金碟财务软件教程报表与分析.docx
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金碟财务软件教程报表与分析
报表与分析
报表与分析系统概述
金蝶KIS专业版报表与分析系统，主要功能是对目前企业对外报送的的三大主表：
资产负债表、利润表和现金流量表进行管理。
还可以管理用户自定义的各种多语言版本的上述报表及企业内部使用的用户自定义的各类管理报表。
报表与分析系统与其他各个系统使用方式不同，在主界面上没有模块的划分，也没有明确的使用流程。
报表主界面中由六个主菜单和菜单下的各个功能项组成。
打开已存在的报表或是新建一张空表，显示为一个类似于EXCEL表格风格的界面，这就是我们日常操作的窗口。
在第二章中，我们将以各个菜单项为主线来介绍报表与分析系统的各个功能。
目前，报表系统能与账务处理系统、工资系统、固定资产系统及购销存之间实现数据联用。
在与账务处理系统联用时，可以通过ACCT、ACCTEXT等函数来实现从总账系统中取数；与工资系统联用时，可以通过工资取数函数FOG-PA实现从工资系统中取数；与固定资产系统联用时，可以通过固定资产取数函数FOG-PA实现从固定资产系统中取数；与购销存联用时，可以通过购销存取数函数实现从购销存中取数。
在下面的章节将会详细介绍这些函数的使用。
其他的一些公用函数，将省略，请参考SQL数据库管理的相关书籍，如SUM函数，可以进行求和的计算等。
本系统的特点：
本系统预设资产负债表、利润表、利润分配表、应交增值税明细表
用户可自定义多语言版本的资产负债表、利润表及内部管理报表
通过报表函数可以实现从其他系统的相关模块取数，实现数据共享
报表数据引入引出，可进行便捷的数据交换
函数设置多样，可进行方便灵活的报表设置
报表函数公式向导，令操作更简捷、灵活、方便
报表基本操作
本章详细介绍了报表系统的各个具体功能以及在实际工作中的运用。
按功能菜单划分，共有9个主菜单，分别为〖文件〗、〖编缉〗、〖视图〗、〖插入〗、〖格式〗、〖工具〗、〖数据〗、〖窗口〗、〖帮助〗。
本章主要介绍与本系统相关的一些操作。
其他的一些基本功能的操作，如打印、打印预览等，属于WINDOWS的基本操作功能，将不做介绍。
请用户参照一些WINDOWS操作的相关书籍。
本章包括以下一些功能点：
Ø 如何管理报表文件
Ø 如何进行报表编辑
Ø 如何管理报表视图
Ø 如何对单元格进行格式化
Ø 如何使用报表工具
Ø 如何进行报表计算
Ø 如何使用帮助
文件菜单
在〖文件〗菜单下的项目，主要对报表文件进行管理。
在本系统中，每一张报表都会保存为一个后缀名为KDS的文件，如果是报表的模板，则会保存为一个后缀名为KDT的文件，同时可以进行报表的分类处理等相关操作。
1、 报表的多种保存方式
2、 报表引入引出
3、 报表的页面设置
4、 报表打印设置
5、 账套更换操作员操作
新建报表
根据用户的需要，建立新的报表文件。
具体操作步骤如下表所示：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
选择〖报表与分析〗→〖自定义报表〗。
是
第二步
单击〖新建〗，显示新建空白报表页面。
是
执行新建报表的操作，系统会生成一张空白的报表，由一个个的单元格组成，横向为A，B，C，D列标，纵向为1，2，3等字样的行标，具体的操作同EXCEL的操作类似。
保存报表
把所需要的报表进行储存，本功能项只能保存到本系统的“我的报表”中，如要保存到其他路径或者以其他格式保存，则选择菜单中的“引出报表”，详见本章《引出报表》。
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
在报表编辑页面，单击〖文件〗，选择〖保存〗或者单击工具栏中的：
