行政办公室主任的工作职责.docx

行政办公室主任的工作职责.docx

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行政办公室主任的工作职责

行政办公室主任的工作职责

一、按照行政办公室职责，主持全面工作，并负责考核办公室人员的履职情况。

二、负责为盛市各级领导部门提供关于学校开展动态的工作。

三、负责学校对外有关方面的联系工作。

四、负责阅文、外来文件的批办、催办工作。

五、负责催促检查学校决定的执行和落实情况及重要事项的督办工作。

六、负责学校的会议安排和公务接待工作。

七、负责学校的节、假日总值班和领导干部值班的安排，并检查总值班情况。

八、负责学校行政领导日常公务活动的效劳工作。

九、负责学校车辆的统一调配和使用。

十、负责联系和协调学校各部门的工作。

十一、负责协调学校领导活动的安排。

十二、负责贯彻执行劳动人事方面的方针、政策和各项规章制度。

十三、负责有关规章制度的建立与完善，标准人事管理工作。

十四、协助完成学校召开的会议及大型活动的筹划、准备、组织工作。

十五、完成上级机关和学校党政领导交办的其他工作。

一、负责组织安排学校党委会、校务会、行政会等校级会议的筹备、召开与记录工作，印发会议决议;并负责检查落实会议的贯彻执行情况。

二、负责全校教职工的人事管理和劳开工资管理工作，领导学校财会室的工作。

三、负责学校校园网络和内部通讯等信息工作的规划与管理，以及学校公共信息平台和学校网站的设计与建立。

四、负责组织协调几个部室共同办理的综合性工作。

五、负责学校印鉴、会议室、小汽车等的管理和使用。

六、组织完成学校领导交办的其它工作;在校级领导不在的情况下，代表学校负责处理学校临时发生的紧急事情。

行政办公室主任在学校党委和行政的领导下主持办公室全面工作，主要协助校长处理学校的日常行政事务。

一、负责组织安排学校党委会、校务会、行政会等校级会议的筹备、召开与记录工作，印发会议决议;并负责检查落实会议的贯彻执行情况。

二、负责全校教职工的人事管理和劳开工资管理工作，领导学校财会室的工作。

三、负责学校校园网络和内部通讯等信息工作的规划与管理，以及学校公共信息平台和学校网站的设计与建立。

四、负责组织协调几个部室共同办理的综合性工作。

五、负责学校印鉴、会议室、小汽车等的管理和使用。

六、组织完成学校领导交办的其它工作;在校级领导不在的情况下，代表学校负责处理学校临时发生的紧急事情。

办公室主任的职责大致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责、领导指挥职责五个方面。

（一）承办职责

承办职责指办公室主任对领导决策的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。

从其承办的工作内容来看，大体有三个方面:

1.承办领导层的集体决策和领导个人交办的事项

领导决策有时是"统一研究，分头落实"，有时是领导个人决断。

作为负责本机关、本单位综合办事机构的办公室主任，对领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接的承办责任。

即使是领导同志交由其他部门或其他人办理的事项，办公室主任亦有协助办理的责任;有时，一些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项，那么须由办公室主任详细承担、落实。

2.承办上级部门主办的事项

办公室既是本级党政机关的综合办事机构，是独立存在的个体;又是从中央到地方整个办公系统中的一个子系统，是依存于大整体的部分。

各级办公室之间通过加强联系，既"各自为阵"，又"协同作战"，充分发挥办公机构的系统作用和整体效能，以便更好地为各级领导效劳，这是不少地方总结、创造出来的成功经历。

上级领导机关的办公室向下级机关办公室交办一些事情，办公室主任应主动牵头承办，或催促所属工作人员从速办理。

上一级办公机关及其负责人向下级办公机关及其负责人交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反愧来信来访以及系统内部自身业务建立等详细事宜，都需要下一级承办者认真办理。

3.承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项

为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机关、领导同志汇报请示工作，往往不直接去找领导同志本人，而是先找办公室主任。

办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。

例如，某部门要兴办一项事业，须专题行文报请领导机关批准;行文经领导机关的办公室登记后，工作人员要交由主任批办，办公室主任要负责与领导联系，商讨是否召开会议研究，要开何种会议，让哪些人参加等等。

待领导指示后，办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下级有关单位和部门详细贯彻执行。

办公室主任"承办"的详细形式，主要有"主办"、"会办"、"转办"、"催办"等。

"主办"即直接负责详细办理;"会办"即会同有关部门和单位联合办理;"转办"即转由其他有关部门和负责人办理;"催办"作为"会办"、"转办"的有益补充，它是指催促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。

