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TIC工作细则.docx

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TIC工作细则.docx

TIC工作细则

二、志愿者人员构成及分工

TIC的工作人员始终在TIC办公室进行工作，因此按照工作的内容来对志愿者进行分工是最恰当的。

不同于其他岗位，比赛项目的设置对TIC工作人员没有特殊要求，TIC工作人员有相同的上岗和离岗时间。

（一）志愿者人员构成

TIC志愿者共16人，其基本信息见下表：

班次

姓名

性别

来源学校

外语种类

（二）志愿者分工

根据不同工作内容、各项工作量大小、工作性质、办公点临近性以及外语语种要求不同，对志愿者进行合理分工，采用独立和交叉两种方法同时进行工作，见下表：

工作内容

姓名

主管

（英语、法语口语好）

处理运动员或官员的咨询

（英语、法语口语好）

三、TIC志愿者的工作时间安排

⏹TIC位于体育场0层。

⏹开放时间：

赛时运行时间改为赛前2小时至赛后1小时。

若赛后出现申诉、抗议，技术中心将持续运行至仲裁团发布正式裁决。

⏹每日工作一般流程：

●各单元赛前2个半小时到岗签到

●集体开会（布置安排本单元项目及变更）

●各单元赛前2小时开放

●工作时各负其责、互相配合

●赛后总结工作

●关闭信息台

三、各项工作的具体流程

1、概念：

在TIC，将会分配给每支参赛队一个信箱，通过信箱可以接收到所有比赛的成绩和竞赛信息的复印件。

所有信箱内文件须有持有技术信息中心通行证和注册卡人员领取。

也可通过INFO终端系统也可获取大部分信息。

TIC负责给运动队官员和运动员提供所有关和最新体育信息。

2、任务：

接收各种信息，整理分发至各队信箱，验证各队领取信息资料人的身份，各队分发一份，领取后做好记录工作。

3、分发的信息主要包括：

◆来自成绩经理的文件包括：

参赛运动员名单、训练日程、交通日程表、竞赛日程、竞赛须知、竞赛分组表、及格标准、比赛成绩、跳跃高度项目比赛升竿计划、公路项目自备饮料计划表、申诉表、获奖牌名单和简报。