如果数据库中已有此报表，则覆盖原报表；如果是新报表且第一次保存，系统会提示录入报表文件名；如果对原报表进行修改后保存，在退出时，系统提示“报表“XX报表名”已被修改，是否保存修改后的报表？
”
是
第二步
单击【是（Y）】，则将对修改后的报表保存后关闭当前报表；如果单击【否（N）】，则对修改的报表内容不进行保存而直接关闭；如果单击【取消】，则取消本次关闭报表的操作，仍在当前报表的编缉状态。
是
关闭报表
具体操作步骤如下表所示：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
在报表编辑页面，单击〖文件〗，选择〖关闭〗，如果报表已被修改，系统提示“报表“XX报表名”已被修改，是否保存修改后的报表？
”如果报表没有修改，则关闭该报表文件。
是
第二步
单击【是（Y）】，则将对修改后的报表保存后关闭当前报表；如果单击【否（N）】，则对修改的报表内容不进行保存而直接关闭；如果单击【取消】，则取消本次关闭报表的操作，仍然在当前报表的编缉状态。
是
引出报表
具体操作步骤如下表所示：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
新建或打开报表后，单击〖文件〗→〖引出报表〗
是
第二步
，在“保存在”中选择保存的路径，在“文件名”后设置该报表的文件名，在“保存类型”的下拉框中选择保存类型，单击【保存】即可。
系统默认的保存类型是kds;kdt，通过下拉菜单，可选择DBF、EXCEL、TXT、HTML等7种格式进行保存
是
注意事项 报表引出前需在用户管理－高级授权中对用户授予“引出报表”权限，拥用该权限的用户，均可以引出自定义报表与上报报表。
否则，系统提示“你没有引出报表的权限！
”
打开图表
具体操作步骤如下表所示：
描 述
是否必需（是/否）
第一步
单击〖文件〗→〖打开图表〗，系统将列系统内已有图表的名称。
是
第二步
选择您需打开的图表的文件名，单击【打开】系统将为您打开该图表。
是
第三步
可以预览并打印此图表。
另存报表
您在设立自定义报表时可能需要两张格式相同或相近的报表，那么您就可以利用〖文件〗菜单中的〖另存为〗选项。
您可以打开一个已完成的报表，然后选择〖文件〗—>〖另存为〗，系统会弹出一界面要求您输入报表名称。
您在输入报表名称之后，单击【确定】，系统就会保存另外一个格式相同的报表。
如要修改，只要打开另存的报表修改即可，这样可以大大提高工作效率。
全部保存
有时您同时打开多个报表，并进行了相应的操作，为避免逐一用保存功能保存，系统设置了全部保存功能，可对若干报表进行连续的保存，每个报表的保存操作与单一报表的保存操作是相同的。
选择〖文件〗—>〖全部保存〗，系统会将所有正在编缉的报表进行一次性的全部保存。
引入文件
对于某些格式的外部文件，本系统还可对其进行操作，只须打开本系统支持的格式的文件，金蝶报表系统就会自动将其转换为金蝶报表格式，而后您可通过金蝶报表系统提供的各种功能编辑报表。
本系统支持的外部格式文件有：
KDS、KDT、DBF、EXCEL、TXT、HTML。
具体操作步骤如下表所示：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
单击〖文件〗→〖引入文件〗，系统弹出“打开”界面。
是
第二步
选择需要引入的文件的类型。
是
第三步
选择需要引入的文件所在的路径。
是
第四步
选择所需引入的文件，单击【确定】，执行引入。
是
注意事项：
对于EXCEL文件引入时，如有多个工作表时，需要把目标工作表设置为当前工作表。
批量打印
本功能在于一次可以选择多个报表进行打印。
在报表批量打印时对页脚页眉中定义的取数函数所取的值也能进行打印。
具体操作步骤如下表所示：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
单击〖文件〗→〖批量打印〗，显示“批量打印”界面。