无论是"主办"、"会办"，还是"转办"、"催办"，办公室主任都应严肃认真，切不可敷衍塞责，草率从事。

（二）参谋职责

参谋职责指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。

决策是指导者的根本职能，社会主义现代化建立的新形势，要求各级领导干部努力实现决策民主化。

科学化，这除对领导干部本身提出更高、更严的要求外，还需要各级办公室成为卓有成效的"智囊团""参谋部"，办公室主任应当理所当然地成为"参谋长"，积极主动地辅助领导决策，认真地履行自己的职责。

这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要任务。

办公室主任履行其"参谋"职责，有其独特的便利和优势:

（1）办公室主任工作与领导层的工作同步运行与操作。

由于办公室的工作有着同其他部门明显不同的附属性特点，领导层确定要抓的工作，也多是办公室主任着力要办的事情，正是由于这种"思维共振"，使得办公室主任的工作能力与领导的工作合拍，从而为办公室主任辅助领导决策提供了便利。

（2）办公室主任与领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时找时机向领导陈述自己的见解和主张。

（3）办公室主任接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导提供咨询效劳，当好领导的"参谋"提供了便利条件。

为正确履行"参谋"职责，办公室主任要依据党和国家政策，紧紧围绕本地区、本部门、本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题，积极主动地组织和参与各种调查研究，做好信息的收集、筛癣传递工作，把调查中获得的大量第一手资料，进展综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从而提出完成各项工作任务和进展决策的有利因素和不利因素，及时向领导反响，协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。

要正确发挥办公室主任的"参谋"职责，应当注意如下两点:

1.在一定情况下与领导唱"对台戏"

办公室主任是一个双重性的角色，他既是秘书班子的"大班长"，又是协助领导决策的"参谋长"。

作为"大班长"和"参谋长"，他是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的根本指标;作为"参谋长"，那么要依靠独立的科学研究成果为领导效劳，以提出多少真知灼见作为评价其工作优劣的根本标志。

办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导兼听而明。

2.领导决策前多参谋，领导决策后多反响

在领导决策前，办公室主任要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种信息，然后进展纵向、横向的可行性研究，经过加工和筛选，为领导提供选择的;在领导决策过程中，办公室主任要通过调查研究，收集和方方面面的意见反响，为领导进展冷静周密的思考提供准确的依据，坚决领导决策的信心和决心;在领导决策后，办公室主任要通过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况，协助领导搞好跟踪反响，保证决策顺利地贯彻落实，或根据变化了的客观形势及时进展调整。

在领导决策的全过程中，办公室主任的"参谋"职责是十分重要的。

从对领导决策发挥作用的方向上看，办公室主任的参谋职能可以分为三种类型:

一是"顺向"参谋，即紧随领导决策的方向所进展的"辅助性参谋";二是"逆向参谋"，即当领导的决策意图不符合实际情况时，办公室主任所进展的"劝阻性参谋";三是"侧向"参谋，即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时，办公室主任为防止领导顾此失彼而进展的"提示性参谋"。

（三）管理职责

指办公室主任在对行政事务进展管理方面所应有的职能和应尽的责任。

根据国家有关规定和办公室工作的实践，办公室主任的管理职责主要有两个方面:

1.文书管理

文书工作是机关日常工作的组成部分，是实现机关职能的重要手段之一。

党政机关的公文工作，即指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进展的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。

办公室作为单位的综合办事机构的枢纽机构，承担文书工作是其主要任务之一。

一般来说，办公室内部均设有秘书科（股）、资料室、机要室、文印室、收发室等，分别负责办理公文工作各个环节的详细事宜。

办公室主任对文书工作的管理，主要表达在参照各级党政机关制定的机关公文处理方法，结合本单位的详细情况，建立、健全各项有关制度;指导、催促各文书处理部门的工作，确保公文拟制的适用、准确、周密，确保文书处理的及时、准确、迅速，防止拖拉、积压而贻误工作。

2.信息管理

办公室主任辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要是通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策而实现的。

严格地说，信息工作也属文书工作范畴，但鉴于它是各级办公室的一项"新兴事业"，而且十分重要，需要办公室主任予以特别重视。

所以有必要将其单列为办公室主任管理职能中的一项。

在这种情况下，办公室主任应从如下方面对信息工作进展管理。

（1）加强对信息网络的管理。

目前，各单位已根本形成以该单位办公室的信息机构为中心包括下级各办公室信息机构在内的信息网络（当然，该级信息机构又同时以上级的信息机构为中心）。

办公室主任首先应当加强对网络中心即该办公室内的信息处（科、组）的管理，使其在信息网络内发挥带头、促进作用。

其次，还要注意对整个网络的管理。

如健全制度，对下级或同级其他信息机构进展业务指导，组织共同行动等等。

（2）加强对信息传递方向的管理。

信息传递的方向如何，即与领导决策的需求是顺应，还是相逆，这是办公室主任应当控制、管理的。

一般说来，领导决策所需的信息可分为两种类型:

一是"追踪型信息"，即指领导决策形成并付诸实施以后，通过"跟踪追击"迅速反映实施范围以内的有关动态;二是"超前型信息"，即指领导决策之前，向领导提供的能够反映该决策的基储趋向及效应的"资料信息"，或某个较重要的问题发生之前反映其迹象、趋势的"信号性信息"。

（四）协调职责

指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。

办公室是行政管理工作过程中信息沟通的中枢部门。

领导机关的决策、指令、指示要通过办公室向各专业主管部门、职能部门、下属单位以及全社会传递。

单位所属各部门和其他方面反响回来的信息经过综合聚集到办公室，办公室对反响回来的信息经过综合、分析、筛选，供领导决策时参考。

作为各级党政机关、企事业单位办事机构的负责人的办公室主任，在承上启下、协调各方面的工作中起着重要的作用。

办公室主任要全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。

纵向协调，即致力于上下级之间关系沟通，上令下行，下情上达，上下严密配合，步调一致的协调工作。

办公室主任在这方面的职责主要表达在:

当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行;当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做解释说服工作;当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时，要及时、准确地予以反映，使下情得以上达，以利于上下沟通，步调一致;当下级某一单位某项工作领先时，应积极组织力量去调研，认真总结经历，及时予以推广以点带面。

当下级某一单位某项工作处于状态时，要积极主动地协助领导进展重点帮助，"以面促点"，"以面带点"，使之尽快迎头赶上;横向协调，即致力于"左邻右舍"、同级各业务部门之间关系的协调。

业务部门的一些部门性文件、规定，一般均须先报送办公室主任修改、审阅，进展协调，以免对同一事项的规定不尽吻合，使下级难以适从;业务部门的一些重要工作安排，如召开请领导参加的会议、开展由领导同志"挂帅"的突击性、临时性工作任务等，一般也须经办公室主任统一协调，以防止部门之间"撞车"和领导"超负荷"现象的发生;当各业务部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时，办公室主任更应充分发挥其协调职责，对过去已有明文规定的事项，要维护政策的严肃性，催促有关方面或协助领导催促有关方面加以认真贯彻落实;对过去尚无明文规定的，要在认真听取各方意见的根底上，处理好各有关政策精神的衔接，并向领导提出解决的意见和建议，协助领导作出裁决，把各方的意见统一到总政策上来;内部协调，即以办公室内部的人员、工作为对象，使其和谐、协调地开展工作。

办公室主任要着力于室领导成员和室内各单位（处、室、科、组）之间关系的协调。

在室领导班子内，要注意发挥副职的作用，要按照合理分工、分层次管理的原那么，根据其特长，让副职负责某方面或几方面的工作，以充分发挥领导班子的整体效能。

（五）领导指挥职责

统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最重要条件。

要真正发挥领导者的指挥作用，必须有日常的统一指挥。

所谓日常指挥，详细地讲，就是领导者按照既定的决策和方案，对所属组织的人员合理地分配任务或布置工作，及时指导和处理发生的问题。

领导者的日常指挥，大体可以分为两种，即执行性指挥和应变性指挥。

执行性指挥他可以叫做调度性指挥。

这种指挥是在目标既定、方案现成的情况下，主。

要解决贯彻落实的问题。

领导者在执行这种指挥时，应当思考的重点是怎么干、什么时间干，成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。

工作中必须注意把握住两点:

一是人、财、物各种力量的调配、组合要科学、合理，力求到达投人少、收效大;二是行动时机的抉择，要顺乎时势，挑选最正确时刻，避开各种阻力和不利因素，利用一切助力和有利条件。

比方一个军事指挥员指挥一场运动战，就有一个捕捉作战时机的问题。

不能抓住敌人的薄弱环节时，不战;不是占据有利的地形条件时，也不战;倘假设自己的优势兵力尚未集结起来时，还是不战。

总之，一个高明的指挥员决不打无准备无把握之仗，战那么必胜，攻那么必克。

应变性指挥，这是指在领导活动过程中遇到了新情况，或者出现了不测事件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。

领导者在进展应变性指挥时，首先要考虑的是继续干还是不干，是按原方案干下去还是改变方案。

取胜的决窍在于审时度势和机动灵活。

《孙子·兵势篇》中说:

"善战者，求之于势。

"又说:

"善战人之势，如转回石于千切之山者"。

这就是说，善于指挥作战的将军，总是凭借天时、地利等客观情势去求得胜利。

他们依托客观形势而采取自己的行动，犹如在高山上滚动一块圆形的石头一样，"石圆那么易移，山高那么势大"。

领导者在工作过程中遇到情况变化，就得因时制宜、因地制宜地进展灵活指挥，切不可固守原定方案，一成不变，坚持蛮干。