◆来自国际田联技术官员的文件；

◆来自田径竞赛秘书处提供的成绩册及秩序册

4、工作流程：

程序

时间

地点

主责

配合

接收来自成绩经理、国际官员、竞赛秘书处的各种信息

即时

TIC

TIC（1、2、3）

三个部门工作人员

整理信息并分发至各国相应信箱

即时

TIC

TIC（1、2、3）

审核领取人员通行证

赛时

TIC

运动队人员

分发信息并签字、记录

赛时

TIC

TIC（3、4）

把分发的信息归档一份

赛时

TIC

TIC（5）

5、赛时每日所提供信息种类

及时与成绩打印室主管沟通，由他负责提供每日不同的信息。

6、重点：

信箱的设计以各参赛国为单位，要能直观辨认，便于存放及拿取；

熟悉各国信箱位置，便于高效工作；

设计固定的领取登记表格，做好登记记录工作；

7、难点：

根据不同单元，统计每单元不同的大量信息；赛前与竞赛秘书组确定交接信息的方式。

（三）确认参赛报名信息及棒次确认表

1、任务：

根据技术会议上要求运动队上交次日的参赛报名单时间，及时收取各个运动队参赛报名表并及时交给竞赛秘书组。

根据规则限定的上交接力棒次表的时间，要求运动队上交次日的参赛报名单时间，及时收取各个运动队参赛报名表并及时交给竞赛秘书组。

2、工作流程

程序

时间

地点

主责

配合

接收来自运动队的参赛确认表及棒次确认表

根据相关规定时间之前

TIC

运动队

2、

主管签字，志愿者复印两份，一份给运动队、一份自存

登记上交情况，随时关注未及时上交国家

即时

TIC

将所收表交至竞赛秘书组

规定时间之前10分钟左右

TIC

竞赛秘书组

1、记录所有的电话、传真、重要事件和行动

（1）任务：

TIC工作人员负责维护准确的TID发出或接收的重要电话和传真。

工作人员也要负责记录任何他们或其它奥运会职能部门所采取的行动和事件。

记录包括日期、时间、描述、涉及到的个人和国家的全名，以及记录该信息的TIC工作者的名字。

体育信息台要维护所有与国家奥委会或国家残奥委和奥运会其它部门之间重要的联系的准确记录。

这些记录将会被用来证明重要问题，并且验证行动。

（2）工作流程

程序

时间

地点

主责

记录打进和打出电话和传真

赛时

TIC

记录事件和采取的相应行动

赛时

TIC

工作人员签字并归档

赛时

TIC

（3）重点：

设计记录表格

（4）难点：

忙碌时间，提高工作效率。

（5）疑点：

归档后的记录资料甚么时间、提供给谁？

2、归档工作

（1）概念和任务：

在比赛场和奥运村的体育信息台中，要求保存所有分发给运动队官员信息的主文档。

在分发前，体育信息台接收到的所有信息的复印件都要及时归档，这要作可以维护准确的信息记录。

（2）工作流程

程序

时间

地点

主责

接受体育信息

赛前、赛时

TIC

复印一份并且归档

赛前、赛时

TIC

1、任务：

运动员在达到或破国家纪录后提出申请时，需要附上破纪录时的终点摄影图片。

这时由TIC负责打印此图片。

2、流程：

程序

时间

地点

主责

配合

审定破纪录情况

赛时

TIC

打印终点摄像图片

赛时

TIC

终点摄像裁判组

将图片归档

赛时

TIC档案信箱

TIC

3、疑点：

只要有破纪录的情况就要打印？

如何获取破纪录信息？

如何联系终点摄像裁判？

打印后给谁还是只归档？

（六）张贴成绩

1、任务：

在每项比赛的正式成绩公告后，在TIC门口张贴成绩公告，同时上面还会显示正式发布时间。

在下一单元比赛开始前，对公告板上的成绩进行更新。

2、工作流程

程序

时间

地点

主责

配合

接收正式比赛成绩

赛时

TIC

竞赛秘书

张贴比赛成绩

赛时

TIC

3、张贴顺序

田赛和径赛分别张贴于两块公告板，然后分别按照比赛时间的先后，在板上从上至下、从左至右地进行张贴。

4、重点：

制作大小合适、明了直观的张贴板；

按照一定顺序张贴，便于查看；

及时张贴各项正式成绩，下一单元前及时更新。

1、概念

在竞走比赛中，每个参赛队可以最多有两名官员在运动员自备饮料站为本国运动员递送饮料，该官员必须持有TIC分发的通行证方可到指定地点为运动员服务。

2、任务

制作此类通行证，并根据项目日程进行准备，等各队官员前来领取，并做好登记记录。

3、工作流程

程序

时间

地点

主责

配合

TIC制作通行证

赛前

TIC

物流

根据项目日程，把通行证放置于专门信箱

赛前

TIC

审核领取人身份

赛前

TIC

官员

分发通行证并记录

赛前

TIC

4、重点和难点

重点：

审核领取人身份

难点：

制作通行证

1、概念

参加全能比赛运动员在休息室时需要有随队官员的陪同，这时陪同的官员需要到TIC领取特别通行证才能进入休息室；在进行田赛比赛时，为了方便教练员对该队运动员进行指导，可在场地临近的看台上为教练员安排座位，这需要有关教练员可通过本队领队从TIC领取当日座位票，每位参赛运动员分配一张教练员座位票，凭票到指定区域就坐。

2、任务

赛前领取相关特别通行证，审核领取人员的资格后进行分发并记录。

3、工作流程

程序

时间

地点

主责

配合

TIC制作特别通行证

赛前

TIC

物流

根据每单元田赛项目整理并分发至信箱

赛前

TIC

审核申请人资格

赛前

TIC

教练或官员

分发通行证并记录

赛前

TIC

4、重点和难点

重点：

审核申请人资格

难点：

由TIC制作此类特别通行证

1、概念

运动员或其运动队代表就比赛的成绩和进程向仲裁以书面的形式提出抗议申诉，须在裁判长正式宣布比赛结果30分钟内以书面表格形式、并经代表运动员的责任官员签字。

先填写由TIC提供申诉表格，并附上100美元或其他等值的货币，填写完成后由TIC上交至仲裁秘书，并把处理结果下传至运动队。

对签名的申诉副本将提供给申诉人存档。

仲裁将尽快对申诉做出书面答复，结果副本将放在技术信息中心的信息框里。

2、任务

赛前领取抗议申诉用表，负责让提出抗议的运动队领队填写申诉表格，及时传达至仲裁秘书，保证赛事的继续顺利进行。

把处理结果的副本放在相应的信息筐里。

3、工作流程

程序

时间

地点

主责

配合

TIC向相关部门领取申诉表

赛前

？

TIC

相关部门

申诉运动队运动员或其代表领取申诉表

裁判长判决后30分钟之内

TIC

运动队官员

填写申诉表

TIC

申诉运动队队员或代表

TIC

接收申诉表

TIC

转交申诉表

仲裁办公室

TIC

仲裁办公室秘书

处理申诉表

仲裁办公室

仲裁办公室工作人员

领取处理结果

仲裁办公室

仲裁办公室工作人员

TIC

通知处理结果

TIC

申请运动队领队

保存副本

裁决后

TIC

4、处理礼仪

请申诉人员到咨询台前坐下，听取相关要求，提供表格和笔进行填表，其他等候的运动员或官员安排等候区坐下，等候区应用一条黄色警戒线进行隔开，等处理完后请下一人员到台前坐下。