是
第二步
选择所需要进行打打印的报表，按住，用鼠标选择需要打印的文件，或【全选】可以选择全部的报表。
是
第三步
单击【打印】，执行打印。
是
注意事项：
在进行批量打印前，可预先进行批量打印方案定义。
详见本章《批量打印方案》。
批量打印方案
本功能，可以把批量打印方案保存起来，以后备用。
具体操作步骤如下表所示：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
单击〖文件〗→〖批量打印方案〗，进入“批量打印方案”界面。
是
第二步
单击【新建方案】，进入“批量打印方案定义”界面
是
第三步
双击需要打印的报表或单击需要打印的报表再选择【增加】按扭，使所选择的报表被复制到“批量打印中的报表名称”栏内。
再在方案名称栏内填如报表名称，单击【保存】，将保存该方案，单击【取消】，则退出，方案不被保存。
是
第四步
在“批量打印方案”界面，单击【打印方案】，执行打印。
是
注意事项：
单击【修改方案】，可对原方案进行【增加】或【删除】的修改后，可形成新的批量打印方案。
“批量打印方案”界面按扭说明：
新建方案：
用于对批量打印方案的新建，设置方式见上图。
修改方案：
对已经存在的批量打印方案进行修改，可形成新的批量打印方案。
设置方式是通过【增加】【删除】按钮，对批量打印方案进行增减。
查询方案：
对已存在的批量方案中的报表进行查询。
方法：
在批量打印方案名称栏，单击所要选择的批量方案，再单击【查询方案】即可。
删除方案：
对已存在的批量方案进行删除。
方法：
在批量打印方案名称栏，单击所要选择的批量方案，再单击【删除方案】即可。
选定区域打印
在打印报表时，如果只想打印报表的一个部分，此时可以通过选定区域打印这个功能来实现，
具体操作步骤如下表所示：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
通过鼠标拖动，选定一个区域，此时选中的区域为黑色。
是
第二步
单击〖文件〗→〖选定区域打印〗，显示“打印预览”界面。
可选择打印设置，设置方法详见《打印机使用说明》。
是
第三步
单击【打印】，执行打印任务。
是
更换操作员
更换操作员的功能可以在不关闭报表系统的情况下，进行操作员的切换。
在进行更换操作员时，如果在报表编缉的状态下，系统会提示：
操作员在被更换前必须关闭所有子界面，也就是说，必须把所有报表关闭，才能进行操作员的更换。
具体操作步骤如下表所示：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
关闭所有报表，此时界面为灰，只可见到一些菜单项，没有表格。
是
第二步
选择〖文件〗—>〖更换操作员〗。
是
第三步
在KIS系统登陆的界面上，选择相应的账套，指定操作员并录入相应的密码。
是
第四步
单击【确定】，重新打开报表系统。
是
退出
执行退出功能，则直接退出整个报表系统，如果有未保存的报表，系统会提示：
“XX报表已被修改，是否保存已修改的报表？
”选择【是（Y）】，则保存该报表，【否（N）】则放弃保存该报表后退出、【取消】则取消本次退出的操作。
具体操作步骤如下表所示：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
选择〖文件〗—>〖退出〗，系统回到KIS主界面。
是
以上介绍报表文件的一些基本操作，下面我们将进行报表编缉的一些基本功能的介绍。
编缉菜单
本节内容仅针对于对MSOFFICE使用不熟悉的用户，如果对MSOFFICE产品使用熟练，本节内容可以跳过或选择部分内容进行查阅。
在报表的〖编缉〗菜单下，提供了单元格的相关的操作，具体有如下一些功能：
单元格基本操作。
单元格行列处理。
剪切
将单元格中的内容剪切到剪切版上。
可使用工具条上的快捷按钮。
复制
