的程序化

5.流通的程序化（有严格的办文程序）

办文程序包括发文办理和收文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

行文规则

1．行文必要原则

2．行文关系根据原则

3．政府各部门行文规则

4．联合行文规则

5．直接报送规则

6．协商一致原则

7．抄送规则

8．请示规则

9．报告规则

10．不主送个人规则

三、行政公文的作用P.3

依法行政和进行公务活动的重要工具。

1.规范行为

2.领导管理

3.联系沟通

4.凭证依据

5.考核尺度

四、公文的种类和分类P.4

行政机关公文：

《国家行政机关公文处理办法》第二章第九条

（一）命令（令）

（二）决定（三）公告（四）通告

（五）通知（六）通报（七）议案（八）报告

（九）请示（十）批复（十一）意见

（十二）函（十三）会议纪要

党的机关公文：

《中国共产党机关公文处理条例》第七条

（一）决议

（二）决定（三）指示（四）意见

（五）通知（六）通报（七）公报（八）报告

（九）请示（十）批复（十一）条例（十二）规定（十三）函（十四）会议纪要

分类

（一）按行文方向分

1.下行文

2.平行文

3.上行文

（二）按作用分

1.指导性公文

2.知照性公文

3.呈报性公文

4.纪实性公文

写作导航

一、写作要求

1.条理清楚

2.简洁明了

3.正确规范

（1）合法正确

（2）文种正确

（3）语言正确、庄重、规范

（4）格式规范

二、写作格式

练习P.8-11

第二节命令决定批复（P.12）

一、命令

（一）命令（令）的定义和特点P.12

命令（令），适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

特点：

权限性；权威性。

（二）命令（令）的种类

公布令；行政令；嘉奖令；任免令。

（三）命令（令）的写作P.14

1.标题

（1）发文机关、事由、文种

（2）发文机关、文种（公布令）

2.发文字号

（1）流水号

（2）文件字号：

发文机关代字、年度、序号P.16例文二

3.正文

（1）开头：

命令原由P.17

（2）主文：

命令事项（公布令一般只有主文）P.16

（3）结尾：

希望、号召

4.尾部

　签署，成文日期

二、决定

（一）决定的定义及特点P.13

决定，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　特点：

1．权威性

　2．指挥性

　　　3.指导教育作用

（二）决定的种类

（一）部署性决定（指挥）P.19例五

（二）知照性决定

（三）表彰性决定P.18例四

（四）惩诫性决定

（五）变更撤销决定

（三）决定的写作P.15

1.首部：

标题；题注

2.正文

（1）开头：

原由

（2）主文：

决定事项

（3）（结尾：

要求；希望）

三种写法：

．略写原由，详写事项（指挥、知照）

．详写原由，略写事项（表彰、惩诫）

．不写原由，只写事项

3.尾部：

（成文日期和印章）

（四）写作要求

（一）原由清楚明白

（二）事项准确具体

文章病院

病例一P.21

三、批复

（一）批复的定义及特点

批复，适用于答复下级机关请示事项。

P.13

特点：

1．被动性

2．针对性（集中性）

3．指示性

（二）批复的种类

1．事项性批复P.19例文六

2．阐释性批复P.20例文七

（三）批复的写作P.15—16

1.首部

标题：

发文机关＋事由＋文种

事由＋文种

主送机

2.正文

（1）开头：

原由，批复的原因和依据。

请示的日期、标题、字号、及收文情况。

（2）主文：

事项，批复的具体内容

（批复态度和批复意见）

态度鲜明，意见具体，语言恳切。

（3）结尾：

结语或要求。

3.尾部：

成文日期，印章（生效标识）——不用落款

（四）写作要求

（一）符合法律、政策

（二）针对性强

全面掌握请示内容。

（三）语义清楚，态度明确

（四）用语恰当

练习一：

P.22病例二

第三节公告通告

一、公告P.23

（一）公告的定义及特点

公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（知照性公文）

特点：

1．内容的重要性

2．宣传的广泛性

3．发文的限定性（发文机关级别高）

4．发布的郑重性

不能混用、滥用（法院公告、拆迁公告、业绩公告）（哈市）

（二）公告的写作P.25

内容单一，篇幅不长，没有议论，不需解释。

（一）标题

1．发文机关事由文种

2．发文机关文种

（二）正文

原由，事项，（结语）。

简明扼要，语气庄重。

（三）尾部

成文日期和印章

例

二、通告P.24

一、通告的定义及特点

通告，适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

特点：

1．使用的广泛性

2．较强的业务性

3．规范指导性

4．发布方式的多样性