注意在解答处理过程中，语气要温和。

5、重点和难点

重点：

（1）熟悉整个处理抗议的流程以及与仲裁秘书交接的地点等；

（2）赛前信息台应该准备足够的抗议用表。

难点：

（1）提出抗议的运动队一般情绪比较激动，应该掌握好交流礼仪；

（2）审核是否在有效时间内填写；

（3）对语言翻译的准确度要求高。

（十）处理运动员或官员的咨询

1、概念：

在比赛过程中，运动员或官员就遇到的各种问题及疑难会到TIC进行咨询。

2、任务：

工作人员就运动员或官员提出的问题进行解答或向上一级传达。

3、工作流程

程序

时间

地点

主责

配合

接待各队人员

赛时

TIC

解答一般问题

赛时

TIC

记录并转达不能解决问题

赛时

TIC

TIC主管

向更高一级传达问题

赛时

TIC

TIC主管

4、礼仪

请咨询人员到咨询台前坐下，听取问题，并就一般问题进行解答。

其他等候的运动员或官员安排等候区坐下，等候区应用一条黄色警戒线进行隔开，等处理完后请下一人员到台前坐下。

如果无法当场解答问题，应该及时与主管联系，再由主管处理。

注意在解答处理过程中，语气要温和。

5、重点和难点

重点：

提高外语水平、把握好礼仪

难点：

熟悉整个工作环境，便于及时准确地回答、解决运动员或官员提出的问题。

1、概念：

运动员在达到国家纪录水平时，在没有被安排参加兴奋剂检查的情况下，可自行申请进行兴奋剂检测。

2、任务：

为运动员准备兴奋剂检测申请表，其填写后，向其收取相关费用并附上，再将表交至兴奋剂检测中心，并通知运动员进行检测的时间。

3、工作流程：

程序

时间

地点

主责

配合

申请填写兴奋剂自检表

赛后

TIC咨询信息台

申请人、TIC

填写表格

TIC咨询信息台

申请人

收费或写借条

TIC咨询信息台

申请人、TIC

把表格交至兴奋剂检测中心

兴奋剂检测中心

TIC

检测中心人员

表格复印件归档

TIC档案信箱

TIC

（十二）接受和处理订餐要求

1、概念：

如果运动队要在奥运村外进行长时间的训练和比赛而错过用餐时间，运动队官员可能会通过电子信息系统或亲自到体育信息台为运动队预定盒饭。

2、任务：

TIC工作人员负责接收和处理运动队官员的订餐单。

3、工作流程

程序

地点

主责

配合

要求预定盒饭

TIC咨询信息台

运动队官员

TIC

盒饭登记

TIC咨询信息台

TIC

运动队官员

给运动队领队盒饭登记单的复印件

TIC咨询信息台

TIC

运动队官员

运动队盒饭登记单给服务机构

后勤服务办公室

TIC

后勤服务人员

运动队盒饭登记单和确认证明复印件归档

TIC档案信箱

TIC

4、重点

准备足够的订餐表格备用

和运动队准确确认订餐人数等信息，及时转至后勤服务部。

5、疑点：

登记所需表格由TIC自己制作还是由谁提供？

与相关后勤服务部门如何联系？

送餐地点是TIC还是直接到运动队要求的地方？

订餐时间为饭前多长时间为宜？

五、应急预案

1.TIC赛时所需表格短缺

（1）如果TIC没有此种表格，TIC主管及时联系发放表格部门，获得足够数量的表格。

（2）如果TIC有此种表格，但是满足不了使用数量，则TIC主管派工作人员至临近的成绩打印室进行复印，以保证后继的需要。

（3）TIC主管将有关情况报告CM。

2.相关信息、成绩册与秩序册没有及时到达TIC

给予教练员和运动员热情接待，告诉其原因，耐心等待；并及时与成绩打印室及竞赛秘书处联系

3.赛中临时交办的任务多

合理安排志愿者，比如马拉松项目的志愿者紧急调用安排。

六、与TIC有一定联系的业务口

1、成绩打印室：

接收各种竞赛成绩及领取各种表格

2、场馆礼宾：

给大家庭成员相关信息时的交接联系

3、兴奋剂检测中心：

对于破纪录的运动员要求自检时联系

4、后勤部门：

主要是运动队的订餐服务和工作人员的交通食宿的安排

5、技术部门：

通讯设备的维护等

6、仲裁秘书：

提交运动队申诉书面报告

7、终点NTO：

打印纪录终点摄影图片

8、接受预定盒饭的服务业务口

七、测试赛前最紧迫任务：

1、布置TIC办公室，统计所需物品（10张桌子，20把椅子、2块公告板、张贴胶、一部电话、足够的信箱、各种表格、白纸、笔、一台打印机、一台复印机，各国小国旗标示、一定的装饰画、各个业务口的通讯电话、订书机）；