将所选定的单元格中的内容进行复制。
可使用工具条上的快捷按钮。
粘贴
将剪贴版上的内容或是已复制的内容粘贴到当前的位置。
可使用工具条上的快捷按钮。
清除
将所选中的表格中的内容清除掉。
横向删除单元格
当选定需要删除的单元格、行或列后，选择〖编辑〗—>〖横向删除单元格〗，那么被选定部分的右侧的单元格将移动并填补删除后的空缺。
纵向删除单元格
当选定需要删除的单元格、行或列后，选择〖编辑〗—>〖纵向删除单元格〗，那么被选定部分的下方的单元格将移动并填补删除后的空缺。
整行删除
当选定需要删除的单元格、行或列后，选择〖编辑〗—>〖整行删除〗，那么被选定部分所在的行将全部被删除，由其下方的行移动并填补删除后的空缺。
整列删除
当选定需要删除的单元格、行或列后，选择〖编辑〗—>〖整列删除〗，那么被选定部分所在的列将全部被删除，由其右方的列移动并填补删除后的空缺。
注意事项 以上八个操作均提供右键操作。
将光标定于将进行操作的单元格，单击右键，弹出快捷菜单以供选择。
删除图表
删除已建立好的图表。
选定需要删除的图表后，选择〖编辑〗—>〖整行删除〗即可。
查找替换
〖查找替换〗的功能在于快速的在报表中查找到相关的内容，并将其更改为所需要的内容。
具体的操作步骤如下：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
单击〖编缉〗—>〖查找替换〗，系统弹出“查找和替换”界面。
是
第二步
选定或是手工录入需要查找的内容。
是
第三步
选定或是手工录入需要替换的内容。
是
第四步
设置搜索方向和是否区分大小写。
是
第五步
单击【替换】，可以替换查找到的内容；单击【查找下一处】，继续查找，单击【替换】，替换查找到的内容。
若单击【全部替换】，则会将所有的查找的内容全部替换为替换的内容。
是
视图菜单
在〖视图〗的菜单下，提供了对操作的当前视图显示的一些功能选项，选择不同的选项，将呈现出不同的用户界面。
金蝶报表系统的视图效果由〖视图〗菜单下的各个功能进行管理，这些功能包括：
工具条、状态条、编辑栏、显示公式、显示数据、刷新屏幕等六项功能。
☐ 工具条、状态栏、编缉栏的显示设置
☐ 公式和数据显示状态的切换
☐ 屏幕刷新
工具条、状态条、编辑栏的显示
工具条的显示
金蝶报表的工具条采用可移动方式，用鼠标选中并移动工具条左端的双竖线，就可将它拖动到屏幕上的任何位置，移动后可用双击该工具条蓝色标题栏，使工具条回归原位。
金蝶工具条可分为常用工具条、格式工具条和自定义工具条。
常用工具条：
常用工具条中包含了日常经常使用的功能的快捷按钮，以方便您的使用。
选择〖视图〗—>〖工具条〗—>〖常用〗，将在界面中的左上角中显示一些常用的工具条，如新增、打开、保存、打印、打印预览、剪切、复制、粘贴、格式刷、函数、显示公式、显示数据、自动计算、手动计算、图标向导，否则在“报表系统”的这个界面中将不会显示常用的工具条。
格式工具条
格式工具条主要用来定义报表单元格内容的格式，由左到右功能依次为：
字体、字的大小、是否加粗、是否倾斜、是否加下划线、文字或数据对齐方式：
左对齐、居中对齐、右对齐，显示为货币样式、显示为百分数、显示千分位，单元融合、解除融合、单元锁定、单元解锁、定义斜线。
状态条
选择状态条，可在表页的最下端显示当前报表文件的使用状态，是正在计算还是一个普通的操作界面、账套名称信息、当前会计期间、计算所用时间、操作员等等信息。
编辑栏
金蝶报表的编辑栏会显示当前选中的单元格（如A1），即当前鼠标指向的单元格；编辑栏中央为一输入框，在表中选定某单元格，再在输入框中输入“=”后，就可直接输入该单元格的公式了。
您可以直接用按钮查看输入公式的计算结果，如果输入正确可用输入框左侧的按钮将公式或其计算结果添写入单元格中，如果输入有误，可用按钮取消该设置。