二、通告的种类

（一）规定性通告（P.28例文四）

（二）周知性通告

二、通告的写作

（一）标题

1．发文机关事由文种

2．发文机关文种

（二）正文

原由：

原因目的；依据；

事项：

通告的具体事项。

一般分项写明

（结尾：

结语；要求）

（三）日期和印章

要求：

语言简洁，准确，通俗。

第四节通知通报

一、通知

（一）通知的定义的定义和分类P.33

通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（二）通知的种类

批转、转发通知P.37例二；（发布通知P.36例一）

事项通知：

告知通知；指示通知P.37三；会议通知P.38；

任免通知。

（三）通知的写作（写作导航）P.34

1.首部（标题；主送机关）

标题：

发文机关事由文种

事由文种

文种（事务性通知）

发布规章的，规章名称用书名号；

批转、转发通知的，原文件标题的“通知”取消。

例：

××市公安局关于转发《×省公安厅转发〈公安部关于开展治理整顿工作的通知〉的通知》的通知 

××市公安局转发

关于开展治理整顿工作的通知

2.正文

转发、任免通知：

内容单一

事项、会议通知：

具体明确

（1）开头：

目的或依据

（2）主文：

通知的具体事项

事项通知：

工作任务、措施、办法、要求；

会议通知：

会议时间、地点、内容、人员、报到时间、准备等）

（3）结尾：

要求，希望，说明。

3.尾部

成文日期和印章

文章病院（P.40-42）

写作实践（P.43思考题；P.44/3选做题）

二、通报P.34

（一）通报的定义及特点

通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

特点：

典型性，时效性，教育性。

（二）通报的种类

表彰通报；（P.39）

批评通报；

情况通报。

（P.40）

（三）通报的写作（写作导航）（P.35）

1.首部（标题；主送机关）

标题：

1．发文机关＋事由＋文种

2．事由＋文种

2.正文

（1）开头：

原由（表彰通报：

事迹；

批评通报：

劣迹和教训

情况通报：

概述）

（2）主文：

通报决定事项（表彰或处分）

情况通报的具体情况，数据。

（3）结尾：

希望和要求

3.尾部：

成文日期；印章

文章病院（P.40，42病例二）

第五节请示报告

一、请示（P.45）

（一）请示的定义及特点

适用于向上级机关请求指示、批准。

特点：

1．行文内容的请求性

2．行文目的的求复性

3．行文时机的超前性

4．请求事项的单一性

（二）请示的种类（政策性请示；事项性请示）

1.请求指示（解答性请示）

广东省公安厅关于巡警在巡逻中

能否纠正交通违章的请示

2.请求批准（批准性请示）P.49

广东省人民政府关于丹霞山风景名胜区

列为国家级重点风景名胜区的请示

××派出所关于购置防弹衣的请示

3.请求批转（批转性请示）

（三）请示写作

1.首部

标题：

发文机关＋事由＋文种

主送机关

2.正文

1．开头：

原由（理由及依据）

要有理有据，具体，明白。

2．主文：

请示事项。

具体，明确。

合法合理，具有可行性，可操作性。

3．结尾：

要求，请示语。

3.尾部：

成文日期，印章

（四）写作要求

（一）一文一事

（二）不能多头主送

（三）一般不越级请示

（四）不得抄送下级机关

（五）不主送上级机关负责人（行文规则）

实事求是

语言庄重

具体明确

文章病院：

P.53

写作实践：

P.56

二、报告

（一）报告的定义

报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

P.45

分类：

1．工作报告P.50

2．情况报告

3．答复报告

4．报送报告

（建议报告改用“意见”）

（二）报告的写作P.48

1.首部（标题；主送机关）

标题：

发文机关＋事由＋文种

事由＋文种（事由不能省）

2.正文

（1）开头：

原由（导语）

（概括情况；观点；依据）

（2）主文：

报告事项（核心）具体情况

工作报告：

工作成绩、做法、经验；问题、原因（教训）；今后打算。

P.49

情况报告：

事件经过；性质；初步看法和处理意见。

（事件——原因——对策）

答复报告：

针对上级询问逐一作答。

（3）结尾：

结语

3.尾部：

成文日期，印章

（三）写作要求

1.立意要新

2.内容真实、具体

3.条理清晰，重点突出

4.报告不能夹带请示事项

5.一般不得越级报告

6.不主送上级机关负责人

文章病院：

改错P.53病例一；P.54

第六节议案意见

一、议案

（一）议案的定义

议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

P.57

立法修法；法定事项；重要事项

人民代表的议案，是讨论、解决某一问题的办法、措施、意见和方案。

（二）议案的写作P.59

1.首部

