测绘成果及资料档案管理制度.docx

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测绘成果及资料档案管理制度

划编制单位对规划环境影响进行跟踪评价，应当采取调查问卷、现场走访、座谈会等形式征求有关单位、专家和公众的意见。

苏州博雅达勘测规划设计有限公司

测绘成果及资料档案管理制度

一、目的、依据

为规范测绘部测量成果及资料档案的管理，确保测绘成果、资料档案的安全，促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设，根据《中华人民共和国测绘成果管理条例》及公司档案管理制度制订本制度。

二、适用范围

凡涉及测绘成果及资料档案的管理均适用于本管理制度。

三、职责

测绘成果及档案资料的管理，实行部门领导负责制，由部门主管领导负责，测绘成果档案资料管理的部门（测绘部、整理部、规划部、工程部等）具体负责实施，并指定专人负责档案管理工作。

四、基本规定

（一）业务规定

1、测绘成果及资料档案以项目为单位进行管理。

2、测绘成果及档案资料管理的第一责任人为该项目测绘项目负责人，即存档人。

存档人亦可由项目负责人指定项目成员担任，但必须填写《存档登记表》（参考附表一）进行登记。

3、档案编号与项目编号采用同一编号，其规律为：

【部门+（接项目年月、年度项目流水号）+省份+项目类型+项目进程+正式启动年月】六要素组成。

其中部门、项目进程用首个汉字大写首字母表示；省份、项目类型用前两个汉字大写首字母表示。

数字用两位阿拉伯数字表示。

前五项不同要素中间用“-”隔开，第六项“正式启动年月”用括号隔开。

如：

C-090201-JS-DX-Q（0902），指测绘部09年2月份开始的全年第一个项目，此项目为江苏省地形测量类项目，09年2月正式立项，进行前期准备。

项目类型可按如下编写：

地形测量-DX、地籍测量-DJ、房产测量-FC、工程测量-GC，如果项目类型需要进一步细分，可以在项目类型编号后加括弧进行注释，如：

房产测量预测可编为FC（Y）。

4、项目名称按实际名称填写，如：

宜兴市官林镇前城村等8个村土地整治项目1：

2000地形图测绘。

5、项目完成后，测绘成果及资料档案必须按要求及时归档；归档的资料应当齐全、完整，分类整理立卷，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规范、标准。

6、接收的档案必须及时检查、整理、组卷、归档、入库。

当年接收的档案必须当年完成归档工作。

检查档案资料发现有不齐全、不完整的资料，应当及时搜集整理，并再次进行查缺补漏。

7、测绘成果及资料档案分为电子档案和纸质档案，需分开归档登记管理。

8、电子成果按项目编号建立文件夹，然后再建子文件夹“图件”和“文本”以及“资料”，将成果和前期搜集或甲方提供的电子资料存放相应文件夹内，然后将整个文件拷送给公司信息管理员进行电子成果归档和登记。

9、纸质成果必须按照【项目签发单-质量审核单-技术设计书-技术总结-成果图件（可以不用打印）-控制点成果（包括点之记）-前期资料（自己搜集和甲方提供）-其他资料】的顺序进行整理，最后由项目负责人归档并登记。

10、测绘成果及资料档案的接收、移交，必须附有清单，严格清点和履行签字手续。

11、测绘成果及资料档案应当根据国家要求，制定归档范围及保管限期表。

12、不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。

13、所有档案必须登记，详细到文件级，尽量用数据库或电子表格进行登记。

14、做好保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。

（二）档案借阅规定

1、建立测绘成果及资料档案借阅利用登记制度，借阅者均须填写《借阅登记表》。

（参考附表二）

2、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅。

特殊情况需借出阅览者，须经部门主管领导批准，并填写档案《保管责任书》（参考附录一）。

3、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经部门主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。

4、借阅机密、绝密档案材料，需经保密责任人签署意见，部门主管领导批准。

5、测绘成果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。

6、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。

7、利用人员应将利用效果及时向档案提供部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材,以更好地提供利用。

（三）档案室管理规定

1、档案室是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用测绘成果和档案资料的重要场所，除经公司领导批准外，非档案管理部门的工作人员不得入内。

2、保管档案必须有专门的库室，并设专人负责管理。

档案室内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

3、档案进出档案室，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

4、档案室应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”的设备和措施。

光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。

5、要经常检查档案室有无火灾隐患，发现问题及时向领导报告，以便采取有效措施，防患于未然。

6、档案室内必须依法配备消防器材和灭火装置，不准堆放易燃易爆物品。

严禁在档案室范围内吸烟。

7、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

8、档案室内应保持整洁、卫生，不得堆放与档案无关的物品。

9、每天下班前，应关闭档案室门窗，切断水、电源，确保档案安全。

10、定期打扫卫生，保持档案室与档案的清洁。

（四）档案工作人员要求

1、认真学习、贯彻《档案法》，严格执行公司档案管理工作的规章制度，了解并掌握档案管理工作的基本技能。

2、忠于职守，负责完成测绘成果及资料档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等各项具体工作。

3、负责档案借阅登记和利用效果收集工作。

4、负责档案库房的管理，做好“八防”工作，确保档案的完整与安全。

5、积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质量。

6、加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。

（五）档案统计工作规定

1、档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计，档案部门要建立上述各种情况的登记簿，定期进行统计分析。