警 告 如果在输入框中您未输入“=”，就直接输入公式，系统将把输入框中的内容默认为一个常值，当按下按钮时，该报表中所有表页的相应的该单元格都将接受该常值的值。
显示公式/显示数据
报表可以以两种形式显示，即显示公式和显示数据。
在显示公式状态，报表将显示您设置的计算公式；显示数据状态，报表将显示这些公式计算后的数据。
在〖视图〗菜单下，选择〖显示公式〗，报表将显示您所定义的公式；选择〖显示数据〗选项，报表将显示公式计算后的数据；或使用工具条中的按钮进行公式与数据的显示切换。
警 告 在数据状态录入的文字信息在公式状态不会显示，所以如果要在公式状态显示文字信息，须在公式状态录入文字。
屏幕刷新
由于某些原因屏幕上显示的信息不能及时随您的设置而变更，此时，您只要在〖视图〗菜单下选择〖屏幕刷新〗选项，系统将刷新所有的单元格，使显示信息及时跟随您的设置而进行变化。
插入菜单
〖插入〗菜单中下设了：
横向插入单元格、纵向插入单元格、整行插入、整列插入、函数、图表六个选项，下面我们来详细讲解这些选项的功能。
☐ 单元格各种插入操作
☐ 行列各种插入操作
☐ 函数调用方法
横向插入单元格
单击选定所要插入位置的单元格，单击〖插入〗—〖横向插入单元格〗，所选定的单元格前即可插入一个单元格。
如果要插入多列单元格，则可以选择多列，再单击〖插入〗—〖横向插入单元格〗，则可同时插入多个单元格。
纵向插入单元格
单击选定所要插入位置的单元格，单击〖插入〗—〖纵向插入单元格〗，所选定的单元格上行即可插入一个单元格。
如果要插入多行单元格，则可以选择多行，再单击〖插入〗—〖纵向插入单元格〗，则可同时插入多个单元格。
注意事项 以上操作均提供右键操作。
将光标定于将进行操作的单元格，单击右键，弹出菜单以供选择。
整行插入
单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格。
例如，若要在第5行之上插入一行，请单击第5行中的任意单元格。
再选择〖插入〗—>〖整行插入〗。
整列插入
单击需要插入的新列右侧相邻列中的任意单元格。
例如，若要在B列左侧插入一列，请单击B列中的任意单元格。
再选择〖插入〗—>〖整列插入〗
函数
显示函数列表，由于该部分功能内容比较多，将单独作为一个小节详细介绍，详见后面章节中对函数的详细介绍。
图表
显示图表向导，进行相关的报表图表的定义。
生成图形
一连串的数据让人看起来难免有些枯燥，使用图表来显示就会直观明了。
在〖插入〗菜单中为您设置了〖图表〗功能选项，使您快速方便的创建生动详明的图表。
选择〖插入〗—>〖图表〗或是按工具栏中的，系统将弹出“图表向导”界面。
图表选项
在数据源定义完成之后，单击【下一步】或者直接切换到“图表选项”标签页，就可以直接进行图表选项的定义。
定义步骤如下：
步骤
描 述
是否必需（是/否）
第一步
定义图表的标题和图表的脚注。
是
第二步
确定数据系列是定义于行还是定义于列，是否显示图例。
是
第三步
在数据标签的选项中，选择是否显示数据标签、显示百分比、显示系列名还是显示类别名。
是
第四步
确定打印的选项，确定打印时是否占据整个页面，是否自动调整，还可以进行自定义打印的设置。
是
坐标轴
在完成了图表选项的设置之后单击【下一步】或者直接切换到“坐标轴”标签页，进行坐标轴的定义。
您可以定义Ｘ轴、Ｙ轴和Ｚ轴的名称，以及是否显示轴线、网格线，是否显示坐标刻度。
当您将这些都设置完成之后，单击【完成】，一张新的图表就定义完成了。
生成图表后，在『文件』下拉菜单中点击【打开图表】，则可选择所需的图表打开，可打印预览，并打印。
图形生成举例
下图是刚刚制做好的一张简易报表——某工厂各车间某月的某材料的领用情况表：
现在可根据上表生成能反映各车间的收入、支出情况的对比图。
首先我们应设想在数据源中应填入那些数据，既然是反映收入和支出，显然是要添入<本月收入>与<本月支出>的数据，因此，在报表中选中A1到C5的区域。