标题；主送机关

2.正文

开头（案据—目的，依据）

主文（方案）

结语（“现提请审议”）

3.尾部

成文日期；印章

例文一P.60

人民代表的议案内容包括案由、案据和方案。

二、意见

（一）意见的定义

意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。

P.57

（二）意见的特点

1.灵活性

2.建议性

3.指导性（政策性）

意见属泛行文。

国务院办公厅《公文处理意见》：

“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

可用作报告、请示、批复、通知、函等

（三）意见的写作

1.首部

标题：

发文机关＋事由＋文种

事由＋文种

主送机关

2.正文

1．开头：

原由，制作意见的目的和依据。

2．主文：

具体意见。

（全面、具体、完整）

一般分项写。

（3．结尾）：

要求；希望；请示语

3.尾部：

成文日期，印章

（四）制作要求

（一）目的明确，针对性强

（二）理由充分

（三）内容具体可行。

具有可操作性 

例：

加强社区警务意见

增加农民收入意见

文章病院P.62

写作实践P.62-63

第七节函

一、函的定义

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

P.63

二、函的特点

单一，简便；

广泛，实用；

平和，委婉

函的形式与文件格式问题

《办法》第十五条：

“政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

”

“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

”

《公文处理意见》：

与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。

以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

三、函的种类P.64

作用：

商洽函P.65二（包括邀请函）；询问函；答复函P.65一；请批函；审批函。

感谢信、贺电。

方向：

去函；复函。

性质：

公函；便函。

四、函与请示、批复的区别

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

是平行文，多用途。

请示只用于向上级机关请求指示、批准。

上行文，用途单一。

批复只用于答复下级机关请示事项。

下行文，用途单一。

五、函的写作

（一）首部

标题：

主送机关

（二）正文

开头：

原由，发函的原因。

主文：

事项，函的具体事项和内容。

结尾：

结语

（三）尾部

成文日期；印章

六、写作要求

1.一事一文

2.用语谦和（措词得体），态度诚恳

3.开门见山，直陈其事

文章病院P.66

写作实践P.67

第八节会议纪要

一、会议纪要的定义及特点

会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。

P.68

特点：

1．纪实性（与会议记录同）（见第三章第三节）

2．纪要性（与会议记录异）

（二）会议纪要的种类P.69

办公会议纪要（例会型）（例）

专题会议纪要（决议型）（例文）

（概况型如学术会议）

（三）会议纪要的写作

（一）首部（标题；题注）P.69

标题：

1．会议名称＋文种（正副标题用于“简报”）

（二）正文

1．开头：

导言，会议基本情况概述：

会议依据、目的、主办单位、时间、地点、名称、规模、参加人员，主要议程议题和会议成果等。

2．主文（会议主要精神）：

会议情况和成果、评价、分析、议定事项、提出要求等。

写法：

综合式（例）；条款式；摘要式（学术会议）

3．结尾：

希望；要求

〔（三）尾部：

成文日期〕写作实践：

P.73

第二章事务文书

事务文书也称通用文书，是党政机关、企事单位在公务活动中制作和使用的除行政公文以外的各类公务文书。

第一节调查报告

一、定义P.75

调查报告是对某一社会现象进行深入全面的调查、研究之后写成的书面报告。

“调查—研究—报告”

二、特点P.75

（一）真实性（客观真实，本质真实）

（二）典型性（代表性，指导性）

（三）科学性（方法科学，态度科学）

（四）论理性（叙议结合）

（五）时效性（现实性，材料新）

（六）针对性

二、分类

（一）反映性调查报告

反映情况，材料性较强。

（例文P.77）

（二）总结性调查报告

经验或教训。

（三）分析性调查报告

工作研究，理论色彩较浓。

现状－原因－对策

三、格式和写法（写作导航）P.76

包括标题、署名、正文三部分

（一）标题

1．公文式标题

调查对象范围或内容＋文种（调查）

《关于对基层民警思想状况的调查报告》

2．文章式标题

揭示内容或中心

《广州市假币犯罪的现状、趋势及对策》

3．正副标题

以上两者结合

《“爱在蓝天下”