2、与成绩打印经理确定赛时每日提供的信息种类和数量（注意根据每日竞赛项目的不同、时间的不同领取不同的种类和数量的信息）；

3、确定志愿者培训的时间和次数，便于及时完成志愿者培训计划。

注：

技术信息中心通行证在大运村SIC处领取。

各位裁判长、主裁判根据岗位职责、结合大运会田径比赛特点、大型国际比赛实例，以及全国大奖赛（深圳站）比赛的情况谈如何做好该岗位工作，并针对可能发生的问题提出解决预案；

一、完善途径

1、细化工作细则，并认真学习，进行多次模拟运行

2、培训好志愿者

3、学习规则，提高服务效率

4、熟悉场馆，提高服务效率

5、提高官员及志愿者的外语水平

二、目前存在问题及工作需求

1、目前志愿者的情况是全部来自深圳职业技术学院大一学生，没有英语专业，现在的英语水平均没有达到四级，根据奥运会、亚运会的经验，这个是不能满足赛时需要的，建议配备各个语种的专业志愿者，其中仍以英语专业为主。

据说有当地的外语老师参加志愿者，争取分配一定数量的外语老师来参与TIC的工作。

2、完善现在的办公设备，目前只有2台打—复印一体机，到时候需要至少3台INFO系统、1台传真机、1部电话机、1台高速复印机、1台能转播实时现场的电视，所缺物件清单已交至组委会，希望能在赛前解决。

3、TIC无房间号码牌，不便于引导说明

4、TIC作为一个对外的窗口，缺少景观桌布等一些装饰景观（奥运会、亚运会均有）。

另外，办公室有一些固定的桌子需要移除，保证工作的空间。

5、手机信号极差，如可以尽量保证手机通讯正常

6、G网现在不通，无法从内网上读取信息

7、在以往的大型比赛中，如奥运会、亚运会中TIC遇到的各种问题都已经有记录并有一定的处理方法，但是无法预知大运会中由于参赛运动员的年龄特点、水平等的特点，会出现什么意外的问题或者状况，现在只能做好该做的功课，争取赛前能有更多的时间来了解组委会对竞赛的相关安排情况，可以的话是否能在第一时间发一份运动员参赛指南、领队参赛指南以及技术官员指南给我们，通过学习这些文字资料来了解更多的竞赛信息，便于更好地服务运动队。

8、场馆是否有语言部门或者语言志愿者，到时候需要第一时间联系上。

9、需要一份组委会各办公室、竞赛团队各办公室的联系方式，提高联系效率。

三、存在疑问：

1、大运会时，SIC的裁判员及志愿者是从现在的人员中调出还是有另外的准备？

2、本次测试赛，TIC的所有信息都是到及格赛秘书处自取一份，然后再复印37份，并分发到各个运动队信箱，这个工作量相当大。

从目前的情况看复印机速度慢、志愿者人手少，TIC不能承担这个工作。

在以往的比赛中是由PRD（成绩打印分发室）打印完后直接派志愿者送交TIC，TIC只需签收后，及时分发至运动队信箱即可。

所以现在需要确定以后的工作方式，再进一步明确对接机构及直接对接人。

四、工作的重点与难点：

与客户群中的竞赛组织和组委会的联系基本都是属于程序化、固定化的方式，赛前把对接的人员熟悉并固定工作程序即可，现在面临的困难就是对所有的对接人没有明确、没有联系方式等。

应明确的对接单位有：

1、成绩打印室：

接收各种竞赛成绩及领取各种表格

2、场馆礼宾：

给大家庭成员相关信息时的交接联系

3、兴奋剂检测中心：

对于破纪录的运动员要求自检时联系

4、后勤部门：

主要是运动队的订餐服务和工作人员的交通食宿的安排

5、技术部门：

通讯设备的维护等

6、仲裁秘书：

提交运动队申诉书面报告

7、终点NTO：

打印纪录终点摄影图片

8、接受预定盒饭的服务业务口

另外，工作中的重点及难点在于怎样面对最大的客户群即运动队，怎样解决他们各种各样的问题及怎样面对他们赛时激动的情绪。

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