甲供材料设备采购及管理工作程序10.docx
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甲供材料设备采购及管理工作程序10
甲控材料（设备）采购管理流程
1.目的：
1.1确保采购材料（设备）100％符合有关国家规范及标准。
1.2确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。
1.3严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。
2.范围：
项目工程承包合同中所指定的甲购（含甲指乙购）材料与设备。
3.采购领导小组：
3.1为加强采购工作的领导和管理，规范采购行为，提高采购效能和质量，特成立采购领导小组：
组长：
常务副组长：
副组长：
成员：
3.2采购领导小组下设办公室，办公室挂靠总工办，主任由担任。
主任负责采购领导小组的具体工作，组织确定精装标准、推荐采购材料（设备）品牌并收集供应商相关信息、明确甲供材料及甲定乙供标的等事宜。
4.职责：
4.1采购领导小组从建筑设计角度考虑，提出采购材料与设备在美观及使用功能等方面的要求，并提供材料与设备清单及验收规范。
4.2采购领导小组依据进度要求提前编制甲购材料采购计划，属甲指乙购的材料在确定材料品牌、规格、型号后在招标文件及合同中进行约定。
4.3总工办负责采购合同的洽谈及签订手续。
4.4采购领导小组负责材料（设备）采购资料准备，依据批准的采购计划组织实施。
4.5工程部组织监理公司（必要时邀请设计方）等进行材料验收，并检查采购材料（设备）是否按合同要求进场。
4.6工程部负责控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。
4.7工程部负责材料进场及使用过程中的协调与管理。
4.8采购领导小组完成程序步骤1、2项后，对3至6项进行过程监督，确保材料（设备）符合既定要求。
5.采购方式
5.1根据公司《招标采购管理办法》规定，采购方式主要分：
公开招标、邀请招标、竞争性谈判及直接采购四种方式。
5.1.1公开招标：
重要设备、材料等货物的采购，单项合同估价在壹佰万元人民币以上时，委托招标代理机构进行公开招标。
5.1.2邀请招标：
重要设备、材料等货物的采购，单项合同估价在伍拾万元人民币以上壹佰万元人民币以下时，采购领导小组邀请三家及以上意向单位进行投标，并封存好各单位样品，做好标识，最后确认中标单位。
5.1.3竞争性谈判：
重要设备、材料等货物的采购，单项合同估价在壹拾万元人民币以上伍拾万元人民币以下时，采购领导小组推荐三家及以上意向单位开展竞争性谈判，根据竞争性谈判结果，确定中标单位，并形成竞争性谈判书面报告。
5.1.4直接采购：
重要设备、材料等货物的采购，单项合同估价在壹拾万元人民币以下时，采购领导小组通过谈判、比价，确定最低价供应商，经专项会议确定后直接采购。
6.程序：
步骤
说明
责任部门
输出
1材料供应选择
1.1采购领导小组负责公司材料信息库的建立，并随设计的深入不断改进和完善；
1.2采购领导小组综合设计要求、成本控制、合同管理及现场施工管理，编制甲购材料清单和甲指乙购材料清单，经专项会议确认；
1.3依据采购领导小组提供材料（设备）的功能要求，编制入围供应商考察名单，并组织考察、汇总意见，经专项会议确认后形成《合格供应商清单》
采购领导小组
《供应商考察记录》
《合格供应商清单》
2采购计划
2.1工程部依据进度要求，编制《材料（设备）进场计划》；
2.2采购领导小组依据《材料（设备）进场计划》，综合考虑材料（设备）供应商的备货期、运输时间、合同洽谈时间等，编制《材料（设备）采购实施计划》；
工程部
采购领导小组
《材料（设备）进场计划》
《材料（设备）采购实施计划》
3合同
3.1总工办负责甲购材料采购合同准备及初步洽谈，工程部从技术、供货时间、质量控制等角度参与合同谈判，走公司程序后办理合同签订手续；
3.2属于甲指乙购的材料，在承包单位的合同中进行明确；
3.3总工办在进行材料采购时须预留不少于5工作日合同审批时间及10工作日合同洽谈时间；
总工办
工程部
合同
4采购
4.1合同签订后，工程部按合同进行跟踪，协调并确保材料（设备）供应时间符合要求；
4.2材料（设备）采购属一次签订合同，分批供货的，由工程部按批准的《材料进场计划》向供应商下达供货通知单（不包括甲指乙购类）；
4.3因公司原因影响材料供应商的交货及交货时间，工程部及时书面通知供货方，以减少可能发生的混乱与扯皮；
工程部
5进场
5.1甲购材料进场之前，工程部提前协调、落实进场条件（含堆场和仓库）；
5.2甲指乙购的材料进场由采购方自行负责；
5.3工程部负责与甲购材料（设备）供应商协调，要求供应商确保材料（设备）安装完成前的成品保护及防盗；
工程部
6验收
6.1甲购材料安装完成后，由材料供应商填写材料验收申请单（含质量保证资料），报工程部组织验收；
6.2甲指乙购材料进场后，由承包单位填写材料验收申请单，报监理公司，由监理公司组织相关人员参与验收；
6.3工程部负责收集材料（设备）所有质量保证资料，并协调供货商顺利完成材料（设备）的验收。
工程部
《材料（设备）验收申请单》
《材料（设备）验收记录》
7供货商后评估
7.1采购领导小组组织对供货商进行考评，并填写《甲购材料（设备）供货单位考核表》
采购领导小组
《甲购材料（设备）供货单位考核表》
7.相关表单
7.1《材料（设备）供应商考察记录》
7.2《材料（设备）合格供应商名单》
7.3《材料进场计划表》
7.4《材料（设备）采购实施计划》
7.5《材料（设备）验收申请单》
7.6《材料（设备）验收记录》
7.7《甲供材料（设备）供货单位考评表》
材料（设备）供应商考察记录
日期：
编号
单位名称
地址
企业资质
联系人
供货范围
考察记录
材料采购小组
备注：
考察表必须附企业营业执照（复印件）、资质证书（复印件）、相关证书（复印件）、业绩清单，联系人介绍信
材料（设备）合格供应商名单
材料（设备）类别：
编号：
序号
企业名称
企业地址
企业资质
材料（设备）供货范围
联系人及联系方式
1
2
3
4
5
6
8
材料进场计划表
部门：
日期：
年月日编号：
序号
材料名称
规格型号
数量
要求材料进场时间
1
2
3
4
专业工程师：
日期：
工程部：
日期：
工程副总：
日期：
备注：
此表经批准后方可移交采购领导小组，以上表中关于材料的规格型号可以以附件的形式加以说明
甲购材料（设备）采购实施计划
日期：
编号：
序号
材料名称
规格型号及数量
进场时间要求
备货期及运输时间
签订供货合同时间
备注
1
2
3
4
材料（设备）验收申请单
申请人：
日期：
编号：
序号
材料（设备）名称
规格型号
数量
生产厂家
合同号
备注
1
2
3
监理单位:
日期:
工程部:
日期：
施工单位（供应商）：
日期：
材料（设备）验收记录
日期：
编号：
序号
材料（设备）名称
规格型号
数量
配件
质量等级
质保及厂家资料
备注
1
2
3
4
监理单位:
日期:
工程部:
日期：
施工单位（供应商）：
日期：
备注：
验收记录必须附产品合格证、质保书、安全认证标志等
日期
供应商名称
地址
资质
供货范围
联系人
联系方式
供货量
质量问题
供货时间保证情况
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