——××校支援贫困山区活动调查》

（二）署名（单位或个人）

（三）正文（导言；主文；结尾）

1．导言（开头）：

序言、前言

介绍调查情况、调查结果、评价；

调查缘起、经过；

概括基本情况或结论。

方法：

概括式；绪论式；议论式；提问式等

2．主文

调查内容的具体化和调查结论的具体展开。

写法：

递进（纵式）；

并列（横式）；

综合

（3．结尾）

结论；问题、希望、要求、建议；

有关事项说明；

附件说明。

四、写作要求

（一）深入调查，充分掌握材料

（二）认真研究，科学分析材料

调查－研究－报告

（三）提炼观点，恰当运用材料

（四）锤炼语言，准确表达材料

文章病院：

P.78—79

写作实践：

P.80思考

第二节计划

一、计划概述

计划是对未来一定时间内的工作作出安排部署时制作使用的文书。

P.80

作用：

1．明确目标和任务

2．合理调配人力物力

3．检查监督

二、特点

（一）预想性

（二）可行性（可操作性）

（三）指导性

三、分类

计划是一类文书的总称，如规划、纲要、设想、要点、方案、打算、安排、预案、策划、意见等。

按时限分：

长远计划、近期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月度计划等；

按范围分：

国际合作计划、国家计划、地区计划、系统计划、单位计划、部门计划等；

按内容分：

综合计划、专项计划；

按性质分：

行政计划、业务计划；

按写法分：

条文式计划、表格式计划。

四、计划的写作

计划的结构形式：

条文式；图表式

条文式包括标题、正文

（一）标题（公文式）

1．计划内容＋计划名称

（计划内容：

计划范围、计划时限、计划内容名称）

2．单位名称＋计划内容＋计划名称

如：

《××公安局二OO五年工作计划》

《广州公安局开展纪律教育学习月活动方案》

（二）正文

1．开头：

前言

概括制定计划的法律政策依据，事实依据。

2．主文：

计划事项

三要素：

目标和任务（做什么）；

措施和步骤（怎么做）；

标准和要求（做到怎样）。

（3．结尾：

希望，要求）

（三）落款（也可以在题注）

例文P.82

五、写作要求

（一）注重调研，处理各种关系

局部与整体；

眼前与长远；

分工与合作；

民主与集中。

（二）实事求是，突出特点

（三）反复论证，选择最佳方案

（四）准确表述，简明、实用、规范

文章病院P.83

写作实践P.84

第三节总结述职报告

总结

一、定义

总结是对自身某一实践活动或某一阶段工作进行系统回顾，找出内在规律，以指导未来实践时使用的文书。

P.85

目的：

指导未来实践

二、特点

（一）事后写作

（二）据实议事（材料的感性和结论的理性）

（三）鉴诫性

三、种类

总结也是对一类文书的总称

总结、小结、回顾、体会

种类与计划相对应

四、总结的写作

总结的结构内容包括：

标题；正文；落款。

（一）标题

1．公文式：

单位名称＋总结内容＋总结类别

2．揭示内容或中心

3．结合式：

正副标题

以动制动强化社区防控

——巡警大队勤务改革工作总结

准确、简要、醒目

（二）正文

1．开头：

导言（直接、简要）——总

概述基本情况

介绍主要成绩

概括基本经验

2．主文：

总结的具体内容——分

工作总结：

主要工作—主要成绩—基本经验—问题和教训—打算

经验总结：

做法—经验—体会

（3．结尾）：

总括前文；展望。

（三）落款

五、写作要求：

（一）调查深入，材料充足

（二）态度客观，实事求是

（三）正确使用材料

真实；典型；新颖；点面结合。

（四）叙议结合，语言简朴

善于把握高度，深度

视野开阔，保持敏感

总结忌套话：

领导重视；提高认识；认真学习；层层落实……

或：

一个主题；两个方针；三项原则；四个要点；五项措施……

述职报告

述职报告是干部或相关人员总结陈述自己任职一定时期内履行岗位职责情况的自我评述的报告。

P.85

特点

（1）述职的自我性

（2）述评的确定性

（3）内容的规定性

写作

标题、署名、称谓、正文

正文（引言，主文）

个人述职一般围绕德、能、勤、绩、廉

单位述职围绕部门职能、职责方面

第四节简报

一、定义

简报是机关团体企事业单位为及时简要地报道与本职工作相关的各种信息而编、撰的内部使用的业务性小报刊。

P.93

作用：

反映情况；交流经验；沟通情况；传递信息。

常见的有工作动态、情况反映、简讯、快讯、信息摘编、内部参考等。

二、特点

业务性；新闻性；保密性；简捷性；灵活性。

三、种类

内容：

综合简报、专题简报

性质：

情况简报、工作简报、动态简报、

会议简报、资料摘编

版期：

定期、不定期简报

部门：

综合、业务简报

时间：

常规性、阶段性简报

四、内容和写法（报头、报核、报尾）

（一）报头版式

1．（密级）

2．简报名称

3．期号

4．编发单位

5．编印时间

（二）报核

一文一报：

标题；正文

（导语；主文；结尾）

多文一报：

目录或要目；

各篇标题，正文。

根据需要可加“编者按”

（三）报尾

发送范围（报；送；发）

印刷份数

简报的写作种类

（一）报道式写法（见第七章第一节消息）

导语＋主文

（二）述评式写法（见第七章第四节）

概叙＋评议

（三）总结式写法（介绍经验多用总结式）

成绩（果）＋做法（因）

（四）综合式写法

围绕某一中心组材，分门别类。

（五）转发式写法

摘编，加按语

五、编写要求

（一）求新

（二）求实

（三）求简

（四）求美

第五节规章制度

规章制度属于规范公文—对相关人员的行为进行规范。

P.88

规范性公文的特