2、各类档案的统计由分管的档案人员负责统计，档案统计工作的汇总表，由各部门分管领导指定专人负责填报。

3、要保证统计资料的准确性，系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。

4、对于上报的档案统计报表，由本部门主管负责人和统计人员签字并对统计资料、报表的准确性负责。

5、定期统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，总结档案利用效果。

6、各类档案统计报表及综合统计表，均要保留一份存档备查。

测绘部

二〇一一年十一月二十三日

附录一

档案保管责任书（存根）

档案借出档案室，借阅者须做好档案保管工作，履行以下责任：

一、贯彻执行《中华人民共和国测绘成果管理条例》、《博雅达集团档案管理条例》及测绘部《测绘成果及资料档案管理制度》。

二、认真填写《档案借阅登记表》，如实填写借出档案的用途及使用内容。

三、经部门主管领导同意借出，借阅者在档案借出期间为借出档案的档案保管责任人。

四、档案借出期间，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。

五、对所查档案内容进行摘抄、拍照、复制，需经档案管理人员同意，方可进行。

六、对涉密内容抄录、复制，要经部门主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密，需填写《档案保密协议书》。

七、机密、绝密档案材料，需填写《档案保密协议书》，且经保密责任人签署意见，部门主管领导批准。

八、同意并履行以上内容，方可将档案借出档案室。

档案管理员：

部门主管领导：

档案借阅人：

日期：

年月日

档案保管责任书

档案借出档案室，借阅者须做好档案保管工作，履行以下责任：

一、贯彻执行《中华人民共和国测绘成果管理条例》、《博雅达集团档案管理条例》及测绘部《测绘成果及资料档案管理制度》。

二、认真填写《档案借阅登记表》，如实填写借出档案的用途及使用内容。

三、经部门主管领导同意借出，借阅者在档案借出期间为借出档案的档案保管责任人。

四、档案借出期间，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。

五、对所查档案内容进行摘抄、拍照、复制，需经档案管理人员同意，方可进行。

六、对涉密内容抄录、复制，要经部门主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密，需填写《档案保密协议书》。

七、借阅机密、绝密档案材料，需填写《档案保密协议书》，且经保密责任人签署意见，部门主管领导批准。

八、同意并履行以上内容，方可将档案借出档案室。

档案管理员：

部门主管领导：

档案借阅人：

日期：

年月日

附录二

档案保密协议书（存根）

针对机密、绝密档案材料及涉密内容的调用，借阅者必须做好档案保密工作，履行以下责任：

一、贯彻执行《中华人民共和国测绘成果管理条例》、《博雅达集团档案管理条例》及测绘部《测绘成果及资料档案管理制度》。

二、认真填写《档案借阅登记表》，如实填写借出档案的用途及使用内容。

针对借出档案室的档案，需填写《档案保管责任书》。

三、经部门主管领导同意查阅，借阅者对机密、绝密档案材料及涉密内容负责保密，借阅者为所查档案的保密责任人。

四、档案使用期间，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。

五、对机密、绝密档案材料及涉密内容抄录、复制，须经部门主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。

六、同意并履行以上内容，方可调用机密、绝密档案材料及涉密内容。

档案管理员：

部门主管领导：

保密责任人：

日期：

年月日

档案保密协议书

针对机密、绝密档案材料及涉密内容的调用，借阅者必须做好档案保密工作，履行以下责任：

一、贯彻执行《中华人民共和国测绘成果管理条例》、《博雅达集团档案管理条例》及测绘部《测绘成果及资料档案管理制度》。

二、认真填写《档案借阅登记表》，如实填写借出档案的用途及使用内容。

针对借出档案室的档案，需填写《档案保管责任书》。

三、经部门主管领导同意查阅，借阅者对机密、绝密档案材料及涉密内容负责保密，借阅者为所查档案的保密责任人。

四、档案使用期间，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。

五、对机密、绝密档案材料及涉密内容抄录、复制，须经部门主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。

六、同意并履行以上内容，方可调用机密、绝密档案材料及涉密内容。

档案管理员：

部门主管领导：

保密责任人：

日期：

年月日

附图一：

测绘成果及档案管理流程图

附图二：

测绘成果及档案借阅流程图

附表一：

存档登记表

生成部门

保管部门

保管人

档号

项目编号

档案名称

份数

密级

存档期限

存放位置

存档人签名

接受人签名

备注

附表二：

档案借阅登记表

生成部门

保管部门

档号

项目编号

档案名称

份数

借阅时间

借阅人签名

出借人签名

归还时间

归还确认