然后单击〖插入〗—>〖图表〗或单击图表工具按钮，进入制图向导，首先在图表类型中我们可选择<饼图>；接着在数据源中我们添入数据，单击【添入数据】，这时数据源表中的单元格中就会自动取到的报表中选定的单元格的坐标名称，如下图所示：
单击【显示数据】，可查看相应单元格的值；接下来设置一些图表选项，设置如下：
图表标题：
车间材料收入、支出对照。
图表附注：
收支对比。
数据系列：
定义于列，即图中取同一列不同行的数据。
显示图例、显示数值。
最后由于是饼图，就不必设置X、Y、Z轴的参数了。
下面单击【完成】，此时一张各车间材料收入、支出对照图就生成了。
在图表选项内，数据系列定义于列，显示的图形，如上图所示
在图表选项内，数据系列定义于行，显示的图形，如上图所示
编辑图表
生成的图表应当可以编辑，即重新设置制表条件。
在图表显示状态下，主菜单上自动加入〖图表属性〗菜单，在生成的图上单击鼠标右键还会弹出相同功能的快捷菜单，菜单如下图所示。
图表结构
在具体解释各功能前，首先来介绍一下图表的结构。
青色的区域为整个图表区域（颜色可自已设置的），它的大小可在报表区域内自由调整；中间的墨绿色区域为图形区，它用来放置图表，图表上方的文字表明了图表的含义，对本例这个含义来源于制表向导中的数据源中列的内容，其大小可在图表区范围内调整；图形区右边的的方框为图例，用来指明各种颜色的几何图形表达的含义，对本例这个含义来源于制表向导中的数据源中行的内容；图表中的各个彩色区域可称数据系列；而其中的数值被称为数据点标签；最后图表区的上方有图表的名称即标题；下方有脚注。
图表的各部分的名称如下图所注：
图表编辑功能
1、图表选项
单击【图标选项】，再次弹出制表向导，可重新设置制表条件，同前面所说的图表制作是完全一样的，在此不再重复。
2、图表区域
可设置图表区域的样式，是否显示填充色、是否显示边框以及填充色和边框的颜色，还可设置是否显示阴影。
3、图形区
该选项是用来设置图形区的样式的，功能与上述图表区域样式设置功能相同。
4、图例
该选项除了可设置图例的样式（同前）外还可设置图例文本格式（包括字体大小、字体摆放方式）和图例在图表中的位置。
5、标题
用来设置标题的文本、样式、位置，功能与上述图例中的功能相同。
6、脚注
用来设置脚注的文本、样式、位置，功能与上述图例中的功能相同。
7、数据系列
选中某数据系列，再选此功能选项，可设置该数据系列是否有填充色、是否有边框以及填充色和边框的颜色，还可以设置该数据系列上是否需要数据标签。
8、数据点标签
该功能主要用来设置数据点标签的位置、背景色、是否允许折叠、字体、文字方向以及对齐方式。
9、X轴（或Y轴或次Y轴或Z轴）
若选用的图形的种类是二维或三维图，那么就可对相应的轴进行相应的设置。
如轴线、主网格线、附网格线的显示及显示颜色；刻度的显示位置是与轴线交叉、还是在轴线内侧、还是在轴线外侧甚至无轴线；如果有刻度还可设置刻度的类型，
10、X轴（或Y轴或次Y轴或Z轴）标题
该功能用来设置轴的标题的文本、样式与位置，具体功能使用与图表标题的功能相同。
11、X轴（或Y轴或次Y轴或Z轴）标签
该功能主要用来设置轴标签的背景色、是否可折叠、字体、文字方向以及对齐方式等。
图表类型：
在“图表类型”标签页中，单击<图表类型>的下拉按钮，系统将为您列出所有的图表类型，有立体柱形图、平面柱形图、立体线段图、平面线段图、饼图等12种图形由您选择，您还可以改变图形的仰角和旋转角度从不同的方位来观看图形。
数据源
在“图表向导”界面单击【下一步】或者直接切换到“数据源”标签页，就可以直接进行数据源的定义。
标签页右下角有两个Tab键：
【添入数据】和【显示数据】。
只有在显示数据状态下，单击【添入数据】，您才可以添入
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